Scenarier och användningsfall för Microsoft Syntex

  • Artikel
  • 5 minuter för att läsa

Använd följande exempelscenarier för att fråga efter idéer om hur du kan använda Microsoft Syntex i din organisation.

Scenario: Spåra information från fakturor med hjälp av modellen för strukturerad dokumentbearbetning

Du kan till exempel konfigurera en process med hjälp av Syntex- och Power Automate-funktioner för att spåra och övervaka fakturor.

  1. Konfigurera ett bibliotek för att lagra fakturadokumenten.
  2. Träna modellen att identifiera fält i dokumenten.
  3. Extrahera de fält som du vill spåra i en lista.
  4. Konfigurera ett flöde för att meddela dig om specifika händelser, till exempel:
    • En ny faktura läggs till.
    • En faktura har passerat förfallodatumet.
    • En faktura är för ett belopp som är större än det automatiska godkännandebeloppet.

Spåra och övervaka fakturor med Syntex och Power Automate.

När du automatiserar det här scenariot kan du:

  • Spara tid och pengar genom att automatiskt extrahera data från fakturorna i stället för att göra det manuellt.
  • Minska potentiella fel och säkerställa bättre efterlevnad genom att använda arbetsflöden för att kontrollera fakturor och meddela dig om eventuella problem.

Scenario: Spåra information från kontrakt med hjälp av den ostrukturerade dokumentbearbetningsmodellen

Som ett annat exempel kan du konfigurera en process för att identifiera kontrakt som ditt företag har med andra företag eller individer. Konfigurera en modell för att extrahera viktig information från dessa kontrakt, till exempel klientnamn, avgifter, datum eller annan viktig information, och lägg till informationen i biblioteket som fält som du snabbt kan visa. Använd en kvarhållningsetikett i dokumentbiblioteket för att säkerställa att kontrakt inte kan tas bort före en viss tidsperiod för lämplig efterlevnad av dina affärsregler.

  1. Börja i innehållscentret och skapa en ny ostrukturerad modell för dokumentbearbetning för kontrakt.
  2. Ladda upp exempeldokument för positiva och negativa exempel och kör sedan utbildningen för att identifiera kontraktsdokument och granska resultaten.
  3. Träna extraktorn för att identifiera fält i kontrakten, till exempel klientnamn, avgift och datum, och testa sedan extraktorn.
  4. När modellen är klar använder du modellen på ett bibliotek där du kan ladda upp kontrakt.
  5. Använd en kvarhållningsetikett på datumfältet så att kontrakt behålls i biblioteket under den tid som krävs.

Spåra och övervaka kontrakt med Syntex och kvarhållningsetiketter.

När du automatiserar det här scenariot kan du:

  • Spara tid och pengar genom att automatiskt extrahera data från kontrakten i stället för att göra det manuellt.
  • Säkerställ bättre efterlevnad genom att använda kvarhållningsetiketter för att säkerställa att kontrakten behålls på rätt sätt.

Scenario: Undvik risker med hantering av arkivhandlingar, dokumentstyrning och efterlevnadsprocesser baserade på Syntex

Att minska riskerna är ett vanligt mål för de flesta företag. Du kan behöva:

  • Ett bättre sätt att tillhandahålla/framtvinga informationsstyrning i klientorganisationen.
  • För att förbättra systemet för klassificering av dokument, e-postmeddelanden och andra former av kommunikation som betraktas som "arkivhandlingar" för projekt.
  • Granska kvitton, kontrakt och så vidare för att säkerställa efterlevnaden av företagets principer.
  • För att säkerställa att projekt har all dokumentation som krävs för efterlevnad.

Konfigurera vissa processer för efterlevnad med Syntex för att samla in och klassificera, granska och flagga dokument och formulär som behöver bättre styrning. Du kan lita på att Syntex automatiskt klassificerar innehåll i stället för att förlita dig på att slutanvändarna taggar manuellt, eller att efterlevnadsteamet tillämpar styrningsregler och arkivering manuellt. Och du kan aktivera en förenklad sökupplevelse, hantera datavolymer, tillämpa hanterings- och kvarhållningsprinciper för arkivhandlingar, säkerställa efterlevnad och metodtips för arkivering och rensning.

När du automatiserar det här scenariot kan du känna dig säker på att:

  • Efterlevnad upprätthålls och risken minskas.
  • Hantering av taxonomi och arkivhandlingar tillämpas konsekvent och korrekt.
  • Innehållsvolymer styrs.
  • Medarbetarna kan enkelt identifiera rätt information i rätt kontext.

Scenario: Samla in information från tidigare otillgängliga dokument

De flesta organisationer har stora lagringsplatser med juridiska dokument, principer, kontrakt, HR-dokument och styrningsriktlinjer. Mina dessa datalager för att extrahera värdefull information som: projekt, sektorer, teman, människor, geografiska områden och så vidare.

En HR-chef behöver till exempel snabbt komma åt alla HR-dokument – inklusive meritförteckningar, HR-principer och andra formulär. Och de vill snabbt identifiera nödvändig information från meritförteckningar och andra HR-relaterade dokument utan att manuellt sålla igenom dokumenten. De letar efter en lösning som gör att de snabbt kan hitta den information de behöver utan att behöva titta igenom tusentals meritförteckningar manuellt, HR-principer och annan dokumentation som kan spridas över flera webbplatser.

När du automatiserar det här scenariot kan du:

  • Lås upp kunskap från digitalt innehåll.
  • Klassificera HR-principer, meritförteckningar, försäljningsdokument, tekniska skisser och kontoplaner samt extrahera information.
  • Hitta snabbt rätt information eller dokument som du letar efter.
  • Få omedelbar åtkomst till den senaste informationen.
  • Minska söktiderna.

Scenario: Förbättra databearbetningen för att ge insikter och analyser

Ett läkemedelsföretag kan till exempel använda Syntex för att extrahera information från FDA-dokument för att svara på frågor som deras ledare har. Att ha svaren mer lättillgängliga kan minska den tid som behövs för att skapa dessa svar och öka tillgängligheten för data för att generera mer exakta svar på ledarskapsfrågor.

En projektledare behöver till exempel snabbt ge svar på produktrelaterade frågor från min ledningsgrupp. De måste hitta information och mått som är relaterade till frågor på en konsoliderad instrumentpanel. De letar efter en lösning som extraherar den information de behöver från produktetiketter, produktbroschyrer och annat material och genererar en konsoliderad rapport som de kan använda när de rapporterar tillbaka till sin ledningsgrupp.

När du automatiserar det här scenariot kan du:

  • Minska tiden för att skapa svar.
  • Öka tillgängligheten för data.
  • Ge mer exakta svar.

Scenario: Automatisera orderbearbetning

Med Syntex kan du minska tiden för manuell bearbetning av kundorder. Du kan till exempel ladda upp beställningar från fax, e-post eller papper till SharePoint med hjälp av OCR-bearbetning och sedan extrahera metadata från dessa beställningar så att du kan uppfylla dem med hjälp av automatiserade processer.

En supply chain manager vill till exempel minska fel som orsakas av manuell datainmatning. De vill undvika manuell granskning och datainmatning av inkommande kundorder (papper, fax eller e-post) för att minska antalet fel som uppstår i deras affärssystem. De vill ha en lösning som tillämpar AI- och maskininlärningstekniker för att validera inkommande orderinformation, extrahera kärndata och automatiskt skicka dem till deras ERP-system för orderuppfyllelse och avstämning.

När du automatiserar det här scenariot kan du se till att:

  • Order- och leveransprecisionen ökar.
  • Avgifter eller påföljder som är kopplade till order- eller leveransfel minskas.
  • Fördröjningar i fakturering eller betalningar minskar.
  • Personalkostnaderna minskas.

Scenario: Förenkla förnyelseprocessen för visum

Syntex kan hjälpa dig att automatisera påminnelser och förnyelser för viktig kontraktsinformation. En HR-direktör måste till exempel se till att de anställdas visum är uppdaterade eller förnyas i tid. De vill ge människor en enkel och intuitiv process för att uppdatera sina visum. De behöver en lösning som extraherar förnyelsedatum från kontrakt och automatiskt skickar påminnelser till anställda när deras förnyelsedatum närmar sig.

När du automatiserar det här scenariot kan du se till att:

  • Inkompatibilitetsnivåerna minskas.
  • Antalet manuella påminnelser minskas.
  • Antalet böter för bristande efterlevnad minskas.

Se även

Komma igång med införandet av Microsoft Syntex

Hantera kontrakt med en Microsoft 365-lösning