Fakturaförsäljning

Du kan vanligtvis skapa antingen en försäljningsorder eller försäljningsfaktura för att registrera en överenskommelse med en kund om att sälja vissa produkter till vissa leverans- och betalningsvillkor.

Du måste dock använda en försäljningsorder i stället för en försäljningsfaktura om du:

• Du behöver skicka en del av en orderkvantitet, till exempel eftersom den fullständiga kvantiteten inte är tillgänglig.
• Leverera produkter efter att du har bokfört motsvarande fakturor.
• Sälj artiklar som leverantören levererar direkt till kunden, kallat direktleverans. Mer information finns i skapa direktleveranser.

I alla andra situationer fungerar försäljningsorder och försäljningsfakturor på samma sätt. Mer information om hur du använder försäljningsorder finns i Sälj produkter.

Du kan förhandla med kunden genom att först skapa förs.offerter, som du kan omvandla till en försäljningsfaktura när du instämmer om försäljningen. Läs mer i Skapa försäljningsoffert.

Skapa försäljningsfakturor

Om kunden bestämmer sig att köpa kan du bokföra fakturan för att skapa relaterade kvantitet- och värdetransaktioner. När du bokför försäljningsfakturan, kan du också e-posta den som en PDF-bilaga. Du kan använda ifylld e-postbrödtext med en sammanfattning av fakturan och betalningsinformationen, till exempel en länk till PayPal. Läs mer på Skicka dokument via e-post. När kunden sedan betalar fakturan kan du registrera den betalningen på olika sätt beroende på storlek och önskade arbetsflöden för din organisation. Läs mer i avsnittet registrera betalningar.

Artikelkort kan vara av typen Lager, Service, eller Inte i lager för att ange om artikeln är en fysisk inventeringsenhet, en arbetstidsenhet eller en fysisk enhet som inte hålls i inventeringen. Lär dig mer om att Registrera nya artiklar. Försäljningsfakturaprocessen är samma för alla tre artikeltyper.

Du kan fylla i kundfälten på försäljningsfakturan på ett av två sätt, beroende på om kunden redan har registrerats. Se steg 2 i följande procedur.

Så här skapar du en försäljningsfaktura

1. Välj den anger du försäljningsfakturor och väljer sedan relaterad länk.

2. Ange namnet på en befintlig kund i fältet Kundnamn. Om kunden däremot är ny och därför inte registrerad, följer du dessa steg för att fylla i standard kundinformationen på sidan försäljningsfaktura.

   1. Ange namnet på en ny kund i fältet Kundnamn.
   2. Välj OM i dialogrutan om registrering av den nya kunden.
   3. Välj en mall det nya kundkortet ska baseras på sidan Välj en mall för en ny kund och välj sedan OK.
   4. Ett nytt kundkort visar information från den markerade kundmallen. Fyll i resterande fält. Lär dig mer om att registrera nya kunder.
   5. Välj OK för att gå tillbaka till sidan Stäng, när du har slutfört kundkortet.

   Flera fält i försäljningsfakturahuvudet är nu ifyllda med information som du har angett på det nya kundkortet.

3. På sidan Inkommande dokument fyller du i de återstående fälten efter behov. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.

   Anteckning

   Om du tillåter att kunden betalar direkt, till exempel via kontanter eller PayPal, fyll sedan i fältet betalningssätt. Betalningen registreras sedan när du bokför försäljningsfakturan som fakturerad. Om du väljer kontant registreras betalning på ett angivet motkonto.

   Du är nu klar att fylla i snabbfliken Rad med produkter som du säljer till kunden eller för en transaktion med den kund som du vill registrera en post i ett redovisningskonto.

4. På snabbfliken rader i fältet typ väljer du vilken typ av produkt, kostnad eller transaktion som du vill bokföra för kunden med försäljningsraden.

   Dricks

   Om du har ställt in återkommande försäljningsrader för kunden, till exempel en månatlig återanskaffningsorder, kan du återspegla det här raderna på ordern, genom att välja åtgärden Hämta återkommande försäljningsrader.

5. I fältet Nr. väljer du en post som ska bokföras enligt värdet i fältet Typ.

   Du lämnar fältet Nr. tomt i följande fall:

   • Om raden är avsedd för en kommentar. Skriv kommentaren i fältet Beskrivning.
   • Om raden är avsedd för en katalogartikel. Välj åtgärden Markera katalogartiklar. Mer information: Arbeta med katalogartiklar.

6. I fältet Antal anger du hur många enheter av produkt, kostnad eller transaktion som registreras på raden för kunden.

   Anteckning

   Om artikeln är av typen Tjänst, eller fältet Typ innehåller Resurs, är kvantiteten en tidsenhet, till exempel timmar, enligt fältet Enhetskod på raden. Mer information finns i Ställa in måttenheter

   Värdet i fältet Radbelopp beräknas som enhetspris × antal.

   Pris- och radbeloppen visas med eller utan omsättningsskatt beroende på vad du valde i fältet Priser inkl. moms på kundkortet.

7. Om du vill ge en rabatt kan du ange ett procenttal i fältet radrabatt %. Värdet i fältet Radbelopp uppdateras i enlighet därmed.

   Om du har ställt in särskild artikelpriser på snabbfliken Försäljningspriser och försäljningsradrabatter på kund- eller artikelkortet och när priskriterierna uppfylls uppdateras priset och beloppet på försäljningsraden automatiskt. Läs mer på Registrera försäljningspris, rabatt och betalningsavtal.

8. Upprepa moment 4 till 7 för varje produkt som du vill fakturera kunden för.

   Fälten för summor under raderna uppdateras automatiskt när du skapar eller ändrar rader för att visa de belopp som ska bokföras i redovisningen.

   Anteckning

   I sällsynta fall kan de bokförda beloppen avvika från vad som visas i fälten för summor. Det beror vanligtvis på att du avrundar beräkningar när det gäller moms.
   
   Kontrollera vilka belopp du bokför genom att använda faktaboxen Kundstatistik. Om du väljer åtgärden Släpp kommer värdena i fälten för summor dessutom att uppdateras så att de omfattar avrundade beräkningar.

9. I fältet Fakturarabatt exkl. moms anger du ett belopp som ska dras från värdet som visas i fältet Totalt inkl. moms.

   Om du har ställt in fakturarabatter för kunden, då infogas det angivna procentsatsvärdet automatiskt i fältet Fakturarabatt % om rabattkriteriet uppfylls, och det relaterade beloppet infogas i fältet Fakturarabatt exkl. moms. Läs mer på Registrera försäljningspris, rabatt och betalningsavtal.

10. När försäljningsfakturaraderna slutförda väljer du åtgärden Bokföra och skicka.

Dialogrutan Bokför och skicka bekräftelse visar kundens standardmetod för mottagning av dokument. Du kan ändra utskicksmetoden genom att välja sökknappen för fältet Skicka dokument till. Läs mer: Skapa dokumentutskicksprofiler.

Relaterade artiklar och kundtransaktionerna skapas nu i systemet, och försäljningsfakturan matas ut som ett PDF-dokument. Försäljningsfakturan tas bort från listan över försäljningsfakturor och ersätts med ett nytt dokument i listan över bokförda försäljningsfakturor.

Beräkna fakturarabatter på försäljning

När du har lagt till alla artiklar på rader kan du beräkna fakturarabatten för hela försäljningsdokumentet genom att välja åtgärden Beräkna fakturarabatt.

Rabatten beräknas baserat på alla rader i försäljnings dokumentet där kryssrutan beräkna fakturarabatt har valts. Som standard är fakturarabatter tillåtna. Men rader med artikelomkostnader ingår till exempel inte i beräkningen av fakturarabatten. Om du vill tillämpa en rabatt på sådana rader anger du ett värde i fältet Radrabattbelopp på raderna.

Anteckning

Som standard är fälten Pris inklusive moms och Radrabattbelopp är gömda på rader. Om fälten inte är tillgängliga kan du lägga till dem genom att anpassa sidan. Mer information finns i Anpassa din arbetsyta.

Dricks

Om fältet Beräkna fakturarabatt är markerat på sidan Försäljningsinställningar beräknas fakturarabatten automatiskt. När beräkningen sker varierar beroende på vilken typ av försäljningsdokument du använder.

Om du använder en försäljningsorder beräknas rabatten när du lägger till en rad. För alla andra försäljningsdokument, till exempel försäljningsfakturor, beräknas rabatten när du gör något av följande:

• Visa statistik
• Visa en testrapport
• Skriv ut
• Post

Du definierar fakturarabatt för en kund definieras på sidan Kundfakturarabatter. Valutakoden i försäljningsdokumentet används för att hitta villkoren för fakturarabatt i motsvarande valuta.

Om du inte har definierat fakturarabatter för utländska valutor används rabattvillkoren på sidan Kundfakturarabatter för att beräkna rabatten. I beräkningen används den lokala valutan och den valutakurs som gäller på dokumentets bokföringsdatum.

Bokförda fakturor

När fakturan har bokförts hittar du den i listan över bokförda fakturor. Både listan Bokförda försäljningsfakturor och listan Bokförda inköpsfakturor visar de bokförda fakturorna med de slutliga fakturanumren. I listan kan du slå upp varje bokförd faktura och du kan korrigera eller annullera en bokförd faktura.

För varje bokförd faktura kan du slå upp statistik, dimensioner och transaktioner som är resultatet av den bokförda fakturan. Du kan också skriva ut eller skicka den bokförda fakturan.

Det är enkelt att korrigera eller annullera en bokförd försäljningsfaktura, innan den slutliga betalningen. Det är användbart om du vill rätta till ett skrivfel eller om du kunden göra en ändring tidigt i orderprocessen. Läs mer i Korrigera eller makulera obetalda försäljningsfakturor. Om den bokförda försäljningsfakturan betalas, måste du skapa en försäljningskreditnota för att återföra försäljningen. Läs mer Behandla försäljningsreturer eller annulleringar.

Öppna listan bokförda försäljningsfakturor i Business Central.

Registrera betalningar

Beroende på ditt företagsbehov kan du få betalt och registrera den betalningen på olika sätt: manuellt, automatiskt eller via betalningstjänster.

Du kan bearbeta betalningar direkt från kundkortet. Använd åtgärden registrera kundbetalningar för att få en översikt över obetalda fakturor för den kunden. Markera sedan fakturan som betald delvis eller helt. Denna betalningsavstämning behandlar dina kundbetalningar genom att matcha mottagna belopp på ditt bankkonto med relaterade obetalade försäljningsfakturor och sedan bokföra betalningarna. Mer information finns i avsnitt Så här stämmer du av betalningar individuellt.

I affärsmiljöer där kunden betalar en tid efter leverans. Enligt betalningsvillkoren förblir en bokförd försäljningsfaktura öppen (obetald) tills Kundreskontraavdelningen verifierar att betalning tagits emot och att det gäller betalningen för den bokförda försäljningsfakturan. Detta kan göras manuellt eller automatiskt. Mer information finns i Stäm av kundbetalningar med inbetalningsjournalen eller från kundreskontratransaktioner och Stämma av betalningar genom att använda automatisk koppling.

I företagsmiljöer där kunden betalar direkt, till exempel genom PayPal eller kontanter, betalningen bokförs direkt när du bokför försäljningsfakturan, d.v.s. stängs den bokförda försäljningsfakturan som i sin helhet. Du väljer relevant metod i fältet Kod för betalningsmetod på försäljningsordern. För elektroniska betalningar såsom PayPal, måste du även fylla i fältet betalningstjänst. Läs mer på Aktivera kundbetalningar via betalningstjänster.

Du kan även skapa direktbetalade fakturor för icke-registrerade kunder genom att definiera ett ”kontant” kundkort som du refererar till på försäljningsfakturan. Läs mer i Så här skapar du Kontantkunder.

Dricks

Om du vill skicka påminnelser om förfallna betalningar till dina kunder måste du först ange nivåer och villkor för betalningspåminnelser. Läs mer i Konfigurera påminnelsevillkor och nivåer.

Externa dokumentnummer

I försäljningsdokument och journaler kan du ange ett dokumentnummer som refererar till kundens nummersystem. Använd det här fältet för att registrera numret som kunden har tilldelat ordern, fakturan eller kreditnotan. Sedan kan du använda numret om du av någon anledning behöver söka efter den bokförda posten med hjälp av detta nummer.

Fältet Ext. Dok.nr obligatoriskt på sidan Konfiguration av försäljning och kundreskontra anger om det är obligatoriskt att ange ett externt dokumentnummer i fältet Externt dokumentnr i ett försäljningshuvud och fältet Externt dokumentnr på en redovisningsjournalrad.

Om du markerar det här fältet kommer det inte att vara möjligt att bokföra en faktura eller en redovisningsjournalrad utan ett externt verifikationsnummer.

Det externa dokumentnumret inkluderas i de bokförda dokumenten där du kan söka på det aktuella numret. Du kan även söka med hjälp av det externa dokumentnumret när du navigerar i kundreskontratransaktioner.

Olika sätt att hantera externa dokumentnummer är att använda fältet Din referens. Om du använder fältet Din referens inkluderas numret i bokförda dokument, och du kan söka efter det på samma sätt som för värden från fälten Externt dokumentnr. Fältet är dock inte tillgängligt på journalrader.

Se även

Försäljning
Konfigurera försäljning
Skriva ut plocklistan
Lager
Skicka dokument via e-post
Kräva in utestående saldon
Bulkfakturering från Microsoft Bookings i Business Central
Arbeta med Business Central

Sök efter gratis e-inlärningsmoduler för Business Central här