Одговарање на захтеве права субјекта података (DSR) за Microsoft Dataverse податке о клијенту

Општа уредба о заштити података (GDPR) Европске уније (ЕУ) даје знатна права појединцима у погледу њихових података. Погледајте Microsoft Learn < ДИЦТ__Општа уредба о заштити података > Генерал Дата Протецтион Регулатион Сажетак за преглед GDPR, укључујући терминологију, акциони план и контролне листе спремности које ће вам помоћи да испуните своје обавезе према GDPR када користите Мицрософт производе и услуге.

Можете да сазнате више о GDPR-у и о томе како Microsoft помаже у његовом поштовању, као и о нашим клијентима на које се он односи.

• Мицрософт Труст Центер пружа опште информације, најбоље праксе усклађености и документацију која помаже GDPR одговорности, као што су процене утицаја на заштиту података, захтеви субјеката података и обавештење о кршењу података.
• Портал Сервице Труст пружа информације о томе како Мицрософтове услуге помажу у подршци усклађености са GDPR.

Овај чланак даје примере корака које можете предузети да бисте подржали усклађеност са приватношћу приликом коришћења Power Apps Power Automate и Dataverse. Научићете како да користите Мицрософтове производе, услуге и административне алате како бисте помогли корисницима контролора да пронађу, приступе и делују на личне податке у Мицрософтовом облаку у одговор захтевима за права субјеката података (ДСР).

Следеће радње су обухваћене у овом чланку:

• Откривање – Користите алате за претрагу и откривање да бисте лакше пронашли податке о клијентима који могу бити предмет захтева за DSR. Када се прикупе потенцијално прилагодљиви документи, можете да извршите једну или више следећих DSR радњи да бисте одговорили на захтев. Алтернативно, можете утврдити да захтев не испуњава смернице ваше организације за одговор на захтеве DSR.

• Приступ – Преузмите личне податке који се налазе у Microsoft облаку и, ако се затражи, ставите копију тих података на располагање субјекту података.

• Исправите – Извршите измене или примените друге тражене радње на личним подацима, где је то применљиво.

• Ограничавање – Ограничите обраду личних података, било уклањањем лиценци за разне мрежне услуге или искључивањем жељених услуга где је то могуће. Такође можете уклонити податке из Microsoft облака и задржати их локално или на некој другој локацији.

• Брисање - Трајно уклоните личне податке који се налазе у Microsoft облаку.

• Извоз – Обезбедите субјекту података електронску копију личних података (у машински читљивом формату).

Dataverse подаци о клијентима

Важно

Односи се на Dataverse и на претходне верзије услуге Dataverse.

Dataverse и претходне верзије Dataverse имају засебне процесе за интеракцију са личним подацима.

Можете да идентификујете који тип окружења имате ако се пријавите у услугу Power Apps и следите ове кораке:

1. У падајућој листи Окружење одаберите своје окружење.

2. У окну за навигацију, изаберите Dataverse, а затим изаберите ставку Табеле.

   Ваше окружење је Dataverse ако видите следеће табеле:

   

Када одредите коју врсту окружења имате, следите кораке у следећим одељцима да бисте идентификовали личне податке.

Белешка

Можда имате нека окружења у услузи Dataverse и друга у претходној верзији услуге Dataverse, тако да ћете морати да поновите доленаведене процесе за свако окружење у вашој организацији.

Личних подаци о кориснику у услузи Dataverse

Предуслови

Морате да креирате кориснике у Microsoft 365 центру администрације и доделите им одговарајућу корисничку лиценцу и безбедносну улогу да би могли да приступе услузи Dataverse и користе је.

Стандардни лични подаци корисника (на пример, корисничко име, ID корисника, телефон, адреса е-поште и адреса) чувају се и одржавају у Microsoft 365 центру администрације. Администратори система могу ажурирати ове личне податке само у Microsoft 365 центру за администрацију, а подаци се затим аутоматски синхронизују са Dataverse системском корисничком табелом у свим окружењима. Администратори система такође могу да креирају прилагођене атрибуте за бележење додатних личних података о кориснику унутар Dataverse системске корисничке табеле, а затим ручно да одржавају и управљају тим атрибутима.

Да бисте се избегли прекиде у пословним апликацијама који могу бити пресудни за пословање ваше организације, редови корисника се не уклањају аутоматски из Dataverse системске корисничке табеле када се тај корисник избрише из Microsoft 365 центра за администрацију. Статус корисника постављен је на Онемогућено у услузи Dataverse, али Dataverse администратор система мора да пронађе и уклони личне податке корисника из услуге Dataverse у оквиру апликације.

Dataverse Системски администратори могу да изврше акције откривања, исправљања, извоза и брисања наведених у наставку.

Откривање

Администратори система могу да креирају више окружења. Ова окружења се могу користити у пробне, развојне или производне сврхе. Свако од ових окружења има копију системске табеле корисника са било којим прилагођеним атрибутима које је можда додао администратор система, као и личне податке о кориснику синхронизоване из Microsoft 365 центра за администрацију.

Администратори система могу да пронађу списак свих окружења преласком на Microsoft Power Platform центар администрације.

Можете пронаћи личне податке Dataverse корисника у оквиру следећих ресурса:

Ресурс	Сврха	Приступ веб-локацији	Програмски приступ
Ред табеле	Позната као системска табела корисника, у њој се чувају лични подаци о кориснику.	Power Platform центар администрације	Кроз Web API
Историја надгледања	Омогућава корисницима да идентификују ресурсе које су корисници креирали, приступили, променили или избрисали на нивоу табеле.	Power Platform центар администрације	Кроз Web API

User

Лични подаци корисника се чувају у и Microsoft Entra аутоматски се синхронизују са свим окружењима са базом Dataverse података. Администратори система не могу директно ажурирати ове личне податке у услузи Dataverse док је корисник активан – морају ажурирати податке из Microsoft 365 центра администрације. Администратори система могу да додају личне податке (на пример, прилагођене атрибуте) директно у Dataverse, али они морају ручно да управљају овим подацима.

Да бисте пронашли корисника и његове личне податке, идите у Power Platform админ центар и урадите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Иди на Подешавања > Корисници + дозволе > Корисници.

3. Унесите име корисника у поље за претрагу и изаберите Ентер.

4. Да бисте видели личне податке корисника, изаберите име корисника кликом или двоструким додиром.

5. Да бисте извршили измене у контакт информацијама, проширите елипсу и кликните на дугме Управљај корисником у Динамицс КСНУМКС

   

Историја надгледања

Када је омогућено праћење ревизије за табелу у услузи Dataverse, лични подаци о кориснику евидентирају се у историји ревизије заједно са радњама које корисник извршава.

Исправљање

Ако субјект података тражи од вас да исправите њихове личне податке који се налазе у подацима ваше организације, ви и ваша организација морате утврдити да ли је прикладно да уважите тај захтев. Исправљање података може укључивати измену, уређивање или уклањање личних података из документа или друге врсте предмета.

Можете користити Microsoft Entra за управљање идентитетима (личним подацима) ваших корисника унутар Dataverse. Клијенти у предузећима могу управљати захтевима DSR за исправљање користећи ограничене могућности уређивања унутар одређене Microsoft услуге. Као процесор података, Microsoft не нуди могућност исправљања системски генерисаних дневника, јер они одражавају чињеничне активности и представљају историјски запис догађаја у оквиру Microsoft услуга.

Када се кориснички ред избрише из Microsoft Entra ИД-а, системски администратори могу уклонити све преостале личне податке који се односе на тог корисника (као што су прилагођени атрибути) из свих окружења.

Извоз

Корисник система

Личне податке о кориснику ускладиштене у системској табели корисника можете да извезете у Excel са листе корисника у центру за администрацију.

Из Power Platform центра администрације радите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Изаберите Отвори окружење.

3. Иди на Поставке>Безбедност, а затим изаберите Приказ омогућених корисника.

4. Изаберите Извоз у Excel.

Историја надгледања

Снимке екрана историје надгледања можете направити из центра администрације.

Из Power Platform центра администрације радите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Изаберите Отвори окружење.

3. Иди на Поставке>Надгледање и евиденција, а затим изаберите Преглед сажетка надгледања.

   

4. Пронађите запис корисника о надгледању, а затим притисните Alt+PrtScn да бисте направили снимак екрана.

   

5. Сачувајте снимак екрана у датотеку, коју можете да пошаљете тражиоцу DSR.

Delete

Корисник

Да бисте се избегли прекиде у пословним апликацијама који могу бити пресудни за пословање ваше организације, записи корисника се не уклањају аутоматски из Dataverse системске корисничке табеле када се тај корисник избрише из Microsoft 365 центра за администрацију. Статус корисника је подешен на Дисаблед ин Dataverse, али системски Dataverse администратор мора лоцирати и уклонити личне податке корисника из Dataverse апликације или избрисати корисника из сваког окружења. Можете уклонити личне податке корисника или трајно избрисати корисника.

Уклоните личне податке корисника са странице резимеа корисника

Када је кориснички запис избрисан Microsoft Entra, следећа порука је приказана на корисниковој страници Резиме:

Office 365 више не управља информацијама о овом кориснику. Можете ажурирати овај запис да бисте били у складу са DSR захтевима тако што ћете уклонити или заменити све личне податке повезане са овим корисником.

Из Power Platform центра администрације радите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Изаберите Отвори окружење.

3. Идите на Поставке>Безбедност>Корисници, а затим изаберите Приказ онемогућених корисника.

4. Унесите име корисника у поље Претрага, а затим изаберите Претражи.

5. Двапут кликните на корисничко име на листи резултата претраге.

6. На корисниковој страници Резиме уклоните све личне податке, а затим изаберите Сачувај.

Уклоните личне податке корисника користећи Excel

Из Power Platform центра администрације радите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Изаберите Отвори окружење.

3. Идите на Поставке>Безбедност>Корисници, а затим изаберите Приказ онемогућених корисника.

4. Креирајте и преузмите датотеку Excel предлошка из личних података корисника. За детаљно упутство погледајте Креирање новог Excel предлошка.

5. Отворите преузету датотеку Excel предлошка, уклоните личне податке корисника, а затим је сачувајте.

6. Вратите се на страницу Онемогућен приказ корисника и изаберите Увези податке.

7. Изаберите датотеку Excel предлошка у дијалогу Отпремите датотеку података и извршите све потребне промене у прозору Мапе поља.

8. Изаберите Даље, а затим изаберите Проследи.

Трајно избриши корисника

Можете или уклонити личне податке корисника или трајно избрисати кориснички запис из корисничке табеле Dataverse . Више информација: Трајно избришите кориснике у Power Platform.

Када је кориснички запис трајно избрисан, име корисника у свим записима у којима је избрисани корисник био креатор или последњи пут модификован од стране и у евиденцији ревизије ће се приказати као Без имена.

Уклоните историју надгледања са странице Преглед резимеа надгледања

Из Power Platform центра администрације радите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Изаберите Отвори окружење.

3. Иди на Поставке>Надгледање и евиденција, а затим изаберите Преглед сажетка надгледања.

4. Пронађите корисничку историју промена, потврдите избор поред редова, а затим изаберите Брисање историје промена.

Лични подаци сачувани у базама података услуге Dataverse

Предуслови

Можете да складиштите личне податке о појединцима (као што су ваши клијенти) у Dataverse табелама.

Dataverse Системски администратори су одговорни за одржавање инвентара о томе где се лични подаци чувају у различитим табелама за сваког појединца, тако да могу да пронађу те податке у одговор на било који ДСР захтев.

Затим можете извести личне податке, исправити их или избрисати у табели користећи функционалност унутар производа.

Откривање

Када Dataverse администратори система добију DSR захтев од појединца, морају да идентификују која окружења / окружења са Dataverse базом података садрже личне податке те особе. Лични подаци се обично чувају у кључним табелама (на пример, пословни контакт, контакт, потенцијални клијент, могућност за пословање итд.), али ваша је одговорност да развијете смернице и процедуре за одржавање инвентара где складиштите личне податке сваког појединца како бисте били спремни да одговори на DSR захтеве.

Користећи инвентар, Dataverse администратори система могу да конфигуришу табеле и поља за претрагу, а затим да приступе окружењу за откривање личних података. За више информација, погледајте Конфигурисање претраге по релевантности.

Из Power Platform центра администрације радите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Изаберите Отвори окружење.

3. Изаберите Dataverse претрагу.

   

4. Унесите личне податке појединца у поље за претрагу, а затим изаберите Претражи.

   

Исправи

Dataverse администратори система могу ажурирати личне податке појединца користећи листу резултата са Dataverse претраге. Међутим, лични подаци појединца могу се чувати и у другим прилагођеним табелама. Dataverse администратори система су одговорни за одржавање инвентара ових других прилагођених табела и за одговарајуће ажурирање личних података појединца.

Из Dataverse резултата претраге, урадите следеће:

1. Изаберите ставку која садржи личне податке појединца.

2. Ажурирајте личне податке појединца по потреби, а затим изаберите Сачувај.

   

Export

Можете направити снимак података и поделити их са вашим DSR тражиоцем.

Из Power Platform центра администрације радите следеће:

1. Изаберите Окружења, а затим на листи изаберите окружење.

2. Изаберите Отвори окружење.

3. Изаберите Dataverse претрагу.

   

4. Унесите личне податке појединца у поље за претрагу, а затим изаберите Претражи.

   

5. Двапут кликните на ставку на листи резултата претраге.

6. Притисните Alt+PrtScn да бисте направили снимак екрана.

7. Сачувајте снимак екрана у датотеку, коју можете да пошаљете тражиоцу DSR.

Delete

Dataverse администратори система могу да избришу личне податке појединца из записа у којима се ти подаци чувају. Dataverse администратор система може одабрати да избрише запис у којем се лични подаци чувају или да уклони садржај личних података из записа.

Белешка

Dataverse Администратори могу да подесе окружење да спрече брисање записа из табеле. Ако се конфигурише на тај начин, мораћете да уклоните садржај личних података из записа, а не да избришете сам запис.

Из Dataverse резултата претраге, урадите следеће:

1. Изаберите ставку која садржи личне податке појединца.

2. На траци, изаберите Избриши. (Имајте на уму да је Избриши онемогућено ако запис није могуће избрисати).

   

Лични подаци сачувани у базама података претходне верзије услуге Dataverse

Предуслови

Можете да складиштите личне податке о појединцима (као што су ваши клијенти) у Dataverse табелама.

Dataverse Системски администратори су одговорни за одржавање инвентара о томе где се лични подаци чувају у различитим табелама за сваког појединца, тако да могу да пронађу те податке у одговор на било који ДСР захтев.

Затим можете извести личне податке, исправити их или избрисати у табели користећи функционалност унутар производа.

Откривање

Када Dataverse администратори система приме DSR захтев од појединца, морају да идентификују која окружења / окружења са Dataverse базом података садрже личне податке те особе. Лични подаци се обично чувају у кључним табелама (на пример, пословни контакт, контакт, потенцијални клијент, могућност за пословање итд.), али ваша је одговорност да развијете смернице и процедуре за одржавање инвентара где складиштите личне податке сваког појединца како бисте били спремни да одговори на DSR захтеве.

Можете пронаћи личне податке корисника претходне верзије услуге Dataverse у оквиру следећих ресурса:

Ресурс	Сврха	Приступ веб-локацији	Програмски приступ
Редови табеле	Бележи пословне трансакције у одговарајућу пословну табелу.	Power Apps	Не

Редови табеле

Лични подаци појединца могу се чувати у било којој пословној табели.

Ова верзија Dataverse садржи сопствену шему и инфраструктуру базе података. Има сопствене табеле, а ви њима управљате у услузи Power Apps.

Поступите на следећи начин да бисте видели листу табела:

1. У падајућој листи Окружење одаберите своје окружење.

2. У окну за навигацију, изаберите Dataverse, а затим изаберите ставку Табеле.

   

3. Са листе табела изаберите табелу (на пример, табелу Пословни контакт), као што је приказано доле.

   

4. На траци менија изаберите Извоз>Извоз података.

5. Када се извоз доврши, изаберите ставку Преузми извезене податке.

6. Када се извоз доврши, изаберите .zip датотеку у фасцикли Преузимања и распакујте датотеку. Отворите .csv датотеку.

7. Изаберите дугме за претрагу, унесите личне податке појединца у поље за претрагу, а затим изаберите Претражи.

8. Користећи листу инвентара, поновите горенаведене кораке за сваку пословну табелу како бисте открили све личне податке појединца.

Исправи

Ако субјект података тражи од вас да исправите њихове личне податке који се налазе у подацима ваше организације, ви и ваша организација морате утврдити да ли је прикладно да уважите тај захтев. Исправљање података може укључивати измену, уређивање или уклањање личних података из документа или друге врсте предмета.

Можете користити Microsoft Entra за управљање идентитетима (лични подаци) ваших корисника у претходној верзији Dataverse. Клијенти у предузећима могу управљати захтевима DSR за исправљање користећи ограничене могућности уређивања унутар одређене Microsoft услуге. Као процесор података, Microsoft не нуди могућност исправљања системски генерисаних дневника, јер они одражавају чињеничне активности и представљају историјски запис догађаја у оквиру Microsoft услуга.

Да бисте исправили личне податке који се налазе у окружењу, можете да извезете податке табеле у Excel унакрсну табелу, ажурирате их, а затим вратите исправке у базу података.

Dataverse администратори система су одговорни за идентификовање свих табела које садрже личне податке за појединца и понављање следећих корака за сваку од тих табела.

Из услуге Power Apps урадите следеће:

1. У окну за навигацију, изаберите Dataverse, а затим изаберите ставку Табеле.

   

2. Са листе табела изаберите табелу (на пример, табелу Пословни контакт), као што је приказано доле.

   

3. На траци менија изаберите Извоз>Извоз података.

4. Када се извоз доврши, изаберите ставку Преузми извезене податке.

5. Када се извоз доврши, изаберите .zip датотеку у фасцикли Преузимања и распакујте датотеку. Отворите .csv датотеку.

6. На траци менија изаберите Датотека, изаберите Сачувај као, а затим изаберите локацију на којој ћете сачувати датотеку.

7. Обавезно ажурирајте личне податке и сачувајте унакрсну табелу.

8. У услузи Power Apps, вратите се на изабрану табелу, а затим изаберите Увоз>Увези податке.

9. Изаберите Претрага, а затим изаберите и отворите Excel унакрсну табелу коју сте управо ажурирали.

10. Изаберите Увези.

Export

Можете извести личне податке из сваке табеле у Excel унакрсну табелу и прегледати их.

Из услуге Power Apps урадите следеће:

1. У окну за навигацију, изаберите Dataverse, а затим изаберите ставку Табеле.

   

2. Са листе табела изаберите табелу (на пример, табелу Пословни контакт), као што је приказано доле.

   

3. На траци менија изаберите Извоз>Извоз података.

4. Када се извоз доврши, изаберите ставку Преузми извезене податке.

5. Када се извоз доврши, изаберите .zip датотеку у фасцикли Преузимања и распакујте датотеку. Отворите .csv датотеку.

Избриши

Можете избрисати личне податке који се чувају у табелама помоћу функције Извези/Увези податке.

Dataverse администратори система су одговорни за идентификовање свих табела које садрже личне податке за појединца и понављање следећих корака за сваку од тих табела.

Из услуге Power Apps урадите следеће:

1. У окну за навигацију, изаберите Dataverse, а затим изаберите ставку Табеле.

   

2. Са листе табела изаберите табелу (на пример, табелу Пословни контакт), као што је приказано доле.

   

3. На траци менија изаберите Извоз>Извоз података.

4. Када се извоз доврши, изаберите ставку Преузми извезене податке.

5. Када се извоз доврши, изаберите .zip датотеку у фасцикли Преузимања и распакујте датотеку. Отворите .csv датотеку.

6. На траци менија изаберите Датотека, изаберите Сачувај као, а затим изаберите локацију на којој ћете сачувати датотеку.

7. Избришите редове који садрже личне податке које желите да уклоните из табеле и сачувајте табелу.

8. У услузи Power Apps, вратите се на изабрану табелу, а затим изаберите Увоз>Увези податке.

9. Изаберите Претрага, а затим изаберите и отворите Excel унакрсну табелу коју сте управо ажурирали.

10. Изаберите Увези.