Zdieľať cez

Sledovanie e-mailov programu Outlook výberom tlačidla v systéme Dynamics 365 for Outlook

  • Článok

Ak chcete z Dynamics 365 for Customer Engagement vyťažiť maximum, je dôležité sledovať všetky interakcie vašich zákazníkov a e-mailová komunikácia je kľúčová. Vytvorte centrálne úložisko svojej e-mailovej komunikácie v programe Outlook ich „sledovaním“ v spoločnosti Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Keď sledujete e-mailovú správu v Dynamics 365 for Outlook, e-mail sa uloží ako záznam aktivity v Customer Engagement. Potom si vy alebo ktokoľvek, kto má prístup k vašim záznamom aktivít, môžete zobraziť túto e-mailovú správu spolu so všetkými ostatnými aktivitami zákazníka v Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook alebo na mobilnom zariadení.

Sledovacie tlačidlá na Dynamics 365 for Outlook páske.

Sledovanie e-mailov v Dynamics 365 for Outlook je manuálny proces. Umožňuje vám oddeliť osobné e-maily od e-mailov od zákazníkov. Takisto môžete nastaviť možnosť automaticky sledovať e-mailové správy. Ďalšie informácie: Nastavte možnosť automatického sledovania prichádzajúcich e-mailov programu Outlook Dynamics 365 for Outlook

Prepitné

Ak vaša organizácia synchronizuje e-maily prostredníctvom synchronizácie na strane servera, e-mail môžete automaticky sledovať po jeho presunutí do sledovaného priečinka. Sledovanie na úrovni priečinkov je účinný a intuitívny spôsob sledovania e-mailových správ priamo z ľubovoľného zariadenia. Ďalšie informácie: Sledovanie e-mailov v programe Outlook ich premiestnením do sledovaného priečinka Exchange

Požiadavky na sledovanie e-mailových správ

Ak chcete sledovať e-maily v Dynamics 365 for Outlook, vaša e-mailová adresa v Outlooku sa musí zhodovať s e-mailovou adresou Customer Engagement. Nemôžete synchronizovať do alebo z viacerých e-mailových adries.

Ktoré záznamy sú priradené k aktivite e-mailu?

V predvolenom nastavení, keď sledujete e-mailovú správu, Dynamics 365 for Outlook používa adresár Customer Engagement na prepojenie správy s kontaktmi Customer Engagement na Komu, Od a Bcc riadkov. E-mailovú správu môžete tiež prepojiť s viacerými konkrétnymi záznamami, napríklad konkrétny obchodný vzťah, príležitosť alebo prípad. Zvyčajne je najlepšie prepojiť správu s konkrétnejším záznamom, ak je to možné. Záznam tak nájdete jednoduchšie.

Sledovanie e-mailovej správy

  1. V Dynamics 365 for Outlook vyberte e-mailovú správu, ktorú chcete sledovať.

  2. Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

    • Ak chcete sledovať e-mailovú správu bez toho, aby ste ju prepojili s konkrétnym záznamom v Customer Engagement, na karte Domov na karte Zapojenie zákazníkov skupina, kliknite na Sledovať.

      -alebo-

    • Ak chcete sledovať e-mailovú správu a prepojiť ju s konkrétnym záznamom v programe Customer Engagement, na karte Domov na karte Zapojenie zákazníkov skupina, kliknite na Nastaviť ohľadom, kliknite na Viac a potom vyhľadajte záznam v Dialógové okno Vyhľadať záznam . Keď nájdete požadovaný záznam, kliknite na Pridať.

      Keď kliknete na tlačidlo Sledovať alebo na tlačidlo Nastaviť ohľadom , zobrazí sa tabla Dynamics 365 for Customer Engagement (známa tiež ako "panel sledovania") sa zobrazí v spodnej časti záznamu e-mailu. Táto tabla ukazuje, že záznam je sledovaný a poskytuje prepojenia na súvisiace záznamy. Ak nastavíte „súvisiaci“ záznam, tabla sledovania poskytne aj prepojenie na tento záznam. Viac informácií: Prehľad záznamov sledovania v Dynamics 365 for Outlook

      To, že záznam je sledovaný, zistíte aj pohľadom do priečinka Outlook. Vedľa všetkých sledovaných záznamov sa zobrazí symbol Sledované v aplikáciách Dynamics 365Sledované v ikone aplikácií Dynamics 365..

  3. Ak chcete upraviť záznam aktivity Customer Engagement (napríklad zmeniť príslušný záznam), otvorte e-mailovú správu v programe Outlook a potom v skupine Customer Engagement kliknite na Zobraziť v aplikáciách Dynamics 365.

Čo iného potrebujem vedieť o sledovaní záznamov e-mailov?

  • Adresár Customer Engagement. Adresár sa nainštaluje automaticky po nainštalovaní Dynamics 365 for Outlook . To umožňuje vyhľadať kontakt Customer Engagement z poľa Komu e-mailovej správy alebo stretnutia, keď ho vytvoríte. V predvolenom nastavení Dynamics 365 for Outlook vyhľadáva iba kontakty, ktoré vlastníte. V rámci rozšírenia vyhľadávania môžete nastaviť osobnú možnosť. Ďalšie informácie: Nastavte možnosti adresára v Dynamics 365 for Outlook

  • Práca offline. E-mailové správy, ktoré sledujete v režime offline, sa uložia ako aktivity, keď prejdete späť do režimu online. Ďalšie informácie: Práca offline s Dynamics 365 for Outlook

  • Odpovede na sledované správy. Môžete nastaviť, či sa budú sledovať aj odpovede na sledované správy. Ďalšie informácie: Nastavte osobné možnosti, ktoré ovplyvňujú sledovanie a synchronizáciu medzi aplikáciami Dynamics 365 a Outlookom alebo Exchangeom

  • Úprava sledovaných e-mailových správ. Po zaslaní e-mailovej správy ju nemôžete upravovať, ale môžete pre ňu nastaviť alebo zmeniť súvisiaci záznam.

  • Prílohy. Každá sledovaná e-mailová správa je prístupná pre každého, kto má povolenie na zobrazenie vašich aktivít. Ak má e-mail prílohy, prílohy sú zahrnuté v aktivite. Ak nechcete sprístupniť prílohu, odstráňte ju z aktivity e-mailu.

    Správca môže blokovať správy pred uložením, ak obsahujú prílohy s určitými typmi súborov, ako sú napríklad súbory .exe. Žiadne správy uložené v inom než predvolenom Microsoft Exchange mieste nemožno prepojiť.

Pozrite si tiež:

Prehľad záznamov sledovania v Dynamics 365 for Outlook
Odstránenie záznamov, ktoré boli sledované pomocou Dynamics 365 for Outlook
Nastavte osobné možnosti, ktoré ovplyvňujú sledovanie a synchronizáciu medzi aplikáciami Dynamics 365 a Outlookom alebo Exchangeom
Vytvárajte šablóny pre e-mailČasté otázky o synchronizácii záznamov medzi Microsoft Dynamics 365 aplikáciami a Microsoft Outlook