Desen 4: Temel iş süreci dönüşümü

Aracılar, temel kurumsal işlemleri birden çok sistemde uçtan uca çalıştırır. Bu düzende aracılar yalnızca önerileri ortaya çıkararak değil, gelir, maliyet ve müşteri deneyimi üzerinde doğrudan etki yaratarak tanımlı sınırlar içinde kararlar alır.

Bu modelde ajanlar karmaşık iş akışlarını otonom olarak koordine eder ve istisnaları insanlara eskale eder. İnsanlar işi yapmaktan sistemi idare etmeye geçer.

Important

Bu kalıpta sorumluluk BT'de değil, iş tarafında kalır. Bu düzeni takip etmeden önce, sorumlu işletme sahibinin (teknoloji ekibi değil) sonuçlara sahip olmak için hazır olduğunu onaylayın.

Bu desen nedir?

Temel iş süreci dönüşümü, aracılar etrafında iş açısından kritik bir süreci yeniden oluşturur. Ajan, sistemler genelinde iş akışını koordine eder, belirlenen sınırlar içindeki rutin vakaları karara bağlar ve istisnaları bir insana yönlendirir. İnsanlar işi yapmaktan, işi yapan sistemi idare etmeye geçer.

Bu model, risklerin en yüksek olduğu noktada, yardımdan yürütmeye geçişin yürütme tarafında net biçimde konumlanır. Ajan, gerçek finansal sonuçlar ve müşteri etkisi yaratır; bu nedenle icraya yönelik dört yeni gereklilik tüm ağırlığıyla geçerlidir: atanmış sahiplik, tanımlanmış bir risk yanıtı, yaşam döngüsü yönetimi ve açıkça tanımlanmış yetki sınırları. Sorumluluk BT ile değil işletmede kalır.

Aracılar ne yapar?

Bu düzendeki aracılar, sistemler arasında karmaşık, çok adımlı iş akışlarını düzenler. Örneğin:

  • Talep işleme: Alım, doğrulama, risk puanlaması, ödeme
  • Sipariş-nakit: Sipariş doğrulama, karşılama koordinasyonu, faturalama
  • Finansal kapanış: Mutabakat, tahakkuk hesaplamaları, sapmaların işaretlenmesi
  • Üretim kalitesi: İnceleme önceliklendirmesi, hata sınıflandırması, yönlendirme
  • Tedarik zinciri: Talep algılama, stok iyileştirme, tedarikçi koordinasyonu
  • Müşteri ekleme: Know-Your-Customer doğrulaması, hesap kurulumu, hoş geldiniz iş akışları

Aracılar, tanımlanan sınırlar içinde otonom olarak rutin kararlar alır ve bu sınırların dışında kalan özel durumları gözden geçiren kişilere iletir.

İnsanlar ne yapar?

İnsanlar işi yapmaktansistemi idare etmeye geçer:

  • Özerklik sınırlarını tanımlayın: ajanların hangi kararları verebileceğini ve hangi kararların insan onayı gerektirdiğini belirtin.
  • Aracı sınırlarının dışında kalan özel durum durumlarını gözden geçirin.
  • İş sonuçlarını tanımlı ana performans göstergelerine (KPI' ler) göre izleyin.
  • Performans verilerine göre süreci sürekli geliştirin.
  • İş sonuçlarının sorumluluğunu üstlenin.

Bu kaydırma temel bir rol dönüşümüdür. Bu süreçlerdeki kişilerin geçiş için yeni becerilere, yeni zihinsel modellere ve açık desteğe ihtiyacı vardır.

İşletim modeli nasıl çalışır?

Bu düzenin başarıyla dağıtılması için dört boyutta değişiklik yapılması gerekir:

Dimension Önce Sonra
İnsanlar İş yapma Performansı sahiplenmek ve sistemi yönetmek
Ajanslar Yürütme adımları Sistemler arasında uçtan uca orkestrasyon
İdare Araç kullanım ilkeleri Özerklik sınırları ve karar hakları çerçevesi
Metrics Üretkenlik kazançları Döngü süresi, aktarım hızı, doğruluk ve iş değeri

Hedef vade profili

Bu model, beş yetenek belirleyicisinin tümünde derinlik gerektirir. Sürücülerin hiçbirini atlayamazsınız.

Yetkinlik etkeni Hedef düzeyi Neden?
Yapay zeka stratejisi ve deneyimi 500 (Verimli) İşlemi proje olarak değil, uyarlamalı, yapay zeka öncelikli bir özellik olarak çalıştırın.
İş stratejisi 500 (Verimli) Ölçek kesici. İşlemi resmi olarak yeniden tasarlayın ve KPI'lere bağlayın.
İdare ve güvenlik 400 (Uygun) Finansal ve müşteriyi etkileyen eylemler için proaktif idare, özerklik sınırları ve otomatik izleme.
Teknoloji ve veriler 400 (Uygun) Ölçeklenebilir temeller ve birden çok sistem arasında güvenilir tümleştirme.
Kuruluş ve kültür 400 (Uygun) İnsanlar sistemi yöneten yeni bir rol üstleniyor. İşleri değişir, sadece araçları değişmez.

Önemli içgörü: Bu desen her yerde derinlik gerektiriyor. Beş itici gücün tümünde 400-500 seviyesinde olgunlukta, ajanları kâr ve zarara doğrudan etki edecek şekilde temel iş süreçlerine entegre edin. Hiçbir sürücünün önceliğini düşürmeyin.

Ölçek bariyerini aşan unsur: İş stratejisi, özellikle resmî süreçlerin yeniden tasarlanması ve KPI'lara bağlı koordinasyon. İşlemi otomatikleştirmeden önce yeniden tasarlayın. Aksi takdirde, yalnızca bozuk bir işlemi daha hızlı otomatikleştirirsiniz. Disiplin teknolojiden önce gelir.

İş birimleri, ajanların tesliminden ve sonuçlarından sorumludur. CoE, standartlar, yetkinleştirme ve istisnaya dayalı yönetişim sağlar. Bu yapı, işletmede tam aracı yaşam döngüsüne sahip olan olgun ekipleri gerektirir: yalnızca aracı oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda bunları çalıştırır, izler ve geliştirir.

Tip

Bu desende belirleyici rol işletme sahibine aittir. Sorumluluk BT'nin değil işletmenin içinde yer almalıdır. İşletme sahibi bu rolü bir BT projesi olarak ele alırsa, desen en önemli olduğunda durur.

Aracı bir Mükemmellik Merkezi oluşturma bölümünden yapı, roller ve risk katmanlı idare hakkında daha fazla bilgi edinin.

İhtiyacınız olan ve gerek duymadığınız şeyler

Şunlara sahip olmanız gerekir:

  • İnsan sorumluluğuyla süreç yeniden tasarlama: Aracıyı tasarlamadan önce sonucun sahibini tanımlayın. Sonucun sahipliği, teknolojinin sahipliğinden ayrıdır.
  • Karar hakları çerçevesi: Aracıların otonom olarak hangi kararları alabileceğini ve hangilerinin onay gerektirdiğini belgele. İşletme sahibinin bu çerçeveyi resmi olarak onaylaması gerekir.
  • Özerklik sınırları: Özellikle finansal veya müşteri etkisi olan aracı eylemleri için açık sınırlar tanımlayın. Bu sınırları fırlatma sırasında muhafazakar bir şekilde ayarlayın ve güven oluşturuldukçe genişletin.
  • Üretim sınıfı izleme: Yalnızca çalışma süresini değil, SLA'ları, doğruluğu ve kaymayı takip edin. Ajanlar sessizce sürükleniyor. İzleme, müşterileri etkilemeden önce kaymayı yakalar.
  • Federatif yönetişim: İş birimleri, ajanların ve sonuçların sahipliğini üstlenir. CoE, standartlar ve gözetim sağlar.
  • Değişiklik yönetimi: Bu süreçteki insanların yalnızca yeni bir araç değil, yeni bir role ihtiyacı vardır. Değişimi anlamalarına ve benimsemelerine yardımcı olmaya yatırım yapın.

Buna ihtiyacınız yoktur:

  • Bireysel etkinleştirme programları: Bu düzen kişisel üretkenlikle ilgili değildir.
  • Basit idare: Bu düzenin kar ve zarar etkisi vardır ve resmi denetimler gerektirir.
  • BT hizmetlerinin merkezi sunumu: İş birimi sonuçların sorumluluğunu üstlenmelidir. BT mümkün kılar, sonuçlara sahip olmaz.
  • Artımlı otomasyon: Süreci yeniden tasarlarsınız, otomasyonla düzeltme eki uygulamazsınız.
  • Değişiklik yönetimini atlama: Kişilerin rolleri bu düzende temel olarak değişir. Değişiklik yönetimi isteğe bağlı değildir.

Değer ve başarı ölçümleri

Değer, temel operasyonlardaki sıçrama niteliğinde iyileşmelerde ve iş KPI’lerindeki doğrudan kazanımlarda kendini gösterir. Aracı değil işlemi ölçün. İnsan müdahalesi olmadan ne ölçüde çalıştığını, ne kadar hızlı çalıştığını, ne kadar doğru olduğunu ve hâlihazırda takip ettiğiniz iş metriklerini nasıl etkilediğini izleyin.

Değer nasıl görünür?

  • Döngü süresi, üretim hacmi ve kalitede çarpıcı iyileştirmeler.
  • Daha az iletim ve daha az bekleme sayesinde daha düşük işletim maliyeti.
  • Daha dayanıklı, tahmin edilebilir çekirdek işlemler.
  • Gelir, maliyet ve hizmet düzeyleri gibi iş KPI'leri üzerinde doğrudan etki.
  • İşi yapmaktan performansın sorumluluğunu üstlenmeye geçen ekipler.

İzlenecek başarı ölçümleri

Category Örnek ölçüler Size ne söyler?
İşlem performansı Doğrudan işleme hızı, döngü süresi, aktarım hızı, özel durum oranı İşlemin ne kadarının insan olmadan uçtan uca çalıştığı ve ne kadar hızlı çalıştığı.
Kalite ve risk Doğruluk ve hata oranı, model ve karar kaymasını, denetime hazır olma Otonom kararların zaman içinde doğru ve uyumlu olup olmadığı.
Ekonomi İşlem başına maliyet, saat ve maliyet tasarrufu, kapasite yeniden dengeleme Yeniden tasarımın birim maliyeti düşürüp insanları daha yüksek katma değerli işler için serbest bırakıp bırakmadığı.
Doğrudan iş KPI'leri Gelir hızlandırıldı veya korundu, iş sermayesi ve nakit akışı kazançları, hizmet düzeyi Süreç değişikliğinin, işletmenin zaten izlediği rakamları değiştirip değiştirmediği.
Governance Özerklik sınırına bağlı kalma, özel durum gözden geçirme SLA'sı, aracı envanter kapsamı İnsanların, sistem ölçeklendikçe onu etkili bir şekilde yönetip yönetmediği.

Nasıl ölçülecek

  • Üretim düzeyinde izleme, yalnızca çalışma süresini değil, uçtan uca otomatik işlemeyi, doğruluğu ve sapmayı da izler.
  • Microsoft Agent 365, işlemi çalıştıran aracıları görmek ve yönetmek için kayıt defteri, kimlik ve gözlemlenebilirlik sağlar.
  • Microsoft Purview ve Dataverse, denetlenebilir karar günlükleri ve süreç verileri ve iş kuralları için bir kayıt sistemi sağlar.
  • Değerin işletmenin zaten kullandığı dilde raporlanabilmesi için aracı ölçümlerini mevcut süreç KPI'lerine bağlayın.

Tip

Bozuk bir işlemi otomatikleştirmeyin. Kırılma miktarını ölçeklendirir. Kötü tasarlanmış bir akış zaman kazandırabilir, ancak yeniden çalışma, özel durumlar ve aşağı akış riskini gizleyebilir. İlk olarak, işlemi yeniden tasarlayın ve cihazlayın. Müşterileri etkileyen finansal kararlar ve kararlar için açık özerklik sınırları ayarlayın. Yalnızca kullanılabilirliği değil, model kaymasını da izleyin.

Daha fazla bilgi edinin:

Yaygın karşı örüntüler

İşlem gelire, maliyete ve müşterilere dokunduğundan buradaki hatalar pahalıdır.

Desenden koruma Nasıl göründüğü Bunun yerine yapılması gerekenler
İşlem yeniden tasarlama atlandı Ekip, aracı öncelikli yürütme için yeniden tasarlamak yerine mevcut süreci adım adım otomatikleştirir. Sonuç, insan aracılı iletim karmaşıklığının eklenmesiyle bozuk bir işlemin daha hızlı yürütülmesidir. Otomatikleştirmeden önce her zaman aracı öncelikli yürütme işlemini yeniden tasarlayın ve KPI'lere bağlayın.
Sonucun sahibi BT'dir Teknoloji ekibi aracıyı oluşturur ve çalıştırır, ancak sonuç işletmeye ait değildir. Performans kaydığında veya hatalar oluştuğunda, işletmedeki hiç kimse sorumlu olmaz ve aracı bir iş özelliği yerine bir BT projesine dönüşür. Sonucun sahibi işletmedir. CoE, standartları belirler ve yalnızca istisnai durumlarda yönetişim sağlar.
Hafif yönetişim Yardım düzeyi kontroller, kâr-zarar etkisi olan bir sürece uygulanır. Resmi denetimleri kullanın: karar hakları, özerklik sınırları ve üretim izleme.
Özerklik sınırları dağıtımdan önce tanımlanmamış Aracı, kendi başına karar verebileceği şeyler için belgelenmiş bir sınır olmadan canlı yayına geçer ve uç durumlar beklenmeyen sonuçlara neden olur. Dağıtımdan önce karar hakları çerçevesini tanımlayın. Muhafazakar başlayın ve güven kuruldukçe özerkliği genişletin.
İzleme reaktiftir, proaktif değildir Ekip çalışma sürekliliğini izler, ancak doğruluğu veya sapmayı izlemez. Ajan giderek bozulur ve kendinden emin bir şekilde yanlış yanıtlar verir. Üretim izlemeyi proaktif hale getirin: yalnızca kullanılabilirliği değil doğruluğu izleyin ve kayma ve anomalileri algılayın.
Değişiklik yönetimi atlanıyor Kişilerin rolleri değişir ve kimse onları hazırlamaz. Yeni model duraklar. Değişikliği yönetme: kişiler işi yapmaktan idareye geçer.
Tek seferde geçiş Tüm süreç, geri dönüş seçeneği olmadan tek seferde aracılara geçer. Dağıtımı aşamalı olarak gerçekleştirin, istisna yollarını koruyun ve güven arttıkça özerkliği genişletin.

Müşteri hikayeleri

Bu yayımlanan Microsoft müşteri hikayeleri, sistemlerde temel işlemleri çalıştıran aracıları ve sonuçları insanların yönetmesini gösterir.

Müşteri Bildirilen sonuç
EY Power Apps ve SAP ile entegre bir Copilot Studio aracısı üzerinde finans süreçlerini yeniden yapılandırarak genel muhasebe işlem sürelerini %95 azalttı ve ödeme mutabakatında yılda 120.000 saat tasarruf sağladı.
Ömür Boyu Ürünler Dynamics 365 finans temsilcileri, e-ticaret sipariş işlemede 95% artış ve bilgi iş gücünün 20% daha yüksek değerli işlere yeniden dengeleme olanağıyla mutabakat ve sipariş işlemeyi otomatikleştirir.
Cineplex Sistemler genelinde Power Automate’i orkestre eden bir Copilot Studio para iadesi temsilcisi, para iadesi işlem süresini 5 ila 15 dakikadan bir dakikanın altına indirdi; bu da yılda 30.000 saatten fazla sağlanan zaman tasarrufunun bir parçası oldu.
Dow Inc. Yılda 100.000'den fazla navlun faturasını analiz ederek önemli tasarruf fırsatlarını belirleyen otonom bir Copilot Studio "Navlun Aracısı".
Leicester Üniversitesi Yılda 312 saat Dynamics 365 yapay zeka aracılarıyla 30.000'den fazla öğrenci sorgularını işlemede tasarruf sağlandı.
TotalEnergies Otonom aracılarla 25 ile 45% arasında hata neden belirlemesi geliştirildi (bakım için MARGE, tedarik için AlıcıBileşeni).
Signetic Power Platform'a sahip 800.000'den fazla hastaya hizmet verir ve Copilot Studio aracıları ön yetkilendirme ve talepleri otomatik hale getirir.
KONE Copilot Studio agentı ve yapay zeka iş akışları kullanılarak yılda 54.000 sözleşme işleniyor ve işleme süresi yaklaşık üçte iki oranında azaltılıyor.
KPMG Politika ve uyumluluk yaşam döngüsünü otomatikleştiren kurumsal bir ESG ajanıyla uyumluluk süreçlerinden 18 ay kısaltın.
Banco Ciudad Altı ay içinde oluşturulan 10 dahili Copilot Studio ajanıyla, %90 onay oranıyla yılda 2.400 saat tasarruf sağlandı.

Bu desen için Microsoft’un agent yetenekleri

Aşağıdaki örneklerde, özellikle Çekirdek iş süreci dönüşümüyle ilgili özellikler vurgulanır. Bu örnekleri senaryolarınız ve kullanıcı segmentlerinizle özellikleri eşleştirmek için başlangıç noktası olarak kullanın ve ardından resmin tamamı için Microsoft aracı ekosistemini keşfedin.

İşlemi düzenleme

  • Copilot Studio otonom aracılar, kapsamlı izinler içindeki olaylara ve zamanlamalara göre hareket eder, böylece işlem her adımı isteyen bir kişi olmadan çalışır.
  • Çoklu aracı orkestrasyonu, bir sürecin adımları boyunca uzmanlaşmış aracıları bir lider aracının koordine etmesini sağlar.
  • İş akışları , sürecin tahmin edilebilir olması gereken bölümleri için belirlenimci, kural tabanlı adımlar ekler.
  • Dataverse , her aracı eylemini izlenebilir ve denetlenebilir hale getiren satır ve sütun düzeyinde güvenlik, rol tabanlı erişim denetimi, alan düzeyinde şifreleme, denetim günlüğü ve yerleşik uyumluluk denetimleri ile işlem verileri ve iş kuralları için güvenli, yönetilen bir kayıt sistemi sağlar.
  • Bağlayıcılar ve Model Bağlam Protokolü SAP ve Dynamics 365 gibi iş kolu sistemlerine ulaşır.
  • Dynamics 365 önceden oluşturulmuş temsilcileri, örneğin hesap mutabakatı, tedarikçi iletişimi ve tedarik temsilcileri, belirli finans ve tedarik zinciri süreçlerini yürütür.

İhtiyacınız olduğunda pro-code geliştirin

Microsoft Foundry, düşük kod kapsamını aşan işlemler için özel pro-code aracıları ve modelleri oluşturur ve barındırıyor.

İnsanların sistemi yönetmesini sağlama

  • İnsan denetimli onaylar ve karar sınırları, belirlenen risk eşiklerinin üzerindeki durumlarda onay gerektirir ve ajanları yetki sınırları içinde tutar.
  • Microsoft Agent 365 aracıları kaydeder, her birine bir Microsoft Entra Aracı Kimliği verir, en az ayrıcalıklı erişimi zorlar ve varlık genelinde gözlemlenebilirlik sağlar. Agent 365, bazı senaryoları hala önizleme aşamasında olan ticari müşteriler tarafından genel kullanıma sunulmuştur. Senaryonuzun kapsamını onaylayın.

Göndermeden önce değerlendirme ve test

Kar ve zarar etkisi olan bir desen için değerlendirme isteğe bağlı değildir. Canlı süreçlere dokunmadan önce aracıları gerçekçi senaryolara karşı test edin ve süreç geliştikçe üretimde değerlendirmeye devam edin.

  • Copilot Studio’da aracı değerlendirme, aracınız üzerinde yapılandırılmış değerlendirmeler çalıştırır, doğruluk, dayanaklılık ve görev tamamlama gibi kalite boyutlarında yanıtları puanlar ve regresyonları üretime ulaşmadan önce tespit eder. Otonom sınırların ve yönlendirme mantığının uç durumlar ve özel durum senaryoları da dahil olmak üzere bir dizi girişte tasarlandığı şekilde davrandığını doğrulamak için kullanın.
  • Copilot Aracı Seti (eski adıyla Copilot Studio Kit), toplu test, otomatik regresyon çalıştırmaları ve puanlama panosu ile test kapsamını genişletir. Bu özellikle, canlı işlemin karşılaşacağı tüm giriş aralığında aracının doğru şekilde davrandığını gösteren yinelenebilir, denetlenebilir kanıta ihtiyacınız olan temel iş süreci aracıları için kullanışlıdır.

Hazır olduğunuzu nasıl anlarız?

Bu ifadelerin çoğu doğruysa bu örüntüyü başlatın:

  • İşlemi resmi olarak yeniden tasarladınız ve KPI'lere bağladınız.
  • Kurum, sorumluluğu açıkça tanımlanmış şekilde sonuçtan sorumludur.
  • Özellikle para ve müşteriler için karar hakları ve özerklik sınırları tanımlamıştınız.
  • Sürüklenme algılama dahil olmak üzere üretim sınıfı izleme çalıştırabilirsiniz.
  • Yalnızca aracıları oluşturmakla kalmayan, onları çalıştırıp geliştirebilen yetkin ekipleriniz var.

Sonraki Adımlar

Aracı Hazırlığı Değerlendirmesine Katılın

Veya Agentic AI benimseme olgunluk modelinin tamamını keşfedin.

Diğer desenleri daha ayrıntılı olarak keşfedin:

  • Last updated on