Aracılığıyla paylaş

Randevular, ilgili kişiler ve görevler için eşitleme mantığı

Not

Yeni ve geliştirilmiş Power Platform yönetim merkezi artık genel önizlemede! Yeni yönetim merkezini, belirli sonuçlara daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olan görev odaklı gezinti ile kullanımı daha kolay olacak şekilde tasarladık. Yeni Power Platform yönetim merkezi genel kullanılabilirliğe geçtiğinde yeni ve güncelleştirilmiş belgeler yayımlayacağız.

Bu makalede randevuların, ilgili kişilerin ve görevlerin Dynamics 365 ve Exchange arasında nasıl eşitlendiği açıklanmaktadır. E-posta ayrı olarak eşitlenir.

Randevular, ilgili kişiler ve görevler varsayılan olarak Dynamics 365 ve Exchange arasında iki yönlü eşitlenir. Sunucu tarafı eşitlemesi (Exchange eşitlemesi olarak da bilinir) tercih edilen eşitleme yöntemidir. Eşitleme, eşitlenen öğeye ve eşitleme yönüne bağlı olarak farklı olur.

Eşitleme yapılandırması gereklilikleri

Randevular, ilgili kişiler ve görevler eşitlenmeden önce, Dynamics 365'te karşılık gelen posta kutusu kaydının aşağıdaki gereksinimleri karşılaması gerekir. Kuyruk posta kutularının randevu, ilgili kişi veya görev eşitlemesini desteklemediğini unutmayın.

  • Kullanıcının e-posta adresi onayalanır.
  • Posta kutusu test edilir ve etkinleştirilir.
  • Randevular, ilgili kişiler ve görevler sunucu tarafı eşitlemesi kullanacak şekilde ayarlanır.

Daha fazla bilgi edinmek için bkz. Exchange Online'a Bağlanma ve Sunucu tarafı eşitlemesi.

Eşitleme filtreleri, sunucu tarafı eşitlemesini kullanarak Dynamics 365 ve Exchange arasında eşitlenecek kayıtları belirler. Daha fazla bilgi edinmek için bkz. Müşteri etkileşimi uygulamaları ve Exchange arasında eşitlenecek kayıtları seçme.

Dynamics 365'ten Exchange'e eşitleme

Bir öğe Exchange ile eşitlendikten sonra bir bağlantı oluşturulur. Eşitleme her zaman iki yönlüdür. Bir taraftaki herhangi bir değişiklik diğerine yansıtılır.

Exchange'den Dynamics 365'e eşitleme

Yalnızca aşağıdaki gereksinimler karşılandığında randevular, ilgili kişiler ve görevler Exchange'ten Dynamics 365'e eşitlenir:

  • Öğe Dynamics 365 for Outlook uygulamasında başarıyla oluşturuldu.
  • Öğe, Dynamics 365 for Outlook'ta Dynamics 365 ile izlenmektedir.
  • Dynamics 365 ile İzlenen kategorisi Outlook'ta veya başka bir e-posta istemcisinde uygulanır, Dynamics 365 for Outlook'ta uygulanmaz.

Not

Randevu ana Takvim klasöründe veya alt klasörlerinde ise sunucu tarafı eşitlemesi Dynamics 365 ile İzlenen kategorisiyle randevuları eşitler. Diğer takvim klasörlerindeki öğeler eşitlenmez.

Outlook'ta, ana Takvim klasöründen eşitlenebilen randevuları gösteren posta kutusunun bir ekran görüntüsü.

Bu gereksinimler karşılandığında, sunucu tarafı eşitlemesi öğeyi Dynamics 365'te oluşturur ve bir bağlantı oluşturur. Eşitleme her zaman iki yönlüdür. Bir taraftaki herhangi bir değişiklik diğerine yansıtılır.

Daha fazla bilgi edinmek için bkz.

Randevuları eşitleme

Dynamics 365 ve Exchange arasında randevuların eşitlenme şekli eşitleme yönüne ve randevunun özelliklerine bağlıdır.

Randevu düzenleyicisi

Randevu düzenleyicisi, randevu eşitlemesi için önemli bir alandır. Farklı eşitleme davranışlarını uygular. Örneğin, yalnızca Dynamics 365 randevu düzenleyicisi Dynamics 365'ten Exchange katılımcılarına randevuları eşitleyebilir ve dağıtabilir. Power Automate veya özel kod gibi özelleştirmeleri kullanarak randevular oluşturduğunuzda, düzenleyicinin doğru olarak belirtildiğinden emin olun. Varsayılan düzende, düzenleyici alanı randevu formunda gösterilmez. Değerin mevcut ve doğru olduğunu onaylamak için bu alanı formlara, görünümlere veya gelişmiş bul sorgularına ekleyebilirsiniz.

Randevu düzenleyicisi, Exchange ile eşitlendikten sonra Dynamics 365'te değiştirilirse, bu özgün düzenleyicinin iptal işlemi başlatmasına neden olabilir. Bunun nedeni, randevunun artık kullanıcının eşitleme filtrelerinin koşullarını karşılamamasıdır. Ayrıca, yeni düzenleyici randevuyu Exchange'de yeni bir toplantı olarak eşitleyebilir. Önceki düzenleyiciden iptal işlemi gönderme davranışı DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync adlı OrgDBOrgSetting ayarı kullanılarak değiştirilebilir.

Not

Aşağıdaki koşullar doğru olduğunda Dynamics 365'te oluşturulan bir randevu, SYSTEM tarafından oluşturulmuş olarak görünür:

  • Randevuyu izleyen kullanıcı düzenleyici değilse
  • DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities adındaki OrgDBOrgSetting ayarı, varsayılan olarak Yanlış değerine ayarlanmıştır.

Outlook toplantısını düzenleyen kişi bir Dynamics 365 kullanıcısıysa, sahip toplantıyı düzenleyen kişi olur. Toplantıyı düzenleyen kişi bir Dynamics 365 kullanıcısı değilse, sahip toplantıyı izleyen kullanıcı olur.

Dynamics 365'den Exchange'e randevuları eşitleme

  • Eşleme: Dynamics 365'teki randevular Exchange'e toplantılar olarak eşitlenir.

  • Randevu durumu:Dynamics 365'te randevu durumu Tamamlandı, İptal Edildi veya Boş (Açık), ise randevu durumu Exchange ile Boş olarak eşitlenir.

  • Anımsatıcı: Randevu yedi günden daha önce olduğunda veya randevu durumu Boş (Açık) olduğunda anımsatıcı ayarlanamaz.

  • Davetler: Şu durumlarda davet gönderilmez:

    • Randevu geçmişteyse.
    • Katılımcı davet edilmediyse.
    • Randevuyu eşitleyen kullanıcı düzenleyici değilse.
    • Aşağıdaki özelliklerin hiçbiri değiştirilmez: Konu, Gövde, Konum, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Düzenleyici, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Dynamics 365 ile Exchange arasında iptal edilmiş ve silinmiş randevuları eşitleme

Toplantıyı düzenleyenin posta kutusunda randevu silindiğinde Exchange katılımcılara bir randevu iptali gönderir.

Randevu Dynamics 365'te silinirse aşağıdaki durumlar hariç iptal bilgisi gönderilmez:

  • Randevu geçmişteyse.
  • Randevuyu eşitleyen kullanıcı randevunun düzenleyicisi değilse.
  • Randevunun katılımcıları yoksa.

Varsayılan olarak Dynamics 365 'te iptal edilen randevular Exchange ile İptal edildi olarak eşitlenmez. Bu davranışı değiştirmek için, OrgDbOrgSettings ayarlarında SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange öğesini açın. Bu ayar etkinleştirildiğinde, Dynamics 365'te bir randevunun iptal edilmesi Exchange'de toplantıyı iptal eder ve katılanlara iptal bilgisi gönderir.

Bir randevu Dynamics 365'te silindiğinde ve Exchange ile eşitlendiğinde, aşağıdaki koşulların tümü karşılanıyorsa randevu Exchange'de silinir:

  • Randevu bağlantısı oluşturulduysa.
  • Eşitleyen kullanıcı randevunun düzenleyicisiyse.
  • Randevu gelecekteyse.
  • Randevu mantıksal olarak silinmediyse.

Tüm bu koşullar karşılanmıyorsa, randevu Exchange'de kalmaya devam eder ancak bağlantısı kaldırılır.

Yinelenen bir toplantıyı izlerken Dynamics 365 aşağıdaki durumlarda katılımcılara yeni davetler göndermez:

  • Serinin tüm oluşumları hala Outlook ve Exchange'de bulunuyorsa.
  • Hiçbir katılımcı eklenmediyse veya silinmediyse.

Düzenleyici serinin eski örneklerini sildiyse, Dynamics 365 bunları Exchange'de eksik olarak görür. Yeniden oluşturur ve katılımcılara yeni bir davet gönderir.

Exchange'den Dynamics 365'e randevuları eşitleme

  • Eşleme: Exchange'deki toplantılar Dynamics 365'e randevular olarak eşitlenir. Yinelenen toplantılar, Dynamics 365 ile yinelenen birincil randevu ve örnekleri olarak eşitlenir. Yinelenen bir toplantının örnekleri Exchange'de ayrı ayrı değiştirilirse Dynamics 365'e özel durum randevu kayıtları olarak eşitlenir.

  • Randevu durumu ve Boş/Meşgul durumu: Exchange'deki randevu durumu Boş ise randevu durumu Dynamics 365 ile Boş olarak eşitlenir. Dynamics 365'te durum Tamamlandı veya İptal edildi olduğunda randevu durumu tamamlandı Dynamics 365'te Tamamlandı olarak ayarlanır. Durum Dynamics 365'de Açık ise randevu durumu Boş olarak ayarlanır. Exchange randevusunun Müsait/Meşgul durumu Başka yerde çalışıyor olarak ayarlanmışsa, Dynamics 365 randevusu Açık ve durumu da Müsait olarak ayarlanır.

  • Dynamics 365'te tamamlanmış veya iptal edilmiş durumda olan randevular: Dynamics 365'te randevu durumu tamamlanmış veya iptal edilmiş ise Exchange'de toplantıdaki değişiklikler Dynamics 365'ye eşitlenmez.

  • Randevu ayırma ve çakışma yönetimi: Bir randevu Dynamics 365 ile izlendiğinde, sunucu tarafı eşitlemesi katılanların belirtilen zamanda müsait durumda olduğundan emin olmak için Ayırma API'sini kullanır. Örneğin, Dynamics 365'te düzenleyenin takviminde aynı anda başka bir randevu varsa ayırma işlemi başarısız olur ve randevu eşitlenmez. Kullanıcı zamanlama çakışmasını ele alabilir, yok saymayı seçebilir ve randevunun yine de eşitlenmesini sağlayabilir. Outlook'ta Dynamics 365' den ayırma, zamanlama çakışmasını otomatik olarak bastırır. Daha fazla bilgi edinmek için bkz. Exchange'den Microsoft Dynamics 365'e randevu [randevu konusu] kaydedilirken bir zamanlama çakışması bulundu.

Exchange ile Dynamics 365 arasında iptal edilmiş ve silinmiş randevuları eşitleme

Exchange'de izlenen bir randevu veya özel durum randevusu silindiğinde, aşağıdaki durumlarda randevu eşitleme sırasında Dynamics 365'de silinmez:

  • Durum Tamamlandı veya İptal edildi olduğunda.
  • Randevu geçmişteyse.
  • Randevuyu eşitleyen kullanıcı randevunun düzenleyicisi değilse.

(Özel durum randevusu, yinelenen randevunun tek başına değiştirilmiş belirli bir örneğidir.)

Servis randevularını eşitleme

  • Eşleme: Dynamics 365'teki servis randevuları Exchange'e toplantılar olarak eşitlenir.

  • Davetler ve iptaller: Servis randevuları için davet ve iptaller hiçbir zaman gönderilmez.

  • Kopyalar: Kullanıcılar eşitleme sırasında kendi posta kutularına kendi servis randevularının kopyasını alırlar. Servis randevuları için merkezi bir düzenleyici yoktur.

İlgili kişileri eşitleme

  • Eşleme: Dynamics 365'deki ilgili kişiler Exchange'e ilgili kişiler olarak eşitlenir.

  • Adres eşitleme: Bkz. İlgili kişiler için adres eşitleme.

  • Silinen ilgili kişiler:

    • Dynamics 365'te silinen ilgili kişiler, yalnızca eşitleme yapan kullanıcı ilgili kişisinin sahibi değilse Exchange'de silinir.
    • Exchange'de silinen ilgili kişiler, yalnızca eşitleme yapan kullanıcı ilgili kişisinin sahibi ise Dynamics 365'te silinir.

Görevleri eşitleme

Dynamics 365 ve Exchange arasında görevlerin eşitlenme şekli eşitleme yönüne ve görevin özelliklerine bağlıdır.

Dynamics 365'den Exchange'e görevleri eşitleme

  • Eşleme: Dynamics 365'deki fakslar, mektuplar, telefon görüşmeleri ve görevler Exchange'e görev olarak eşitlenir.

  • Anımsatıcı: Görev son tarihi bir gün önceden dah aönce ise ve Dynamics 365'de görev durumu Açık veya Zamanlandı ise, eşitleme sırasında bir anımsatıcı ayarlanır.

  • Son tarih: Dynamics 365'teki zamanlanmış görev bitiş tarihi Exchange'de görev bitiş tarihi olarak eşitlenir.

  • Görev durumu: Tamamlanma yüzdesi belirtilmediğinde:

    • Açık bir görev Exchange ile Başlatılmadı olarak eşitlenir.
    • Tamamlandı veya İptal edildi durumundaki bir görev Exchange'de Tamamlandı olarak eşitlenir.

  • Tamamlanma tarihi: Görev fiili bitiş tarihi, Exchange'de görev tamamlanma tarihi olarak eşitlenir.

  • Silinen görevler: Dynamics 365'de silinen görevler yalnızca Exchange'de durumları Tamamlandı olduğunda Exchange'den silinir.

  • Görev otomatik tamamlama: Dynamics 365'te Tamamlandı olarak işaretlenen görevlerin actualEnd alanında bir değer bulunur. Görevin actualEnd alanı doldurulmuşsa ve tarih geçmişte bir tarihse görev Exchange'de otomatik olarak Tamamlandı olarak eşitlenir. Bir görevi yeniden etkinleştirmek için özelleştirmeleri kullanırsanız sunucu tarafı eşitlemesininin otomatik olarak tamamlamasını önlemek için actualEnd tarihini sildiğinizden emin olun.

Exchange'den Dynamics 365'e görevleri eşitleme

  • Eşleme: Exchange'deki görevler Dynamics 365 ile görevler olarak eşitlenir.

  • Görev durumu: Exchange'de başlatılmamış olan görevler Dynamics 365'te Başlatılması olarak eşitlenir.

  • Görev fiili başlangıcı: Exchange'de oluşturulan bir görev Dynamics 365'e eşitleniyorsa actualStart alanı geçerli zaman damgasına ayarlanır.

  • Silinen görevler: Varsayılan olarak Exchange'de silinen fakslar, mektuplar, telefon görüşmeleri ve görevler Dynamics 365'te de silinir. Bu davranış OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange değiştirilerek değiştirilebilir.

  • Tamamlanma Yüzdesi: %100 tamamlandı olarak ayarlanan görevler, Tamamlandı olarak Dynamics 365 ile eşitlenir.

Gelişmiş eşitleme ayarları

Eşitleme sırasında mantıksal olarak silinen öğeleri yoksayma

Herhangi bir öğe artık eşitleme filtreleriyle eşleşmiyorsa, bu genellikle iki nedenden biriyle ilgilidir:

  • Fiziksel olarak silindiği için kaydı artık Dynamics 365'te bulunmuyordur.
  • Kaydı Dynamics 365'de hala mevcuttur ancak artık erişilemez. Posta kutusuyla ilişkilendirilmiş kullanıcı öğeye erişimi kaybettiyse veya öğenin özellikleri değiştiyse öğe artık eşitleme filtreleriyle eşleşmez. Bu koşul mantıksal silme olarak ifade edilir.

Varsayılan olarak, sunucu tarafı eşitlemesi her iki durumda da Exchange'e bir silme işlemi gönderir. Bu davranışı değiştirmek ve mantıksal silmeleri yok saymak için OrgDbOrgSettings ayarlarında DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync seçeneğini açın.

Eşitleme filtreleri hakkında Daha fazla bilgi edinmek için bkz.

Kopyalanan öğelere izin ver

Exchange'de herhangi bir bağlantılandırılmış öğe kopyalandığında, sunucu tarafı eşitlemesi varsayılan olarak kopyalama eylemini yoksayar. Bu davranış Dynamics 365'te yinelenen bilgi oluşturulmasını önler. Bu davranışı değiştirmek ve Exchange'den yinelenen öğeleri getirmek için OrgDbOrgSettings ayarında IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox seçeneğini kapatın.

Outlook'ta randevu eklerini, ilgili kişi adreslerini ve görevleri eşitleme

Aşağıdaki bölümler, Dynamics 365 for Outlook veya sunucu tarafı eşitleme üzerinden yapılan eşitleme için geçerlidir. Daha fazla bilgi edinmek için bkz. E-posta sisteminizi tümleştirme.

Dynamics 365 for Outlook'taki Sistem Ayarları Eşitleme sekmesinin ekran görüntüsü.

Randevu eklerini eşitleme

Kullanıcılar Dynamics 365 veya Dynamics 365 for Outlook uygulamasında oluşturdukları randevulara belgeler, resimler, kayıtlar ve diğer dosyaları ekleyebilir. Varsayılan olarak, randevular eşitlendiğinde ekler dahil edilmez. Eklemek için:

  1. Dynamics 365 for Outlook'ta Ayarlar>Yönetim>Sistem Ayarları'na gidin.
  2. Eşitleme sekmesinde Randevu eklerini Outlokk veya Exchange ile eşitle'yi seçin.
Ekleri eşitlerken dikkate alınacak noktalar
  • Ek eşitlemeyi kapatırsanız, Dynamics 365'deki randevularda ekler görünmez. Dynamics 365 for Outlook'da görünmeye devam ederler.
  • Yinelenen randevulardaki veya servis randevularındaki ekleri eşitleyemezsiniz.
  • Ekler eşitleme süresini artırabilir. Düşük bant genişliğine sahip bir ağ kullanıyorsanız, ekleri tedbirli bir şekilde kullanmak isteyebilirsiniz.

İlgili kişi adreslerini eşitleme

Dynamics 365 for Outlook'taki Eşitleme sekmesinde, ilgili kişi adreslerinin nasıl eşitleneceğini belirlemek için aşağıdaki seçeneklerden birini kullanın:

  • Posta adresini yalnızca Outlook ilgili kişisinde eşitle: Dynamics 365 ve Outlook arasında bir posta adresi eşitlenir. Bu, çoğu kuruluş için yeterlidir ve varsayılan ayardır.

  • Outlook ilgili kişisinde üç adresi de (İş, Ev, Diğer) eşitle: Üç Outlook posta adresi (İş, Ev ve Diğer) Dynamics 365 ve Outlook arasında eşitlenir.

Uyarı

Mevcut verileriniz varsa, ayarı bu üç adresin tümünü eşitleyecek şekilde değiştirilmesi veri kaybına neden olabilir. Bu ayar etkinleştirildiğinde mevcut izlenen ilgili kişilerin öznitelikleri yeniden eşlenir. Yeniden eşlemenin ortamınızı ve verilerinizi nasıl etkileyeceğini anlamak için, dağıtım öncesinde bu seçeneği sınamanızı öneririz. Çoğu durumda, bir tarafta tam verilere sahip olmanız (normalde Dynamics 365) ve bunları diğer tarafa eşitlemeniz (normalde Outlook veya Exchange) gerekir.

Daha fazla bilgi edinmek için bkz. Dynamics 365 uygulamaları ve Outlook arasında hangi alanlar eşitlenebilir?

Outlook'ta atanmış görevleri eşitleme

Varsayılan olarak, Dynamics 365 for Outlook'ta oluşturulan görevler Dynamics 365 ile eşitlenmez. Bunları eşitlemek için, Dynamics 365 for Outlook'ta Eşitleme sekmesinde Outlook'ta atanan görevleri eşitle'yi seçin.

Görevleri eşitlerken dikkate alınacak noktalar
  • Yinelenen görevleri eşitleyemezsiniz.
  • Görevi atayan kişinin ve görevin atandığı kişinin aynı kuruluşta olması gerekir.
  • Görevler birden çok e-posta adresine eşitlenemez.

Ayrıca bkz.