อนุมัติและยืนยันใบสั่งซื้อ
บทความนี้อธิบายสถานะต่างๆ ที่ใบสั่งซื้อ (PO) ผ่านหลังจากถูกสร้างขึ้น และผลกระทบของการเปิดใช้งานการจัดการการเปลี่ยนแปลงบน PO
หลังจากที่มีการสร้างใบสั่งซื้อ (PO) อาจจำเป็นต้องผ่านกระบวนการอนุมัติ หลังจากที่ผู้จัดจำหน่ายได้ยอมรับใบสั่ง PO จะถูกตั้งค่าเป็นสถานะ ยืนยันแล้ว
การอนุมัติใบสั่งซื้อ
PO ที่ไม่ใช้การจัดการการเปลี่ยนแปลงมีสถานะเป็น อนุมัติแล้ว ทันทีที่ถูกสร้างขึ้น ในขณะที่ PO ที่ใช้การจัดการการเปลี่ยนแปลงมีสถานะเป็น แบบร่าง เมื่อถูกสร้างขึ้นในครั้งแรก PO ที่ถูกสร้างขึ้นโดยการยืนยันแผนการใบสั่งจากการวางแผนหลักจะถูกตั้งค่าเป็นสถานะ อนุมัติแล้ว เสมอ ไม่ว่าการตั้งค่าการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะเป็นอย่างไร PO สร้างธุรกรรมสินค้าคงคลังเมื่อถึงสถานะ อนุมัติแล้ว เท่านั้น ดังนั้น สินค้าคงคลังจะไม่ปรากฏเป็น พร้อมใช้งาน สำหรับการจองหรือการทำเครื่องหมาย จนกว่าใบสั่งจะได้รับการยอมรับ
คุณเปิดใช้งานการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับ PO ได้โดยการตั้งค่าตัวเลือก เรียกใช้การจัดการการเปลี่ยนแปลง ในหน้า พารามิเตอร์การจัดซื้อและการจัดหา เมื่อเปิดใช้งานการจัดการการเปลี่ยนแปลง PO จะต้องผ่านลำดับงานการอนุมัติหลังจากที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว Supply Chain Management มีตัวแก้ไขกระบวนการลำดับการทำงานที่ซึ่งคุณสามารถกำหนดลำดับการทำงานเพื่อแสดงกระบวนการอนุมัติของคุณได้ ลำดับงานนี้อาจรวมถึงกฎสำหรับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ กฎที่กำหนดผู้ที่จะถูกมอบหมายให้อนุมัติ PO หนึ่งๆ และกฎสำหรับการยกระดับลำดับงานที่รอการอนุมัติเป็นเวลานาน คุณสามารถเปิดใช้งานกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงสำหรับผู้จัดจำหน่ายทั้งหมด หรือสำหรับผู้จัดจำหน่ายเฉพาะ นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่ากระบวนการเพื่อให้สามารถถูกแทนที่สำหรับ PO แต่ละรายการได้
เมื่อเปิดใช้งานการจัดการการเปลี่ยนแปลง PO จะผ่านสถานะการอนุมัติหกชนิด ตั้งแต่ ร่าง จนถึง ขั้นสุดท้าย หลังจากที่ใบสั่งได้รับการอนุมัติ ผู้ใช้ที่ต้องการปรับเปลี่ยนจะต้องใช้การดำเนินการ การเปลี่ยนแปลงคำขอ
| สถานะการอนุมัติ | คำอธิบาย | การเปลี่ยนแปลงคำขอถูกเปิดใช้งาน |
|---|---|---|
| ร่าง | PO เป็นแบบร่าง และยังไม่ได้ถูกส่งเพื่อขออนุมัติในลำดับงาน PO | ไม่ |
| อยู่ระหว่างการตรวจทาน | PO ถูกส่งเพื่อขอการอนุมัติในลำดับงานใบสั่งซื้อ รอการอนุมัติอยู่ | ไม่ |
| ปฏิเสธแล้ว | PO ถูกปฏิเสธในระหว่างกระบวนการอนุมัติ | ไม่ |
| อนุมัติแล้ว | ใบสั่งซื้อได้รับการอนุมัติ | ใช่ |
| วันที่ยืนยัน | ใบสั่งซื้อได้รับยืนยัน ไม่สามารถยืนยัน PO ได้จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ | ใช่ |
| ขั้นสุดท้าย | ใบสั่งซื้อถูกทำให้เป็นขั้นสุดท้าย ในขณะนี้ มีการปิดในทางการเงิน และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อีกต่อไป | ไม่ |
การยืนยันใบสั่งซื้อ
PO ที่มีสถานะการอนุมัติเป็น อนุมัติแล้ว สามารถผ่านขั้นตอนเพิ่มเติมก่อนที่จะได้รับการยืนยัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งการสอบถามการซื้อไปยังผู้จัดจำหน่ายเพื่อสอบถามเกี่ยวกับราคา ส่วนลด หรือวันที่รับสินค้า ในกรณีนี้ คุณสามารถตั้งค่าใบสั่งซื้อเป็นสถานะ อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก ได้โดยใช้การดำเนินการ การสอบถามเกี่ยวกับการซื้อ
ผู้จัดจำหน่ายที่ตั้งค่าให้ใช้โมดูลการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่ายสามารถตรวจทานใบสั่งบนพอร์ทัล และอนุมัติหรือปฏิเสธเอกสารนั้น ในระหว่างกระบวนการตรวจทานนี้ PO จะมีสถานะเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก โมดูลการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่ายสามารถตั้งค่าคอนฟิกเพื่อให้การยืนยันจากผู้จัดจำหน่ายยืนยันใบสั่งใน Supply Chain Management โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณใช้ตัวเลือกนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดกำหนดการชุดงาน ยืนยันใบสั่งซื้อที่ยอมรับจากการทำงานร่วมกันของผู้จัดจำหน่าย ซึ่งรับผิดชอบในการประมวลผลการยืนยัน อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถยืนยัน PO ด้วยตนเองได้หลังจากที่คุณได้รับการยืนยันจากผู้จัดจำหน่ายแล้ว ถ้าผู้จัดจำหน่ายปฏิเสธ PO การปฏิเสธนั้นจะได้รับพร้อมกับเหตุผลของการปฏิเสธและคำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลง ในกรณีนี้ สถานะของใบสั่งซื้อจะยังคงเป็น อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก
นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกเพื่อสร้างการยืนยันชั่วคราวสำหรับใบสั่งก่อนจะมีการประมวลผลการยืนยันที่แท้จริง ตัวเลือกนี้จะสร้างรายงานที่คุณสามารถใช้ร่วมกับผู้จัดจำหน่ายได้เท่านั้น จะไม่สร้างข้อมูลสมุดรายวันใดๆ
หลังจากที่ผู้จัดจำหน่ายยอมรับใบสั่ง ขั้นตอนต่อไปคือการบันทึก PO เป็น กำหนดให้แล้ว คุณสามารถทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จสิ้นได้โดยใช้การดำเนินการ การยืนยัน หรือการดำเนินการ ยืนยัน การดำเนินการทั้งสองจะตั้งค่าสถานะการอนุมัติของใบสั่งเป็น ยืนยันแล้ว การยืนยันใบสั่งเริ่มต้นจากขั้นตอนเพิ่มเติมสองรายการ:
- สมุดรายวันถูกสร้างขึ้นเพื่อเก็บสำเนาที่เหมือนกันของสิ่งได้รับการยืนยันในระบบ บางครั้ง ใบสั่งจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง และสมุดรายวันเพิ่มเติมจะถูกสร้างขึ้นหลังจากมีการยืนยันใบสั่งที่มีการปรับปรุงแล้ว สมุดรายวันเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถดูประวัติของใบสั่งรุ่นต่างๆ ที่ได้รับการยืนยัน
- การกระจายการลงบัญชีจะถูกสร้างขึ้น และจะเกิดการตรวจสอบคำสั่งและการตรวจสอบงบประมาณหากมีการเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ ถ้าการตรวจสอบรายการใดรายการหนึ่งล้มเหลว คุณจะได้รับข้อความที่ระบุว่า PO ต้องมีการเปลี่ยนแปลงก่อนจึงจะสามารถยืนยันอีกครั้งได้
ผู้จัดจำหน่ายอาจร้องขอการรับรองบางชนิดที่จะมีการชำระเงินสำหรับการซื้อ มีวิธีการต่างๆ สำหรับการให้การค้ำประกันนี้ภายในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ตัวอย่างเช่น การดำเนินการ การชำระเงินล่วงหน้า จองเงินทุนสำหรับ PO และการชำระเงินล่วงหน้านี้จะถูกบันทึกลงใน PO
การเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อ
ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องเปลี่ยนแปลง PO หลังจากมาถึงสถานะการอนุมัติเป็น อนุมัติแล้ว หรือ ยืนยันแล้ว
ถ้า PO ถูกสร้างขึ้นโดยใช้กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยการระงับใบสั่ง หรือใบสั่งได้รับการอนุมัติโดยใช้การดำเนินการ การเปลี่ยนแปลงคำขอ ในกรณีนี้ สถานะการอนุมัติจะถูกเปลี่ยนกลับไปเป็น ร่าง และคุณสามารถปรับเปลี่ยนใบสั่งได้หลังจากนั้น หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงเสร็จสิ้นแล้ว คุณอาจจำเป็นต้องส่ง PO เพื่อขอการอนุมัติใหม่ คุณสามารถตั้งค่าคอนฟิกชนิดของการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นต้องมีการอนุมัติใหม่ได้โดยใช้กฎนโยบาย กฎการอนุมัติใหม่สำหรับใบสั่งซื้อ ในหน้า นโยบายการจัดซื้อ
ถ้าปริมาณที่สั่งของรายการ PO ส่วนหนี่งถูกส่ง คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนปริมาณที่สั่งได้ เมื่อใบสั่งซื้ออยู่ใน ร่าง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนแปลงปริมาณ ยอดค้างส่ง ในรายการสำหรับใบสั่งซื้อที่อยู่ในสถานะ ร่าง
หลังจากที่ใบสั่งได้รับการยืนยันแล้ว คุณจะไม่สามารถลบได้อีกต่อไป อย่างไรก็ตาม คุณสามารถยกเลิกปริมาณรวมหรือปริมาณใดๆ ที่เหลืออยู่บนใบสั่งได้ ถ้าไม่ได้รับปริมาณดังกล่าวหรือออกใบแจ้งหนี้ จากนั้น คุณสามารถใช้การดำเนินการ ทำให้เสร็จสิ้น เพื่อป้องกันไม่ให้มีการประมวลผลเพิ่มเติมได้
การยกเลิกใบสั่งซื้อ
คุณสามารถยกเลิก PO ได้โดยใช้การดำเนินการ ยกเลิก บนส่วนหัว
ถ้ามีปริมาณถูกลงทะเบียน ได้รับ หรือออกใบแจ้งหนี้แล้วบางส่วน คุณสามารถยกเลิกได้เฉพาะปริมาณคงเหลือที่ยังไม่ได้ถูกลงทะเบียน รับสินค้า หรือออกใบแจ้งหนี้เท่านั้น ปริมาณในใบสั่งจะถูกลดตามลำดับ เมื่อมีการอัพเดตปริมาณในรายการ สถานะของรายการจะถูกอัพเดตด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ปริมาณเริ่มต้นบนรายการเท่ากับ 5 และจะได้รับปริมาณเท่ากับ 3 ในกรณีนี้ คุณสามารถยกเลิกได้สองรายการเท่านั้น จากนั้น มีการอัพเดตรายการเป็นสถานะ ได้รับแล้ว
ถ้ายอดคงเหลือของการจัดส่งถูกเพิ่มเข้าในรายการใบสั่ง และเกินปริมาณในรายการใบสั่ง การดำเนินการ ยกเลิก จะไม่ยกเลิกปริมาณส่วนเกิน แต่รายการยังคงอยู่ในสถานะ ใบสั่งที่เปิด เนื่องจากมีปริมาณที่เหลืออยู่ ตัวอย่างเช่น ปริมาณเริ่มต้นบนรายการเท่ากับ 5 และยอดคงเหลือของการจัดส่งเท่ากับ 7 ถ้าใบสั่งถูกยกเลิก ห้ารายการถูกยกเลิก และปริมาณเท่ากับ 2 ยังคงอยู่ เนื่องจากคุณสามารถดูในธุรกรรมสินค้าคงคลังได้
ถ้าต้องการยกเลิกปริมาณทั้งหมดในรายการ PO คุณควรยกเลิกปริมาณที่เหลือของการจัดส่งในรายการ จากนั้น จะมีการอัพเดตรายการเป็นสถานะ ยกเลิกแล้ว
ถ้า PO อยู่ระหว่างการจัดการการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงใดๆ เช่น การยกเลิกใบสั่ง หรือยอดคงเหลือของการจัดส่ง ต้องถูกส่งไปยังระบบลำดับงานและได้รับการอนุมัติก่อน จึงจะสามารถดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์และมีการอัพเดตธุรกรรมสินค้าคงคลังเป็นยกเลิกแล้ว