Vytvorenie a testovanie pracovného postupu schválenia so službou Power Automate

Power Automate umožňuje spravovať schvaľovanie dokumentov alebo procesov v rámci viacerých služieb vrátane lokalít SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk alebo WordPress.

Ak chcete vytvoriť pracovný postup schvaľovania, pridajte Schvaľovania – spustiť a čakať na schválenie akciu k akémukoľvek postupu. Po pridaní tejto akcie sa môže vaším postupom spravovať schvaľovanie dokumentov alebo procesov. Môžete napríklad vytvoriť postupy schválenia dokumentov, ktorými sa schvaľujú faktúry, pracovné objednávky alebo cenové ponuky. Môžete vytvoriť aj postupy schválenia procesov, ktorými sa schvaľujú žiadosti o dovolenku, práca nadčas alebo cestovné plány.

Schvaľovatelia môžu odpovedať na žiadosti zo svojej e-mailovej schránky, zo schvaľovacieho centra v Power Automate alebo z aplikácie Power Automate .

Vytvoriť postup schválenia

Tu je prehľad postupu, ktorý vytvoríme a otestujeme:

V postupe sa vykonajú tieto kroky:

1. Postup sa spustí, keď niekto vytvorí žiadosť o dovolenku v zozname služby SharePoint Online.

2. Pridá sa žiadosť o dovolenku do centra schvaľovania a potom sa odošle e-mail schvaľovateľovi.

3. Odošle sa e-mail s rozhodnutím schvaľovateľa osobe, ktorá požiadala o dovolenku.

4. Zoznam služby SharePoint Online sa aktualizuje komentármi k rozhodnutiu schvaľovateľa.

Prepitné

Podrobné informácie o používaní SharePoint s Power Automate nájdete v SharePoint dokumentácii.

Dôležité

Vždy dodržiavajte osvedčené postupy SharePoint zabezpečenia a osvedčené postupy vašej organizácie, aby ste zaistili bezpečnosť svojho prostredia. Zabezpečenie je mimo rozsahu tohto článku.

Požiadavky

Ak chcete dokončiť tento tutoriál, musíte mať prístup k:

• Power Automate.
• Zoznam služby SharePoint Online.
• Konto používateľov služieb Office 365 Outlook a Office 365.

Poznámka

Hoci v tomto postupe používame služby SharePoint Online a Office 365 Outlook, môžete použiť aj iné služby, napríklad Zendesk, Salesforce alebo Gmail. Ak používate SharePoint 2010, pozrite si SharePoint Odchod do pracovného toku 2010

Pred vytvorením postupu vytvorte SharePoint Online zoznam. Tento zoznam budeme neskôr používať na schvaľovanie žiadostí o dovolenku.

V zozname služby SharePoint Online vytvorte tieto stĺpce:

Column	Type
Title	Jeden riadok textu
Počiatočný dátum	Dátum a čas
Konečný dátum	Dátum a čas
Vytvoril	Jeden riadok textu
Schválené	Áno/Nie
Komentáre manažéra	Jeden riadok textu

Zapíšte si názov a URL adresu zoznamu SharePoint Online. Tieto položky budete potrebovať neskôr, keď nakonfigurujete spúšťač SharePoint - Keď sa vytvorí položka .

Vytvorenie automatizovaného postupu v cloude

1. Prihláste sa do Power Automate.

2. Na ľavom navigačnom paneli vyberte Moje toky .

3. V ponuke vľavo hore vyberte Nový tok>Automatizovaný tok cloudu.

Pridanie spúšťača

1. Zadajte názov postupu.

2. V časti Vyberte spúšťač postupu vyberte možnosť Pri vytvorení položky - SharePoint a potom vyberte možnosť Vytvoriť.

3. Na karte Pri vytvorení položky vyberte Adresa lokality a Názov zoznamu pre SharePoint zoznam, ktorý ste vytvorili predtým.

Adresa lokality a Názov zoznamu sú položky, ktoré ste si všimli skôr v tomto návode.

Pridanie akcie profilu

1. Vyberte Nový krok a potom zadajte profil do Vyberte akciu vyhľadávacie pole.

2. Vyberte Office 365 Používatelia.

3. Nájdite a potom vyberte akciu Získať môj profil (V2) .

   

4. Vyberte polia z profilu, ktoré chcete zahrnúť do svojho postupu, a potom výberom možnosti Vytvoriť uložte prácu, ktorú ste doteraz vykonali.

Pridanie akcie schválenia

1. Vyberte položku Nový krok.

2. Napíšte schválenie do vyhľadávacieho poľa Vyberte akciu .

3. Vyberte Štart a počkajte na schválenie akciu.

   

4. Nakonfigurujte Štart a počkajte na schválenie kartu podľa vašich potrieb.

   Poznámka

   Typ schválenia, Názov a Priradené polia sú povinné. Na formátovanie poľa Podrobnosti môžete použiť Značenie .

   

Poznámka

Táto akcia odošle žiadosť o schválenie na e-mailovú adresu v poli Priradené pre .

Ak to váš scenár vyžaduje, môžete k žiadostiam o schválenie priložiť súbory, ktoré používajú službu Microsoft Dataverse.

Pridanie akcie e-mailu pre schválenia

Ak je žiadosť o dovolenku schválená, odošlite e-mail podľa týchto krokov.

1. Vyberte Pridať akciu na vetve podmienky Ak áno .

   

2. Do vyhľadávacieho poľa na karte Vyberte akciu zadajte odoslať e-mail .

3. Vyberte akciu Odoslať e-mail (V2) .

   

4. Kartu e-mailu nakonfigurujte podľa svojich potrieb.

   Poznámka

   Vyžaduje sa Komu, Predmet a Telo .

   Táto karta je šablónou pre e-mail, ktorý sa odošle, keď sa zmení stav žiadosti o dovolenku.

   V poli Telo na karte Odoslať e-mail (V2) použite Token Komentáre z Schvaľovania – začnite schvaľovaciu akciu.

Pridanie akcie aktualizácie pre schválené žiadosti

1. Vyberte Pridať akciu v sekcii Ak áno .

2. Zadajte SharePoint do vyhľadávacieho poľa na karte Vyberte akciu , vyberte filter SharePoint a potom vyberte Akcia aktualizácie položky .

   

3. Nakonfigurujte kartu Aktualizovať položku tak, aby vyhovovala vašim potrebám.

Poznámka

Adresa stránky, Názov zoznamu, Id a Názov sú povinné.

Pridanie akcie e-mailu pre zamietnutia

1. Vyberte Pridať akciu na vetve Ak nie .

2. Zadajte Odoslať do vyhľadávacieho poľa na karte Vyberte akciu , vyberte Office 365 Outlook na filtrovanie akcií a potom vyberte akciu Poslať e-mail (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Kartu e-mailu nakonfigurujte podľa svojich potrieb.

   Táto karta predstavuje šablónu pre e-mail, ktorý sa odošle, keď sa zmení stav žiadosti o dovolenku.

Pridanie akcie aktualizácie pre zamietnuté žiadosti

1. Vyberte Pridať akciu.

2. Zadajte aktualizácia do vyhľadávacieho poľa na karte Vyberte akciu a potom vyberte Aktualizovať položku - SharePoint akcia.

   

3. Kartu nakonfigurujte podľa svojich potrieb.

Poznámka

Adresa stránky, Názov zoznamu, Id a Názov sú povinné.

4. Výberom možnosti Uložiť uložíte vykonanú prácu.

Ak ste postupovali podľa tohto návodu, váš postup by mal pripomínať nasledujúcu snímku obrazovky:

Keď sme už postup vytvorili, je čas otestovať ho!

Požiadajte o schválenie na otestovanie vášho postupu

V zozname služby SharePoint Online, ktorý ste vytvorili skôr, vytvorte žiadosť o dovolenku.

Keď túto žiadosť uložíte, spustí sa postup a potom:

1. Vo schvaľovacom centre sa vytvorí žiadosť.
2. Schvaľovateľom sa odošle e-mail so žiadosťou o schválenie.

Vytvorenie dlhotrvajúcich schválení

Ak je pravdepodobné, že váš postup bude trvať dlhšie ako 30 dní, pouvažujte nad uložením svojich schválení v službe Microsoft Dataverse. Vďaka tomu môžete vytvárať postupy, ktoré sa budú vykonávať v odpovediach na žiadosti o schválenie, a to aj po uplynutí pôvodného časového limitu spúšťania postupu.

Ak to chcete urobiť, použite dva postupy, jeden na odoslanie žiadosti o schválenie a druhý na spustenie obchodnej logiky na odpovediach na žiadosť o schválenie na základe Vytvorenie schválenia (v2) akcia. Prečítajte si viac o dlhotrvajúcich schvaľovaniach.

Prepitné

Ak používate moderných e-mailových klientov, nemusíte premýšľať nad tým, či je žiadosť stále potrebná, pretože služba Power Automate e-mail automaticky aktualizuje s cieľom oznámiť, že žiadosť o schválenie bola dokončená.

Zrušenie žiadosti o schválenie

Niekedy môže byť potrebné zrušiť žiadosť o schválenie, ktorú ste odoslali. Možno ste urobili chybu v žiadosti alebo už žiadosť nie je relevantná. V oboch prípadoch môže osoba, ktorá ju odoslala, žiadosť zrušiť vykonaním týchto krokov:

1. Výber schválenia
2. Na bočnom paneli vyberte Zrušiť schválenie .

Prepitné

Vždy môžete vybrať kartu História na zobrazenie žiadostí o schválenie, ktoré ste zrušili.

Poznámka

Funkcia zrušenia je podporovaná v akcii Vytvoriť schválenie (v2) .

Žiadosti o schválenie od hosťovských používateľov

Žiadosti o schválenie môžete odosielať osobám mimo vašej organizácie. Ak to chcete urobiť, použite Microsoft Entra hosťujúcich používateľov tak, že pozvete používateľov z iných nájomníkov ako hostí.

Po priradení roly hosťovi získa hosť povolenie potrebné na účasť v procese schvaľovania.

Po vytvorení a otestovaní postupu sa uistite, že ostatní používatelia ho budú vedieť používať.

Pozrite si tiež

• Zobrazenie a správa čakajúcich žiadostí o schválenie
• Vytvorte postupné schvaľovacie postupy.
• Vytvorte paralelné schvaľovacie postupy.
• Nainštalujte si Power Automate mobilnú aplikáciu pre Android, iOS alebo Windows Phone.