Sử dụng tương tác email để xem tương tác thông báo
Tương tác email trong Dynamics 365 Sales theo dõi tương tác của khách hàng với tin nhắn của bạn. Bạn có thể biết liệu họ có chọn liên kết, mở tệp đính kèm hay gửi phản hồi hay không. Bạn cũng có thể nhận thông báo để nhớ theo dõi với khách hàng của mình.
Yêu cầu về giấy phép và vai trò
| Loại yêu cầu | Bạn phải có |
|---|---|
| Giấy phép | Dynamics 365 Sales Premium hoặc Dynamics 365 Sales Enterprise |
| Vai trò bảo mật | Bất kỳ vai trò bán hàng chính nào |
Điều kiện tiên quyết
- Quản trị viên của bạn đã bật tính năng tương tác qua email.
- Quản trị viên của bạn đã bật Trợ lý. Tương tác qua email sử dụng Trợ lý để gửi cảnh báo và các thông điệp khác.
Làm thế nào để tương tác qua email giúp bạn trở thành người bán hàng hiệu quả hơn
Với sự tương tác qua email, bạn có thể:
- Tìm hiểu thời điểm khách hàng mở tin nhắn của bạn, chọn liên kết, mở tệp đính kèm hoặc gửi phản hồi. (Khi ứng dụng email của khách hàng quét email của bạn vì lý do bảo mật, nó có thể làm tăng số lượng email đã mở và lựa chọn liên kết một cách giả tạo.)
- Nhận thông báo ngay lập tức khi khách hàng mở tin nhắn của bạn lần đầu tiên.
- Lên lịch thời gian giao hàng hiệu quả nhất dựa trên múi giờ của người nhận.
- Chọn mẫu tin nhắn hiệu quả nhất dựa trên lịch sử tương tác email của tổ chức bạn.
- Đặt cảnh báo để nhắc bạn khi đến lúc theo dõi trên email.
- Xem lại toàn bộ lịch sử tương tác của một tin nhắn duy nhất hoặc xem các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho tất cả tin nhắn của bạn.
Một số tính năng tương tác qua email có thể vẫn hiển thị ngay cả khi tính năng này đã bị tắt. Các tính năng này vẫn xuất hiện nhưng trống rỗng:
- Bảng Tệp đính kèm , được hiển thị khi bạn soạn thư email hoặc mẫu email, luôn bao gồm cột Đã theo dõi .
- Bảng Email đã theo dõi luôn hiển thị các cột Mở, Thời gian mở gần nhất, Lượt xem tệp đính kèm, liên kết Lượt nhấp và Trả lời .
- Bảng Mẫu email luôn hiển thị các cột Tỷ lệ trả lời, Tỷ lệ mở, Được đề xuất và Số lượng email .
- Các phiên bản sẵn dùng của biểu mẫu tài khoản, liên hệ và khách hàng tiềm năng đều bao gồm trường Theo dõi email .
Điểm cần lưu ý
Hãy xem xét những cân nhắc sau đây trước khi bạn sử dụng tương tác qua email:
- Email chỉ được theo dõi nếu danh sách người nhận có chứa hồ sơ tài khoản, liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng trong các trường Đến hoặc CC . Nếu thêm các loại bản ghi khác vào trường Đến và CC, email sẽ không thể được theo dõi. Trong những trường hợp như vậy, một thông báo sẽ hiển thị cho biết không thể theo dõi email vì danh sách người nhận không chứa hồ sơ tài khoản, khách hàng tiềm năng hoặc liên hệ.
Xem lịch sử tương tác email
Trạng thái, số liệu thống kê tương tác và chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho các email bạn theo dõi có sẵn ở nhiều phần của Dynamics 365 Sales cho từng bản ghi có liên quan.
Lịch sử email trong cột Hoạt động
Sau khi bạn lưu hoặc gửi tin nhắn, tin nhắn đó sẽ xuất hiện trong danh sách Hoạt động cho bản ghi Liên quan của nó, thường là bản ghi bạn đã xem khi soạn tin nhắn. Trong một số trường hợp, nó có thể là một bản ghi có liên quan.
Tin nhắn được theo dõi sẽ hiển thị trạng thái tương tác hiện tại của họ trên ô của họ trong danh sách Hoạt động . Sử dụng các nút ở góc trên bên phải của ô email để mở rộng nội dung và lịch sử tương tác ngay trong danh sách hoặc để mở toàn bộ trang tin nhắn.
KPI của email trong danh sách email
Bạn có thể xem số lần mở, số lần xem tệp đính kèm, số lần nhấp vào liên kết và số lần trả lời cho các tin nhắn đã theo dõi trong danh sách email mà tổ chức bán hàng của bạn đã gửi.
Đi tới Hoạt động bán hàng>.
Trong danh sách ở đầu trang, chọn Email>Tất cả email đã theo dõi.
Chi tiết tin nhắn
Để mở chế độ xem chỉ đọc các chi tiết của tin nhắn đã gửi, hãy chọn chủ đề của tin nhắn đó trong danh sách Hoạt động hoặc Email . Thông tin chi tiết bạn có thể xem bao gồm lịch sử tương tác tin nhắn và KPI.
Các KPI ở đầu dòng thời gian hiển thị tổng số lượt mở, lượt xem tệp đính kèm, lượt nhấp và lượt trả lời đã được ghi lại cho tin nhắn. Dòng thời gian hiển thị một biểu tượng cho mỗi sự kiện tương tác, với sự kiện mới nhất ở trên cùng và một vài chi tiết về mỗi sự kiện.
Kết quả mẫu và khuyến nghị trong danh sách mẫu
Bạn có thể xem hiệu suất của các mẫu email, bao gồm tỷ lệ trả lời, tỷ lệ mở, số lần sử dụng và liệu chúng có được đề xuất hay không.
Vào Cài đặt>Doanh nghiệp>Mẫu, rồi chọn Mẫu email.
Hiểu lịch sử tương tác email
Thông thường khi bạn gửi email, bạn sẽ không biết email đó có được mở hay đọc hay không trừ khi người nhận quyết định viết thư trả lời bạn. Đó là vì email được tạo ra để mô phỏng thư truyền thống và không được thiết kế để theo dõi phản hồi. Dynamics 365 Sales sử dụng các kỹ thuật đặc biệt để khắc phục hạn chế này và cung cấp các tính năng theo dõi tin nhắn trong tương tác qua email.
Tìm hiểu thời điểm tin nhắn của bạn được mở: Khi bạn gửi tin nhắn email được theo dõi từ Dynamics 365 Sales, hệ thống sẽ tạo một tệp GIF trong suốt, có tên duy nhất, kích thước một pixel và thêm tệp này vào tin nhắn dưới dạng hình ảnh được liên kết. GIF vô hình này, cùng với bất kỳ hình ảnh nào khác mà bạn thêm vào tin nhắn, đều được lưu trữ trong Dynamics 365. Chúng được tải xuống khi người nhận mở tin nhắn và chọn tải xuống hình ảnh. Khi yêu cầu GIF duy nhất, Dynamics 365 Sales sẽ ghi nhận rằng tin nhắn liên quan đã được mở.
Chúng tôi khuyên bạn nên luôn chèn hình ảnh vào tin nhắn, như logo công ty hoặc hình minh họa hấp dẫn, vì điều này sẽ thúc đẩy người nhận tải xuống. Bạn sẽ không biết họ đã mở tin nhắn nếu hình ảnh không được tải.
Tìm hiểu thời điểm nhấp vào từng liên kết: Khi bạn gửi email được theo dõi từ Dynamics 365 Sales, hệ thống sẽ thay thế từng siêu liên kết bằng một lệnh chuyển hướng duy nhất liên kết trỏ đến Dynamics 365. Mỗi liên kết chuyển hướng bao gồm một ID giúp xác định cả thư chứa liên kết và URL của đích liên kết ban đầu. Khi Dynamics 365 nhận được yêu cầu liên kết, nó sẽ ghi lại lần nhấp chuột đó và sau đó chuyển hướng lần nhấp chuột đó đến địa chỉ ban đầu để người nhận nhận được thông tin chính xác mà không mất nhiều thời gian hoặc ít chậm trễ.
Tìm hiểu thời điểm từng tệp đính kèm được mở: Khi bạn thêm tệp đính kèm được theo dõi vào thư, tệp đó sẽ không được đính kèm trực tiếp như trong email thông thường. Thay vào đó, thông tin này được lưu trữ trên OneDrive chia sẻ dành cho doanh nghiệp được Dynamics 365 sử dụng và được thêm vào tin nhắn dưới dạng liên kết. Tương tự như các liên kết được theo dõi, khi người nhận nhấp để tải xuống tệp đính kèm, Dynamics 365 sẽ ghi lại lần nhấp và thời điểm. Người nhận thậm chí có thể thích nhận tệp đính kèm dưới dạng liên kết hơn là tệp vì tin nhắn của bạn chiếm ít dung lượng hơn trong hộp thư đến của họ.
Bạn có thể trộn các tệp đính kèm đã theo dõi và chưa theo dõi trong một email. Điều này có thể quan trọng nếu bạn đang gửi các tệp nhạy cảm mà bạn không muốn lưu trong OneDrive dành cho Doanh nghiệp.
Các hành động được thực hiện trên email được lưu trữ trong Microsoft Azure Bộ nhớ. Azure Storage có tính độc đáo riêng cho từng tổ chức. Nếu một tổ chức được khôi phục sang một tổ chức khác, lịch sử các hành động email trong tổ chức trước đó sẽ không được chuyển sang tổ chức được khôi phục.
Quan trọng
Bạn nên coi tất cả dữ liệu tương tác email dưới dạng dữ liệu xấp xỉ. Hệ thống chỉ có thể ghi lại sự kiện mở email nếu người nhận cũng tải xuống hình ảnh trong tin nhắn, bao gồm cả ảnh GIF ẩn. Số lượng mở thực tế có thể lớn hơn số lượng được ghi lại trong Dynamics 365 Sales. Tương tự như vậy, nếu hình ảnh được lưu vào bộ nhớ đệm, điều thường thấy ở các ứng dụng email trên nền tảng web, thì các lần mở tiếp theo có thể không được báo cáo cho bộ phận Bán hàng.
Những cân nhắc về số lượng email
Tương tác qua email cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về email của bạn, nhưng kết quả dương tính giả có thể xảy ra do bộ lọc thư rác và các cơ chế khác do tổ chức của bạn triển khai. Do đó, số lượng email có thể không chính xác và nên được sử dụng để xác định xu hướng thay vì là thước đo chính xác xem khách hàng tiềm năng đã đọc một tin nhắn cụ thể hay chưa. Sau đây là một số lưu ý mà bạn cần biết:
- Vì lý do bảo mật, tổ chức của bạn có thể cấu hình quét thư đi và các lần quét này có thể được ghi lại khi email được mở, đặc biệt đối với các email có chứa siêu liên kết hoặc tệp đính kèm. Đây có thể là lý do tại sao nhiều email có vẻ như được mở cùng lúc, đặc biệt là khi gửi cho nhiều người nhận ở nhiều tổ chức khác nhau.
- Một số Nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) quét các thư gửi đi, chủ yếu nhắm vào các hộp thư mới, những hộp thư có hoạt động gửi thư gần đây tăng lên và các hộp thư được đánh dấu có hành vi đáng ngờ hoặc giống thư rác. Ngoài ra, ESP còn tiến hành quét ngẫu nhiên tạm thời một phần hộp thư. Thông thường, người dùng không thể cấu hình quy trình này, điều này nhằm ngăn chặn những kẻ gửi thư rác khai thác nền tảng của họ.
- Tích hợp hoặc tiện ích mở rộng của bên thứ ba sẽ quét các tin nhắn gửi đi của bạn để tìm thư rác hoặc báo cáo nội bộ. Mỗi lần email được mở, ngay cả bằng công cụ quét hoặc theo dõi, email đó đều được ghi nhận là một sự kiện mở.
- Bộ lọc thư rác của người nhận có thể quét và mở email bạn gửi và điều này có thể được tính là đã mở trong quá trình quét bảo mật.
Thông tin liên quan
Bật tương tác qua email
Tạo và gửi tin nhắn email
Cấu hình tùy chọn quyền riêng tư