Dela via

Krav och krav för Teams Shifts-anslutningsappen för UKG Pro Workforce Management

  • Artikel
  • Gäller för:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Översikt

Med Microsoft Teams Shifts-anslutningsappen för UKG Pro Workforce Management kan du integrera Shifts-appen i Microsoft Teams med ditt UKG Pro Workforce Management-system (UKG Pro WFM). Dina medarbetare i frontlinjen kan sömlöst visa och hantera sina scheman i UKG Pro WFM inifrån Skift.

Du kan använda guiden Förskjutningsanslutning i administrationscentret för Microsoft 365 eller PowerShell för att skapa en anslutnings- och anslutningsinstans. När de har konfigurerats kan du hantera dem i administrationscentret för Microsoft 365 eller med hjälp av PowerShell.

Den här artikeln innehåller krav, krav och konfigurationsuppgifter som du måste utföra innan du använder guiden eller PowerShell för att skapa en anslutning. Det ger dig också en översikt över hur du konfigurerar dina team i Teams baserat på din UKG Pro WFM-organisationsstruktur.

Innan du börjar

Innan du integrerar Shifts med UKG Pro WFM måste din organisation ha följande miljökrav redan konfigurerade.

  • Din UKG Pro WFM-miljö har konfigurerats. Det innebär att din organisation har slutfört följande:

    • Du har fastställt hur "team" (grupper av användare) organiseras för att matcha organisationens struktur och affärsbehov, och dina användare grupperas efter plats.

      Viktigt

      Skift stöder för närvarande gruppering av användare efter plats i UKG Pro WFM. Andra typer av användargruppering stöds inte.

    • Du har konfigurerat relevanta begäranden, till exempel skiftbegäranden och time off-begäranden, enligt dina affärsbehov.

      Viktigt

      Shifts stöder för närvarande följande UKG Pro WFM-begärandetyper:

      • Öppna skiftbegäranden. Partiella skiftvillkor stöds inte.
      • Växla begäranden.
      • Begäranden om att täcka skift. Partiella skiftvillkor stöds inte.
      • Time off-begäranden.
      • Tillgänglighetsmönster ändrar undertyp för begäran.

  • Du använder Microsoft Entra-ID som identitetsprovider.

Förhandskrav

Se till att samla in följande information och slutför följande konfigurationsuppgifter innan du använder guiden eller PowerShell för att skapa en anslutning.

Konton

  • Du är en global Microsoft 365-administratör.

  • Du känner till användarnamnet och lösenordet för ditt UKG Pro WFM-konto, tillsammans med följande tjänst-URL:er:

    Om du inte har all den här informationen kontaktar du UKG Pro WFM-supporten.

    Viktigt

    UKG Pro WFM-kontot som du använder måste ha en åtkomstprofil som ger fullständig åtkomst till alla API-baserade integreringar i UKG.

Aktivera enkel inloggning genom att konfigurera integrering mellan Microsoft Entra ID och UKG Pro Workforce Management

En stegvis självstudiekurs finns i Självstudie: Microsoft Entra SSO-integrering med Kronos Workforce Dimensions. Om du behöver hjälp eller mer information om hur du konfigurerar enkel inloggning kontaktar du UKG Pro WFM-supporten.

Konfigurera federerad SSO-autentisering i UKG Pro Workforce Management

Följ de här stegen för att konfigurera federerad SSO-autentisering i UKG Pro WFM-miljön.

Viktigt

Kontrollera att användarnamnet och e-postmeddelandet i Microsoft Entra-ID:t matchar det som finns i varje användares profil i UKG Pro WFM.

Steg 1: Ändra användarkonton till federerade konton

Varje Shifts-användare som du vill ansluta till UKG Pro WFM behöver ett federerat konto i UKG Pro WFM.

  1. Logga in på UKG Pro WFM med hjälp av ett administratörs- eller superanvändarkonto som har åtkomst till programinstallationen.
  2. På den vänstra menyn går du till Informationomunderhållspersoner>.
  3. Öppna användarens profil.
  4. Under avsnittet Anställd expanderar du Information.
  5. Ändra autentiseringstyp till Federerad.
  6. Spara ändringarna och upprepa processen för alla Shifts-användare som du vill ansluta till UKG Pro WFM.

Steg 2: Tillåt omdirigerings-URL:er för skift med enkel inloggning

Konfigurera anslutningsappens omdirigerings-URL. Detta gör att UKG Pro WFM kan omdirigera användaren till Shifts-appen i Teams som en del av SSO-flödet.

  1. Logga in på UKG Pro WFM med hjälp av ett administratörs- eller superanvändarkonto som har åtkomst till programinstallationen.
  2. På den vänstra menyn går du tillInstallation av administrationsprogram>.
  3. Gå sedan till Systemkonfiguration och välj Systeminställningar.
  4. Välj Globala värden.
  5. I fältet global.oAuth.authCode.redirection.uris anger du värdet "https://aka.ms/shifts/connector/ukgdimensions/auth".
  6. I fältet global.oAuthToken.redirection.domain.whiteList anger du värdet "aka.ms".
  7. Välj Spara.

Skapa minst ett team i Teams

Skapa minst ett team i Teams och lägg till följande personer och konto i det:

  • Medarbetare i frontlinjen som teammedlemmar.

  • Chefer i frontlinjen som teamägare och/eller schemalägga ägare. Mer information om teamägare och schemalägga ägare i Skift finns i Använda roller för att definiera chefer och arbetare i frontlinjen i Skift.

    Obs!

    När du lägger till personer i dina team måste du göra följande:

    • Lägg till medarbetare i frontlinjen till alla team som de får arbeta på, baserat på deras UKG Pro WFM-platser.
    • Lägg till chefer i frontlinjen till alla team där de har medarbetare i frontlinjen som direkta rapporter. Annars tar chefer bara emot arbetstagarförfrågningar i UKG Pro WFM och inte i Skift.

  • Ett allmänt konto, det vi kallar Microsoft 365-systemkontot, som teamägare.

    Microsoft 365-systemkontot är ett allmänt konto som måste läggas till som teamägare för alla team som du vill mappa. Skapa det här kontot i administrationscentret för Microsoft 365 och tilldela det en Microsoft 365-licens. Lägg sedan till kontot som teamägare. Shifts-anslutningsappen använder det här kontot vid synkronisering av Skifts-ändringar från UKG Pro WFM. Vi rekommenderar att du skapar ett konto specifikt för detta ändamål och inte använder ditt personliga användarkonto.

Vägledning om hur du skapar team i frontlinjen finns i Så här hittar du den bästa teamlösningen i frontlinjen för din organisation. Om du vill skapa fler än ett team kan du läsa Distribuera dynamiska team i frontlinjen i stor skala och Distribuera statiska team i frontlinjen i stor skala.

Kontrollera att de team som du vill mappa inte har några befintliga scheman

Obs!

Det här steget gäller endast om du kör guiden för att skapa en anslutning. Om du använder PowerShell för att skapa en anslutning tar PowerShell-skriptet bort befintliga scheman från teams åt dig.

Om ett team har ett befintligt schema som har skapats i Skift följer du dessa steg för att ta bort schemaentiteter från teamet innan du mappar en UKG Pro WFM-plats (kallas även en WFM-instans) till den. Annars visas dubbletter av arbetspass.

Använd PowerShell för att ta bort schemaentiteter från team.

  1. Installera PowerShell-modulerna och konfigurera PowerShell-miljön (om du inte redan har gjort det).

  2. Kör följande kommando:

    Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord -TeamId <Teams team ID> -DateRangeStartDate <start time> -DateRangeEndDate <end time> -ClearSchedulingGroup:$false -EntityType <the scenario entities that you want to remove, the format is @(scenario1, scenario2, ...)> -DesignatedActorId <Teams team owner ID>

    Om du vill hämta en lista över scenarier för parametern EntityType kör du Get-CsTeamsShiftsConnectionConnector. Schemadata tas bort för det datum- och tidsintervall som du anger.

Mer information finns i Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord.

Förstå hur din organisation för UKG Pro Workforce Management påverkar konfigurationen av Teams och Shifts

Som tidigare nämnts stöder Skift gruppering av användare efter plats i UKG Pro WFM. I UKG Pro WFM representerar noderna på varje plats hierarkin i organisationsschemat. En platssökväg når slutpunkten när en jobbtyp har konfigurerats.

Användare i UKG Pro WFM tilldelas och grupperas efter jobb som finns på en plats. Det innebär att från teams- och skiftsynpunkt betraktas anställda som har samma platssökväg upp till noden innan jobbtypen som en del av samma team. Jobbtyperna i platssökvägen synkroniseras och representeras som schemagrupper i Skift.

Exempel

Här är ett exempel som hjälper dig att förstå hur din UKG Pro WFM-struktur påverkar hur du ställer in dina team, mappningsöverväganden och hur information synkroniseras till Skift.

Scenario

Contoso har hundratals butiker spridda över hela Storbritannien. Varje butik ligger inom ett område i Storbritannien. För att förenkla det här exemplet fokuserar vi på tre butiker i centrala London,där Contoso vill börja lansera Teams and Shifts för sina medarbetare i frontlinjen.

Antaganden:

  • Varje butik hanteras av en annan chef.
  • Vissa arbetare i frontlinjen får ta skift från andra butiker inom centrala London Area. Med andra ord är dessa medarbetare i frontlinjen i UKG Pro WFM en del av en uppsättning jobböverföringar.

Obs!

Skift stöder ännu inte arbetarnas begäranden i olika team. Det innebär att arbetare inte kan erbjuda eller byta skift med arbetare som befinner sig på olika platser (det vill säga i olika team i Teams). Arbetare kan bara utföra dessa åtgärder i sitt eget team.

Platsstruktur för UKG Pro Workforce Management

I det här scenariot ser UKG Pro WFM-platsstrukturen ut ungefär så här, där noden Företag representerar den översta nivån i hierarkin.

Ett diagram som visar UKG Pro WFM-platsstrukturen för Contoso-exempelscenariot.

Så här konfigureras chefer i frontlinjen (FLM) och medarbetare i frontlinjen (FLW) i platsstrukturen i UKG Pro WFM. Tabellen visar varje arbetares primära jobb och vem de rapporterar till.

UKG Pro WFM-plats Användare Primärt jobb Rapporter till
Contoso/Retail/Central London/Soho FLW11, FLW2
FLW3, FLW4
FLW52, FLW6, FLW7
FLW8, FLW9, FLW10		 Skönhetsrådgivare
Försäljningspartner för lädervaror
Försäljningspartner
Personlig shoppare		 FLM1
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden FLW11, FLW12
FLW13, FLW14		 Försäljningspartner för lädervaror
Försäljningspartner		 FLM2
Contoso/Retail/Central London/Chelsea FLW15
FLW16
FLW17		 Försäljningspartner
Personlig shoppare
Skönhetsrådgivare		 FLM3

1FLW1 kan också arbeta som skönhetsrådgivare i centrala London/Chelsea.
2FLW5 kan också arbeta som säljare i centrala London/Covent Garden och centrala London/Chelsea.

Vad betyder det här när jag konfigurerar team i Teams?

I det här scenariot organiserar IT-administratören team i Teams på följande sätt.

  1. Skapa tre olika team i Teams för varje butik i centrala London: Soho Store, Covent Garden Store, Chelsea Store.

  2. Lägg till anställda som tillhör motsvarande UKG Pro WFM-plats till varje team, inklusive chefer som de anställda rapporterar till. Medarbetare i frontlinjen läggs till när teammedlemmar och chefer i frontlinjen läggs till som teamägare och/eller schemaägare.

    Här är listan över team och de personer som har lagts till i varje team.

    Teamnamn Gruppmedlemmar Teamägare och/eller schemaägare
    Soho Store FLW1, FLW2, FLW3, FLW4, FLW5, FLW6, FLW7, FLW8, FLW9, FLW10 FLM1
    Covent Garden Store FLW5, FLW11, FLW12, FLW13, FLW14 FLM2
    Chelsea Store FLW1, FLW5, FLW15, FLW16, FLW17 FLM3

    Tänk på att FLW1 och FLW5 läggs till i alla team för de butiksplatser som de får arbeta på. De andra arbetarna i frontlinjen får inte arbeta i andra butiker och läggs bara till i teamet som representerar deras primära jobbplats.

    Obs!

    Om du har avdelningar med affärsplatser i UKG Pro WFM skapar du team för varje avdelning (i stället för varje butik). Som vi nämnde tidigare i den här artikeln, för att upprätta mappningen mellan plattformar, tar vi platssökvägen upp till noden och anser att ett team.

Vad betyder det här när jag kör guiden för Shifts-anslutningsappen?

När IT-administratören konfigurerar en anslutningsinstans i guiden mappar de varje butiksplats till relevant team, enligt följande tabell.

Lagringsplats Teamnamn
Contoso/Retail/Central London/Soho Soho Store
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden Covent Garden Store
Contoso/Retail/Central London/Chelsea Chelsea Store

Hur ser det ut i Skift?

I Skift representerar schemagrupperna för varje team de jobb som definierats för butiksplatsen.

I varje butik i Skift:

  • Chefer i frontlinjen ser anställda inom sina respektive schemagrupper (d.s. jobbtyper).
  • Medarbetare i frontlinjen ser sitt eget schema och teamets schema.
  • Medarbetare i frontlinjen kan kommunicera med medarbetare i sin egen butik via chatt.
  • Medarbetare och chefer i frontlinjen kan begära avvikelse, växla skift, erbjuda skift och öppna skift om begärandena har konfigurerats i UKG Pro WFM och konfigurerats att synkroniseras i de inställningar för anslutningsinstanser som du konfigurerar i guiden.
  • Medarbetare och chefer i frontlinjen kan nå andra anställda i sin butik som är på skift, om skiftbaserade taggar är aktiverade.

För anställda som arbetar i flera butiker i Skift:

  • Medarbetare och chefer i frontlinjen kan bara göra begäranden i en viss butik. Skift stöder för närvarande inte arbetarnas begäran mellan olika butiker.
  • Medarbetare i frontlinjen kan se sitt schema och teamets schema i alla butiker de arbetar på.