Xây dựng chương trình người hỗ trợ
Những người hỗ trợ không chỉ đam mê những gì họ làm, mà còn hào hứng giới thiệu và giúp các đồng nghiệp của họ tìm hiểu về các giải pháp làm việc hiệu quả hơn. Những người hỗ trợ sẽ giúp làm giảm sự căng thẳng về các nguồn lực của nhóm dự án cốt lõi và giúp thúc đẩy sự tham gia trên toàn cộng đồng. Họ là những người:
- Tạo sự nhiệt tình lan tỏa để thúc đẩy việc áp dụng các cách làm việc cải tiến.
- Xây dựng nhóm ảnh hưởng trong nhóm của họ.
- Đưa những cách làm việc mới vào thực tế ở các nhóm.
- Xác định các thử thách kinh doanh và giải pháp khả thi.
- Cung cấp phản hồi cho nhóm dự án và nhà tài trợ.
Chọn liên kết này để tải xuống phiên bản PDF của hướng dẫn từ Người hỗ trợ Dynamics 365.
Tại sao những người hỗ trợ lại quan trọng?
Học hỏi từ các đồng nghiệp là một trong những phương pháp hiệu quả nhất và được sử dụng nhiều nhất.
Người hỗ trợ sẽ truyền đạt và giúp đào tạo nhóm của họ về những cách làm việc mới. Họ xây dựng sự nhận thức, hiểu biết và tham gia ở khắp cộng đồng. Sử dụng những người hỗ trợ để:
- Truyền đạt về Dynamics 365 và giá trị của nó cho các nhóm.
- Giúp mọi người trong nhóm hiểu điều đó mang lại cái gì cho họ.
- Xây dựng nhận thức về Dynamics 365 thông qua các kênh truyền thông không chính thức.
Video: Tầm quan trọng của mạng lưới những người hỗ trợ
Làm thế nào để thúc đẩy những người hỗ trợ
Những người hỗ trợ đang nói gì
“Tôi là người dùng cấp cao. Tôi đang cố gắng duy trì trạng thái này để những người khác cũng làm như vậy. Tất cả đều xoay quanh việc chia sẻ ý tưởng.”
“Vấn đề là tìm những người có động lực. Tôi coi đó là một cơ hội. Một phần công việc của tôi là khuyến khích cộng đồng và chia sẻ kiến thức.”
Xây dựng cộng đồng người hỗ trợ bền vững
Những người hỗ trợ giúp xây dựng, phát triển và duy trì việc triển khai Dynamics 365 bằng cách truyền đạt và giúp đỡ các đồng nghiệp sử dụng các giải pháp mới. Những người hỗ trợ này:
- Nên được đào tạo chính thức để tăng chiều sâu và độ rộng kiến thức.
- Nên được khuyến khích và trao quyền để hướng dẫn, giảng dạy và đào tạo các đồng nghiệp của họ.
- Cần củng cố tích cực và nhất quán để khẳng định tác động nỗ lực của họ.
- Cần một kế hoạch rõ ràng để thực hiện theo.
5 bước để phát triển một cộng đồng người hỗ trợ
- Đặt bối cảnh.
- Thiết kế và điều chỉnh cộng đồng người hỗ trợ để phù hợp với các mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức về giải pháp Dynamics 365.
- Xác định những người hỗ trợ và tìm kiếm sự ủng hộ.
- Xây dựng kế hoạch với những người hỗ trợ.
- Thực hiện và lặp lại.
Những người hỗ trợ phù hợp như thế nào trong kế hoạch khởi động tổng thể
Dưới đây là những cách được đề xuất để tổ chức và phát triển cộng đồng người hỗ trợ:
- Đặt bối cảnh và phạm vi của cộng đồng: cái gì, vì sao và như thế nào.
- Thiết kế và điều chỉnh chiến lược người hỗ trợ theo các mục tiêu của tổ chức và tầm nhìn về giải pháp Dynamics 365, đảm bảo chiến lược đó bao gồm cộng đồng để tham gia và giúp đỡ những người hỗ trợ.
- Nhận tài trợ từ các bên liên quan chủ chốt và người điều hành.
- Phát triển kế hoạch bao quát tổng thể của bạn; ví dụ: số lượng người hỗ trợ ở mỗi văn phòng, bộ phận, nhóm hoặc cửa hàng.
- Phát triển hướng dẫn cam kết người hỗ trợ của bạn.
Gặp gỡ các bên liên quan và những người hỗ trợ của bạn
Truyền đạt mục đích và chiến lược của cộng đồng người hỗ trợ như một phần của quá trình khởi động trên toàn tổ chức. Thông báo những nơi có thể liên lạc với họ và cách các nhân viên có thể học hỏi từ những người hỗ trợ trên các kênh giao tiếp trực tuyến và ngoại tuyến của bạn liên quan đến quá trình khởi động Dynamics 365.
Cung cấp cho những người hỗ trợ tờ thông tin để trao cho người quản lý nhằm nhận được sự ủng hộ. Hãy nhớ trao thưởng cho họ—ghi nhận công việc mà những người hỗ trợ đang làm bằng việc công nhận và trao thưởng công khai.
Xác định những người hỗ trợ của bạn
Hiểu các bên liên quan của bạn là ai: người hỗ trợ, người có ảnh hưởng trong tổ chức, trưởng nhóm, nhà điều hành tài trợ, phòng Nhân sự (L&D hoặc các nhóm đào tạo). Giải thích về giá trị của cộng đồng người hỗ trợ cho tổ chức để nhận được sự hỗ trợ từ các bên liên quan chính. Các cộng đồng trưởng thành hơn có thể bao gồm nhiệm vụ của người hỗ trợ như một phần của các cam kết Nhân sự để ghi nhận công việc họ làm.
Làm việc với các bên liên quan để phát triển và phê duyệt thiết kế cuối cùng của cộng đồng. Thông báo cho những người hỗ trợ về sự tham gia của họ và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành các cam kết.
Thực hiện kế hoạch cộng đồng người hỗ trợ
Thảo luận với các trưởng bộ phận và quản lý ở các lĩnh vực kinh doanh khác nhau để giúp xác định các nhà lãnh đạo tư tưởng, những người truyền đạt công nghệ và những người khác.
Sử dụng nhóm hỗ trợ hoặc trợ giúp Dynamics 365 hoặc mạng lưới Yammer nếu có để xác định ai đang giúp đỡ những người dùng Dynamics 365 mới và có tiềm năng phát triển như một người hỗ trợ.
Thu hút những người hỗ trợ tham gia khởi động Dynamics 365
Sau các hoạt động lên kế hoạch, giai đoạn này liên quan đến việc thực hiện kế hoạch của bạn trong thực tế!
Thường xuyên gặp gỡ những người hỗ trợ để biết tình hình của họ và thu thập phản hồi về cách các nhóm của họ đang tìm ra cách làm việc mới. Trong suốt quá trình khởi động trên toàn tổ chức, khuyến khích các nhân viên quan tâm tìm hiểu thêm về cộng đồng người hỗ trợ và cung cấp cho họ hướng dẫn về cách tham gia.
Làm nổi bật và chia sẻ thành công
Thúc đẩy nhận thức giữa những người hỗ trợ để làm nổi bật và chia sẻ thành công của giải pháp Dynamics 365 là một phần vai trò của họ. Đảm bảo họ hiểu rằng việc chia sẻ sự thành công sẽ hỗ trợ họ như thế nào trong các cuộc thảo luận với người dùng mới bằng cách kết hợp nó vào khóa đào tạo người hỗ trợ bất kỳ.
Những người hỗ trợ nên có không gian mở, chẳng hạn như nhóm Yammer hoặc Teams để kết nối với nhau, như vậy họ có thể làm nổi bật những câu chuyện được chia sẻ và có các cuộc thảo luận về các phản hồi.
Video: Các đối tượng quản lý phân tích trong mạng lưới những người hỗ trợ
Danh sách kiểm tra về chương trình người hỗ trợ
⬜ Tìm những người hỗ trợ nhiệt tình có thể dành thời gian và công sức cho nhiệm vụ này.
⬜ Xây dựng nhóm trò chuyện, chẳng hạn như Yammer hoặc Teams để những người hỗ trợ chia sẻ tin cập nhật và câu chuyện thành công.
⬜ Cung cấp các tài liệu sẵn sàng để hỗ trợ công việc của họ trong nhóm với các cá nhân và các nhóm (ví dụ: phiên túi màu nâu).
⬜ Đảm bảo thường xuyên thảo luận với những người hỗ trợ về những điểm tốt và chưa tốt.
⬜ Trò chuyện với các cá nhân về vai trò của người hỗ trợ và nơi để liên hệ với họ—hãy nhớ rằng, họ không phải là người hỗ trợ về CNTT mà là đại diện kinh doanh.
⬜ Kết hợp các nguồn lực đào tạo về Dynamics 365 vào trang web đào tạo nội bộ của riêng bạn.
⬜ Tạo một cuộc thi (chẳng hạn như trò chơi tìm kho báu hoặc tặng quà) giữa các bộ phận để khuyến khích mọi người tương tác với giải pháp Dynamics 365.