ระยะแรก – กำหนดภาพอนาคต
ในระยะแรกของกรอบงานการเริ่มนำไปใช้ คุณสามารถระบุและจัดลำดับความสำคัญของสถานการณ์สมมติขณะเรียนรู้เกี่ยวกับทรัพยากรที่มีอยู่เมื่อคุณวางแผนสำหรับการเปิดตัว ลำดับขั้นนี้มีความสำคัญต่อการดำเนินการของคุณ เนื่องจากคุณกำลังกำหนดเป้าหมายของธุรกิจเพื่อวัดผลความสำเร็จ
ขั้นตอนสำคัญในระยะกำหนดภาพอนาคต คือ:
- จัดตั้งทีมของคุณ
- กำหนดกลยุทธ์ทางธุรกิจ
- ตรวจสอบความพร้อม
เลือกลิงก์นี้เพื่อดาวน์โหลดรุ่น PDF ของคู่มือการเริ่มนำ Dynamics 365 ไปใช้
จัดตั้งทีมของคุณ
คุณต้องตรวจสอบว่าใครควรมีส่วนร่วมกับความพยายามสร้างการเริ่มนำไปใช้ของคุณ การเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานรูปแบบใหม่นี้ต้องการการยอมรับและการสนับสนุนจากทั่วทั้งธุรกิจ เราได้ระบุกลุ่มสำคัญที่จะเชื่อมโยงเทคโนโลยีและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับองค์กรของคุณของคุณได้สี่กลุ่ม
แต่ละกลุ่มมีบทบาทเฉพาะในการดำเนินงานและควรมีส่วนร่วมมาตั้งแต่ต้นและบ่อยครั้ง ในหัวข้อนี้จะแสดงบทบาทเฉพาะที่เป็นของสมาชิกทีมเหล่านี้:
- ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร
- เจ้าของความสำเร็จ
- ผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรก
- ตัวแทน
วิธีที่ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารส่งเสริมความสำเร็จของโครงการ
ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารควร:
- ช่วยทีมโครงการระบุและจัดลำดับความสำคัญของความต้องการทางธุรกิจอันดับต้นๆ
- มีบทบาทในการสื่อสารเกี่ยวกับวิสัยทัศน์กับบรรดาผู้นำในองค์กร
- มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันและใช้ความสามารถของ Dynamics 365 เพื่อช่วยผลักดันและส่งเสริมการเริ่มนำไปใช้
- ส่งเสริมกระบวนการเริ่มนำไปใช้ ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่า 87 เปอร์เซ็นต์ของโครงการการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จมีการมีส่วนร่วมอย่างชัดเจนของผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร
ทำให้มั่นใจว่าผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารเข้าใจ ABC:
- A - การมีส่วนร่วมอย่างจริงจังและชัดเจน
- B - การสร้างความร่วมมือกับผู้บริหาระดับเดียวกัน
- C - การสื่อสารโดยตรงกับพนักงาน
เจ้าของความสำเร็จและเหตุผลที่พวกเขามีความสำคัญ
เจ้าของความสำเร็จตรวจสอบว่ามีการรับรู้เป้าหมายทางธุรกิจโดยการช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้งานและได้รับประโยชน์จากโซลูชัน Dynamics 365 ใหม่
เจ้าของความสำเร็จควร:
- ระบุและโน้มน้าวผู้เกี่ยวข้องที่เหมาะสม
- ตีความเป้าหมายทางธุรกิจที่กำหนดขององค์กรให้เป็นสถานการณ์สมมติของ Dynamics 365
- สร้างแผนการเริ่มนำไปใช้เพื่อส่งเสริมการใช้งานและการรับรู้คุณค่าจาก Dynamics 365
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการสื่อสารและการฝึกอบรมได้สำเร็จ
ใครเป็นผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรก
การเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมสำหรับโปรแกรมผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรกคือกุญแจสำคัญในการได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าและแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งานทั่วทั้งองค์กร
รายการนี้จะอธิบายถึงประเภทของพนักงานที่จะรวมไว้ในโปรแกรมของคุณดังนี้:
- ผู้ใช้จากสายงานธุรกิจและแผนกต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้ที่ทำงานร่วมกันในโครงการหรือกระบวนการทางธุรกิจ
- ตัวแทนหรือผู้นำที่มีแนวโน้มว่าจะกลายเป็นผู้สนับสนุนในระหว่างการเริ่มต้นใช้งานทั่วทั้งองค์กร
- ผู้ใช้ที่มักต้องใช้ความพยายามสูงกับเทคโนโลยี สิ่งสำคัญคือ การเข้าใจและสามารถจัดการกับความต้องการของพวกเขาในระหว่างการเริ่มต้นใช้งานได้
- สมาชิกทีมไอทีและฝ่ายช่วยเหลือที่จะสนับสนุนผู้ใช้ในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน
สำคัญ
ตัดประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้บริหารระดับสูงออก แม้ว่าอาจมีการชักจูงเพื่อขอให้ประธานเจ้าหน้าที่บริหารมีส่วนร่วมด้วย แต่การตัดบุคคลดังกล่าวออกจากโปรแกรมผู้เริ่มใช้งานกลุ่มแรกจะเป็นโอกาสให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นก่อนที่จะมีการนำเสนอต่อพวกเขาในระหว่างการเปิดตัว
ตัวแทนคือใคร
ตัวแทนคือผู้ที่จะเผยแพร่ข้อมูลและช่วยทีมฝึกฝนเกี่ยวกับการทำงานรูปแบบใหม่ พวกเขาจะสร้างการรับรู้ ความเข้าใจ และการมีส่วนร่วมในชุมชน
ตัวแทนจะ:
- สร้างแรงกระเพื่อมของความกระตือรือร้นที่จะทำให้การเริ่มนำไปใช้เพิ่มมากขึ้น
- สร้างวงจรของอิทธิพลระหว่างทีม
- นำการทำงานรูปแบบใหม่ไปใช้ในทีมต่างๆ
- ระบุความท้าทายทางธุรกิจและวิธีแก้ไขที่เป็นไปได้
- แสดงข้อคิดเห็นให้กับทีมโครงการและผู้สนับสนุน
- ลดความตึงเครียดของทีมโครงการหลักผ่านการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่องและจริงจัง
สมาชิกทีมคนอื่นๆ ประกอบด้วย
บุคลากรจำนวนมากในองค์กรจะมีความรับผิดชอบที่สำคัญในระหว่างการเริ่มต้นใช้งานเทคโนโลยีใหม่ ตารางด้านล่างนี้แสดงสรุปข้อมูลของบทบาทเหล่านั้น เราได้สร้างเท็มเพลตเพื่อให้คุณสามารถระบุและจัดทำเอกสารทีมของคุณใน สมุดงานการวางแผนการเริ่มนำไปใช้
| จุดโฟกัส | การอำนวยความสะดวกให้กับเครือข่าย | แผนก |
|---|---|---|
| ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร | สื่อสารวิสัยทัศน์ระดับสูงและคุณค่าของ Dynamics 365 กับบริษัท | ภาวะผู้นำระดับผู้บริหาร |
| เจ้าของความสำเร็จ | ตรวจสอบว่ามีการรับรู้เป้าหมายทางธุรกิจจากการเปิดตัว Dynamics 365 | ทุกแผนก |
| ผู้จัดการโปรแกรม | ดูแลการดำเนินการเริ่มต้นใช้งาน Dynamics 365 และกระบวนการเปิดตัวทั้งหมด | ไอที |
| ตัวแทน | ช่วยเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับ Dynamics 365 และจัดการรับมือกับการคัดค้าน | หลายแผนก |
| หัวหน้าฝ่ายฝึกอบรม | จัดการและสื่อสารเนื้อหาการฝึกอบรมเกี่ยวกับ Dynamics 365 | ไอทีหรืออื่นๆ |
| หัวหน้าแผนก (ผู้เกี่ยวข้อง) | ระบุว่าแผนกเฉพาะจะใช้ Dynamics 365 และส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างไร | แผนกใดๆ (ผู้บริหาร) |
| ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที | ดูแลด้านเทคนิคทั้งหมดของการเปิดตัว รวมถึงการผนวกรวม | ไอที |
| หัวหน้าฝ่ายสื่อสาร | ดูแลการสื่อสารเกี่ยวกับ Dynamics 365 ทั่วทั้งบริษัท | การสื่อสารองค์กร ไอที หรืออื่นๆ |
หมายเหตุ
แม้ว่าเราจะแนะนำให้มีการดำเนินการของแต่ละบทบาทเหล่านี้ตลอดการเปิดตัว แต่คุณอาจพบว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้บทบาททั้งหมดในการเริ่มต้นใช้งานโซลูชันที่ระบุ รายละเอียดบทบาทของสมาชิกทีมการเริ่มนำไปใช้ ที่มาพร้อมกันมีคำอธิบายทั้งหมด
กำหนดกลยุทธ์ของโซลูชัน
ในขั้นตอนนี้ คุณจะร่วมมือกับทีมหลักของคุณเพื่อปรับปรุงวัตถุประสงค์ ระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่สำคัญและความท้าทาย และเริ่มมองเห็นถึงส่วนที่เป็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน คุณจะต้องจัดการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อค้นหารายละเอียดเกี่ยวกับความท้าทายปัจจุบัน กลยุทธ์ และเป้าหมาย การประชุมเชิงปฏิบัติการนี้ควรประกอบด้วยหัวหน้าแผนก สายงานธุรกิจ ไอที และผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่สามารถช่วยระดมความคิดเกี่ยวกับการใช้งาน Dynamics 365 ในองค์กรของคุณ
พิจารณาคำถามเหล่านี้เพื่อส่งเสริมการสนทนา:
- โซลูชันนี้มีความเกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์กรในวงกว้างอย่างไร
- โซลูชันนี้ส่งผลกระทบต่อประสบการณ์และงานของผู้เกี่ยวข้องอย่างไร
- การรวมกันของวงจรการใช้งานกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ หรือลูกค้าแบบองค์รวมที่ครอบคลุมมากขึ้นมีลักษณะอย่างไร
ระบุสถานการณ์สมมติของคุณ
สถานการณ์สมมติครอบคลุมวิธีการที่พนักงานของคุณจะใช้ Dynamics 365 เพื่อจัดการกับความท้าทายทางธุรกิจและทำให้เกิดผลลัพธ์การเริ่มนำไปใช้ในทางองค์กร ทางวัฒนธรรม ที่จับต้องได้ หรือของบุคคล
ทำไมสถานการณ์สมมติจึงสำคัญ
- สถานการณ์สมมติช่วยให้ทีมเข้าใจวิธีการที่ Dynamics 365 สามารถช่วยให้คุณทำงานได้สำเร็จมากขึ้น
- สถานการณ์สมมติจะทำหน้าที่เป็นข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้องของการส่งข้อความการรับรู้เกี่ยวกับ Dynamics 365
- สถานการณ์สมมติสนับสนุนกิจกรรมการรับรู้และการเตรียมความพร้อมโดยการจัดวางผลิตภัณฑ์ลงในบริบท ทำให้ผู้ใช้ทราบว่าเมื่อใดที่จะใช้และใช้อย่างไร
หมายเหตุ
ไลบรารีเนื้อหา Dynamics 365 เป็นชุดกรณีการใช้งานที่แนะนำเพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการใช้ผลิตภัณฑ์เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดที่เกี่ยวข้องกับคุณ เข้าถึงการสัมมนาผ่านเว็บฟรี อีบุ๊กส์ รายงานจากนักวิเคราะห์ และอีกมากมายในไลบรารีเนื้อหาของเราเพื่อเรียนรู้วิธีที่ Dynamics 365 สามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับบริษัทของคุณ เริ่มต้นใช้งาน: explore.dynamics.com
สร้างสถานการณ์สมมติสำหรับหลายทีมและแผนก
คุณสามารถใช้รูปภาพด้านล่างนี้เพื่อช่วยจัดทำเอกสารสถานการณ์สมมติทางธุรกิจสำหรับแผนกและบันทึกสถานการณ์สมมติต่างๆ ใน สมุดงานการวางแผนการเริ่มนำไปใช้
กำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของคุณ
ตัวแทนคือผู้ที่จะเผยแพร่ข้อมูลและช่วยทีมฝึกฝนเกี่ยวกับการทำงานรูปแบบใหม่ พวกเขาจะสร้างการรับรู้ ความเข้าใจ และการมีส่วนร่วมในชุมชน ตัวแทนจะ:
- ระบุตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่ควรปรับปรุงโดยใช้สถานการณ์สมมติทางธุรกิจต่างๆ
- สร้างมาตรฐาน KPI และองค์ความรู้ Dynamics 365 ของผู้ใช้
- เลือกเกณฑ์ที่จะช่วยให้คุณแสดงภาวะความเป็นผู้นำขององค์กรของคุณเกี่ยวกับผลของโซลูชันของ Dynamics 365
- หลังจากเปิดตัว ให้ใช้แบบสำรวจผู้ใช้เพื่อวัดความพึงพอใจและความก้าวหน้าเทียบกับมาตรฐานของคุณ
ดูตัวอย่าง KPI ใน สมุดงานการวางแผนการเริ่มนำไปใช้
สร้างมาตรฐาน KPI
เลือกเกณฑ์ที่จะแสดงให้เห็นถึงผลของการใช้ Dynamics 365 เทียบกับการวัดความสำเร็จแต่ละอย่าง เราเสนอแนวคิดด้านล่างและเท็มเพลตดัชนีชี้วัดในสมุดงานการวางแผนการเริ่มนำไปใช้เพื่อให้คุณสามารถติดตามและรายงานความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ
| การวัดความสำเร็จ | วิธีการ | ตัวอย่างเป้าหมาย |
|---|---|---|
| การขายข้ามผลิตภัณฑ์และการเพิ่มมูลค่าการขาย บันทึกและแบ่งปันโอกาสในการขายข้ามผลิตภัณฑ์สำหรับผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับทีมขายข้ามแผนก, Customer 360 ที่มีคำแนะนำที่ใช้ AI |
Dynamics 365 Sales เชิงปริมาณ
|
รายได้ใหม่จากลูกค้าที่มีอยู่ที่เพิ่มขึ้นตั้งแต่ 15% ถึง 20% |
| ต้นทุนในการให้บริการ เพิ่มประสิทธิภาพของตัวแทนที่ให้บริการลูกค้าด้วยประสบการณ์ของผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการใช้ช่องทางที่มีต้นทุนลดลง เช่น บอทและระบบบริการตนเองที่เพิ่มขึ้น |
Dynamics 365 Customer Service เชิงปริมาณ
|
60% จากกรณีของลูกค้าได้รับการแก้ไขในการติดต่อหนึ่งครั้ง (ครั้งแรก) |
| เพิ่มกำลังการผลิต เพิ่มผลผลิตของการผลิตด้วยการหลีกเลี่ยงปัญหาการจองและการมองเห็นได้เพิ่มขึ้น รวมถึงข้อมูลเชิงลึกในการวางแผนกำลังการผลิตที่ดีขึ้น |
Dynamics 365 Finance เชิงปริมาณ
|
เพิ่มกำไรขั้นต้นจาก 50% เป็น 60% โดยการเพิ่มผลผลิตด้วยโรงงานผลิตที่มีอยู่ |
ตรวจสอบความพร้อม
ความพร้อมเป็นความสมัครใจและการเตรียมความพร้อมของผู้ใช้และองค์กรของคุณในการเปลี่ยนไปใช้ Dynamics 365
ทำไมสถานการณ์สมมติจึงสำคัญที่นี่
- แนวทางของแต่ละองค์กรจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับภูมิภาค ลักษณะการทำงาน โปรไฟล์ทางวิชาชีพ และองค์ประกอบอื่นๆ ขององค์กร
- กำหนดว่าผู้ใช้ของคุณมีแนวโน้มที่จะยอมรับ (ไม่ยอมรับ) การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานและยอมรับการนำเทคโนโลยีใหม่ไปใช้มากน้อยเพียงใด
- คุณจะต้องสร้างแผนการเปิดตัวซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความพร้อมขององค์กรของคุณ
การต่อต้านเป็นเรื่องปกติ คาดการณ์และวางแผนล่วงหน้า
ปัจจัยด้านความพร้อม
ปัจจัยสำคัญเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการจัดเตรียมองค์กรของคุณให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ Dynamics 365:
- วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนสำหรับการเปลี่ยนแปลงของบริษัท
- วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนสำหรับการเปลี่ยนแปลงของบุคคล
- จำนวนเงินที่ต้องการสำหรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
- การสนับสนุนของผู้บริหาร
ใช้ สมุดงานการวางแผนการเริ่มนำไปใช้ เพื่อประเมินองค์กรของคุณ