Konfigurera utskick och mottagning av elektroniska dokument

Anteckning

Innehållet i den här artikeln gäller endast för versioner av Dynamics 365 Business Central som släpptes före utgivningscykel 2 för 2023. I utgivningscykel 2 för 2023 ingår ny funktionalitet för e-dokument. Mer information finns i Konfigurera e-dokument.

Som alternativ till att e-posta en filbilaga kan du skicka och ta emot elektroniska affärsdokument. Med elektroniska dokument menas en standarduppfyllande-fil som representerar ett affärsdokument, till exempel en faktura från en leverantör som kan tas emot och konverteras till en inköpsorder i Business Central. Utbytet av elektroniska dokument mellan två handelspartners utförs av en extern leverantör av dokumentväxlingstjänster. Den generiska versionen av Business Central stöder utskick och mottagning av elektroniska fakturor och kreditnotor i PEPPOL-format, som stöds av de största leverantörerna av dokumentväxlingstjänster. En större leverantör av dokumentväxlingstjänster är förkonfigurerad och klar att ställa in för ditt företag.

Från PDF- eller bildfiler som representerar inkommande dokument kan du låta en extern OCR-tjänst (Optical Character Recognition) skapa elektroniska dokument som du kan konvertera till dokumentposter i Business Central som du gör för elektroniska PEPPOL-dokument. När du exempelvis tar emot en faktura i PDF-format från leverantören, kan du skicka den till OCR-tjänsten från sidan Inkommande dokument. Efter några sekunder får du tillbaka filen tillbaka som en elektronisk faktura som kan omvandlas till en inköpsfaktura för leverantören. Om du skicka filen till OCR-tjänsten via e-post, skapas en ny inkommande dokumentpost automatiskt när du får tillbaka det elektroniskt dokument.

Det elektroniskt dokumentformatet PEPPOL har förkonfigurerats så att du kan skicka elektroniska fakturor och kreditnotor i PEPPOL-format. Först måste du skapa olika huvuddata, som företagsinformation, kunder, artiklar och enheter. Dessa används för att identifiera dina affärspartners och artiklar vid konvertering av data i fält i Business Central till element i den utgående dokumentfilen. Sedan måste du välja formatet på sidan Elektroniskt dokumentformat för varje kund som du ska skicka elektroniska PEPPOL-dokument till. Mer information finns i Skicka elektroniska dokument.

Dataväxlingsdefinitionerna PEPPOL – Faktura och PEPPOL – Kreditfaktura är förkonfigurerade så att du kan ta emot elektroniska fakturor och kreditfakturor i PEPPOL-format. Först måste du skapa olika huvuddata, som företagsinformation, leverantörer, artiklar och enheter. Dessa används för att identifiera dina affärspartners och artiklar vid konvertering av data i element i den utgående dokumentfilen till fält i Business Central. Sedan måste du välja valutakursdefinitionen på sidan Inkommande dokument för varje inkommande elektroniskt dokument som du vill omvandla till ett inköpsdokument i Business Central.

Dataväxlingsdefinitionen OCR – Faktura är förkonfigurerad så att du kan ta emot elektroniska dokument som genererats av OCR-tjänsten. Om du vill ta emot till exempel en faktura som ett elektroniskt OCR-dokument ställer du in huvuddatum och behandlar dokumentet som när du tar emot ett elektroniskt PEPPOL-dokument. Mer information finns i Använda OCR för att omvandla PDF- och bildfiler till elektroniska dokument.

De förkonfigurerade tjänsterna för dokumentutbyte och OCR måste vara aktiverad innan du skickar och tar emot. Mer information finns i Konfigurera en dokumentväxlingstjänst.

Avsnittet innehåller följande procedurer:

• Så här ställer du in företaget för utskick och mottagning av elektroniska dokument
• Så här ställer du in momsbokföring för utskick och mottagning av elektroniska dokument
• Så här ställer du in länder/regioner för utskick och mottagning av elektroniska dokument
• Så här ställer du in artiklar för utskick och mottagning av elektroniska dokument
• Så här ställer du in måttenheter för utskick och mottagning av elektroniska dokument
• Så här ställer du in kunder för utskick av elektroniska dokument
• Så här väljer du det elektroniska dokumentformatet PEPPOL för utskick och mottagning av elektroniska dokument
• Så här ställer du in leverantörer för mottagning av elektroniska dokument
• Så här väljer du datautbytesdefinitionen PEPPOL – Faktura för mottagning av elektroniska dokument
• Så här ställer du in det redovisningskonto som ska användas på nya inköpsfakturarader för icke-identifierbara artiklar och icke-objekt

Så här ställer du in företaget för utskick och mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök, ange Företagsinformation och välj sedan relaterad länk.

2. Fyll i fälten enligt beskrivningen i följande tabell på snabbfliken Allmänt.

   Fält	Description
   GLN	Identifiera företaget. När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i EndPointID-element under noden AccountingSupplierParty i filen. Numret baseras på standarden GS1, som är kompatibel med ISO 6523.
   Momsregistreringsnr	Ange företagets momsregistreringsnummer.
   Ansvarsenhet	Om ditt företag ställs in med en ansvarsenhet så se till att fältet Lands-/regionskod är ifyllt.

Så här ställer du in momsbokföring för utskick och mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök, ange Bokföringsinställningar för moms och välj sedan relaterad länk.

2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje rad med momsbokföringsinställning som du kommer att använda för elektroniskt dokument.

   Fält	Description
   Momskategori	Ange momskategorin. När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i TaxApplied-element under noden AccountingSupplierParty i filen. Numret baseras på standarden UNCL5305.

Så här ställer du in länder/regioner för utskick och mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök anger du Länder/regioner och väljer sedan relaterad länk.

2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje land/region som du ska utbyta elektroniska dokument med.

   Fält

   Description

   Momssystem

   Identifiera den nationella myndighet som utfärdar momsregistreringsnummer för landet/regionen i samband med utskick av elektroniska dokument. När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i SchemeID-attributet för EndPointID-elementet under både noden AccountingSupplierParty och AccountingCustomerParty i filen. Fältet Momssystem används endast om fältet GLN på sidan Företagsinformation inte är ifyllt. Obsa: Värdet i fältet Kod på sidan Länder/Regioner måste uppfylla ISO 3166-1:Alpha2.

Så här ställer du in artiklar för utskick och mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök, ange Artiklar och välj sedan relaterad länk.

2. Fyll i fälltet enligt beskrivningen i följande tabell för varje artikel som du köper eller säljer.

   Fält	Description
   GTIN	Identifierar artikeln i samband med utskick och mottagning av elektroniska dokument. För PEPPOL-format används fältet enligt följande: Om StandardItemIdentification/ID-element har SchemeID-attribut inställt på GTIN, mappas elementet till fältet GTIN på artikelkortet.

Så här ställer du in måttenheter för utskick och mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök, ange Måttenhet och välj sedan relaterad länk.

2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje måttenhet som du kommer att använda för artiklar i elektroniska dokument.

   Fält

   Description

   Internationell standardkod

   Ange den använda måttenheten i enlighet med standarden UNECERec20 i samband med utskick av elektroniska dokument. När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i unitCode-attributet för elementet InvoicedQuantity under noden InvoiceLine. Obs: Om fältet Måttenhet på försäljningsraden är tomt, infogas standardvärdet i UNECERe20 för “Piece” (H87) som standard. Mer information och en lista över giltiga enhetskoder finns i Rekommendation nr. 20 - Enheter som används i internationell handel.

Så här ställer du in kunder för utskick av elektroniska dokument

1. I rutan Sök, ange Kunder och välj sedan relaterad länk.

2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell för varje kund som du vill skicka elektroniska dokument till.

   Fält	Description
   GLN	Identifiera kunden. När du till exempel skickar elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i EndPointID-element under noden AccountingCustomerParty i filen. Numret baseras på standarden GS1, som är kompatibel med ISO 6523. Om GLN är tomt används värdet i fältet Momsregistreringsnr..
   Momsregistreringsnr	Ange kundens momsregistreringsnummer. Tips: I lokaliserade versioner som stöds väljer du knappen Specificera om du vill använda webbtjänsten som verifierar om numret finns i landets företagsregister.
   Ansvarsenhet	Om kunden ställs in med en ansvarsenhet så se till att fältet Lands-/regionskod är ifyllt.

   Du kan skapa varje kund med en önskad metod för att skicka affärsdokument så att du inte behöver välja utskicksalternativ varje gång som du skickar ett dokument till kunden. Mer information finns i Skapa Dokumentutskicksprofiler.

Så här väljer du det elektroniska dokumentformatet PEPPOL för utskick och mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök anger du Dokumentutskicksprofiler och väljer sedan relaterad länk.

2. Öppna en befintlig dokumentutskicksprofil eller skapa en ny. Mer information finns i Skapa Dokumentutskicksprofiler.

3. På sidan skicka dokumentprofil väljer du elektroniskt Formatmarkerar raden för PEPPOL och välj OK.

4. I fältet Elektroniskt dokument väljer du Ja (Genom dokumentväxlingstjänst).

   Anteckning

   Business Central identifierar automatiskt om dokumentet är en faktura eller kreditnota och tillämpar PEPPOL-formatet därefter.

5. Markera kryssrutan Standard på snabbfliken Allmänt. Fyll i fältet Dokumentutskicksprofil på kundkorten i fråga om du vill ange att det ska tillämpas för vissa kunder endast. Mer information finns i Skapa Dokumentutskicksprofiler.

   Du kan nu skicka det elektroniska dokumentet med konverterade data. Mer information finns i Skicka elektroniska dokument.

Så här ställer du in leverantörer för mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök, ange Leverantörer och välj sedan relaterad länk.

2. Fyll i fälltet enligt beskrivningen i följande tabell för varje leverantör som du vill ta emot elektroniska dokument från.

   Fält	Description
   GLN	Identifiera leverantören. När du till exempel tar emot elektroniska fakturor i PEPPOL-format används värdet i detta fält för att fylla i EndPointID-element under noden AccountingSupplierParty i filen. Numret baseras på standarden GS1, som är kompatibel med ISO 6523. Om GLN är tomt används värdet i fältet Momsregistreringsnr..
   Momsregistreringsnr	Ange leverantörens momsregistreringsnummer. Tips: I lokaliserade versioner som stöds väljer du knappen Specificera om du vill använda webbtjänsten som verifierar om numret finns i landets företagsregister.
   Ansvarsenhet	Om leverantören ställs in med en ansvarsenhet så se till att fältet Lands-/regionskod är ifyllt.

Så här väljer du datautbytesdefinitionen PEPPOL – Faktura för mottagning av elektroniska dokument

1. I rutan Sök, ange Inkommande dokument och välj sedan relaterad länk.

2. Välj fältet Typ av dataintegrering och sedan PEPPOLINVOICE på raden för elektroniskt dokument som du vill ta emot och konvertera.

   Om dokument som ska tas emot är en kreditnota väljer du PEPPOLCREDITMEMO.

   Nu kan du ta emot elektroniska dokument genom att starta datakonverteringprocessen på sidan Inkommande dokument. Mer information finns i Ta emot och omvandla elektroniska dokument.

Så här ställer du in det redovisningskonto som ska användas på nya inköpsfakturarader för icke-identifierbara artiklar och icke-objekt

1. I rutan Sök anger du Inköpsinställningar och sedan väljer du relaterad länk.

2. Fyll i fältet enligt beskrivningen i följande tabell på snabbfliken Standardkonton.

   Fält

   Description

   Redovisningskonto för rader utan artikel

   Anger det redovisningskonto som infogas automatiskt på inköpsrader, som skapas från elektroniska dokument när den inkommande dokumentraden inte innehåller en identifierbar artikel. Inkommande dokumentrader som inte har ett EAN- eller leverantörsartikelnummer konverteras till en inköpsrad av typen Redovisningskonto, och Nr på inköpsraden innehåller det konto som du väljer i den Redovisningskonto för rader utan artikel. Om du lämnar fältet Redovisningskonto för rader utan artikel tomt, och det inkommande dokumentet har rader utan identifierbara artiklar, kommer inköpsdokumentet inte att skapas. Ett felmeddelande visas med instruktion om att du måste fylla i fältet Redovisningskonto för rader utan artikel innan du kan slutföra uppgiften.

Se även

Utbyta data elektroniskt.
Fakturaförsäljning
Registrera inköp

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här