Določite, katerim e-poštnim sporočilom se samodejno sledi
S strežniško sinhronizacijo in Dynamics 365 App for Outlook lahko samodejno ustvarite e-poštne dejavnosti za prejeta sporočila v aplikacijah za sodelovanje strank, kot je Dynamics 365 Sales, storitve za stranke, Marketing, Field Service in Project Service Automation.
Postopek sinhronizacije privzeto oceni samo sporočila v mapi Prejeto v nabiralniku za samodejno sledenje. E-pošta, ki je v podmapi mape »Prejeto«, se obdela samo, če je podmapa konfigurirana za sledenje na ravni mape, tudi če premaknete sporočilo nazaj v mapo »Prejeto« pred naslednjim sinhronizacija Sinhronizacija na strani strežnika sledi prejetemu datumu zadnjega pošiljanja po e-pošti. Med naslednjim ciklom sinhronizacije oceni samo e-pošto, ki je prejeta po tem datumu in uri. Če želite obdelati e-pošto, ki ni bila v mapi Prejeto, uporabite eno od naslednjih možnosti:
- Ročno sledite e-pošti s sledenjem kategorij Outlook ali Dynamics 365 App for Outlook.
- Spremenite datum Obdelava e-poštnih sporočil od v zapisu nabiralnika na datum pred prejemom e-pošte. To polje boste morali dodati v obrazec zapisa nabiralnika, ker privzeto ni vidno.
- Izberite Test & Omogočite Nabiralnik v zapisu nabiralnika v Dynamics 365.
Uporabniki lahko izberejo filter, da določijo, katera sporočila se spremljajo kot e-poštna dejavnost:
Vsa e-poštna sporočila: Vsa e-poštna sporočila, ki jih prejme uporabnik, se v Dynamics 365 spremljajo kot e-poštna dejavnost.
E-poštna sporočila v odgovor v e-pošto: Samo odgovori na sledena sporočila se spremljajo kot e-poštne dejavnosti.
Ta možnost je privzeto vklopljena. Sistem poveže odgovor s sledenim sporočilom, potem ko je e-pošta filtrirana. Skrbnik lahko vklopi ali izklopi korelacijo e-pošte na zavihku E-pošta v Sistemskih nastavitvah na ravni organizacije.
E-poštna sporočila možnih strank, stikov in računov: Samo sporočila, ki se v Dynamics 365 odprejo možni stranki, stiku ali računu, se sledijo kot e-poštne dejavnosti.
E-poštna sporočila iz zapisov, ki imajo omogočeno e-pošto: Sporočilom iz katerega koli zapisa, ki se razreši na e-poštni naslov v Dynamics 365, vključno s tabelami po meri, se sledi kot e-poštnim dejavnostim.
Brez e-poštnih sporočil: nobeno sporočilo, ki ga prejme uporabnik, se samodejno ne sledi kot e-poštna dejavnost.
Te možnosti je mogoče nastaviti za samodejno sledenje poslanim predmetom. Nastavite jih lahko tudi za delovanje v čakalnih vrstah in nabiralnikih čakalnih vrst.
E-pošta, ki ji uporabnik ročno sledi v Outlooku z uporabo Dynamics 365 App for Outlook, sledenja na ravni mapeali kategorije Outlook se sinhronizira z Dynamics 365 ne glede na možnost filtra, ki jo je uporabnik nastavil za samodejno sledenje.
Če želite izklopiti sledenje dohodnim sporočilom za določene uporabnike, lahko skrbnik nastavi Dohodna e-pošta na Brez na Nabiralnik obrazec.
Uporaba pogovorov za sledenje e-pošti
Sinhronizacija na strani strežnika uporablja naslednje informacije v e-pošti, da ugotovi, ali je povezana z e-pošto, ki se ji sledi v Dynamics 365:
MessageId: Enolično identificira e-poštno sporočilo. Skrit je v uporabniškem vmesniku e-poštne aplikacije.
InReplyTo: Vsebuje MessageId na katerega je e-poštno sporočilo odgovor. Skrit je v uporabniškem vmesniku e-poštne aplikacije.
Če stranka odgovori na e-poštno sporočilo in spremeni zadevo, lahko e-poštna aplikacija iz odgovora odstrani vrednost InReplyTo . Strežniška sinhronizacija in Dynamics 365 ne moreta povezati odgovora s prejšnjim e-poštnim sporočilom brez tega. Namizna različica Microsoft Outlook preprečuje, da bi bila vrednost InReplyTo odstranjena, ko uporabnik odgovori na e-pošto in spremeni zadevo.
ConversationIndex: Poveže sporočilo z e-poštno nitjo. Skrit je v uporabniškem vmesniku e-poštne aplikacije.
Žeton za sledenje v zadevi: koncept Dynamics 365, vtisnjen je neposredno v vrstico zadeve.
Zadevne besede in prejemniki: uporablja pametno ujemanje, koncept Dynamics 365, ki temelji na konfiguraciji.
Logika korelacije e-pošte gre skozi naslednje možnosti po vrstnem redu:
Korelacija InReplyTo: če se vrednost InReplyTo ujema z MessageId e-poštnega sporočila, ki je že v Dynamics 365 je novo e-poštno sporočilo povezano z obstoječim. To je privzeto in priporočamo, da ga ne spreminjate. E-poštna korelacija je natančna, brez lažnih pozitivnih rezultatov.
Žeton za sledenje korelacija: Če zadeva vsebuje žeton za sledenje in se ujema z žetonom za sledenje e-pošte, ki je že v aplikaciji Dynamics 365, je novo e-poštno sporočilo povezano z obstoječim. Ta možnost je privzeto vklopljena. Sledilni žeton je viden uporabniku in ga je mogoče spremeniti, kar lahko povzroči napačno korelacijo.
Indeks pogovorov: Če se Indeks pogovorov ujema z Indeksom pogovorov e-poštnega sporočila, ki je že v Dynamics 365, je nova e-pošta povezana z obstoječo.
Pametno ujemanje: sistem išče prejemnike in besede v vrstici z zadevo v e-pošti, ki je že v aplikaciji Dynamics 365. Če najde eno s podobnimi prejemniki in dovolj ujemajočimi se zadevnimi besedami, poveže obe sporočili. Te možnosti ne priporočamo, saj lahko pametno ujemanje povzroči lažno pozitivne rezultate. Vendar pa je na voljo, če morate povezati e-poštna sporočila, ki ne pripadajo isti niti pogovora.
Kako ugotoviti, ali in zakaj je bila e-pošta samodejno sledena
Nastavitve za celotno organizacijo ter nastavitve za posamezne uporabnike in čakalne vrste določajo, katera e-poštna sporočila se samodejno sledijo. S stolpci v tabeli E-pošta lahko ugotovite, ali in zakaj se je e-pošti samodejno sledilo. Dodajte jih v pogled naprednega iskanja e-pošte, da boste lažje razumeli, zakaj je bilo e-poštno sporočilo sledeno in ali je bilo povezano s predhodno sledenim e-poštnim sporočilom.
| Column | Description |
|---|---|
| Sprejemna entiteta | Uporabnik ali čakalna vrsta, ki je prejel e-pošto in je bil konfiguriran za samodejno sledenje. Na primer, če čakalna vrsta z imenom Sales, ki je bila konfigurirana za sledenje vsem e-poštnim sporočilom, prejme e-poštno sporočilo, se čakalna vrsta Sales obravnava kot Sprejemljiva entiteta. |
| Sprejemni nabiralnik | Nabiralnik, ki je bil obdelan, ko je strežniška sinhronizacija zaznala, da je e-poštno sporočilo vsebovalo uporabnika ali čakalno vrsto, ki je bila konfigurirana za samodejno sledenje. Če je OrgDBOrgSetting imenovana SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes izklopljena (privzeta nastavitev), se lahko vrednost tega stolpca razlikuje od Sprejemljive entitete. Recimo, da Luisa Alves, ki je nastavljena tako, da samodejno sledi odgovorom na obstoječa e-poštna sporočila, prejme sporočilo. Čakalna vrsta prodaje, ki je nastavljena za sledenje vsej e-pošti, prejme isto sporočilo. Sinhronizacija na strani strežnika lahko najprej obdela Luisin nabiralnik in prepozna, da je drug prejemnik, Sales, konfiguriran za samodejno sledenje e-pošti. V tem primeru je sprejemna entiteta prodajna čakalna vrsta, prejemni nabiralnik pa je Luisin. |
| ID povezane dejavnosti | Označuje, ali je bilo e-poštno sporočilo povezano s predhodno sledenim e-poštnim sporočilom. Na primer, če je bilo e-poštno sporočilo poslano iz Dynamics 365 in je bil odgovor samodejno sleden, bi se ID povezane dejavnosti odgovora nanašal na izvirno e-poštno sporočilo. |
| Način korelacije | Metoda korelacije, ki je bila uporabljena za samodejno sledenje e-pošti. Ni na voljo za napredno iskanje ali druge poglede in obrazce, lahko pa si ga ogledate s spletnim API-jem. Uporabite to obliko URL-ja:https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Na primer, če je vaš URL Dynamics 365 https://contoso.crm.dynamics.com in ID e-pošte fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, lahko uporabite ta URL za ogled metode korelacije:https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethodČe želite poiskati ID e-pošte, odprite e-pošto v spletnem brskalniku. ID je vse, kar sledi &id= v URL-ju. V primeru je bilo &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.Vrednost korelacijske metode je celo število, ki ustreza določeni korelacijski metodi. Glejte tabelo v razdelku o korelacijski metodi e-poštnega naslova EntityType. Na primer, vrednost 3 pomeni, da je bilo e-poštno sporočilo povezano z metodo InReplyTo. |
| ID nadrejene dejavnosti | Nanaša se na predhodno sledeno e-pošto, če je trenutno e-poštno sporočilo povezano z njim. Vendar je stolpec izpolnjen le, če je bilo e-poštno sporočilo povezano z metodo InReplyTo ali ConversationIndex. Če je bilo e-poštno sporočilo povezano z drugo metodo, kot je žeton za sledenje, je ID nadrejene dejavnosti prazen. |
Prepoznajte samodejne odgovore
Samodejno ustvarjene e-poštne odgovore lahko včasih sprožijo samodejne funkcije. Funkcijo Microsoft Outlook samodejnih odgovorov (zunaj pisarne) lahko na primer nastavite za odgovarjanje na e-pošto, ko je prejemnik odsoten. Trenutno strežniška sinhronizacija ne oceni aktivno, ali je dohodna e-pošta samodejno ustvarjen odgovor, ko ugotavlja, ali naj se ji samodejno sledi.
Lahko uporabite InternetMessageHeaders atribut v E-pošta tabelo za prepoznavanje takih samodejno ustvarjenih odgovorov. The InternetMessageHeaders atribut je zapolnjen za dohodna e-poštna sporočila samo, če e-poštno sporočilo vključuje Auto-Submitted oz Reply-To glave. Te vrednosti glave so zajete v formatu JSON.
Če želite preveriti vrednost atributa InternetMessageHeaders , razčlenite podatke JSON za dostop do določenih imen in vrednosti glav. Preverite lahko tudi, ali stolpec vsebuje ime glave, ki vas zanima. Na primer, če stolpec InternetMessageHeaders vsebuje Auto-Submitted, to pomeni, da je bilo e-poštno sporočilo ustvarjeno samodejno.
Naslednja tabela ponuja več informacij o glavah v samodejnih odgovorih.
| Glava | Description | Primeri |
|---|---|---|
| Samodejno oddano | Če je ta glava prisotna, to pomeni, da je e-poštno sporočilo samodejni odgovor. Različni ponudniki e-pošte lahko uporabljajo različne vrednosti za to glavo. Več informacij: RFC - Priporočila za samodejne odgovore na elektronsko pošto. | Gmail - Auto-Submitted : auto-repliedOutlook - Auto-Submitted : auto-generated |
| Odgovori na | Če je ta glava prisotna, to pomeni, da ima e-poštno sporočilo nastavljeno možnost odgovora. Vrednost v tej glavi bo prikazala e-poštni naslov za odgovor. Oblika zapisa vrednosti se lahko razlikuje glede na ponudnike e-pošte in druge konfiguracije. Več informacij: RFC - Polje za odgovor. | Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”Reply-To : “<example@contoso.com>” |
Samodejna zapolnitev stolpca Glede
Stolpec Glede , ki je prisoten v vsakem e-poštnem zapisu, povezuje en zapis z drugim. Na primer, e-poštno sporočilo je lahko povezano s priložnostjo, naročilom ali primerom. Če ročno ustvarjate ali posodabljate e-poštni zapis, lahko uporabite stolpec Glede , da povežete e-poštno sporočilo z zapisom v kateri koli tabeli, ki je bila nastavljena tako, da dovoljuje dejavnosti.
Če se e-poštnemu sporočilu sledi samodejno, ker je bilo povezano s predhodno sledenim e-poštnim sporočilom, je stolpcu Glede samodejno dodeljena enaka vrednost kot predhodno sledenemu e-poštnemu sporočilu.
Kako aplikacije za interakcijo s strankami uporabljajo žetone za sledenje
Žeton za sledenje je alfanumerični niz, ki ga ustvarijo aplikacije za vključevanje strank in je pripet na konec vrstice z zadevo e-poštnega sporočila. Ustreza e-poštnim dejavnostim z e-poštnimi sporočili. Funkcija sledilnega žetona je privzeto vklopljena.
Struktura žetona za sledenje
Aplikacije za vključevanje strank privzeto uporabljajo strukturo žetona, ki je sestavljena iz predpone s štirimi znaki in sedemmestnega identifikatorja.
Ta tabela našteva dele in opise žetona za sledenje.
| Del | Description |
|---|---|
| Predpona | Nastavljivo od 1 do 20 znakov. Privzeta vrednost je CRM. Predpona je lahko edinstvena za vsako organizacijo ali okolje. Pri uvajanju z več najemniki aplikacij za interakcijo s strankami na primer priporočamo, da vsaka organizacija konfigurira in uporablja enolično predpono. Če spremenite predpono, se prejšnje vrednosti predpone še vedno ohranijo in uporabljajo za korelacijo e-poštnih sporočil na podlagi prejšnje predpone. |
| Oznaka »S povezavo/brez povezave« | Podedovana vrednost, ki označuje, ali je bil uporabnik med pošiljanjem e-pošte brez povezave ali s povezavo. Te številke ni mogoče konfigurirati. |
| Številka uvajanja osnovnega sledenja | Nastavljivo od 0–2,147,483,647. Privzeta vrednost je 0. Uporablja se kot osnovna številka za števke števila uporabnika. Na primer, če je vrednost 0 in so za številko uporabnika konfigurirane tri števke, bi imel prvi uporabnik identifikator 001. Če je vrednost 500, ima prvi uporabnik identifikator 501. |
| Število števk za številke uporabnikov | Nastavljivo od 1–10. Privzeti obseg je tri števke. Ta vrednost določa, koliko števk je treba uporabiti, ko aplikacija Customer Engagement dodeli številčni identifikator za uporabnika, ki je ustvaril e-poštno dejavnost. |
| Število števk za prirastni števec sporočil | Nastavljivo od 1–9. Privzeti obseg je tri števke. Ta vrednost določa, koliko števk je treba uporabiti, ko aplikacija Customer Engagement dodeli številčni identifikator za e-poštno dejavnost, ne za posamezna sporočila v dejavnosti. Opomba: Če uporabite privzeto vrednost za ustvarjanje žetona s trimestno številko, poveča število do 999 in nato znova začne oštevilčevanje pri 000. Uporabite lahko večje število števk, da zmanjšate možnost dodeljevanja podvojenih žetonov aktivnim e-poštnim nitim. |
Nastavite ali vklopite ali izklopite sledilne žetone
V Nastavitve>Administracija>Sistemske nastavitve izberite E-pošta zavihek.
V območju Konfiguriraj e-poštno korelacijo vklopite ali izklopite sledilne žetone in spremenite privzeto strukturo.
Pametno iskanje ustreznic
Ko strežniška sinhronizacija obdela dohodno e-pošto, izvleče zadevo, naslov pošiljatelja in naslove prejemnikov ter jih uporabi za poskus povezave e-poštne dejavnosti z obstoječimi zapisi. Ta postopek korelacije, znan tudi kot pametno ujemanje, uporablja naslednja merila za povezovanje prejete e-pošte z dejavnostmi e-pošte:
- Ujemanje zadeve: Predpone, kot sta RE: ali Re:, in velike in male črke se ne upoštevajo. Na primer, zadevi Re: zdravo in Pozdravljeni se štejeta za ujemanje.
- Ujemanje pošiljatelja in prejemnika: sistem izračuna točno število skupnih e-poštnih naslovov pošiljatelja in prejemnika.
Ko je postopek ujemanja dokončan, sistem izbere lastnika in predmet dohodnega e-poštnega sporočila.
Pametno ujemanje je privzeto izklopljeno. Lahko ga vklopite in spremenite nastavitve pametnega ujemanja na zavihku E-pošta v Sistemskih nastavitvah na ravni organizacije.
Kako deluje pametno ujemanje
Pametno iskanje ustreznic se v celoti zanaša na podobnosti med e-poštnimi sporočili. Zadeva, pošiljatelj in prejemniki, vključno s prejemniki BCC in CC, določajo podobnost.
Ko je e-poštno sporočilo poslano iz Dynamics 365 ali prispe sledeno e-poštno sporočilo, se ustvarita dva niza zgoščenih vrednosti, ki se shranita v zbirko podatkov.
Zgoščene vrednosti zadeve: Zadeva e-poštnega sporočila, ki lahko vključuje žeton Dynamics 365, če je vklopljen v sistemskih nastavitvah, je odstranjena iz motenj, kot sta »RE:« in »FW:«, in nato označena z žetonom. Neprazni žetoni – besede – se nato zgostijo, da se ustvarijo zgoščene vrednosti zadev.
Zgoščene vrednosti prejemnikov: seznam pošiljateljev in prejemnikov se analizira glede edinstvenih e-poštnih naslovov. Vsak edinstven e-poštni naslov ustvari zgoščeno vrednost naslova.
Sinhronizacija na strani strežnika išče ujemajoče se vrednosti v shranjenih zgoščenih vrednostih zadeve in prejemnika, da najde korelacijo med dohodno in odhodno e-pošto. Dve e-poštni sporočili sta povezani, če imata enako število zgoščenih vrednosti zadeve in vsaj dve ujemajoči se zgoščeni vrednosti prejemnika.
opomba,
Ker organizacija dolgo časa pošilja in prejema e-pošto, so korelacijski podatki, shranjeni v EmailHash tabela se lahko znatno poveča. To lahko v kombinaciji z manj restriktivnimi nastavitvami pametnega ujemanja ali pogostimi vzorci predmetov ali prejemnikov zmanjša učinkovitost pametnega ujemanja. Če sistem pri izvajanju operacij pametnega ujemanja zazna visoko porabo virov, bo zaradi optimizacije delovanja povezal e-pošto iz preteklih 90 dni.
Napredne nastavitve pametnega ujemanja
HashFilterKeywords: regularni izraz, ki se uporablja za filtriranje šuma v vrstici z zadevo. Vsi ujemajoči se primerki regularnega izraza v vrstici zadeve so zamenjani s praznimi nizi, preden se ustvarijo zgoščene vrednosti zadeve.
Privzeta vrednost: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+
Prezrite vse besede na začetku zadeve, ki se končajo z dvopičjem (:). Primer:
Temi Prezrte besede 1 Preizkus -- 2 RE: Preizkus RE: 3 FW: RE: Preizkus FW: RE: Privzeto se »Odsoten:« ne prezre, saj prvi besedi v frazi, »odsoten«, ne sledi dvopičje (:). Če želite prezreti to frazo, spremenite regularni izraz takole:
^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:HashMaxCount: Največje število zgoščenih vrednosti, ki so ustvarjene za kateri koli predmet ali seznam prejemnikov.
Privzeta vrednost: 20
Če zadeva po odpravi hrupa vsebuje več kot 20 besed, se zgosti samo prvih 20.
HashDeltaSubjectCount: Največja dovoljena razlika med števili zgoščenih vrednosti zadev e-poštnih sporočil, ki jih je treba povezati.
Privzeta vrednost: 0
HashMinAddressCount: Najmanjše število ujemanja z zgoščevanjem, zahtevano na seznamu prejemnikov, da se e-poštna sporočila povežejo.
Privzeta vrednost: 2
Glejte tudi
Posredovanje nabiralnika v primerjavi s posameznimi nabiralniki
E-poštni naslov povežite z vrstico