Tạo và gửi tin nhắn email

Khi tổ chức của bạn bật tương tác email, sẽ có nhiều lựa chọn hơn, chẳng hạn như theo dõi hoặc hủy theo dõi, khi bạn soạn email.

Yêu cầu về giấy phép và vai trò

Loại yêu cầu	Bạn phải có
Giấy phép	Dynamics 365 Sales Premium hoặc Dynamics 365 Sales Enterprise
Vai trò bảo mật	Bất kỳ vai trò bán hàng chính nào, chẳng hạn như nhân viên bán hàng hoặc người quản lý bán hàng

Tạo tin nhắn

Các tính năng của tương tác email áp dụng cho mọi email bạn gửi qua Dynamics 365 Sales. Khi bạn gửi email, nó sẽ tự động thêm hoạt động email vào bản ghi và bản ghi đó được đặt làm giá trị liên quan đến của tin nhắn. Ngoài ra, tính năng tương tác email còn thu thập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và xác định vị trí hiển thị email dựa trên người nhận (địa chỉ Đến, Từ và Sao chép vào).

Lưu ý

• Không thể theo dõi email nếu người nhận chọn chặn. Thông tin thêm: các tin nhắn bị chặn theo sau.
• Tương tác email không được hỗ trợ khi bạn gửi email hàng loạt.

Chú giải sau đây giải thích các tùy chọn khác nhau có sẵn:

1. Tệp đính kèm: Danh sách các tệp được đính kèm vào email của bạn cùng với các điều khiển để thêm, xóa và sửa đổi tệp đính kèm.

2. Theo dõi/Không theo dõi: Bật theo dõi để theo dõi mức độ tương tác của khách hàng với tin nhắn hoặc tắt tính năng này để dừng theo dõi. Các điều khiển và liên kết khác xuất hiện khi cần thiết, chẳng hạn như khi người nhận không cho phép theo dõi.

3. Gửi sau: Đặt thời gian gửi cho tin nhắn của bạn nếu bạn chưa muốn gửi ngay. Thời gian giao hàng được đề xuất có thể xuất hiện ở đây, tùy thuộc vào múi giờ của người nhận.

4. Đặt lời nhắc: Đặt lời nhắc thành theo dõi vào một thời điểm cụ thể. Ví dụ: bạn có thể muốn nhận thông báo nếu tin nhắn vẫn chưa được mở trong ba ngày.

5. Insert template: Chèn văn bản chuẩn mà bạn có thể sửa lại nếu cần. Tổ chức của bạn có thể có nhiều mẫu tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh, chẳng hạn như nội dung tiếp theo cuộc họp hoặc phần giới thiệu. Tương tác qua email đề xuất một mẫu dựa trên hiệu suất trước đó.

Để tạo và gửi email:

1. Mở bản ghi bạn muốn thêm hoạt động (thông thường là khách hàng, cơ hội, khách hàng tiềm năng hoặc người liên hệ).

2. Trong phần Dòng thời gian , chọn + (Tạo bản ghi dòng thời gian) >Email.

3. Chọn người nhận và nhập chủ đề tin nhắn.

4. Nhập nội dung thư của bạn hoặc chèn mẫu email.

5. Chọn Gửi hoặc chọn Lưu để lưu thư dưới dạng bản nháp và hoàn thành sau.

Tiền bo

Để thêm liên kết vào thư của bạn, hãy chọn văn bản bạn muốn thêm liên kết vào, nhấn Ctrl+K, rồi nhập hoặc dán địa chỉ liên kết.

Sử dụng mẫu email

Mẫu email là những thư tiêu chuẩn bạn thường gửi đi, chẳng hạn như thư giới thiệu, xác nhận, thư cảm ơn và lời nhắc. Chúng có thể bao gồm các giá trị động được điền tự động, như tên người nhận hoặc số đơn hàng. Chúng giúp bạn khởi động nhanh khi bạn đang soạn thư thông thường.

Tương tác email sẽ phân tích hiệu suất của tất cả thư mà nhóm bán hàng của bạn đã gửi từ Dynamics 365 Sales và xác định các mẫu thành công nhất. Nó hiển thị tất cả các mẫu có sẵn nhưng làm nổi bật những mẫu mà nó nhận thấy mang lại nhiều lượt mở, trả lời hoặc bán hàng nhất.

1. Tạo tin nhắn.

2. Trên thanh lệnh, chọn Chèn mẫu.

3. Trong cửa sổ Mẫu email , chọn ngôn ngữ nếu cần, sau đó tìm kiếm và chọn mẫu.

1. Chọn Áp dụng mẫu.

2. Tùy chỉnh nội dung mẫu nếu cần.

3. Chọn Gửi hoặc chọn Lưu để lưu thư dưới dạng bản nháp và hoàn thành sau.

Theo dõi hoặc hủy theo dõi tin nhắn

Khi bạn theo dõi một email, tính năng tương tác email có thể cho bạn biết thời điểm người nhận mở email, trả lời email, mở tệp đính kèm hoặc chọn liên kết trong đó.

Phần Tương tác email bao gồm các chỉ báo và biện pháp kiểm soát sau:

• : Cho biết bạn đang theo dõi email hiện tại, bao gồm mọi liên kết bạn đưa vào và bạn có tùy chọn theo dõi bất kỳ tệp nào bạn đính kèm. Chọn Không theo dõi để ngừng theo dõi tin nhắn.

  Trạng thái này là mặc định cho thư mới khi tổ chức của bạn đã bật tính năng tương tác email và tất cả người nhận đều cho phép theo dõi.

• : Cho biết bạn không theo dõi email hiện tại, bao gồm mọi liên kết mà bạn đưa vào. Bạn cũng không thể theo dõi bất kỳ tệp đính kèm nào. Chọn Theo dõi để bật tính năng theo dõi nếu người nhận cho phép.

• : Cho biết rằng một hoặc nhiều người nhận đã đặt chế độ theo dõi thành Không cho phép. Bạn không thể theo dõi tin nhắn này trừ khi bạn xóa những người nhận không cho phép theo dõi hoặc thay đổi cài đặt của họ.

  • Chọn Xem tùy chọn để xem tên người nhận và các tùy chọn sau trong cửa sổ mới. Chọn tên để mở hồ sơ của người nhận.
  • Nếu bạn đã xóa những người nhận không muốn được theo dõi hoặc thay đổi cài đặt của họ để cho phép theo dõi, hãy chọn Thử theo dõi lại để thử lại.
  • Chọn Không theo dõi để ngừng cố gắng theo dõi tin nhắn này.

Trong vòng khoảng 15 phút sau khi mở tin nhắn theo dõi, hệ thống sẽ tạo thẻ hành động trong trợ lý. Thẻ bao gồm các liên kết đến tin nhắn cũng như các bản ghi liên quan và các nút hành động để tạo hoạt động cuộc gọi, báo lại cảnh báo hoặc loại bỏ cảnh báo đó. Tìm hiểu thêm về cách giao tiếp có hướng dẫn với khách hàng với trợ lý.

Thêm tệp đính kèm đã theo dõi

Khi bạn theo dõi tệp đính kèm, tính năng tương tác email có thể cho bạn biết thời điểm người nhận mở tệp đó. Để theo dõi tệp đính kèm, OneDrive dành cho Doanh nghiệp phải có sẵn trong Dynamics 365 và tổ chức của bạn phải bật tính năng quản lý tài liệu cho email. Hãy hỏi quản trị viên của bạn nếu tùy chọn đính kèm sau không có sẵn cho bạn.

Bạn không thể thêm tệp đính kèm được theo dõi nếu người nhận thư không cho phép theo dõi. Bạn vẫn có thể thêm các tệp đính kèm không được theo dõi. Bạn cũng có thể kết hợp các tệp đính kèm được theo dõi và không được theo dõi trong bất kỳ thư nào bạn đang theo dõi.

1. Tạo tin nhắn.

2. Bật theo dõi tin nhắn.

3. Chọn Lưu trên thanh công cụ để lưu tin nhắn của bạn và bật tính năng đính kèm.

4. Trong phần Tệp đính kèm , hãy chọn Tệp đính kèm mới.

5. Chọn Chọn tệp, sau đó định vị và chọn tệp.

6. Chọn Đính kèm để tải tệp lên.

   Có thể mất vài giây để tải tệp lên, tùy thuộc vào kích thước của tệp.

7. Chọn Theo dõi để theo dõi tệp đính kèm hoặc chọn Không theo dõi để ngừng theo dõi tệp đính kèm.

8. Chọn Đóng để đóng cửa sổ đính kèm.

9. Chọn Gửi hoặc chọn Lưu để lưu thư dưới dạng bản nháp và hoàn thành sau.

Lựa chọn thời điểm giao hàng hiệu quả nhất

Thư của bạn có thể nhận được sự quan tâm nhiều hơn hoặc ít hơn tùy thuộc vào thời điểm thư được gửi đến hộp thư đến của người nhận. Ví dụ: nhiều người bắt đầu ngày mới với hộp thư đến đầy, vì vậy các tin nhắn đến qua đêm phải tranh giành sự chú ý và có thể bị hoãn lại hoặc thậm chí bị lãng quên. Những email đến muộn hơn trong ngày có thể được chú ý và xử lý ngay lập tức. Với tính năng tương tác qua email, bạn có thể soạn thư email khi thuận tiện cho mình nhưng hãy để Dynamics 365 Sales gửi chúng vào thời điểm phù hợp nhất cho người nhận của bạn.

Hệ thống đôi khi đề xuất thời gian giao hàng dựa trên múi giờ của người nhận. Nó giả định một ngày làm việc tiêu chuẩn từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu và đề xuất giờ làm việc gần nhất tiếp theo nếu bạn làm việc ngoài ngày làm việc của người nhận. Nếu tin nhắn có nhiều người nhận hoặc không cung cấp địa chỉ thì hệ thống sẽ không đưa ra đề xuất.

Tổ chức của bạn phải bật Bản đồ Bing và người nhận phải có địa chỉ thực trong phần Bán hàng để tương tác email để xác định múi giờ.

Nếu không có đề xuất nào được đưa ra hoặc nếu bạn muốn sử dụng logic của riêng mình, bạn có thể chỉ định bất kỳ thời gian giao hàng nào bạn chọn.

Tính năng thời gian gửi có sẵn cho cả tin nhắn được theo dõi và tin nhắn không được theo dõi.

1. Tạo tin nhắn.

2. Khi bạn đã sẵn sàng gửi thư, hãy xem phần Gửi sau trong phần Tương tác email .

   Nếu hệ thống có thể đề xuất thời gian giao hàng thì thời gian giao hàng sẽ xuất hiện ở đây. Dù có hay không thì bạn vẫn có thể trì hoãn việc giao hàng.

3. Chọn Gửi sau.

Nếu hệ thống đề xuất ngày hoặc giờ thì thông tin đó sẽ được điền cho bạn. Nếu không, ngày sẽ trống. Trong cả hai trường hợp, nó sử dụng giờ địa phương của bạn chứ không phải của người nhận.

1. Sử dụng các nút điều khiển Đặt tại để đặt ngày và giờ giao hàng bạn muốn.

2. Chọn OK để lưu cài đặt của bạn và đóng cửa sổ.

   Chỉ báo Trì hoãn gửi chuyển sang màu xanh lục. Chọn Thay đổi lịch trình hoặc Xóa độ trễ nếu bạn cần thay đổi độ trễ hoặc gửi tin nhắn ngay lập tức. Bạn có thể thay đổi lịch gửi bất kỳ lúc nào trước khi tin nhắn được gửi.

   

3. Chọn Gửi hoặc chọn Lưu để lưu thư dưới dạng bản nháp và hoàn thành sau.

Thông báo đã lên lịch xuất hiện như vậy trong danh sách Hoạt động cho bản ghi Về . Cho đến khi đến thời gian đã lên lịch, bạn có thể xóa hoặc lên lịch lại tin nhắn từ đó. Bạn cũng có thể chỉnh sửa ngày hoặc giờ nhắc nhở theo dõi. Bạn không thể thay đổi bất kỳ cài đặt nào khác sau khi chọn Gửi.

Đặt lời nhắc theo dõi tin nhắn

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng mình không quên theo dõi trên một email quan trọng, hãy đặt lời nhắc. Tính năng này chỉ khả dụng cho email đã gửi.

1. Tạo tin nhắn.

2. Khi bạn đã sẵn sàng đặt lời nhắc, hãy chọn Đặt lời nhắc trong phần Tương tác email .

   Cửa sổ Đặt lời nhắc sẽ mở ra.

   

3. Trong hộp Tiêu đề , nhập văn bản bạn muốn xem khi lời nhắc được kích hoạt.

4. Trong danh sách Điều kiện , chọn điều kiện kích hoạt lời nhắc:

   • Nếu tôi không nhận được phản hồi trước: Kích hoạt lời nhắc nếu không nhận được phản hồi nào trước ngày Nhắc nhở trước . Chỉ có sẵn cho các tin nhắn được theo dõi.

   • Nếu email không được mở trước: Kích hoạt lời nhắc nếu thư chưa được mở trước Nhắc trước ngày. Chỉ có sẵn cho các tin nhắn được theo dõi.

   • Vẫn nhắc tôi vào lúc: Kích hoạt lời nhắc vào ngày và giờ đã chỉ định, bất kể điều gì.

5. Trong Nhắc bằng, hãy chỉ định ngày và giờ hiển thị lời nhắc nếu Điều kiện được đáp ứng.

6. Chọn OK để lưu cài đặt của bạn và đóng cửa sổ.

   Chỉ báo Đặt lời nhắc chuyển sang màu xanh lam và một bản tóm tắt ngắn gọn về cài đặt lời nhắc của bạn sẽ xuất hiện. Sau khi thời gian nhắc nhở trôi qua, bản tóm tắt sẽ cập nhật để cho biết điều này. Chọn Thay đổi lời nhắc hoặc Xóa lời nhắc nếu bạn cần thay đổi hoặc xóa lời nhắc.

   

7. Chọn Gửi hoặc chọn Lưu để lưu thư dưới dạng bản nháp và hoàn thành sau.

Khi lời nhắc được kích hoạt, hệ thống sẽ tạo thẻ hành động trong trợ lý. Thẻ được ưu tiên cao nên bạn nên xem ngay. Thẻ bao gồm các liên kết đến tin nhắn và các bản ghi liên quan cũng như các nút hành động để báo lại hoặc loại bỏ cảnh báo. Tìm hiểu thêm về thẻ nhắc nhở qua email.

Không thể tìm thấy các tùy chọn trong ứng dụng của bạn?

Có ba khả năng như sau:

• Bạn không có giấy phép hoặc vai trò cần thiết.
• Quản trị viên của bạn chưa bật tính năng này.
• Tổ chức của bạn đang sử dụng một ứng dụng tùy chỉnh. Hãy kiểm tra với quản trị viên của bạn để biết chính xác các bước cần thực hiện. Các bước được mô tả trong bài viết này là dành riêng cho ứng dụng Trung tâm bán hàng và Sales Professional loại dùng được ngay.

Xem thêm

Bật tương tác email
Xem tương tác tin nhắn với tương tác email
Định cấu hình tùy chọn quyền riêng tư
Tạo mẫu cho email