Kräva in utestående saldon

I den här artikeln beskrivs funktioner som du kan använda för att samla in utestående saldon från dina kunder.

När kundbetalningar registreras och stäms av omfattar inkassoprocessen ofta ett eller flera av följande steg för att samla in utestående saldon. Beroende på hur du hanterar samlingar i ditt företag kan Business Central hjälpa dig att:

• Skicka utdrag för att informera kunder om deras saldon, förfallna saldon och relevanta transaktioner. Till exempel antingen öppna transaktioner eller alla transaktioner som bokförts under föregående år/kvartal/månad eller någon annan period. Om kunderna har förfallna betalningar, kan du börja med att skicka kundkontoutdragsrapporten som betalningspåminnelse. Mer information finns i Uttalanden.
• Skicka påminnelser (kallas även kravbrev eller betalningsbegäranden) till kunder för att informera dem om förfallna saldon. Betalningspåminnelsen kan innehålla både förfallna och öppna transaktioner, så att kunden också är medveten om kommande förfallodatum. Du kan även använda betalningspåminnelser för att beräkna ränta eller avgifter och inkludera dem i betalningspåminnelsen. Du kan automatisera processerna för att skapa, utfärda och bokföra påminnelser. Om du vill veta mer går du till Påminnelser.
• Skicka räntefakturor för att kräva ränteavgifter för förfallna belopp. Använd räntefakturor om du vill debitera kunder för ränta eller avgifter utan att påminna dem om förfallna belopp. Mer information finns i Räntefakturor.
• Kommunicera med kunder via telefon eller e-post om förfallna saldon och hantera potentiella missförstånd och tvister, eller helt enkelt påminna kunderna om att balansera sina konton på ett mer direkt sätt. Mer information finns i Använda Copilot för ekonomi i Outlook för att effektivisera manuellt seriearbete.

Använd Copilot för ekonomi i Outlook för att effektivisera manuellt insamlingsarbete

Anmärkning

Copilot för ekonomi finns för närvarande i förhandsversion och är tillgängligt i USA. Den är planerad att bli allmänt tillgänglig under andra halvåret 2024, då prisinformation förväntas publiceras.

När du kommunicerar med kunder via e-post om utestående saldon, är chansen stor att du behöver söka efter kund- och fakturarelaterad information i Business Central? Copilot för ekonomi gör detta uppgift enklare genom att se till att relevanta kunddata finns till hands i Outlook. För ett e-postmeddelande som du har fått kan Copilot för ekonomi till exempel hitta kunden via den länkade kontakten och visa information om ålderssaldo och lista utestående fakturor som du enkelt kan bifoga till ett svar. Copilot för ekonomi i Outlook kan du också:

• Få åtkomst till och uppdatera datum för tvist och betalningslöfte på fakturor
• Uppdatera kontaktinformation
• Skicka utkast till e-postsvar med Copilot
• Bifoga ett utdrag och fakturor direkt från Outlook.

Mer information finns i Copilot för ekonomi och distributions guide för Copilot för ekonomi (förhandsversion).

Rapporter

Från kundkortet kan du skapa ett utdraget med kundens transaktioner med dig. Sedan kan du generera en PDF-fil och skicka den till kunden. Du kan också använda rapporten Kundkontoutdrag för att skicka kunderna en översikt över deras affärer med dig.

Dricks

Om det behövs kan du skicka utdraget till Excel för ändringar.

Om du vill skicka kundkontoutdragsrapporten.

1. Välj ikonen , ange Kundkontoutdrag och välj sedan relaterad länk.
2. Fyll i fälten om det behövs. Placera markören över ett fält om du vill läsa en kort beskrivning.
3. I Utdataalternativ väljer du hur rapporten ska skickas till kunden.

Anmärkning

Om du använder flera valutor skrivs kundutdragsrapporten alltid ut i kundens valuta. Det sista datumet i en rapportperiod används även som meddelandedatumet och åldersfördelningdatumet, om åldern inkluderas.

Påminnelser

Du kan använda betalningspåminnelser för att påminna kunder om förfallna belopp. Du kan även använda betalningspåminnelser för att beräkna ränta eller avgifter och inkludera dem i betalningspåminnelsen.

Dricks

Informationen i den här artikeln är korrekt, men den beskriver till stor del en manuell process. Business Central erbjuder verktyg som du kan använda för att automatisera processerna för att skapa, utfärda och skicka påminnelser. Genom att automatisera dessa steg kan du spara mycket tid på insamlingar. Mer information finns i Automatisera påminnelser i samlingar.

Innan du kan skapa betalningspåminnelser måste du ange betalningspåminnelsevillkor och tilldela dem till dina kunder. Mer information finns i Ange villkor och nivåer för påminnelser. För att hantera kundfordringar kan du ställa in betalningspåminnelser och tilldela dem till kunder. Med betalningspåminnelsevillkor kan du styra hur betalningspåminnelseprocessen fungerar. Varje betalningspåminnelsevillkor har en uppsättning nivåer för betalningspåminnelser som du definierar. Nivåer för betalningspåminnelser inkluderar regler om när påminnelsen ska utfärdas, vilka avgifter som ska tas ut och om ränta ska beräknas. Nivåer för betalningspåminnelser inkluderar också en inställning av tidsfrist som säkerställer att du inte skickar en påminnelse för en faktura som en kund redan har betalat. Innehållet på sidan Räntevillkor avgör om ränta beräknas på betalningspåminnelsen.

Du kan regelbundet köra batch-jobbet Skapa betalningspåminnelser för att skapa betalningspåminnelser för alla kunder med förfallna saldon eller också kan du manuellt skapa en betalningspåminnelse för en specifik kund och sedan låta raderna beräknas och fyllas i automatiskt.

När du skapat betalningspåminnelserna kan du ändra dem. Texten som visas i början och i slutet av en betalningspåminnelse bestäms av villkoren för betalningspåminnelsenivån och visas i kolumnen Beskrivning. Om ett beräknat belopp har infogats automatiskt i den inledande eller avslutande texten justeras inte texten om du tar bort rader. Då måste du använda funktionen Uppdatera bet.påminnelsetext.

För kundreskontratransaktioner med fältet Stoppad ifyllt får du inga uppmaningar om att skapa betalningspåminnelser. Men om en betalningspåminnelse skapas med en annan transaktion som bas, kommer en förfallen transaktion som markerats Stoppad också att inkluderas i betalningspåminnelsen. Ränta beräknas inte på rader med den här typen av transaktioner.

När du har skapat betalningspåminnelser och gjort nödvändiga ändringar kan du antingen skriva ut testrapporter eller skicka ut påminnelserna, vanligtvis som e-post.

Så här skapar du en betalningspåminnelse automatiskt

En betalningspåminnelse liknar en faktura. När du skapar en betalningspåminnelse måste ett betalningspåminnelsehuvud och en eller flera betalningspåminnelserader fyllas i. Du kan använda en funktion för att automatiskt skapa betalningspåminnelser för alla kunder.

1. Välj ikonen , ange Påminnelser och välj sedan relaterad länk.
2. På sidan Betalningspåminnelse väljer du åtgärden Skapa betalningspåminnelse.
3. På sidan skapa betalningspåminnelser fyller du i fälten för att definiera hur och till vem som betalningspåminnelserna skapas.
4. Välj knappen OK.

Så här skapar du en betalningspåminnelse manuellt

På sidan påminnelse kan du fylla i snabbfliken allmännt manuellt och sedan låta raderna fyllas i automatiskt.

1. Välj ikonen , ange Påminnelser och välj sedan relaterad länk.

2. Välj åtgärden Ny.

3. I snabbfliken Allmänt fyller du i nödvändiga fält.

4. Välj åtgärden Föreslå betalningspåminnelserader.

5. I batch-jobbet Föreslå betalningspåminnelserader fyller du i fälten för att definiera hur och till vem som betalningspåminnelserna skapas.

6. Markera kryssrutan Inkludera stoppade transaktioner om du vill att betalningspåminnelserna ska innehålla förfallna öppna transaktioner som är stoppade.

7. Markera kryssrutan Endast transaktioner med förfallna belopp om du vill att påminnelserna endast ska innehålla förfallna öppna transaktioner. Endast fakturor och betalningar visas som de här transaktionerna för vilka kundens betalningar kan vara försenade.

   Viktigt!

   Öppna transaktioner som är stoppade infogas, oavsett inställningen i kryssrutan Endast transaktioner med förfallna belopp.

8. Välj OK.

Så här ersätter du betalningspåminnelsetexter

Du kan bestämma vilken text som ska visas på betalningspåminnelsen på flera olika sätt. I vissa fall kan det hända att du vill ersätta de inledande och avslutande texterna som definierats för den aktuella nivån med texter från en annan nivå.

1. Välj ikonen , ange Påminnelser och välj sedan relaterad länk.
2. Öppna relevant påminnelse, och välj sedan åtgärden Uppdatera bet.påminnelsetext.
3. På sidan Uppdatera bet.påminnelsetext anger du önskad nicå i fältet Betalningspåminnelsenivå.
4. Klicka på OK om du vill uppdatera de inledande och avslutande texterna.

Om du vill utfärda ne betalningspåminnelse

När du har skapat betalningspåminnelser och gjort nödvändiga ändringar kan du antingen skriva ut testrapporter eller skicka ut påminnelserna.

När du skickar ut en betalningspåminnelse överförs informationen till en separat sida för utskickade betalningspåminnelser. Samtidigt bokförs betalningspåminnelsetransaktioner. Om ränta eller någon ytterligare avgift har beräknats bokförs transaktioner i kundreskontran och redovisningen.

När en betalningspåminnelse skickas ut, bokförs transaktionerna enligt vad du angett på sidan Betalningspåminnelsevillkor. Denna specifikation bestämmer om ränta och/eller extraavgifter ska bokföras på kundkontot och i redovisningen. Inställningen på sidan Kundbokföringsmallar bestämmer vilka konton som bokförs.

För varje kundreskontratransaktion på räntefakturan skapas en transaktion på sidan Bet.påminnelse/räntetrans..

Om kryssrutorna Bokför ränta eller Bokför avgift är markerade på sidan Betalningspåminnelsevillkor skapas även följande transaktioner:

• En transaktion på sidan Kundreskontratransaktioner
• En kundfordringar-transaktion på relevant redovisningskonto
• En "ränte-" och/eller en "avgifts"-transaktion på relevant redovisningskonto

Dessutom kan utskickandet av räntefakturor resultera i momstransaktioner.

1. Välj ikonen , ange Påminnelser och välj sedan relaterad länk.
2. Välj relevant betalningspåminnelse och välj sedan åtgärden Utskick.
3. På sidan Utskick betalningspåminnelser fyller du i fälten efter behov.
4. Välj OK.

Betalningspåminnelsen är avsedd att skickas ut till en angiven e-postadress som en bifogad PDF-fil.

För att annullera en utfärdad betalningspåminnelse.

Om påminnelserna utfärdades felaktigt kan du avbryta dem innan de skickas ut. Det kan du göra antingen av en eller som en batch.

1. På sidan Utfärdade påminnelser, välj en eller flera rader för utfärdade betalningspåminnelser som du vill avbryta och välj sedan åtgärden Avbryt.
2. På sidan Annullera utfärdade betalningspåminnelser fyller du i fälten efter behov och väljer sedan knappen OK.

Räntefakturor

Om en kund inte har betalat på förfallodatumet kan du låta beräkna dröjsmålsränta automatiskt och lägga till den på de förfallna beloppen på kundens konto. Du kan informera kunder om debiterade dröjsmålsräntor genom att skicka räntefakturor.

Anmärkning

Du använder räntefakturor för att beräkna dröjsmålsränta och informera dina kunder om dröjsmålsräntor utan att påminna dem om förfallna betalningar. Ett alternativ är att du i stället beräknar ränta på förfallna betalningar när du skapar betalningspåminnelser.

Innan du kan skapa räntefakturor måste du ange villkoren. Mer information finns i Konfigurera räntevillkor.

Du kan manuellt skapa en räntefaktura för en enskild kund och fylla i raderna automatiskt. Alternativt kan du använda åtgärden Skapa räntefakturor för att skapa räntefakturor för alla eller valda kunder med förfallna betalningar.

När du skapat räntefakturorna kan du ändra dem. Texten som visas i början och i slutet av räntefakturan bestäms av räntevillkoren och visas i kolumnen Beskrivning på raderna. Om ett beräknat belopp läggs till automatiskt i den inledande eller avslutande texten justeras inte texten om du tar bort rader. Då måste du använda åtgärden Uppdatera räntefakturatext .

När du har skapat räntefakturor och gjort eventuella ändringar kan du antingen skriva ut testrapporter eller skicka ut räntefakturorna, vanligtvis som e-post.

Så här skapar du en räntefaktura manuellt

En räntefaktura påminner om en vanlig faktura. Du kan fylla i ett huvud manuellt och ange att raderna ska fyllas i automatiskt, eller så kan du välja att automatiskt skapa räntefakturor för alla kunder.

1. Välj ikonen , ange Räntefakturor och välj sedan relaterad länk.

2. Välj åtgärden Ny och fyll sedan i fälten efter behov.

3. Välj åtgärden Föreslå räntefakturarader.

4. På sidan Föreslå räntefakturaraderna anger du ett filter på snabbfliken Kundreskontratransaktion om du bara vill skapa räntefakturor för särskilda transaktioner.

   Anmärkning

   Även om de visas har valet av Betalning och kreditnota som dokumenttypsfilter ingen effekt eftersom åtgärden Föreslå räntefakturarader endast hanterar positiva belopp.

5. Klicka på OK för att starta batchjobbet.

Så här uppdaterar du räntefakturatexter

I vissa fall kanske du vill ändra den inledande och avslutande texten för räntevillkoren. Om du gör detta när du har skapat, men ännu inte skickat ut, räntefakturor kan du uppdatera fakturorna med den ändrade texten.

1. Välj ikonen , ange Räntefaktura och välj sedan relaterad länk.
2. Öppna räntefakturan som du vill ändra text för och välj sedan åtgärden Uppdatera räntefakturatext .
3. På sidan Uppdatera räntefakturatext kan du definiera ett filter om du vill uppdatera flera fakturor.
4. Klicka på OK om du vill uppdatera de inledande och avslutande texterna.

Att utfärda räntefakturor

När du har skapat räntefakturor och gjort eventuella ändringar kan du antingen skriva ut testrapporter eller skicka ut räntefakturorna.

När du skickar ut en betalningspåminnelse bokförs transaktionerna enligt dina specifikationer på sidan Räntevillkor . Denna specifikation bestämmer om ränta och/eller extraavgifter ska bokföras på kundkontot och i redovisningen. Inställningarna på sidan Kundbokföringsmallar bestämmer vilka konton som räntor eller avgifter bokförs på.

För varje kundreskontratransaktion på räntefakturan skapas en transaktion på sidan Bet.påminnelse/räntetrans..

Om kryssrutorna Bokför ränta eller Bokför avgift är markerade på sidan Räntevillkor skapas även följande transaktioner:

• En transaktion på sidan Leverantörsreskontratransaktion.
• En kundfordringar-transaktion på relevant redovisningskonto
• En "ränte-" och/eller en "avgifts"-transaktion på relevant redovisningskonto

Dessutom kan utskickandet av räntefaktura resultera i momstransaktioner.

1. Välj ikonen , ange Räntefakturor och välj sedan relaterad länk.
2. Välj relevant faktura och välj sedan åtgärden Utskick.
3. På sidan Utskick räntefakturor fyller du i fälten efter behov.
4. Välj knappen OK.

Räntefakturan skrivs antingen ut för att skickas till ett angivet e-postmeddelande som en PDF-bilaga.

För att annullera utfärdad räntefaktura.

Om räntefakturor har utfärdats av misstag kan du avbryta dem innan de skickas ut igen. Du kan göra detta antingen en efter en eller som en batch.

1. På sidan Utfärdade räntefakturor, välj en eller flera rader för utfärdade räntefakturor som du vill avbryta och välj sedan åtgärden Avbryt.
2. På sidan Annullera utfärdade räntefakturor fyller du i fälten efter behov och väljer sedan knappen OK.

Så här visar du betalningspåminnelse- och räntetransaktioner

När du skickar ut en betalningspåminnelse skapas en betalningspåminnelsetransaktion på sidan Bet.påminnelse/räntetrans. för alla betalningspåminnelserader som innehåller en kundreskontratransaktion. Om du vill kan du visa en översikt över de betalningspåminnelsetransaktioner som skapats för en viss kund.

1. Välj ikonen , ange Kunder och välj sedan relaterad länk.
2. Öppna det relevanta kundkortet och välj sedan åtgärden Transaktioner.
3. På sidan Kundreskontratransaktioner markerar du raden med den transaktion som du vill visa betalningspåminnelsetransaktionerna för och väljer sedan åtgärden Bet.påminnelse-/räntetrans..

Flera räntesatser

För varje räntevillkorskod kan du ange flera räntesatser så att du kan beräkna dröjsmålsränta med flera räntesatser för en särskild period. Detta är praktiskt om du debiterar olika räntor på försenade betalningar. Ränteberäkningen görs på samma sätt för alla dröjsmålsräntor, men räntan kan variera under en viss period. Om det inte finns mer än en räntesats kommer räntesatsen och perioden som anges på sidorna Räntevillkor och Betalningspåminnelsevillkor för hela beräkningsperioden att användas. Mer information finns i Ställ in flera räntesatser.

Se även

Ställa in villkor och nivåer för betalningspåminnelser
Ställ in räntevillkor
Hantera kundfordringar
Försäljning
Arbeta med Business Central

Hitta kostnadsfria e-utbildningsmoduler för Business Central-Hit