Xem và hiểu bản tóm tắt cuộc họp

Nhân viên bán hàng và người quản lý họ cần một cách dễ dàng để xem lại các cuộc hội thoại với khách hàng và nhanh chóng tìm thấy các điểm thảo luận, từ khóa và thông tin chuyên sâu có liên quan.

Trang tóm tắt cuộc họp cung cấp chế độ xem cấp cao về cách diễn ra cuộc trò chuyện với khách hàng và bao gồm các mục hành động tiếp theo và từ khóa có liên quan, dòng thời gian, bản ghi cuộc gọi, v.v.

Yêu cầu cấp phép

Các khả năng được đề cập trong bài viết này chỉ khả dụng đối với người dùng có Copilot for Sales giấy phép tiêu chuẩn. Nếu bạn có Copilot for Sales giấy phép cao cấp, hãy xem Xem thông tin chi tiết liên quan đến bán hàng trong Microsoft Teams tóm tắt cuộc họp.

Xem bản tóm tắt cuộc họp

Khi bản tóm tắt cuộc họp đã sẵn sàng, bạn sẽ nhận được tin nhắn từ Copilot for Sales bot trong cuộc trò chuyện cá nhân của mình. Thông báo bao gồm các chi tiết cuộc họp như tiêu đề, ngày, giờ, người tham dự và liên kết đến bản tóm tắt. Bạn có thể sử dụng liên kết trong tin nhắn để xem tóm tắt hoặc chuyển đến tab Copilot for Sales trong cuộc họp.

• Đi tới Copilot for Sales bot trong danh sách trò chuyện của bạn và chọn Mở tóm tắt.

  

• Đi tới cuộc trò chuyện trong cuộc họp trong danh sách trò chuyện của bạn hoặc mở sự kiện trên lịch của bạn trong Nhóm rồi chọn tab Copilot for Sales .

Nếu có nhiều bản ghi của một cuộc họp duy nhất (xảy ra khi bạn dừng và khởi động lại quá trình ghi) hoặc bản ghi của một cuộc họp định kỳ, bạn có thể xem tóm tắt cuộc họp của từng cuộc họp bằng cách chọn ngày từ danh sách thả xuống trong tóm tắt cuộc họp.

Tìm hiểu bản tóm tắt cuộc họp

Trang tóm tắt cuộc họp bao gồm các phần sau:

• Tóm tắt, đề cập và chi tiết

• Bản chép lại cuộc gọi và bản dịch

• Dòng thời gian phát lại cuộc gọi và phân đoạn

Tóm tắt

Tab Tóm tắt hiển thị các mục nổi bật trong cuộc gọi và các mục hành động tiếp theo Copilot for Sales được xác định trong cuộc gọi.

Lưu ý

Điểm nổi bật của cuộc gọi sẽ không được tạo nếu thời lượng ghi cuộc họp vượt quá 70 phút. Ở khu vực Bắc Mỹ và Châu Âu, thời lượng ghi cuộc họp được hỗ trợ là 100 phút.

Để chia sẻ nội dung nổi bật của cuộc gọi và các mục hành động tiếp theo, hãy chọn Sao chép vào bảng nhớ tạm rồi dán dữ liệu vào email, cuộc trò chuyện Nhóm hoặc bất kỳ phương tiện nào khác mà bạn muốn. Bản tóm tắt xuất hiện ở định dạng sau:

• Tiêu đề cuộc họp: Hiển thị tiêu đề cuộc họp

• Người tham gia: Liệt kê những người đã tham gia cuộc họp

• Ngày giờ họp: Hiển thị ngày giờ họp

• Điểm nổi bật: Hiển thị các câu theo danh sách có dấu đầu dòng tóm tắt từng phần của cuộc trò chuyện

• Theo dõi: Hiển thị các mục hành động trong danh sách có dấu đầu dòng

Bạn có thể tạo các tác vụ CRM từ các mục hành động tiếp theo. Thông tin thêm: Tạo nhiệm vụ CRM từ bản tóm tắt cuộc họp

Lượt đề cập

Tab Đề cập hiển thị các từ khóa, bên liên quan, sản phẩm và đối thủ cạnh tranh đã được đề cập trong cuộc gọi. Khi bạn chọn một từ trong các phần sau, bản ghi sẽ cho biết từ đó được đề cập ở điểm nào.

• People: Hiển thị tên những người được nhắc đến trong cuộc gọi; ví dụ: Sarah gọi từ Contoso.

• Products: Hiển thị tên các sản phẩm được nhắc đến trong cuộc gọi; ví dụ: "Tôi chỉ biết cách sử dụng TV LED Fabrikam".

• Từ khóa: Hiển thị các từ khóa có thể được sử dụng làm phương pháp hay nhất trong cuộc gọi. Nếu các chủ đề được xác định trong bản ghi, chúng sẽ được hiển thị trước tiên và sau đó các từ khóa còn lại sẽ được hiển thị. Thông tin thêm: Xem Viva Topics trong bản tóm tắt cuộc họp

• Các thương hiệu và tổ chức khác: Hiển thị tên thương hiệu và tổ chức (không phải của bạn) mà khách hàng đề cập trong cuộc gọi.

• Câu hỏi của người bán: Hiển thị các câu hỏi của người bán trong cuộc gọi. Ví dụ: Bạn nghĩ gì về bản demo?

• Câu hỏi của người khác: Hiển thị câu hỏi của những người tham gia khác trong cuộc gọi.

• Lần: Hiển thị khoảng thời gian được đề cập trong cuộc gọi.

Xem Viva Topics trong bản tóm tắt cuộc họp (xem trước)

[Phần này là tài liệu hướng dẫn trước khi phát hành và có thể thay đổi.]

Quan trọng

Copilot for Sales tính năng tích hợp với Viva Topics trong thông tin hội thoại sẽ không được dùng nữa vào ngày 22 tháng 2 năm 2025 do tính năng này không còn được dùng nữa Viva Topics. Nếu đã tích hợp với Viva Topics, bạn có thể tiếp tục sử dụng tính năng này cho đến ngày ngừng sử dụng. Các hoạt động tích hợp mới giữa Copilot for Sales và Viva Topics sẽ bị chặn từ ngày 10 tháng 5 năm 2024.

Điều kiện tiên quyết:

• Việc tích hợp Viva Topics phải được quản trị viên của bạn kích hoạt.
• Bạn phải có giấy phép Viva Topics.

Viva Topics giúp bạn truy cập thông tin khi bạn cần để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và làm việc thông minh hơn. Nó sử dụng AI để tự động tìm kiếm và xác định các chủ đề trong tổ chức của bạn. Nó tổng hợp thông tin về chúng, chẳng hạn như một mô tả ngắn, những người làm việc về chủ đề này cũng như các trang, tệp và trang có liên quan đến chủ đề đó. Để biết thêm thông tin về Viva Topics, hãy chuyển đến Hiểu Viva Topics.

Các chủ đề được quét từ bản ghi cuộc họp và hiển thị cùng với các từ khóa khác. Nếu tìm thấy một từ khóa có danh mục như thương hiệu, con người hoặc thời gian, thì từ khóa đó sẽ được hiển thị trong danh mục đó. Từ khóa cũng là chủ đề được biểu thị bằng ký hiệu #. Các chủ đề và nội dung của chúng không được lưu trữ trong Dataverse.

Để xem chi tiết về một chủ đề, hãy di chuột qua từ khóa để mở thẻ của chủ đề đó. Theo mặc định, nó được mở ở chế độ xem mặc định. Để mở chế độ xem mở rộng, hãy chọn Thêm trong phần mô tả chủ đề.

Thông tin chi tiết

Tab Chi tiết hiển thị tên của những người tham gia cuộc họp.

Bản chép lại cuộc gọi và bản dịch

Phần Bản ghi hiển thị bản ghi cuộc gọi bằng văn bản mà bạn có thể đọc và dịch cùng với dòng thời gian của cuộc gọi.

Nếu bản ghi bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh và đó là ngôn ngữ được hỗ trợ, hãy chọn Dịch để đọc bản ghi bằng tiếng Anh.

Phát lại cuộc gọi, dòng thời gian và phân đoạn

Sử dụng tính năng phát lại cuộc gọi để nghe cuộc gọi đã ghi âm. Bạn có thể nghe toàn bộ cuộc gọi hoặc kéo thanh tiến trình để chuyển đến các điểm cụ thể trên dòng thời gian. Bản ghi cuộc gọi sẽ tự động cuộn đến điểm bạn chọn. Bạn cũng có thể tạm dừng, tua lại và chuyển tiếp cuộc gọi cũng như điều chỉnh âm lượng phát lại.

Dòng thời gian hiển thị các cảm xúc được phát hiện trong cuộc trò chuyện: tích cực, trung lập hoặc tiêu cực. Bạn có thể kéo thanh tiến trình đến một điểm cụ thể trên dòng thời gian. Bản ghi cuộc gọi sẽ tự động cuộn đến điểm bạn chọn.

Khi bạn chọn một từ trên tab Đề cập , biểu tượng kim cương trên dòng thời gian phát lại sẽ cho biết thời điểm từ đó được đề cập. Nếu bạn di chuột qua một từ trên tab Đề cập , biểu tượng kim cương màu xám trên dòng thời gian sẽ biểu thị tất cả các thời điểm mà từ đó được đề cập.

Để nhanh chóng chuyển đến một nhận xét trong bản chép lại, hãy chọn biểu tượng của nhận xét đó trên dòng thời gian.

Dòng thời gian cũng cho biết các phân đoạn hội thoại, chẳng hạn như giới thiệu, giải pháp, báo giá và kết thúc cuộc gọi. Chọn một phân đoạn để xem thông tin chi tiết có liên quan đến phân đoạn đó. Bản ghi cuộn đến đầu phân đoạn và phân đoạn đó được đánh dấu trên dòng thời gian. Nếu phân đoạn đã chọn chứa bất kỳ mục hành động hoặc từ khóa nào, mục/từ khóa đó sẽ hiển thị trên các tab tương ứng.

Lưu ý

Tính năng phát lại chỉ khả dụng cho người tổ chức cuộc họp và trình ghi cuộc gọi.

Tạo nhiệm vụ CRM từ bản tóm tắt cuộc họp

Bạn có thể chuyển đổi các mục hành động được đề xuất trong bản tóm tắt cuộc họp thành nhiệm vụ và lưu nhiệm vụ đó trực tiếp từ Teams vào CRM.

1. Mở bản tóm tắt cuộc họp và chuyển đến tab Tóm tắt .

2. Tìm mục tiếp theo mà bạn cần tạo nhiệm vụ, sau đó chọn Tạo nhiệm vụ.

   

3. Thêm hoặc cập nhật các thông tin sau:

   Mục	Description	Bắt buộc
   Chủ đề	Tên nhiệm vụ	Có
   Chủ sở hữu	Ai sẽ hoàn thành nhiệm vụ; nếu không phải bạn thì bạn có thể chỉ định người khác	Có
   Đã kết nối với	Một bản ghi cung cấp thông tin về nhiệm vụ; chọn từ các tài khoản và cơ hội được liên kết với người nhận email	No
   Ngày hết hạn	Ngày mà chủ sở hữu phải hoàn thành nhiệm vụ	No
   Description	Nhắn tin đoạn mã của mục tiếp theo; bạn có thể thay đổi nó nếu cần thiết. Lưu ý: Liên kết tới cuộc họp được tự động điền vào trường này.	No

   

4. Chọn Tạo.

   Sau khi bạn tạo tác vụ, Tạo tác vụ thay đổi thành Mở tác vụ. Chọn Mở tác vụ để mở tác vụ trong CRM của bạn.