Поделиться через

Планирование хранения записей сообщений электронной почты

  • Статья

Содержание:

  • Использование сайта центра записей для хранения сообщений электронной почты

  • Использование Exchange Server 2007 в сочетании с Office SharePoint Server для управления записями сообщений электронной почты

  • Управление записями сообщений электронной почты без помощи Exchange Server 2007

  • Планирование хранения записей сообщений электронной почты

  • Таблицы

Сообщения электронной почты, хранящиеся на серверах электронной почты, могут являться записями. Поскольку работники информационных подразделений все в большей мере используют клиентские приложения электронной почты для обмена бизнес-информацией, то ответственным за ведение записей и корпоративным контролерам необходимо учитывать сообщения электронной почты при планировании управления записями. Для этого применяются следующие методы:

  • Учет сообщений электронной почты в планах файлов.

  • Предоставление возможностей хранения записей сообщений электронной почты, удерживания записей для законодательной проверки и ликвидации записей.

  • Предоставление работникам информационных подразделений возможности классифицировать свои сообщения электронной почты как записи.

  • Предоставление работникам информационных подразделений возможности передавать сообщения электронной почты в центры записей.

В этой статье описываются задачи планирования, связанные с хранением сообщений с помощью Microsoft Office SharePoint Server 2007. Помимо Office SharePoint Server 2007 в Microsoft Exchange 2007 включены функции, обеспечивающие выполнение задач ответственных за ведение записей и корпоративных контроллеров. Поскольку функции Exchange 2007, обеспечивающие управление записями, предназначены для легкой интеграции с функциями управления записями Office SharePoint Server 2007, то можно применять эти два продукта одновременно для управления классификацией, хранением и ликвидацией сообщений. Таким образом, данная тема сконцентрирована на планировании управления записями сообщений электронной почты с помощью сочетания Office SharePoint Server 2007 и Exchange 2007. Если используется пользовательское решение по управлению записями сообщений электронной почты на основе объектных моделей Windows SharePoint Services 3.0 и Office SharePoint Server 2007 без применения Exchange 2007, то это решение можно внедрить на основе Office SharePoint Server 2007. В разделе Управление записями сообщений электронной почты без помощи Exchange Server 2007 описывается планирование хранения записей электронной почты в случае неиспользования Exchange 2007.

Для обзора возможностей управления записями Office SharePoint Server 2007 см. статью Планирование управления записями. Для получения сведений о планировании, развертывании и использовании системы обмена сообщениями на основе Exchange 2007 см. статью Microsoft Exchange Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0x419).

Использование сайта центра записей для хранения сообщений электронной почты

Как описано в статье Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server), разработчики сайтов и ответственные за хранение записей планируют и внедряют сайт центра записей для управления записями в Microsoft Office SharePoint Server 2007. Следующие функции сайта центра записями являются основными функциями для управления записями и предназначены для хранения записей сообщений электронной почты аналогично методу хранения других типов записей:

  • Библиотеки документов   Библиотеки документов создаются на сайте центра записей для хранения записей. Для хранения записей сообщений электронной почты можно создавать новые библиотеки или использовать существующие. Например, если на сайте центра записей есть библиотека документов "Контракты", то можно хранить сообщения электронной почты, связанные с контрактами, вместе с другими типами документов, связанными с контрактами.

  • Метаданные   Метаданные сообщений электронной почты определяются и создаются аналогично созданию других типов метаданных на сайте центра записей. Обычно в состав метаданных записей сообщений электронной почты входят стандартные поля сообщений электронной почты, такие как "Кому", "От" и "Тема". Эти поля автоматически передаются в центр записей вместе с записями сообщений электронной почты, отправляемых из Office Outlook 2007 и Exchange 2007. Дополнительные сведения см. в разделе Использование Exchange Server 2007 в сочетании с Office SharePoint Server для управления записями сообщений электронной почты далее в этой статье.

    Для хранения метаданных записей сообщений электронной почты следует сначала (как и для любого типа метаданных записей) определить столбцы метаданных в библиотеке документов или в типе контента, назначенного для библиотеки документов. Подробные сведения о планирование метаданных для управления записями см. в разделе "Планирование метаданных" статьи Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server).

  • Маршрутизация записей   Когда сообщение электронной почты отправляется на сайт центра записей, запись передается в библиотеку документов, соответствующую типу контента, связанному с сообщением. Сведения о типе контента сообщения электронной почты автоматически передаются с записями сообщений электронной почты, отправляемых из Office Outlook 2007 и Exchange 2007 с помощью меток Exchange 2007. Дополнительные сведения см. в разделе Использование Exchange Server 2007 в сочетании с Office SharePoint Server для управления записями сообщений электронной почты далее в этой статье. Для пользовательских решений для записей сообщений электронной почты, где не используется Exchange 2007, тип контента необходимо определять в соответствии с пользовательским решением и программно отправлять на сайт центра записей. Дополнительные сведения см. в статье Office SharePoint Server 2007Пакет SDK (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x419) (на английском языке).

  • Политики   Аналогично другим типам записей, для записей сообщений электронной почты требуются политики аудита и прекращения действия. После того, как запись сообщения отправляется на сайт центра записей и помещается в библиотеку документов, к хранящимся в этой библиотеке записям сообщений применяется набор политик управления сведениями, настроенных в этой библиотеке документов. Дополнительные сведения о планировании политик управления записями см. раздел, "Планирование политик" в статье Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server).

  • **Удержание   **В составе сайта центра записей Office SharePoint Server 2007 доступна функция удержания. В процедуре управлении записями удержание представляет собой действие по сохранению расположения документа, обеспечивающее защиту документа в центре записей до отмены удержания. Эта функция позволяет ответственным за ведение записей создавать именованные удержания, защищающие определенные записи от истечения срока действия и ликвидации. Функцию удержания можно применить к одной или нескольким записям сообщений аналогично процедуре удержания других записей.

Использование Exchange Server 2007 в сочетании с Office SharePoint Server для управления записями сообщений электронной почты

В состав Exchange 2007 входят функции, упрощающие управление записями сообщений электронной почты и легко интегрируемые в решение по управлению записями на основе Office SharePoint Server 2007. Эти функции обеспечивают следующие возможности:

  • Работники информационных подразделений могут правильно классифицировать свои сообщения электронной почты.

  • После классификации сообщений электронной почты они остаются активными в течение времени, установленного администратором Exchange 2007.

  • Сообщения электронной почты, которые необходимо сохранять по истечении срока их активного хранения, отправляются на сайт центра записей для долгосрочного хранения.

В число функций управления записями Exchange 2007 входят:

  • Управляемые папки   Это папки, которые настраиваются администратором Exchange 2007 для применения политик управления сведениями к сообщениям, хранящимся в этих папках. Стандартным типом политики, применяемой к управляемой папке, являетсяполитика прекращения действия, которая указывает, сколь долго сообщение может храниться в папке, прежде чем будет удалено или перемещено в другую папку для проверки. Если используется клиентское приложение электронной почты, например Office Outlook 2007, то управляемые функции обладают теми же функциями, что и остальные папки. При выборе управляемой папки в Office Outlook 2007 отображается объявление, описывающее политики, связанные с этой папкой.

    Управляемым папкам обычно присваиваются имена, отражающие бизнес-классификацию сообщений электронной почты, которые предполагается размещать в этих папках. Например, управляемую папку можно назвать "Исследование и разработка" или "Контракты и аренда". Основываясь на имени управляемой папки и объявлении политики, работники информационных подразделений делают выводы о назначении папки и применяют привычные средства, такие как перетаскивание объектов, для хранения в папке соответствующих сообщений электронной почты. Обратите внимание, что когда работник информационного подразделения перетаскивает сообщение электронной почты в управляемую папку, то при этом происходит одновременно классификация сообщения и применение к сообщению соответствующих политик.

  • Ведение журнала   Функция Exchange 2007ведения журнала позволяет отправлять копию сообщения электронной почты в указанное место хранения, расположенное вне почтового ящика. Указывая сайт центра записей в качестве расположения журнала, администратор Exchange 2007 может внедрить хранение записей сообщений электронной почты с помощью Exchange 2007 и Office SharePoint Server 2007.

    Настроить ведение журнала для управляемой папки можно путем указания расположения журнала (например, на сайте центра записей Office SharePoint Server 2007) и метки, указывающей тип сообщений электронной почты, содержащихся в папке (например, "разработка продукта" или "важно для бизнеса"). Когда работник информационного подразделения перемещает сообщение электронной почты в управляемую папку с включенным ведением журнала, то в указанное место отправляется копия сообщения, метка сообщения, метаданные и вложения.

    Метка, связанная с управляемой папкой, используется сайтом центра записей для направления сообщения электронной почты в соответствующую библиотеку документов для долгосрочного хранения в журнале. Метка должна соответствовать имени или псевдонимусерии записей в списке маршрутизации записей. Этот метод аналогичен методу использования типов контента в списке маршрутизации записей для определения соответствующей библиотеки документов при направлении документа в центр записей. Полное описание маршрутизации записей и серий записей см. в разделе "Планирование таблицы маршрутизации записей" статьи Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server).

  • Метаданные   Когда сообщение электронной почты отправляется на сайт центра записей с помощью функции ведения журнала Exchange 2007, вместе с сообщениям отправляются следующие значения метаданных:

    • "Кому"

    • "От"

    • "Тема"

    • "Копия"

    • "Скрытая копия"

    Когда запись сообщения электронной почты отправляется в указанную библиотеку документов, имена и значения всех столбцов метаданных, связанных с этим сообщением, сохраняются в XML-файл в папке "_properties", созданной в этой библиотеке. Значения метаданных также копируются в соответствующие столбцы указанной библиотеки. Следует убедиться, что в библиотеках документов, предназначенных для хранения сообщений электронной почты, существуют необходимые столбцы для хранения значений метаданных, отправляемых вместе с сообщениями.

    Если столбец для хранения метаданных в библиотеке документов настроен на запрос сведений, а в отправляемом в библиотеку сообщении электронной почты необходимое значение отсутствует, то отправитель получает запрос не мгновенно (это зависит от того, что происходит при отправке документа). Вместо этого отправленное сообщение сохраняется приложением Office SharePoint Server 2007 в библиотеке удержания. Через определенный промежуток времени — который настраивается администратором Exchange 2007 — приложение Office SharePoint Server 2007 направляет отправителю сообщение электронной почты со ссылкой на веб-страницу, на которой отправитель может указать отсутствующие значения метаданных для всех ожидающих сообщений.

Сведения о планировании и настройке функций управления записями Exchange 2007 см. в статье Система управления записями сообщений (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83452&clcid=0x419) .

Управление записями сообщений электронной почты без помощи Exchange Server 2007

Используя пользовательское решение на основе объектных моделей Windows SharePoint Services 3.0 и Office SharePoint Server 2007, можно создать решение для управления записями сообщений электронной почты на основе Office SharePoint Server 2007 без применения Exchange 2007. Если внедрение системы хранения записей сообщений производится с помощью этого метода, то следует разработать программы с интерфейсами для методов управления записями, внедренных в объектную модель Windows SharePoint Services 3.0, а затем интегрировать эти программы в существующие процедуры управления сообщениями электронной почты. Полное описание программирование объектной модели Office SharePoint Server 2007 см. в статье Office SharePoint Server 2007Пакет SDK (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x419) (на английском языке).

Планирование системы хранения записей сообщений электронной почты без применения Exchange 2007 производится аналогично планированию системы хранения для других типов записей. Общие рекомендации по планированию решений для управления записями электронной почты с использованием этого метода см. в статье Планирование управления записями.

Планирование хранения записей сообщений электронной почты

В этом разделе описываются рекомендованные шаги для планирования хранения записей сообщений электронной почты с одновременным использованием Office SharePoint Server 2007 и Exchange 2007. Если Exchange 2007 не используется, то шаги по планированию хранения записей сообщений аналогичны шагам по планированию хранения других типов записей. Подробные сведения см. в следующих статьях:

В указанных далее шагах описывается планирование хранения записей сообщений электронной почты с одновременным использованием Office SharePoint Server 2007 и Exchange 2007. В этих шагах предоставляются рекомендации по планированию отдельной библиотеки документов для хранения содержимого каждой управляемой папки, что обеспечивает наиболее удобный метод для планирования библиотек документов для хранения записей сообщений электронной почты.

  1. В таблице "Управляемые папки" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0x419) (на английском языке) запишите имя каждой управляемой папки в отдельной строке. Затем для каждой управляемой папки запишите следующие сведения:

    1. В столбце Имя папки введите имя метки, которая будет использоваться для ведения журнала сообщений.

    2. В столбце Метка укажите метку, указывающую тип сообщений электронной почты, содержащихся в папке.

    3. В столбце Поля метаданных перечислите имена полей метаданных, отправляемых на сайт центра записей.

    4. В столбце Примечания укажите дополнительные примечания, такие как политика хранения и другие политики, применяемые к этой управляемой папке.

  2. Убедитесь, что все записи сообщений электронной почты представлены в плане файлов.

    1. Проверьте тему Подготовка плана файлов (Office SharePoint Server).

    2. В таблице "Категории записей" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x419) (на английском языке) добавьте каждый тип сообщений в столбец Записии укажите категорию и описания для записи сообщения. Например, если еженедельные ответы о состоянии отправляются в виде сообщений электронной почты, то можно добавить "Сообщение электронной почты о состоянии" в столбец Записи и указать для таких сообщений категорию "Записи персонала".

  3. Для каждой управляемой папки заполните таблицу "Библиотека документов для хранения записей" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x419) (на английском языке) с указанием следующих сведений:

    1. В первом разделе введите тип записи (например, "Еженедельное сообщение электронной почты о состоянии"), категорию записи (например, "Записи персонала") и имя библиотеки документов, в которой будут храниться записи этого типа.

    2. В разделе Планирование метаданных в столбце Имя столбца введите в отдельных рядах имена всех полей метаданных, которые будут отправляться на хранение вместе сообщениями, хранящимися в этой библиотеки. В поле Тип укажите, какие метаданные являются "метаданными записи". Укажите, обязательны ли эти метаданные. Если поле метаданных является новым, запишите это в таблице. Обратите внимание, что для нового поля метаданных требуется добавить новый столбец в коллекции столбцов сайтов. Дополнительные сведения см. в статье Планирование типов содержимого (Office SharePoint Server).

    3. В разделе Планирование политики введите функции политики, связанные с этой библиотекой документов (например, аудит и прекращение действия). Обычно настройки политики связаны с категорией записей в соответствии с таблицей "Категории записей" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x419) (на английском языке).

      Подробности настройки политики выходят за пределы данной статьи. Рекомендации по настройке и использованию политик управления сведениями на сайте центра записей см. в статьях Планирование политик управления сведениями и Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server).

    4. Введите сведения по маршрутизации записи для каждой управляемой папки. В таблице "Таблица маршрутизации записей" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x419) (на английском языке) на новой строке введите заголовок серии записей. Заголовком должно служить имя метки, используемой для журнала сообщений электронной почты, относящихся к этой серии записей. Введите описание серии записей, например "Сообщения отчетов о состоянии". Введите имя библиотеки документов, в которой будут храниться записи сообщений электронной почты. Это имя должно соответствовать имени библиотеки документов, указанной в таблице "Библиотека документов для хранения записей" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x419) (на английском языке). Если другие управляемые папки маршрутизируются в ту же библиотеку документов, то введите их метки в столбце Псевдонимы.

Таблицы

Используйте указанные далее таблицы для записи решений по планированию хранения записей сообщений электронной почты.

Загрузка данной книги

Для удобства чтения и печати этот раздел включен в состав следующей книги, доступной для загрузки:

Полный список доступных книг см. в статье Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.

См. также

Понятия

Планирование управления записями

Другие ресурсы

Техническая библиотека Microsoft Exchange Server 2007