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為您的組織規劃 Microsoft Viva Connections

注意事項

  • 您必須具有企業 (E) 或第一線 (F) 授權類型,才能建立 Viva Connections 體驗。 具有基本 Microsoft 365 訂閱 (E 授權) 的使用者只能建立一個體驗。 用戶必須擁有 Microsoft Viva 套件 或 Viva 通訊和社群授權,才能建立最多 50 個) (兩個以上的體驗。 如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Viva 方案和定價
  • Viva Connections 沒有任何開始使用的需求。
  • 您必須具有全域 管理員 或 SharePoint 系統管理員許可權,才能存取 Microsoft 365 系統管理中心。 Viva Connections 適用於 GCC、GCC High 和 DoD 環境中,功能有限的行動裝置和 Tablet 裝置。 如需詳細資訊,請參閱 服務可用性清單

在這個階段中,請建置項目關係人小組,以符合貴組織員工體驗策略的目標和主要使用案例。 從滿足需求開始,然後規劃體驗的每個組成部分。 在規劃階段中,請考慮成功計量和採用策略,以確保 Viva Connections 符合組織和使用者的需求。

以下以星號標示的工作 (*) 是選擇性的,或只適用於將使用 SharePoint 主網站來補充 Viva Connections 體驗的客戶。

步驟 1:規劃 Viva Connections

Viva Connections 是設計來協助使用者完成高優先順序的工作並存取重要資訊。 隨著組織的適應和擴展,這種體驗可以建立在加班的基礎上。 如果組織有 SharePoint 內部網路主網站,則可以使用其現有的 SharePoint 內部網路主網站,或建立可在 Microsoft Teams 中存取的獨立體驗。

Viva Connections 由三個主要部分組成:儀錶板、摘要和資源。 這些部分在電腦和行動裝置上的顯示方式不同。 深入了解桌面和行動體驗之間的差異

  • 儀錶板: 儀錶板是您員工的數位工具組。 它結合員工所需的工具,無論員工在辦公室或外出,都可輕鬆快速存取。
  • 飼料:摘要會在正確的時間將更新傳遞給適當的人員,並與 Viva Engage、SharePoint 新聞和 Stream 緊密整合,以根據員工所屬群組的後層級目標顯示個人化摘要。
  • [資源]:[資源] 體驗可讓您跨平台尋找。 它使用 SharePoint 應用程式列中的導覽元素,它們以受衆為目標
電腦 行動裝置
傳統型應用程式中 Viva Connections 登陸體驗的影像。 行動應用程式中 Viva Connections 登陸體驗的影像。
- 您組織的 Viva Connections 實體會在 Teams 應用程式行中顯示為圖示
- 選取圖示時,使用者會看到預設登陸體驗。
- 選取圖示兩次後,將顯示全域導覽面板。
- 新增 摘要網頁組件 以醒目提示個人化新聞。
- 新增 儀表板網頁組件 以使完成工作更爲簡單
- 您組織的 Viva Connections 實體會在 Teams 行動應用程式列中顯示為圖示。
- 選取之後,使用者可以從儀錶板樞紐至摘要至資源。

步驟 2:考慮使用 SharePoint 主網站來補充體驗* (選擇性)

Viva Connections 體驗不需要 SharePoint 主網站 (具有特殊功能) 建立的通訊網站,但提供可補充員工體驗的網站。 SharePoint 主網站可作為組織內部網路的前門,以及與整個組織相關之其他熱門入口網站的網關。 某些組織會使用 SharePoint 首頁網站來補充 Viva Connections 體驗,並將體驗延伸到網站。 如果您的組織想要使用 SharePoint 首頁網站,除了 Viva Connections 之外,請遵循下列步驟。 您可以隨時新增 SharePoint 首頁網站。

需求 描述
建立 SharePoint 首頁網站* (選用) SharePoint 主網站是 SharePoint 通訊網站,可作為組織內部網路的前門。 它們具有額外的功能,例如能夠排定從 SharePoint 主網站張貼於內部網路其餘部分之新聞的優先順序。 設定 SharePoint 首頁網站之後,從該網站張貼的新聞會在內部網路上排定優先順序。 當您建立新的 Viva Connections 體驗時,會在 Microsoft 管理員 中心設定 SharePoint 首頁網站。 若要新增 SharePoint 首頁網站,請選擇建置現有內部網路入口網站的選項。

深入瞭解如何考慮如何搭配中樞和全域流覽,在 SharePoint 首頁網站上規劃導 覽。 然後,開始 建立 SharePoint 首頁網站
設定全域導覽* (僅限 SharePoint 主網站使用者) 設定 SharePoint 首頁網站之後,您可以在 SharePoint 應用程式行中啟用和自定義全域流覽。 在 Viva Connections 桌面應用程式中,全域導覽面板中的資源會在 Teams 和 resources 區段中選取 Viva Connections 圖示時顯示。 在 Viva Connections 行動裝置應用程式中,全域導覽中的資源會顯示在 [資源] 索引卷標中。

深入了解如何啟用和自訂全域導覽
稽核、排定優先順序及現代化網站* (選擇性) 識別 Viva Connections的重要案例之後,如果您仍在使用傳統網站和頁面,則必須識別應該現代化的內容或網站。 並非所有內容或傳統 SharePoint 網站都需要現代化,才能利用 Viva Connections。 將焦點放在組織實例 Viva Connections 中必須包含的優先順序使用案例。

深入了解 如何使内容現代化高流量網站的良好入口網站指引

為您的組織建立 SharePoint 首頁網站* (選用)

SharePoint 主網站是貴組織內部網路的前門,也是與整個組織相關之其他熱門入口網站的網關。 SharePoint 首頁網站也會是 Microsoft Teams 傳統型應用程式中 Viva Connections 的登陸體驗。

Viva Connections 桌面的影像。

藉由識別 SharePoint 主網站可提供的少數資源和函式,從小型開始。 請考慮使用 SharePoint 外觀簿中稱為「登陸」的可自定義網站範本 ,以快速啟動並執行您的 SharePoint 主網站。 或者,將您的 SharePoint 主網站轉換成 SharePoint 中樞網站 ,以新增額外的瀏覽層,並增加搜尋範圍。

深入瞭解 如何規劃 SharePoint 首頁網站 ,以及 如何啟動狀況良好的 SharePoint 網站

在 SharePoint 應用程式行中設定全域流覽* (選用)

接下來,從 SharePoint 首頁網站的 [設定] 圖示,選取 [設定全域流覽] 以充分利用完整的 Viva Connections 功能。 設計全域導覽的方式,可補充和擴充 SharePoint 首頁網站上的資源。 深入了解 SharePoint 中的導覽和資訊結構

SharePoint 中全域應用程式列的動畫。

在 SharePoint 應用程式行的全域瀏覽窗格中顯示的瀏覽連結,也會顯示在 Microsoft Teams 中桌面和行動應用程式的 Viva Connections 應用程式中。

稽核、排定優先順序及現代化內容,以符合主要案例和工作* (選擇性)

在規劃階段中定義重要案例和工作之後,請確保優先順序內容位於新式 SharePoint 通訊網站和小組網站上,以準備 Viva Connections。 您可以使用新式和傳統網站,但只有新式網站會出現在 Microsoft Teams 應用程式中。 傳統網站將在單獨的瀏覽器視窗中開啟。

如果您有許多傳統 SharePoint 網站,請務必專注於與 Viva Connections 體驗相關的網站、頁面和內容。 與重要工作和案例無關的網站和內容可以在以後更新。

應稽核並設定優先權的網站:

  • 線上到 Viva Connections儀錶板上卡片的網站
  • 在全域導覽中顯示的網站
  • 經常發佈組織新聞的網站
  • 協助員工完成最重要的日常工作或存取重要資訊的網站

可協助您進行現代化的工具:

步驟 3:規劃儀錶板

首先,識別 Viva Connections 支援和識別這些員工體驗擁有者所需的重要案例。 Viva Connections 儀錶板中的卡片主要支援工作和案例,這些卡片可以使用 Microsoft 365 群組以特定物件為目標。 考慮哪些員工群體需要存取特定資源。

行動裝置上的儀錶板 描述
儀錶板和卡片之間的互動。 在此範例中,儀錶板上的卡片會連結到 SharePoint 頁面,讓使用者可以輕鬆地從行動裝置進行每日健康情況檢查。

常見的案例包括檢視薪資明細表和休假時數、提交協助票證、了解新聞、查看每日午餐菜單、在目錄中尋找人員以及班次管理。 與管理這些體驗的商業群組共同作業並保持一致,以確定最佳設計。 檢閱成功 Viva Connections 客戶的採用中心最佳做法,以取得常見案例的詳細資訊,以及如何識別導致持續採用的員工體驗。

一般 適用於資訊工作者 適用於前線員工
- 檢視薪資和福利
- 向服務台提交票證
- 存取午餐和咖啡館選項
- 跟上新聞和公告
- 尋找人員和團隊資訊
- 完成必要訓練
- 檢視公司假期
- 檢視和管理班次
- 存取時間工作表和流行表單
- 檢視工作場所原則和資源

儀錶板卡片的類型

在規劃時,請考慮可供使用的不同類型的卡片。 Viva Connections 儀錶板上可以使用三種不同類型的卡片。 有些卡片可能需要比其他卡片更長的時間才能實作,或者可能需要在後端進行設定。

規劃程序

規劃程序流程影像。

當您與業務擁有者和重要項目關係人合作以配合 Viva Connections 設計策略時,請針對每個工作回答下列問題:

  • 受衆是誰?
  • 使用者需要完成或了解什麼?
  • 他們現在使用什麼工具或技術?
  • 您希望訪客使用什麼工具或技術來完成他們的重要工作?
  • 需要推廣哪些資訊?

從最重要的工作流程開始

並非每個工作都應變成 [儀表板] 上的一張卡片。 專注於能在短時間內完成的最有影響力的工作。 首先,在下方的決策矩陣中找到與「快速勝利」和「首次成功」相關的機會。

規劃矩陣的影像。

設計時要考慮到您的受眾

最佳做法是為特定物件做出以特定工作為根目錄的決策:

  • 考慮使用案例規劃的常用架構,首先選取某個角色或受眾「作為...」
  • 然後,在「我需要...」縮小目標。
  • 接下來,考慮理想的工具或程序,以滿足「以便我...」中的目標。
  • 最後,在「我知道這是成功的,因為...」中寫出成功的樣子。

例如,建立如下的數據表,以列出您想要在儀錶板中使用卡片尋址的商務案例:

以我的角色... 我需要... 以便... 我知道這是成功的,因為...
全時員工 輕鬆存取權益和薪資資訊 我可以快速檢查重要資訊,而不需要 HR 的協助 向人力資源小組提供權益和薪資的協助要求已減少
前線工作者 行動裝置的時鐘進出 我可以在我的工作流程中建立效率 排程和中斷是從 Viva Connections 管理
人員管理者 歡迎並入職新的小組成員 我可以成長和發展才能 我花更少的時間管理標準的入職功能
銷售代表 在行動裝置上存取特定的產品訓練資料 可快速解決客戶問題 大多數客戶問題都會得到即時解决
人力資源專員 推廣自助福利的使用 我可以花更多的時間與員工討論獨特的福利問題和案例 我所有的員工互動都與個人重要案例有關

不同儀錶板設計的範例

儀錶板應該著重於最重要的工作。 應目標化針對特定受眾的工作,以確保使用者只看到與其日常工作相關的卡片。

資訊工作者 前線員工
專為一線員工設計的 Viva Connections 儀錶板影像。 專為資訊工作者設計的 Viva Connections 儀錶板影像。

規劃儀錶板的內容

步驟 4:準備摘要

摘要會將來自整個組織的通訊帶入一個可輕鬆檢視的位置。 此摘要可協助一線員工、資訊工作者和混合式工作者保持參與,並掌握重要新聞和公告。 該解決方案還為內容發行者提供了可靠的發佈重要新聞和資訊的方法。

技術上,您不需要執行任何動作來設定摘要,因為內容會自動同步。 但是,您可以影響內容階層。

行動應用程式中摘要的影像。

如何影響摘要中內容階層的秘訣

摘要設計為動態、個人化,以及可以取用最相關新聞和公告的位置。 摘要依賴新內容的常數流程,而最佳體驗則包含組織新聞、組織內容和策劃內容的平衡。

規劃摘要的內容

步驟 5:規劃資源

資源是入口網站和其他熱門目的地的導覽連結。 資源應該是您目標物件最重要且熱門的入口網站,而且可以以特定對象為目標。 準備您的 Viva Connections 時,請知道,如果您的組織有 SharePoint 首頁網站) ,以及設定 Viva Connections 時,這些資源會從 SharePoint 應用程式行顯示 (。

電腦 行動裝置
傳統型應用程式中的全域瀏覽影像。 行動裝置應用程式中全域瀏覽的影像。

對於具有 SharePoint 主網站的組織,請考慮全域導覽中的連結如何補充 SharePoint 首頁網站上醒目提示的資源。 根據您想要在全域導覽中提供的內容,您可以 使用三種不同的方式來設計 SharePoint 主網站流覽和全域流覽

規劃資源的內容

步驟 6:建立採用方案

規劃變更和協助使用者採用新資源對每個組織都會有所不同。 使用此處的考量與最佳作法作為起點,建立適合貴組織需求的採用方案。 在您的方案中包括針對終端使用者的變更管理和訓練資料之考量。

採用考慮

  • Viva Connections 只能在 Microsoft Teams 中存取。 如果您的組織尚未使用 Microsoft Teams,您必須規劃採用 Microsoft TeamsViva Connections
  • 藉由 在 Teams 中預先釘選應用程式 ,同時挑選設定,讓使用者更容易採用。 這只需要在 Teams) 中預設自動啟用 (Viva Connections 完成。
  • 尋找早期採用者和支持者,並建立方法,將他們的熱枕擴展到組織的其他部門。
  • 規劃在與使用者通常會面的位置互動並分享資訊 (例如,如果您的組織是在 Teams 中會面,請規劃在頻道中張貼。)
  • 判斷 Viva Connections 應該前往何處的問題。 請考慮使用 Viva EngageSharePoint 網站Teams 頻道,讓使用者詢問問題或查看常見問題。

變更管理考量

  • 首先在多個頻道中創造認知和興趣,以吸引不同的受眾。 考慮現場使用者的公共空間,比如休息室或會議室。 針對遠端工作者和組織的其他部分,請規劃在Teams、Viva Engage和SharePoint中張貼公告。
  • 確保不同的終端使用者受衆能够輕鬆理解這個新工具將如何協助他們改進日常工作。
  • 為使用者提供提問、取得協助和觀看現場示範的機會。 考慮在採用的第一個月內安排每週的訓練課程或辦公時間。 盡可能使用支持者。
  • 透過建立使用新工具的獎勵來强化變更。
  • 清楚說明如何在桌面和行動裝置應用程式上使用 Viva Connections、如何與儀錶板、摘要和資源互動,以及在何處檢視最新消息和公告。
  • 為不同物件建立特殊指引,例如一線員工或混合式工作者。

訓練考慮

  • 使用訓練協助提高人們對在桌面或行動裝置上的 Teams 中之哪些地方可以存取資源的認識。
  • 展示在 [摘要] 中的儀錶板和內容上連線和使用卡片的不同方式。 考慮為不同的受眾提供不同的訓練指導。
  • 醒目顯示可在行動裝置上的 [資源] 索引標籤中找到的 SharePoint 中熱門入口網站。

採用資源

深入了解採用、最佳做法,以及在 Viva 採用中心取得通訊範本。

步驟 7:考慮成功計量

規劃程式的一部分包括判斷要使用哪些計量來測量 Viva Connections 如何有效地將組織整合在一起,並讓特定物件掌握資訊。 首先,請考慮儀錶板將提供的工作和工具。 例如,如果您建立了連結至人力資源 SharePoint 網站或特定頁面的卡片,您應該可以在使用報告中看到該網站的更多流量和參與。

注意事項

GCC、GCC High 和 DoD 環境中無法使用分析功能。 如需詳細資訊,請參閱 服務可用性清單

  • Viva Connections 分析:瞭解使用者如何及何時使用 Viva Connections 分析來與 Viva Connections 體驗的元件互動。 檢閱已檢視和參與 Viva Connections 體驗的人員數目、用戶參與的內容類型,以及用來存取 Viva Connections 的平臺。
  • 跨 M365 應用程式的使用情况高層級檢視:使用 Microsoft 365 使用情況分析 存取預先建置的儀表板,該儀表板包含多個預先建置的報告,重點關注 M365 應用程式的採用、使用情况、通訊和共同作業。
  • 網站或頁面層級資料:在 SharePoint 中取得網站層級頁面層級使用報告,以測量參與度,並進一步了解使用者何時存取內容以及他們使用的裝置。
  • 從使用者處取得直接意見反應:除了使用情況分析,您可以直接詢問使用者的整體滿意度。 考慮在 [儀表板] 上建立連結至 Microsoft Form 的卡片,您可以在其中要求使用者對滿意度進行評分並提供意見反應。

步驟 8:規劃長期維護

一般而言,Viva Connections 一旦設定完成,就需要進行最少的持續維護。 隨著您的業務成長和演進,您可能會找出 Viva Connections 可支援的新案例。 經過一段時間后,您可能會決定淘汰儀錶板上的卡片,或重新排列資源中的全域流覽。 此外,使用者將分享可用於改善體驗的意見反應。 每種案例都需要時間來實作,並根據需要進行通訊。 規劃有能够長期管理這些工作的負責人或小組。

  • 儀錶板: 經過設計和測試后,儀錶板只需要更新,即可支援新案例或淘汰舊案例。
  • 飼料:內容會從 SharePoint 新聞文章和 Viva Engage 動態顯示和匯總。
  • 資源: 就像儀錶板一樣,建立入口網站的鏈接之後,資源就只需要視需要更新。

接下來,為您的組織建置和自定義 Viva Connections

針對想要使用 SharePoint 首頁網站) 、規劃儀錶板,並準備好協助使用者採用 Viva Connections 的客戶 (需求之後,即可繼續進行建置階段