ภาพรวมใบสั่งซื้อ
บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ (PO) และการเชื่อมโยงไปยังบทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ ของ PO
ใบสั่งซื้อ (PO) คือเอกสารที่แสดงถึงข้อตกลงกับผู้จัดจำหน่ายเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการ เอกสารยังช่วยติดตามใบรับสินค้าที่ทำไว้กับใบสั่ง และหลังจากนั้นรวมถึงการลงบัญชีใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ผู้จัดจำหน่ายออกบิลตามใบสั่ง
หน้า ใบสั่งซื้อ ประกอบด้วยภาพรวมของใบสั่งมีอยู่และช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนใบสั่งเหล่านั้นได้ เมื่อคุณเปิด PO คุณสามารถเลือกมุมมอง ส่วนหัว ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่ระบุเพียงหนึ่งครั้งสำหรับแต่ละใบสั่งซื้อ เช่น รายละเอียดของผู้จัดจำหน่าย อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถเลือกมุมมอง บรรทัด ซึ่งคุณสามารถปรับเปลี่ยนบรรทัดใบสั่งได้ โดยทั่วไปแล้ว คุณจะสลับระหว่างสองมุมมองนี้เมื่อคุณปรับเปลี่ยน PO ค่าธรรมเนียมจะไม่ถูกระบุลงในหน้า ใบสั่งซื้อ โดยตรง แต่สามารถดูได้ทางเมนูบนส่วนหัวและบรรทัดใบสั่ง
มีรายงานหลายฉบับที่คุณสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับ PO ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย รายงานเหล่านี้จะพบได้ในโมดูล การจัดซื้อและการจัดหา และ บัญชีเจ้าหนี้
พื้นที่ทำงาน การจัดเตรียมใบสั่งซื้อ และ การรับและการติดตามผลใบสั่งซื้อ ช่วยให้คุณสามารถดูรายการของ PO ในสถานะต่างๆ ที่มีความคืบหน้า นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลสรุปของการดำเนินงานที่จะต้องดำเนินการอีกด้วย พื้นที่ทำงาน การจัดเตรียมใบสั่งซื้อ จะมุ่งเน้นการสร้างและการตรวจทาน PO การประมวลผลใบสั่งผ่านการอนุมัติ และการยืนยันกับผู้จัดจำหน่าย พื้นที่ทำงาน การรับและการติดตามผลใบสั่ง จะมุ่งเน้นการประมวลผลการรับสินค้าหรือบริการเทียบกับ PO และยังรวมรายการที่ช่วยให้เข้าใจเกี่ยวกับการรับสินค้าที่พ้นกำหนดหรือที่จะครบกำหนดสำหรับการจัดส่งโดยซัพพลายเออร์ พื้นที่ทำงานเหล่านี้ไม่ได้ใช้ในการดำเนินกิจกรรมการรับสินค้าที่เกี่ยวข้องที่กระทำในคลังสินค้า ดำเนินกิจกรรมเหล่านั้นโดยใช้หน้าในโมดูล การบริหารสินค้าคงคลัง และ การบริหารคลังสินค้า ควรดำเนินการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายโดยใช้พื้นที่ทำงาน รายการใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย และควรดำเนินการชำระเงินโดยใช้พื้นที่ทำงาน การชำระเงินของผู้จัดจำหน่าย
บทความต่อไปนี้แสดงภาพรวมของขั้นตอนต่างๆ ของ PO:
- สร้างใบสั่งซื้อ
- อนุมัติและยืนยันใบสั่งซื้อ
- ใบรับสินค้า - ใบสั่งซื้อ
- ภาพรวมของใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย
ชนิดของใบสั่งซื้อ
ชนิดของ PO มีสามชนิด เมื่อคุณสร้าง PO คุณจะต้องระบุชนิด คุณสามารถตั้งค่าชนิดของใบสั่งเริ่มต้นสำหรับใบสั่งใหม่ได้ที่หน้า พารามิเตอร์การจัดซื้อและการจัดหา
| ชนิดของ PO | คำอธิบาย |
|---|---|
| สมุดรายวัน | ใช้ชนิดนี้เพื่อสร้างใบสั่งฉบับร่าง ชนิดนี้ไม่ส่งผลกระทบต่อปริมาณสินค้าคงคลัง หรือสร้างธุรกรรมสินค้าคงคลัง บรรทัดสมุดรายวัน PO จะไม่รวมอยู่ในการวางแผนหลัก |
| ใบสั่งซื้อ | ใช้ชนิดนี้เพื่อสร้าง PO เมื่อใบสั่งได้รับการยืนยันกับผู้จัดจำหน่าย และเมื่อใบสั่งถูกประมวลผลผ่านใบรับสินค้าและการออกใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะดำเนินการชำระเงินให้แก่ผู้จัดจำหน่าย ชนิดของ PO นี้ถูกนำมาใช้มากที่สุด |
| ใบสั่งที่ส่งคืน | ใช้ชนิดนี้เมื่อคืนสินค้าให้กับผู้จัดจำหน่าย ชนิดของใบสั่งนี้กำหนดให้คุณต้องระบุหมายเลขอนุมัติการคืนสินค้า (RMA) ที่ผู้จัดจำหน่ายให้กับคุณ คุณสามารถระบุหมายเลข RMA ได้ที่แท็บ ทั่วไป ของ PO บรรทัดใบสั่งต้องมีปริมาณเป็นค่าลบ |
สถานะใบสั่งซื้อ
PO มีฟิลด์สถานะหลายรายการที่บ่งชี้ความคืบหน้าของใบสั่ง สามารถดูฟิลด์เหล่านี้ทั้งหมดได้ที่มุมมอง ส่วนหัว ของใบสั่ง และสามารถดูบางรายการได้ในตารางภาพรวมของใบสั่งทั้งหมด ฟิลด์ สถานะใบสั่งซื้อ แสดงสถานะของปริมาณในใบสั่ง ค่าที่พร้อมใช้งานมีดังต่อไปนี้
- ใบสั่งที่เปิดค้างไว้– สร้างใบสั่งแล้ว และปริมาณอยู่ระหว่างการสั่ง
- ได้รับแล้ว– ได้รับปริมาณบางส่วน แต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้
- ออกใบแจ้งหนี้แล้ว– ออกใบแจ้งหนี้ตามปริมาณทั้งหมดในใบสั่งแล้ว ถ้าใบสั่งมีการได้รับแล้วหรือออกใบแจ้งหนี้แล้วบางส่วน ไม่ควรมีสถานะ ได้รับแล้ว หรือ ออกใบแจ้งหนี้แล้ว ดังนั้น ใบสั่งจะยังคงมีสถานะเป็น ใบสั่งที่เปิดค้างไว้
- ยกเลิกแล้ว– ใบสั่งได้รับการยืนยันแล้ว แต่ถูกยกเลิกในภายหลัง ดังนั้น สถานะนี้บ่งชี้ว่าไม่มีปริมาณคงค้างในใบสั่งอีกต่อไป
ฟิลด์ สถานะเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของใบสั่งในรูปแบบของเอกสารที่มีการประมวลผลแล้วได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมจะแสดงสถานะของเอกสารล่าสุดที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับใบสั่ง ค่าที่พร้อมใช้งานมีดังต่อไปนี้
- ไม่มี– ไม่มีเอกสารที่ได้รับการประมวลผลสำหรับใบสั่ง
- การสอบถามเกี่ยวกับการซื้อ– สร้างการสอบถามเกี่ยวกับการซื้อแล้ว และใบสั่งกำลังรอผลป้อนกลับจากผู้จัดจำหน่าย
- ใบสั่งซื้อ– ใบรับรองได้รับการประมวลผลตามใบสั่งแล้ว
- ใบรับสินค้า– ใบรับสินค้าได้รับการประมวลผลตามใบสั่งแล้ว
- ใบแจ้งหนี้– ใบแจ้งหนี้ได้รับการลงบัญชีกับใบสั่งแล้ว
ฟิลด์ สถานะการอนุมัติ ถูกใช้เมื่อ PO อยู่ในขั้นตอนการตรวจทานหรือลำดับงาน ค่าที่พร้อมใช้งานมีดังต่อไปนี้
- ร่าง อยู่ระหว่างการตรวจทาน และ ถูกปฏิเสธ – สถานะเหล่านี้จะถูกใช้เฉพาะเมื่อมีการใช้ลำดับงานการอนุมัติสำหรับ PO เท่านั้น
- อนุมัติแล้ว– สถานะนี้ถูกกำหนดให้กับใบสั่งที่มีการอนุมัติลำดับงานที่เสร็จสมบูรณ์ สถานะของใบสั่งที่สร้างขึ้นโดยไม่ได้ใช้ลำดับงานการอนุมัติจะได้รับสถานะเป็น อนุมัติแล้ว ทันที
- อยู่ระหว่างการตรวจทานจากภายนอก– สถานะนี้จะใช้ในสถานการณ์ที่การสอบถามเกี่ยวกับการซื้อถูกส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย เพื่อให้ผู้จัดจำหน่ายสามารถยืนยันเงื่อนไขของ PO สถานะนี้ยังถูกใช้ในกระบวนการที่เริ่มต้นโดยการดำเนินการ คำขอยืนยัน อีกด้วย สำหรับกระบวนการนี้ ระบบจะขอให้ผู้จัดจำหน่ายยืนยันเงื่อนไขของ PO โดยการเชื่อมต่อกับระบบของคุณ และการลงทะเบียนว่ายืนยันหรือปฏิเสธใบสั่ง
- ยืนยันแล้ว– สถานะนี้จะถูกกำหนดหลังจากที่ใบสั่งได้รับการยืนยันแล้ว โดยทั่วไปแล้ว สถานะนี้เป็นสถานะการอนุมัติสุดท้ายที่จะถูกกำหนดให้กับใบสั่ง