โพรไฟล์การลงรายการบัญชีลูกค้า

บทความนี้อธิบายถึงโพรไฟล์การลงรายการบัญชีของลูกค้าซึ่งจะควบคุมการลงรายการบัญชีของธุรกรรมลูกค้าไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

โพรไฟล์การลงรายการบัญชีลูกค้า

โพรไฟล์การลงรายการบัญชีลูกค้าช่วยให้คุณสามารถกำหนดบัญชีแยกประเภททั่วไปและการตั้งค่าเอกสารให้กับลูกค้าทั้งหมด กลุ่มลูกค้า หรือลูกค้ารายเดียวได้ การตั้งค่าเหล่านี้จะใช้เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ข้อความอิสระ ใบแจ้งหนี้โครงการ สมุดรายวันการชำระเงิน จดหมายเรียกเก็บเงิน และดอกเบี้ยตั๋วเงิน

มีกำหนดโพรไฟล์การลงรายการบัญชีเริ่มต้นบนแท็บ บัญชีแยกประเภทและภาษีขาย ในหน้า พารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้ จากนั้นจะรวมไว้ในส่วนหัวของเอกสารใหม่โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนโพรไฟล์ได้ถ้าต้องการใช้โพรไฟล์การลงรายการบัญชีอื่น

องค์กรที่ยอมรับการชำระเงินล่วงหน้าจากลูกค้ามักจะตั้งค่าคอนฟิกโพรไฟล์การลงรายการบัญชีที่สองสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าและเชื่อมโยงโพรไฟล์นั้นในพารามิเตอร์เป็นโพรไฟล์การลงรายการบัญชีเริ่มต้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู การชำระเงินล่วงหน้าของลูกค้า

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชื่อมโยงข้อกำหนดการลงรายการบัญชีกับชนิดการลงรายการบัญชีธุรกรรมในหน้า ข้อกำหนดการลงรายการบัญชีของธุรกรรม ข้อกำหนดการลงรายการบัญชีจะใช้แทนโพรไฟล์การลงรายการบัญชีเพื่อควบคุมการลงรายการบัญชีธุรกรรมลูกค้าไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดู ข้อกำหนดการลงรายการบัญชี

การสร้างการลงรายการบัญชี

ระบุบัญชีแยกประเภทที่จะใช้ในการลงรายการบัญชีธุรกรรมที่มีโพรไฟล์การลงบัญชีที่เลือกไว้ เลือกรหัสบัญชี และหากเป็นไปได้ เลือกหมายเลขบัญชีหรือหมายเลขกลุ่มสำหรับโพรไฟล์การลงบัญชีที่เลือกไว้ ในกระบวนการลงรายการบัญชี ข้อมูลโพรไฟล์การลงบัญชีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละธุรกรรมจะถูกระบุโดยการค้นหาชุดรหัสบัญชี หมายเลขบัญชี หรือส่วนผสมระหว่างกลุ่มและหมายเลขที่เจาะจงที่สุดตามระดับความสำคัญดังต่อไปนี้

ค่าฟิลด์ รหัสบัญชี	ค่าฟิลด์ หมายเลขบัญชี/กลุ่ม	ระดับความสำคัญของการค้นหา
ตาราง	บัญชีลูกค้าที่ระบุ	1
กลุ่ม	กลุ่มลูกค้าที่ถูกกำหนดให้กับลูกค้า	2
ทั้งหมด	ว่างเปล่า	3

ถ้าคุณต้องการให้ธุรกรรมลูกค้าทั้งหมดมีโพรไฟล์การลงรายการบัญชีเหมือนกัน ให้ตั้งค่าโพรไฟล์การลงรายการบัญชีเพียงหนึ่งรายการโดยที่ป้อน ทั้งหมด ในฟิลด์ รหัสบัญชี ระบุค่าต่อไปนี้เพื่อตั้งค่าโพรไฟล์การลงรายการบัญชีของคุณ

ฟิลด์	คำอธิบาย
โพรไฟล์การลงรายการบัญชี	ป้อนรหัสสำหรับโพรไฟล์การลงบัญชี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโพรไฟล์การลงบัญชี 2 โพรไฟล์ เพื่อให้มีหนึ่งบัญชีสำหรับยอดดุลลูกค้าในสกุลเงินในประเทศ และอีกบัญชีหนึ่งสำหรับยอดดุลลูกค้าในสกุลเงินต่างประเทศ คุณสามารถเรียกบัญชีหนึ่งว่าในประเทศ และอีกบัญชีหนึ่งว่าต่างประเทศ
คำอธิบาย	ป้อนคำอธิบายเกี่ยวโพรไฟล์การลงรายการบัญชี ซึ่งจะใช้เพื่อให้ระบุโพรไฟล์การลงรายการบัญชีได้ดีขึ้นเมื่อคุณดูในหน้านี้เท่านั้น
รหัสบัญชี	ระบุว่าการตั้งค่าโพรไฟล์การลงรายการบัญชีใช้กับลูกค้ารายเดียว กลุ่มลูกค้า หรือลูกค้าทั้งหมด: ตาราง – กฎการลงรายการบัญชีที่ใช้กับลูกค้ารายเดียว เลือกบัญชีลูกค้าในฟิลด์ หมายเลขบัญชี/กลุ่ม กลุ่ม – กฎการลงรายการบัญชีที่ใช้กับกลุ่มลูกค้า เลือกกลุ่มลูกค้าในฟิลด์ หมายเลขบัญชี/กลุ่ม ทั้งหมด – กฎการลงรายการบัญชีที่ใช้กับลูกค้าทั้งหมด ปล่อยฟิลด์ หมายเลขบัญชี/กลุ่ม ว่างไว้
หมายเลขบัญชี/กลุ่ม	หากมีการเลือก ตาราง ในฟิลด์ รหัสบัญชี ให้เลือกหมายเลขบัญชีของลูกค้าที่เชื่อมโยงกับโพรไฟล์การลงบัญชี หากมีการเลือก กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มลูกค้า ถ้ามีการเลือก ทั้งหมด ให้ปล่อยฟิลด์นี้ว่างไว้
บัญชีสรุป	เลือกบัญชีหลักที่จะใช้เป็นบัญชีการค้าของบัญชีลูกหนี้สำหรับลูกค้าที่สัมพันธ์กับโพรไฟล์การลงบัญชี บัญชีนี้เป็นบัญชีสำหรับชนิดการลงรายการบัญชี ยอดดุลลูกค้า
บัญชีสภาพคล่องสำหรับการชำระเงิน	เลือก บัญชีแยกประเภทที่มีสภาพคล่อง ที่ใช้สำหรับการคาดการณ์กระแสเงินสด ฟิลด์นี้จะปรากฏขึ้นมื่อมีการเปิดใช้งานการคาดการณ์กระแสเงินสดเท่านั้น
การชำระภาษีขายล่วงหน้า	เลือกหมายเลขบัญชีสำหรับภาษีขายสำหรับการชำระเงินที่ได้รับล่วงหน้า หมายเหตุ: ใช้หน้า พารามิเตอร์บัญชีลูกหนี้ เพื่อระบุโพรไฟล์การลงรายการบัญชีที่จะใช้เมื่อการชำระเงินถูกทำเครื่องหมายเป็นการชำระเงินล่วงหน้า
หนี้สินสำหรับบัญชีส่วนลด	เลือกบัญชีแยกประเภทสำหรับหนี้สินที่เป็นส่วนลด
ลำดับจดหมายเรียกเก็บเงิน	เลือกตัวระบุของลำดับจดหมายเรียกเก็บเงินเพื่อใช้สำหรับลูกค้าที่มีการกำหนดโพรไฟล์การลงรายการบัญชี
รหัสดอกเบี้ย	เลือกรหัสดอกเบี้ยเพื่อใช้สำหรับการคำนวณดอกเบี้ยสำหรับลูกค้าที่มีการกำหนดโพรไฟล์การลงรายการบัญชี

ตัวอย่างการลงรายการบัญชี

ตารางต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของชนิดการลงรายการบัญชีเริ่มต้นพร้อมด้วยบัญชีหลักและคำอธิบายตัวอย่าง คอลัมน์ เดบิต/เครดิต แสดงว่าธุรกรรมโดยทั่วไปจะเป็น เดบิตหรือเครดิต หรือในบางกรณีอาจลงรายการบัญชีเป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง คอลัมน์ บัญชีรอการโอน แสดงว่าชนิดบัญชีเป็นบัญชีรอการโอน ซึ่งหมายความว่ายอดเงินที่ลงรายการบัญชีในบัญชีนี้จะถูกกลับรายการโดยอัตโนมัติเมื่อลงรายการบัญชีธุรกรรมในภายหลัง

ชนิดการลงรายการบัญชี	ตัวอย่างบัญชีหลัก	ตัวอย่างชื่อบัญชีหลัก	ชนิดบัญชี	เดบิต/เครดิต	บัญชีรอการโอน	คำอธิบาย
ยอดดุลของลูกค้า	130100	การค้าของบัญชีลูกหนี้	แอสเซท	ทั้งสองรายการ	ไม่	ระบุบัญชีในฟิลด์ บัญชีสรุป
ไม่มี	110110	บัญชีธนาคาร	แอสเซท	ทั้งสองรายการ	ไม่	ระบุบัญชีหลักในฟิลด์ บัญชีสภาพคล่องสำหรับการชําระเงิน บัญชีนี้จะไม่ใช้ในการลงรายการบัญชี แต่จะใช้กับการคาดการณ์กระแสเงินสดเท่านั้น
การชำระภาษีขายล่วงหน้า	202900	การรอโอนภาษีขาย	หนี้สิน	ทั้งสองรายการ	ใช่	เลือกหมายเลขบัญชีสำหรับภาษีขายสำหรับการชำระเงินที่ได้รับล่วงหน้า
หนี้สินสำหรับบัญชีส่วนลด	250600	รายได้และส่วนลดที่รอตัดบัญชี	หนี้สิน	ทั้งสองรายการ	ใช่	เลือกบัญชีแยกประเภทสำหรับหนี้สินที่เป็นส่วนลด

ข้อจำกัด

สำหรับธุรกรรมที่มีโพรไฟล์การลงบัญชีที่เลือกไว้ ให้ระบุว่าธุรกรรมจะได้รับชำระเงินโดยอัตโนมัติ จะมีการคำนวณดอกเบี้ย และจะออกจดหมายเรียกเก็บเงิน คุณยังสามารถเลือกบัญชีที่จะใช้เมื่อธุรกรรมที่มีโพรไฟล์การลงบัญชีที่เลือกไว้ปิดลง

ระบุค่าต่อไปนี้เพื่อตั้งค่าโพรไฟล์การลงรายการบัญชีของคุณ:

ฟิลด์	คำอธิบาย
การชำระบัญชี	เลือกการสลับนี้เพื่อเปิดใช้งานการชำระเงินธุรกรรมที่มีโพรไฟล์การลงรายการบัญชีนี้โดยอัตโนมัติ ถ้าไม่ได้เลือกการสลับนี้ คุณต้องชำระธุรกรรมด้วยตนเองโดยใช้หน้า ชำระธุรกรรมที่ค้างอยู่ หรือหน้า ป้อนการชำระเงินของลูกค้า
ความสนใจ	เลือกการสลับนี้ถ้าควรคำนวณดอกเบี้ยตามยอดดุลค้างชำระของลูกค้า สำหรับบัญชีลูกค้าที่ใช้โพรไฟล์นี้ ถ้าไม่ได้เลือกการสลับนี้ จะไม่มีการคำนวณค่าธรรมเนียมดอกเบี้ยสำหรับลูกค้ารายนี้
จดหมายเรียกเก็บเงิน	เลือกการสลับนี้ถ้าควรสร้างจดหมายเรียกเก็บเงินสำหรับบัญชีลูกค้าที่ใช้โพรไฟล์นี้ ถ้าไม่ได้เลือกการสลับนี้ จะไม่มีการสร้างจดหมายเรียกเก็บเงินสำหรับลูกค้ารายนี้
ปิด	เลือกโพรไฟล์การลงรายการบัญชีที่จะเปลี่ยนเมื่อธุรกรรมที่มีโพรไฟล์การลงรายการบัญชีนี้ปิดบัญชีแล้ว ธุรกรรมนี้จะถือว่าเป็นปิดบัญชีแล้ว เมื่อมีการจับคู่ครบถ้วนแล้ว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู ภาพรวมการชำระเงินของลูกค้า