Vadnica: ustvarite potek poslovnega procesa

Pomembno

Od avgusta 2022 ne morete več ustvarjati ali upravljati tokov poslovnih procesov Power Automate zunaj raziskovalca rešitev. Tokovi poslovnih procesov in primerki so še naprej podprti prek raziskovalca rešitev, Power Appsin Dataverse pogledov tabele.

Ta članek vam pokaže, kako ustvarite potek poslovnega procesa z Power Apps. Če želite izvedeti več o prednostih uporabe tokov poslovnih procesov, pojdite na Pregled tokov poslovnih procesov. Za informacije o ustvarjanju mobilnih tokov opravil pojdite na Ustvarjanje mobilnega toka opravil.

Ko uporabnik zažene potek poslovnega procesa, se stopnje in koraki procesa prikažejo v procesni vrstici na vrhu obrazca.

Nasvet

Ko ustvarite definicijo potek poslovnega procesa, lahko nadzorujete, kdo lahko ustvari, bere, posodobi ali izbriše primerek potek poslovnega procesa. Na primer, za postopke, povezane s storitvijo, zagotovite popoln dostop za predstavnike storitve za stranke, da spremenijo primerek potek poslovnega procesa, vendar zagotovite dostop samo za branje za prodajne predstavnike, da spremljajo poprodajne dejavnosti za svoje stranke. Če želite nastaviti varnost za definicijo potek poslovnega procesa, ki jo ustvarite, izberite Omogoči varnostne vloge v vrstici dejanj.

Zahteve

• Za ustvarjanje tokov poslovnih procesov potrebujete Power Apps ali Power Automate na uporabnika licenco ali Dynamics 365 licenčni načrt ki vključuje potek poslovnega procesa pravice do uporabe.
• Tabela, s katero je povezana potek poslovnega procesa. Če potek poslovnega procesa ni povezan z obstoječo tabelo, ustvarite novo tabelo preden ustvarite tok.

Ustvarjanje poteka poslovnega procesa

1. V Power Apps ali Power Automateizberite Rešitve v navigacijski vrstici na levi.

2. Izberite ali ustvarite rešitev za uporabo za potek poslovnega procesa.

3. Znotraj rešitve izberite Novo>Avtomatizacija>Proces>potek poslovnega procesa.

   1. Dajte svojemu toku prikazno ime in Ime (LogičnoIme).
   2. Izberite tabelo, ki jo želite uporabiti za tok.
   3. izberite Ustvari.

   Ustvarjen je nov potek poslovnega procesa. Zdaj ga lahko urejate s prvo posamezno stopnjo, ki je ustvarjena za vas.
   

4. Dodajte stopnje. Če vaši uporabniki v procesu napredujejo iz ene poslovne stopnje v drugo:

   1. Povlecite komponento Stage z zavihka Components in jo spustite na + log v oblikovalcu.

      

   2. Če želite nastaviti lastnosti stopnje, izberite stopnjo in nato nastavite lastnosti na zavihku Lastnosti na desni strani zaslona:

      • Vnesite prikazno ime.

      • Če želite, izberite kategorijo stopnje. Kategorija (kot je Kvalificirati ali Razviti) se prikaže kot ševron v vrstici postopka.

        

      • Ko končate s spreminjanjem lastnosti, izberite gumb Uporabi .

5. Dodajte korake stopnji. Če si želite ogledati korake v fazi, izberite Podrobnosti v spodnjem desnem kotu stopnje. Če želite dodati več korakov:

   1. Povlecite komponento korak na vidno polje z zavihka Komponente .

      

   2. Izberite korak in nato nastavite lastnosti na zavihku Lastnosti :

      1. Vnesite prikazno ime koraka.
      2. Če želite, da uporabniki vnesejo podatke za dokončanje korak, izberite ustrezen stolpec s spustnega seznama.
      3. Izberite Obvezno če morajo ljudje izpolniti stolpec za dokončanje koraka pred prehodom na naslednjo stopnjo postopka.
      4. Ko končate, izberite Uporabi .

   Opomba

   • Če nastavite logični stolpec z dvema možnostma kot Obvezno, uporabniki ne morejo nadaljevati, razen če je vrednost stolpca Da. Uporabnik mora označiti stolpec kot dokončan, preden se premakne na naslednjo stopnjo.
   • Če sta Da ali Ne sprejemljive vrednosti stolpca, morate izbrati stolpec namesto dveh -možnost logičnega stolpca.

6. Procesu dodajte vejo (pogoj). Če želite dodati pogoj razvejitve:

   1. Povlecite komponento Pogoj z zavihka Komponente na znak + med dvema stopnjama.

      

   2. Izberite pogoj in nato nastavite lastnosti na zavihku Lastnosti . Za več informacij o lastnostih razvejanja pojdite na Izboljšanje tokov poslovnih procesov z razvejanjem. Ko končate z nastavitvijo lastnosti za pogoj, izberite Uporabi.

7. Dodajte potek dela. Če želite priklicati potek dela:

   1. Povlecite komponento Workflow z zavihka Components na stopnjo ali Global Workflow predmet v oblikovalcu. Kam ga dodate, je odvisno od teh pogojev:

      • Povlecite ga na stopnjo , da sprožite potek dela ob vstopu ali izstopu iz stopnje. Komponenta poteka dela mora temeljiti na isti primarni tabeli kot stopnja.
      • Povlecite ga na element Globalni potek dela da sprožite potek dela, ko je proces aktiviran ali arhiviran (ko se stanje spremeni v Dokončano ali Zapuščeno). Komponenta poteka dela mora temeljiti na isti primarni tabeli kot proces.

   2. Izberite potek dela in nato nastavite lastnosti na zavihku Lastnosti :

      1. Vnesite prikazno ime.
      2. Izberite, kdaj naj se potek dela sproži.
      3. Poiščite obstoječi aktivni potek dela na zahtevo, ki se ujema s tabelo stopnje, ali ustvarite nov potek dela tako, da izberete Novo.
      4. Ko končate, izberite Uporabi .

   Za več informacij o potekih dela pojdite na Procesi potekov dela.

8. Če želite potrditi potek poslovnega procesa, izberite Potrdi v vrstici dejanj.

9. Če želite postopek shraniti kot osnutek, medtem ko nadaljujete z delom, izberite Shrani v vrstici dejanj.

   Pomembno

   Dokler je postopek osnutek, ga ljudje ne morejo uporabljati.

10. Če želite aktivirati postopek in ga dati na voljo svoji ekipi, izberite Aktiviraj v vrstici dejanj.

11. Če želite zagotoviti nadzor nad tem, kdo lahko ustvarja, bere, posodablja ali briše instanco toka poslovnega procesa, izberite Uredi varnostne vloge v ukazni vrstici oblikovalca. Na primer, za procese, povezane s storitvami, zagotovite popoln dostop predstavnikom službe za stranke, da spremenijo primerek poteka poslovnega procesa, in dostop samo za branje za prodajne predstavnike, da spremljajo poprodajne dejavnosti za svoje stranke.

Na zaslonu Varnostne vloge izberite ime vloge, da odprete stran z informacijami o varnostni vlogi. Izberite zavihek Potek poslovnega procesa in nato dodelite ustrezne privilegije za potek poslovnega procesa za varnostno vlogo.

Opomba

Varnostni vlogi sistemskega skrbnika in prilagajanja sistema imata privzeto dostop do novih tokov poslovnih procesov.

Določite privilegije tako, da izberete ustrezne izbirne gumbe in izberete Shrani. Za več informacij o privilegijih pojdite na Privilegije za tok poslovnega procesa.

Pri naslednjem koraku ne pozabite dodeliti varnostne vloge ustreznim uporabnikom v organizaciji.

Nasvet

Tu je nekaj nasvetov, ki si jih je pri delu s potekom opravila v oknu oblikovalnika vredno zapomniti:

• Če želite narediti posnetek vsega v oknu poteka poslovnega procesa, izberite Posnetek v vrstici dejanj. Ta možnost je uporabna, če želite deliti in pridobiti komentarje o procesu od člana ekipe.
• Uporabite mini zemljevid, da se lahko hitro pomaknete do različnih delov postopka. Ta funkcija je uporabna, ko imate zapleten postopek, ki se pomika z zaslona.
• Če želite dodati opis za poslovni proces, izberite Podrobnosti pod imenom procesa v levem kotu okna poteka poslovnega procesa. ki lahko vsebuje največ 2000 znakov.

Oblikovanje poslovnih procesov teče z podružnicami

Pri načrtovanju tokov poslovnih procesov s podružnicami upoštevajte te točke:

• Proces lahko obsega največ pet edinstvenih tabel.

• Uporabite največ 30 stopenj na postopek in 30 korakov na stopnjo.

• Vsaka veja ima lahko največ 10 ravni.

• Pravila razvejanja morajo temeljiti na korakih v predhodni stopnji.

• Več pogojev lahko združite v pravilo z uporabo AND operatorja ali OR operatorja, ne pa obeh.

• Ko definirate potek procesa, po želji izberite razmerje tabele. To razmerje mora biti razmerje 1:N (ena proti mnogo).

• Na istem zapisu se lahko hkrati izvaja več aktivnih procesov.

• Prerazporedite ploščice (stopnje, korake, pogoje) v toku procesa z vlečenjem in spuščanjem.

• Pri združevanju vej z uporabo ukaza konektorja se morajo vse enakovredne veje združiti v eno stopnjo. Vrstne veje se morajo združiti v eno stopnjo ali končati postopek. Enaka veja se ne more združiti z drugimi vejami in istočasno končati procesa.

• Tabelo, uporabljeno v procesu, lahko ponovno obiščete večkrat (več zaprtih entitetnih zank).

• Proces se lahko vrne na prejšnjo stopnjo ne glede na vrsto tabele.

  Na primer, če je aktivna stopnja Dostavi ponudbo v zapisu ponudbe, lahko uporabniki premaknejo aktivno stopnjo nazaj v Predlagaj oder na rekordu priložnosti.

  V drugem primeru predpostavimo, da je proces v fazi Trenutni predlog v vašem toku procesa: Potrdi možno stranko>Ugotovite potrebe >Ustvari predlog>Predstavi Predlog>Zapri. Če predlog zahteva več raziskav za prepoznavanje potreb strank, lahko uporabniki izberejo Identify Needs stopnjo vašega postopka in izberejo Set Active.

Urejanje poteka poslovnega procesa

Če želite urediti potek poslovnega procesa, odprite raziskovalca rešitev, izberite Procesi in nato izberite potek poslovnega procesa iz seznam procesov, ki jih želite urediti.

Na seznamu procesov izberite potek poslovnega procesa, ki ga želite urediti. Odpre se v oblikovalniku, kjer lahko izvajate posodobitve. Razširite Podrobnosti pod imenom procesa, da ga preimenujete ali dodate opis in si ogledate dodatne informacije.

Druge stvari, ki jih je dobro vedeti o potekih poslovnih procesov

Uredi stopnje
Poteki poslovnega procesa imajo lahko do 30 stopenj.

Dodate ali spremenite lahko te lastnosti stopnje:

• Stage Name

• Tabela. Tabelo lahko spremenite za katero koli stopnjo, razen za prvo.

• Kategorija odra. Kategorija omogoča združevanje stopenj glede na vrsto ukrepa. Uporabno je za poročila, ki združujejo vrstice glede na stopnjo, v kateri so. Možnosti za kategorijo stopnje prihajajo iz globalne izbire kategorije stopnje. Tej globalni izbiri lahko dodate več možnosti in spremenite oznake obstoječih možnosti, če želite. Če želite, lahko te možnosti tudi izbrišete, vendar priporočamo, da obdržite obstoječe možnosti. Popolnoma enake možnosti ne morete dodati nazaj, če jo izbrišete. Če ne želite, da se uporabijo, spremenite oznako na »Ne uporabljaj«.

• Razmerje. Vnesite razmerje, ko predhodna stopnja v procesu temelji na drugi tabeli. Za stopnjo, ki je trenutno definirana, izberite Izberite Odnosi , da določite razmerje za uporabo pri premikanju med obema stopnjama. Izberite razmerje za naslednje ugodnosti:

  • Odnosi ima pogosto definirane preslikave stolpcev, ki samodejno prenašajo podatke med vrsticami in zmanjšajo vnos podatkov.

  • Ko izberete Naslednjo stopnjo v vrstici procesa za vrstico, so vse vrstice, ki uporabljajo razmerje, navedene v toku procesa, kar spodbuja ponovno uporabo vrstic v procesu. Poleg tega lahko uporabite poteke dela za avtomatizacijo ustvarjanja vrstic, tako da jih uporabnik preprosto izbere, namesto da bi jih ustvaril, da še bolj racionalizira postopek.

Uredi korake
Vsaka stopnja lahko vsebuje največ 30 korakov.

Dodaj vejo
Če želite izvedeti več o dodajanju podružnice na stopnjo, pojdite na Izboljšanje tokov poslovnih procesov z razvejanostjo.

Če želite, da je potek poslovnega procesa na voljo ljudem za uporabo, morate naročiti potek procesa, omogočiti varnostne vloge in ga aktivirati.

Nastavite vrstni red poteka procesa
Ko imate več kot en potek poslovnega procesa za tabelo (vrsta vrstice), morate nastaviti, kateri proces se samodejno dodeli novim vrsticam. V ukazni vrstici izberite Potek postopka naročila. Za nove vrstice ali vrstice, ki še nimajo povezanega poteka procesa, se uporabi prvi potek poslovnega procesa, do katerega ima uporabnik dostop.

Omogoči varnostne vloge
Dostop uporabnikov do poteka poslovnega procesa je odvisen od pravice, določene za potek poslovnega procesa v varnostni vlogi, ki je dodeljena uporabniku.

Privzeto si lahko novi potek poslovnega procesa ogledata le varnostni vlogi Sistemski skrbnik in prilagojevalec sistema varnostni vlogi.

Če želite določiti privilegije za potek poslovnega procesa, odprite potek poslovnega procesa za urejanje in nato izberite Uredi varnostne vloge v ukazni vrstici oblikovalnika potek poslovnega procesa. Glejte korak 13 pod Ustvari potek poslovnega procesa navedeno prej v tem članku.

Aktiviraj
Preden lahko kdor koli uporabi potek poslovnega procesa, ga morate aktivirati. V ukazni vrstici izberite Aktiviraj. Ko potrdite aktivacijo, je potek poslovnega procesa pripravljen za uporabo. Če ima potek poslovnega procesa napake, ga ne morete aktivirati, dokler napake niso odpravljene.

Dodajanje dejanja na zahtevo v potek poslovnega procesa

Posodobitev Dynamics 365 (online) različice 9.0 uvaja funkcijo potek poslovnega procesa: potek poslovnega procesa avtomatizacija z akcijskimi koraki. V potek poslovnega procesa lahko dodate gumb, ki sproži dejanje ali potek dela.

Dodajanje potekov dela ali dejanj na zahtevo z uporabo koraka dejanja

Kot del postopka kvalifikacije priložnosti Contoso zahteva, da imenovani ocenjevalec pregleda vse priložnosti. Kasneje je Contoso ustvaril dejanje, ki:

• Ustvari vrstico opravil, ki je dodeljena pregledovalcu priložnosti.
• Doda »Pripravljeno za pregled« v temo priložnosti.

Poleg tega mora imeti organizacija Contoso možnost, da ta dejanja izvede na zahtevo. Za integracijo teh opravil v proces potrjevanja priložnosti morajo biti ta dejanja prikazana na poteku poslovnega procesa priložnosti. Če želite omogočiti to funkcijo, izberite Kot potek poslovnega procesa dejanje korak.

Nato se korak dejanja doda v potek poslovnega procesa priložnosti organizacije Contoso. Potek procesa se nato preveri in posodobi.

Zdaj lahko člani prodajne sile Contoso na zahtevo začnejo akcijo iz poslovnega procesa Opportunity Qualify korak, tako da izberejo Izvedi.

Pomembno

• Da je mogoče izvesti dejanje ali potek dela na zahtevo, mora potek poslovnega procesa vključevati korak dejanja. Če korak dejanja izvaja potek dela, mora biti potek dela konfiguriran za izvajanje na zahtevo.
• Tabela, povezana z dejanjem ali potekom dela, mora biti enaka kot tabela, povezana z potek poslovnega procesa.

Omejitev uporabe korakov dejanj v poteku poslovnega procesa

• Dejanja niso na voljo kot koraki dejanj, če so vhodni ali izhodni parametri vrste Tabela, EntityCollection ali OptionSet (Choice). Dejanja z več kot enim izhodnim parametrom EntityReference ali poljubnim številom vhodnih parametrov EntityReference niso na voljo kot koraki dejanja. Dejanja, ki niso povezana s primarno tabelo (globalno dejanje), niso na voljo kot koraki dejanja.

Akcijski center

Ko si želite ogledati seznam tokov poslovnih procesov, v katere ste vključeni, si oglejte poenoteno akcijsko središče.

V poenotenem akcijskem centru vidite vse poslovne procese, v katerih vam je dodeljena vsaj ena Microsoft Dataverse vrstica tabele, ki jo proces uporablja. Na primer, če poslovni proces uporablja tabeli Lead in Opportunity v Dataverse, vidite vse primere tega postopka, kjer vam je dodeljena vrstica potencialne stranke ali priložnosti.

Oglejte si vse primerke, s katerimi se trenutno dela, pod zavihkom Aktivno . Na tem zavihku si lahko ogledate naslednje podrobnosti:

• Ime postopka.
• Trenutna stopnja za vsak proces.
• Lastnik Dataverse vrstice, povezane z aktivno stopnjo.
• Čas, odkar je bil primerek ustvarjen.

Izberite primerek, da ga odprete v novem zavihku, ali pa ga izberite, da kopirate povezavo, delite povezavo po e-pošti, opustite ali izbrišete primerek.

Naslednji koraki

• Pregled potekov poslovnih procesov
• Izboljšajte tokove poslovnih procesov z razvejanostjo
• Pregled odobritev
• Podrobni koraki za dodajanje takojšnjega toka v potek poslovnega procesa