Đặt người gửi, người nhận, ngôn ngữ và chỉ định pháp lý cho thư
Khi bạn thiết kế email, hãy sử dụng tab Tóm tắt để đặt một vài tùy chọn cơ bản cho email, bao gồm:
- Đặt giá trị hoặc thiết lập một biểu thức cho tên người gửi và địa chỉ người gửi
- Đặt một biểu thức để tìm địa chỉ người nhận từ mỗi bản ghi người liên hệ.
- Thiết lập chỉ định pháp lý của thư. Điều này tác động đến các yêu cầu đối với những yếu tố mà thư phải (và không được) có.
- Đặt ngôn ngữ mà email sử dụng.
- Xem và chỉnh sửa phiên bản chỉ văn bản của thư.
Đặt chỉ định pháp lý để xác định từng thư là nội dung quảng cáo hay giao dịch
Hầu hết các tin nhắn bạn gửi bằng cách sử dụng Dynamics 365 Customer Insights - Journeys có thể sẽ là tin nhắn thương mại, là tin nhắn hàng loạt được gửi đến nhiều người nhận và một lần. Tuy nhiên, bạn cũng có thể dùng giải pháp để gửi thư giao dịch. Thư giao dịch chỉ được liên quan đến giao dịch cụ thể giữa tổ chức của bạn và một cá nhân hay tổ chức khác (như biên nhận, số dư tài khoản hoặc yêu cầu chấp thuận) và không được chứa quảng cáo hoặc nội dung quảng bá.
Luật pháp thường quản lý thư giao dịch khác với thư quảng cáo. Thư giao dịch được coi là thông tin liên lạc cá nhân, chứ không phải là quảng bá và do vậy, có yêu cầu khác về nội dung và việc xin chấp thuận. Trong Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, sự khác biệt thực tế chính giữa các thông điệp giao dịch và thương mại là các quy tắc xác thực khác nhau được áp dụng. Cụ thể, thư quảng cáo cần phải có liên kết của trung tâm đăng ký, trong khi thư giao dịch thì không cần. Ngoài ra, Customer Insights - Journeys quản lý sự đồng ý độc lập cho từng loại tin nhắn này.
Theo mặc định, mọi thư bạn tạo ra sẽ là thư quảng cáo. Để thay đổi chỉ định pháp lý của thư:
- Bạn mở thư.
- Chuyển đến tab Tóm tắt .
- Đặt Chỉ định pháp lý thành Thương mại hoặc Giao dịch, theo yêu cầu.
Cẩn thận để không đưa nội dung quảng bá vào các thư bạn đã đặt là thư giao dịch. Bạn có trách nhiệm biết và tuân theo mọi luật lệ liên quan, áp dụng tại quốc gia/khu vực mà bạn phát thư quảng cáo và giao dịch.
Mỗi bản ghi liên hệ có hai thiết đặt thiết lập sự đồng ý của liên hệ đó để nhận email từ tổ chức của bạn. Bạn có thể tìm thấy các cài đặt đồng ý này cho bất kỳ liên hệ nào bằng cách mở bản ghi liên hệ có liên quan, chuyển đến tab Chi tiết và tìm trong phần Tùy chọn liên hệ, bao gồm hai cài đặt sau:
- Email: Cài đặt này nằm trong số các trường tiêu chuẩn cho bản ghi người liên hệ và được bao gồm trong gần như tất cả các ứng dụng Dynamics 365. Các liên hệ có tùy chọn này được đặt thành Không cho phép đã chỉ ra rằng không muốn nhận bất kỳ loại email nào từ tổ chức của bạn, do đó Customer Insights - Journeys sẽ không gửi tin nhắn thương mại hay giao dịch đến các liên hệ này.
- Email hàng loạt: Cài đặt này được thêm vào bản ghi liên hệ khi bạn cài đặt Customer Insights - Journeys. Các liên hệ có tùy chọn này được đặt thành Không cho phép đã chỉ ra rằng không muốn nhận email thương mại từ tổ chức của bạn, nhưng họ vẫn có thể cho phép thư giao dịch. Mỗi người liên hệ có thể tự bật hoặc tắt tùy chọn này bằng cách dùng bất kỳ trung tâm đăng ký nào (tất cả các trung tâm đăng ký đều cung cấp hộp kiểm để kiểm soát chức năng này).
Bảng sau cho thấy kết quả của nỗ lực gửi thư quảng cáo hoặc thư giao dịch cho những người liên hệ có từng kết hợp thiết đặt đối với hai tùy chọn này.
| Email hàng loạt | Email quảng cáo | Email giao dịch | |
|---|---|---|---|
| Cho phép | Cho phép | Đã gửi | Đã gửi |
| Cho phép | Không cho phép | Chưa gửi | Đã gửi |
| Không cho phép | Cho phép | Chưa gửi | Chưa gửi |
| Không cho phép | Không cho phép | Chưa gửi | Chưa gửi |
Chọn ngôn ngữ email
Sử dụng trường Ngôn ngữ để xác định ngôn ngữ của thư hiện tại. Điều này ảnh hưởng đến các giá trị được hiển thị cho các trường đặt tùy chọn trong nội dung động.
Các bộ tùy chọn cung cấp bộ giá trị cố định, được lưu trữ dưới dạng chỉ mục (số nguyên tăng dần) nhưng hiển thị dưới dạng văn bản. Ví dụ: một trường có thể được cung cấp để chọn một màu áo phông, trong đó 1="đỏ", 2="xanh lá cây", 3="xanh lam", v.v. Nếu bạn đang hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, thì mỗi giá trị chỉ mục cho bộ tùy chọn có thể có giá trị hiển thị khác nhau cho mỗi ngôn ngữ. Giá trị bạn chọn cho Ngôn ngữ ở đây sẽ xác định ngôn ngữ nào được sử dụng để hiển thị các giá trị đặt tùy chọn trong email của bạn. Nếu bạn chọn một ngôn ngữ không có giá trị nào được xác định, thì một ngôn ngữ khác sẽ được hiển thị (thường là tiếng Anh, nếu có).
Đặt tùy chọn người gửi và người nhận
Ngoài mô tả tin nhắn và phiên bản văn bản thuần túy, tab Tóm tắt cũng cung cấp cài đặt Người gửi và người nhận . Thường thì bạn không nên chỉnh sửa các thiết đặt này, nhưng chúng có thể có ích trong một số kịch bản.
Quan trọng
Xác thực miền với DKIM là một phần ngày càng quan trọng trong việc đảm bảo thư của bạn đến hộp thư của người nhận thay vì bị lọc là như rác. DKIM giúp chứng minh rằng các thư khai báo là đến từ tổ chức của bạn thực sự đến từ tổ chức đó. Nó yêu cầu địa chỉ Từ cho mỗi thư bạn gửi sử dụng tên miền mà bạn đã xác thực bằng DKIM (địa chỉ email sử dụng tên miền tên tài khoản@biểu mẫu). Theo mặc định, tất cả các cài đặt mới Dynamics 365 Customer Insights - Journeys đều đi kèm với miền gửi được xác thực trước kết thúc bằng "-dyn365mktg.com". Bạn cũng có thể xác thực một hoặc nhiều miền gửi của riêng bạn (đây là điều nên làm).
Khi bạn tạo một email mới, địa chỉ Từ sẽ tự động được đặt thành địa chỉ email đã đăng ký cho tài khoản người dùng của bạn Dynamics 365 Customer Insights - Journeys . Tuy nhiên, nếu địa chỉ email của bạn sử dụng miền chưa được xác thực bằng DKIM, thì địa chỉ Từ ban đầu sẽ được sửa đổi để sử dụng miền được xác thực. Địa chỉ Từ kết quả sẽ vẫn hiển thị tên tài khoản của người dùng tạo thông báo, nhưng bây giờ sẽ hiển thị tên miền được xác thực DKIM đã đăng ký cho phiên bản của bạn Customer Insights - Journeys (ví dụ: "MyName@contoso-dyn365mktg.com"), tên miền này sẽ cung cấp lợi ích về khả năng gửi, nhưng có thể không phải là địa chỉ trả về hợp lệ. Bạn có thể ghi đè điều này bằng cách chỉnh sửa địa chỉ Từ sau khi tạo thư nếu cần, nhưng điều này có thể sẽ làm giảm khả năng gửi của bạn. Nếu bạn muốn gửi thư hiển thị địa chỉ email thực của bạn làm địa chỉ gửi, thì bạn nên yêu cầu quản trị viên xác thực miền địa chỉ email của bạn (nếu bạn chưa làm điều này). Thông tin thêm: Xác thực miền của bạn
Các cài đặt Người gửi và người nhận sau đây có sẵn:
- From name: Đây là tên hiển thị cho người nhận với tư cách là người gửi email. Theo mặc định, đây là tên của người dùng đã tạo email. Bạn có thể chỉnh sửa mục này để sử dụng giá trị tĩnh hoặc chọn nút Cá nhân hóa
để xác định giá trị động thay thế. - Từ địa chỉ: Đây là địa chỉ email được hiển thị cho người nhận dưới dạng địa chỉ của người đã gửi email. Theo mặc định, đây là địa chỉ email của người dùng đã tạo thư. Bạn có thể chỉnh sửa mục này để sử dụng giá trị tĩnh hoặc chọn nút Hỗ trợ chỉnh sửa nút để xác định giá trị động thay thế. (Xem thêm hộp QUAN TRỌNG ở đầu phần này.)
- Tới địa chỉ: Địa chỉ này hầu như luôn được đặt thành {{ contact.emailaddress1 }}, địa chỉ này sẽ gửi tin nhắn đến từng địa chỉ liên hệ có trong hành trình của khách hàng gửi email. Bạn có thể thay đổi mục này để dùng trường địa chỉ email khác (như emailaddress2) hoặc nhập biểu thức động để chọn trường email tốt nhất trong vài trường email có sẵn. Không nhập địa chỉ email tĩnh ở đây vì điều đó sẽ khiến hành trình của khách hàng gửi thư chỉ một lần đến địa chỉ tĩnh, thay vì cho mỗi người liên hệ được xử lý mà hành trình xử lý (thông tin chuyên sâu sẽ cho thấy rằng tất cả các liên hệ khác đã bị chặn).
- Địa chỉ trả lời: Địa chỉ này thường phải trống, có nghĩa là các câu trả lời cho tin nhắn sẽ được gửi đến Địa chỉ từ. Nếu bạn đặt giá trị ở đây thì thư trả lời cho thư của bạn sẽ được gửi đến địa chỉ này, chứ không phải là địa chỉ hiển thị trong trường từ. Bạn có thể chỉnh sửa phần này để sử dụng giá trị tĩnh hoặc chọn nút Hỗ trợ chỉnh sửa để xác định giá trị động thay thế. Nếu bạn sử dụng cài đặt này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng cùng một miền cho địa chỉ trả lời cũng như cho địa chỉ gửi (địa chỉ email sử dụng biểu mẫu tên tài khoản@miền- tên).
Kiểm tra và chỉnh sửa phiên bản chỉ văn bản của thư
Tiêu chuẩn thư HTML cho phép thư bao gồm nội dung theo cả phiên bản HTML lẫn phiên bản văn bản thuần. Mục đích của phiên bản văn bản thuần là giúp hiển thị thư rõ ràng hơn trong ứng dụng email không hỗ trợ HTML (hoặc tắt tính năng HTML). Ứng dụng thư sẽ chỉ hiển thị một phiên bản cho người dùng. Trừ khi bạn đang làm việc với thị trường rất đặc biệt, nếu không thì ứng dụng thư gần như sẽ luôn hiển thị phiên bản HTML. Nó hơi giống như hệ thống cung cấp văn bản thay thế dành cho hình ảnh.
Vậy vì sao chúng ta quan tâm đến phiên bản văn bản thuần? Để cải thiện khả năng phát thư. Một trong những cờ đỏ mà hệ thống chống spam tìm kiếm là email chứa nội dung HTML, nhưng không chứa nội dung văn bản thuần (hoặc nội dung văn bản thuẩn không khớp với nội dung HTML). Để giúp đảm bảo rằng thư email tiếp thị của bạn không bị gắn cờ là thư rác, Dynamics 365 Customer Insights - Journeys tạo phiên bản văn bản thuần túy của thiết kế HTML của bạn và đưa phiên bản đó vào khi gửi thư. Thường thì bạn không cần lắng về phiên bản văn bản thuần, nhưng bạn vẫn có thể kiểm tra và tối ưu hóa phiên bản ấy theo ý muốn của mình.
Để bắt đầu, bạn thiết kế phiên bản HTML của thư. Khi bạn gần hoàn tất, hãy chuyển tới tab Tóm tắt của tin nhắn, nơi bạn sẽ thấy nhiều cài đặt và siêu dữ liệu khác nhau cho tin nhắn. Cuộn xuống phần Văn bản thuần túy để xem văn bản được tạo tự động dựa trên nội dung HTML của bạn.
- Để tinh chỉnh phiên bản văn bản, hãy bỏ chọn hộp kiểm Tự động tạo để mở khóa trường văn bản, sau đó chỉnh sửa văn bản nếu cần. Nhưng từ giờ trở đi, phiên bản văn bản sẽ không còn liên kết với phiên bản HTML và không cập nhật để khớp với bất kỳ thay đổi nào mà bạn thực hiện đối với HTML.
- Để quay lại theo dõi phiên bản HTML, hãy chọn lại hộp kiểm Tự động tạo . Việc này sẽ loại bỏ mọi tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện đối với văn bản thuần và cập nhật văn bản để khớp với thiết kế HTML hiện tại theo hoạt động đang diễn ra.