Quản lý các tài liệu SharePoint
Microsoft Dataverse hỗ trợ tích hợp với SharePoint Online cho phép bạn sử dụng khả năng quản lý tài liệu của SharePoint từ trong Dataverse. Power Pages hỗ trợ chức năng tải lên và hiển thị tài liệu đến và từ SharePoint ngay trên biểu mẫu cơ bản hoặc biểu mẫu trên trang web. Tính năng này cho phép người dùng trang web xem, tải xuống, thêm và xoá tài liệu khỏi một trang web. Người dùng trang web cũng có thể tạo thư mục con để sắp xếp tài liệu của họ.
Lưu ý
- Quản lý tài liệu chỉ hoạt động với SharePoint Online.
- Quản lý tài liệu được hỗ trợ bằng tích hợp dựa trên máy chủ.
Để làm việc với các tính năng quản lý tài liệu của SharePoint từ Dataverse, bạn phải:
Thiết lập tích hợp SharePoint từ trung tâm quản trị Power Platform
Tạo quyền đối với bảng phù hợp và gán quyền đó cho vai trò web phù hợp
Bước 1: Bật chức năng quản lý tài liệu trong các ứng dụng dựa trên mô hình
Bạn phải bật chức năng quản lý tài liệu trong các ứng dụng dựa trên mô hình bằng cách sử dụng tích hợp dựa trên máy chủ SharePoint. Tích hợp dựa trên máy chủ SharePoint cho phép các ứng dụng dựa trên mô hình và SharePoint thực hiện kết nối giữa các máy chủ. Bản ghi site SharePoint mặc định được Power Pages sử dụng. Để biết thông tin về cách bật chức năng quản lý tài liệu trong các ứng dụng dựa trên mô hình, hãy xem Thiết lập các ứng dụng dựa trên mô hình để sử dụng SharePoint trực tuyến.
Lưu ý
Hướng dẫn có thể tham khảo ứng dụng Dynamics 365 Customer Engagement, bạn có thể bật SharePoint Online để tích hợp với Dataverse mà không cần bật ứng dụng Dynamics 365.
Bước 2: Thiết lập tích hợp SharePoint từ trung tâm quản trị Power Platform
Để sử dụng tính năng quản lý tài liệu của SharePoint, bạn phải bật tích hợp SharePoint từ Trung tâm quản trị Power Platform.
Bật tích hợp SharePoint
Lưu ý
Bạn phải là quản trị viên toàn cầu để bật tích hợp SharePoint.
Mở trung tâm quản trị Power Platform.
Trong Tài nguyên, chọn site Power Pages.
Chọn trang web bạn muốn bật tích hợp SharePoint. Chọn Quản lý từ menu chính.
Hoặc
Trong phần Môi trường, hãy chọn môi trường chứa site bạn muốn bật tích hợp SharePoint.
Trong khu vực Tài nguyên, hãy chọn site Power Pages.
Chọn trang web bạn muốn bật tích hợp SharePoint. Chọn Quản lý từ menu chính.
Trên trang thông tin về site, trong phần Dịch vụ, hãy chọn điều khiển Tích hợp SharePoint vào vị trí Có.
Chọn Bật trong cửa sổ xác nhận. Thiết đặt này sẽ cho phép trang web giao tiếp với SharePoint. Trong khi tích hợp SharePoint đang được bật, trang web sẽ khởi động lại và sẽ không khả dụng trong vài phút. Một thông báo sẽ xuất hiện khi tích hợp SharePoint được bật.
Tắt tích hợp SharePoint
Lưu ý
Bạn phải là quản trị viên toàn cầu để tắt tích hợp SharePoint.
Mở trung tâm quản trị Power Platform.
Trong Tài nguyên, chọn site Power Pages.
Chọn site bạn muốn tắt tích hợp SharePoint. Chọn Quản lý từ menu chính.
Hoặc
Trong phần Môi trường, hãy chọn môi trường chứa site bạn muốn tắt tích hợp SharePoint.
Trong khu vực Tài nguyên, hãy chọn site Power Pages.
Chọn trang web bạn muốn bật tích hợp SharePoint. Chọn Quản lý từ menu chính.
Trên trang thông tin về site, trong phần Dịch vụ, hãy chọn điều khiển Tích hợp SharePoint vào vị trí Không.
Chọn Tắt trong cửa sổ xác nhận. Tắt thiết đặt này sẽ tắt liên lạc với SharePoint. Trong quá trình này, trang web sẽ khởi động lại và sẽ không thể truy cập trong vài phút. Một thông báo sẽ xuất hiện khi tích hợp SharePoint bị tắt.
Việc bật hoặc tắt tính năng tích hợp SharePoint sẽ cập nhật ứng dụng Microsoft Entra cho trang web và thêm hoặc xóa các quyền SharePoint cần thiết tương ứng. Bạn cũng sẽ được chuyển hướng để đưa ra sự đồng ý đối với những thay đổi được thực hiện trong ứng dụng Microsoft Entra .
Nếu bạn không đồng ý:
Thao tác bật hoặc tắt tích hợp SharePoint sẽ không hoàn tất và thông báo lỗi sẽ hiển thị.
Đăng nhập ngay lập tức Microsoft Entra của bạn trên trang web sẽ không hoạt động.
Bước 3: Kích hoạt chức năng quản lý tài liệu cho bảng
Bạn phải kích hoạt chức năng quản lý tài liệu cho bảng để lưu trữ tài liệu liên quan đến bản ghi bảng trong SharePoint. Để biết thông tin về cách kích hoạt chức năng quản lý tài liệu cho bảng, hãy xem Kích hoạt chức năng quản lý tài liệu SharePoint cho các bảng cụ thể.
Bước 4: Đặt cấu hình biểu mẫu phù hợp để hiển thị tài liệu
Cấu hình biểu mẫu Dataverse
Bạn sẽ cần định cấu hình biểu mẫu Dataverse bằng cách thêm thành phần lưới con cho phép bạn làm việc với các tài liệu liên quan trên trang web.
Xác định bảng và biểu mẫu tương ứng mà bạn muốn sử dụng các khả năng quản lý tài liệu.
Mở Công cụ thiết kế biểu mẫu không gian làm việc dữ liệu cho bảng bạn muốn sử dụng cho khả năng quản lý tài liệu.
Chọn Thêm thành phần
Chọn thành phần Lưới con.
Đối với Bảng, hãy chọn Vị trí tài liệu.
Đối với Dạng xem mặc định, chọn Vị trí tài liệu đang hoạt động
Chọn Xong.
Bạn có thể chỉ định tên và nhãn theo yêu cầu của bạn. Lưu và phát hành biểu mẫu sau khi thêm và đặt cấu hình lưới phụ.
Lưu ý
Chức năng quản lý tài liệu phải được kích hoạt cho bảng có biểu mẫu mà bạn chỉnh sửa. Thông tin khác: Kích hoạt chức năng quản lý tài liệu cho bảng
Cấu hình Power Pages
Định cấu hình thành phần biểu mẫu hoặc biểu mẫu nhiều bước cho trang web bằng biểu mẫu Dataverse với lưới con bạn đã tạo trước đó.
Thiết đặt Dữ liệu từ biểu mẫu này trên tab Dữ liệu của cấu hình biểu mẫu phải được đặt thành Cập nhật bản ghi hiện có để có thể tải tệp lên.
Lưu ý
Để tệp có thể được tải lên, bản ghi bảng mẹ phải tồn tại. Nếu thiết đặt Dữ liệu từ biểu mẫu này là Tạo bản ghi mới, thì chức năng tải lên tài liệu sẽ không hoạt động, vì bản ghi bảng mẹ không được tạo cho đến khi biểu mẫu được gửi.
Bước 5: Tạo quyền đối với bảng phù hợp và gán quyền đó cho vai trò web phù hợp
Phải có hai bản ghi quyền đối với bảng để thiết lập quyền truy nhập cần thiết nhằm xem và tải lên tài liệu.
- Chuyển đến mục Thiết lập không gian làm việc và chọn Quyền đối với bảng.
- Tạo bản ghi Quyền đối với bảng chỉ định Bảng được dùng trong biểu mẫu cơ bản hoặc biểu mẫu nhiều bước được cấu hình trước đây.
- Chọn Loại truy cập và mối quan hệ của loại truy cập phù hợp với hành vi của biểu mẫu mà bạn muốn.
- Bật đặc quyền Đọc và Gắn thêm vào để cho phép quyền truy cập đọc tài liệu và có thể bật đặc quyền Ghi để cho phép tải tài liệu lên.
- Trong Vai trò, hãy chọn một vai trò web thích hợp.
- Trong tab Quyền con, chọn + Mới
- Cấp quyền cho một Tên (có thể là bất kỳ thứ gì).
- Chọn Vị trí tài liệu làm bảng.
- Chọn Mối quan hệ
- Chọn Quyền
- Đặc quyền tối thiểu để cho phép truy cập đọc tài liệu là Đọc.
- Bao gồm Tạo, Viết và Thêm đặc quyền để truy cập tải lên tài liệu.
- Bao gồm Xóa để cho phép xóa tài liệu.
- Chọn Lưu
Lưu ý
Cần tạo quyền đối với bảng con tương ứng trên bảng Vị trí tài liệu cho từng phiên bản của bản ghi quyền đối với bảng mẹ tồn tại trên bảng của bảng hoặc biểu mẫu nhiều bước nơi cần hiển thị tài liệu.
Biểu mẫu trên trang web sẽ hiển thị danh sách các tệp và thư mục. Tùy thuộc vào quyền của bảng, sẽ có khả năng Thêm tệp, Thư mục mới và Xóa.
Đặt cấu hình kích thước tải lên tệp
Theo mặc định, kích thước tệp được đặt là 10 MB. Tuy nhiên, bạn có thể đặt cấu hình kích thước tệp tối đa là 50 MB bằng cách sử dụng cài đặt trang web SharePoint/MaxUploadSize.
Kích thước tải tệp xuống tối đa
Chúng tôi khuyên bạn nên giới hạn kích thước của các tệp riêng lẻ có sẵn để tải xuống là từ 250 MB trở xuống. Nếu bạn sử dụng cổng thông tin để tải xuống các tệp lớn hơn từ SharePoint, hoạt động có thể hết thời gian chờ sau vài phút.