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关于共享邮箱

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当多个用户需要访问同一邮箱（例如公司信息或支持电子邮件地址、接待台或其他可能由多个用户共享的其他功能）时，将使用共享邮箱。

如果管理员已授予用户执行该操作的权限，具有组邮箱权限的用户可以作为或代表邮箱电子邮件地址发送。 这对帮助和支持邮箱尤其有用，因为用户可从 "Contoso 支持" 或 "构建 A 接待台" 发送电子邮件。

在创建共享邮箱之前，应了解以下事项：

  • 许可证： 共享邮箱最多可以存储 50GB 数据，而无需向其分配许可证。 在此之后，需要向邮箱分配许可证才能存储更多的数据。 有关共享邮箱许可的更多详细信息，请参阅Exchange Online限制。 共享邮箱达到存储空间时，短时间内还可以收到电子邮件，但不能发送新的电子邮件。 然后，它会停止接收电子邮件。 邮箱的发件人将收到未送达回执。

注意

以下方案需要Exchange Online计划 2 许可证：

  • 共享邮箱的存储空间超过 50 GB。
  • 共享邮箱使用就地存档。
  • 共享邮箱处于诉讼保留状态。

有关如何分配许可证的分步说明，请参阅 向用户分配许可证。

  • 用户权限： 需要向用户授予 (成员身份) 权限才能使用共享邮箱。 只有组织内部人员才能使用共享邮箱。

  • 外部用户： 你无法向业务外部的人员 (（例如拥有 Gmail 帐户的人员）) 访问共享邮箱的权限。 如果你希望这么做，请考虑改为创建 Outlook 组。 若要了解详细信息，请参阅 在管理中心创建 Microsoft 365 组。

  • 与 Outlook for Android 和 iOS 应用配合使用：除了使用浏览器Outlook 网页版访问共享邮箱外，还可以使用 Outlook for iOS 应用或 Outlook for Android 应用。 若要了解详细信息，请参阅 将共享邮箱添加到 Outlook mobile。 另一个选项是为共享邮箱创建组。 若要了解详细信息，请参阅比较组。

  • 加密： 无法加密从共享邮箱发送的电子邮件。 这是因为共享邮箱没有自己的安全上下文 (用户名/密码) 因此无法为其分配密钥。 如果多个人是成员，并且他们发送/接收使用自己的密钥加密的电子邮件，则其他成员可能能够阅读电子邮件，而其他人可能无法阅读，具体取决于电子邮件是使用哪种公钥加密的。

  • 邮箱转换： 可以将用户邮箱转换为共享邮箱。 请参阅将用户邮箱转换为共享邮箱。

  • 管理员角色：具有 Exchange 管理员角色的用户可以创建共享邮箱。

  • 订阅要求：若要创建共享邮箱，需要订阅Microsoft 365 商业版计划，其中包括电子邮件 (Exchange Online服务) 。 Microsoft 365 商业应用版订阅不包括电子邮件。 Microsoft 365 商业标准版包含电子邮件。

  • 登录： 共享邮箱不适合通过其关联的用户帐户直接登录。 应始终阻止共享邮箱帐户的登录并保持阻止状态。

  • 用户过多： 当有太多的指定用户同时访问共享邮箱 (支持的最大为 25) 时，他们可能会间歇性地无法连接到此邮箱或出现不一致的情况，例如发件箱中重复的邮件。 在这种情况下，请减少用户数或使用其他工作负载，例如Microsoft 365 组。

  • 邮件删除： 遗憾的是，无法阻止用户删除共享邮箱中的邮件。 解决此问题的唯 一方法是创建Microsoft 365 组 ，而不是共享邮箱。 Outlook 中的组类似于共享邮箱。 有关两者比较，请参阅 比较组。 若要了解有关组的详细信息，请参阅 了解Microsoft 365 个组。

  • 多地理位置 在多地理位置环境中，共享邮箱的许可方式与用户邮箱的许可方式相同。 请注意，不支持跨地域邮箱审核。 例如，如果为某用户分配了访问其他地理位置的共享邮箱的权限，此用户执行的邮箱操作不会记录在共享邮箱的邮箱审核日志中。

注意

若要访问共享邮箱，用户必须具有Exchange Online许可证，但共享邮箱不需要单独的许可证。 每个共享邮箱都有相应的用户帐户。 注意到你在创建共享邮箱时未被要求提供密码？ 该帐户有一个密码，但密码是系统生成的（未知）。 不应使用该帐户登录到共享邮箱。 没有许可证，共享邮箱限制为 50 GB。 若要将大小限制增加到 100 GB，必须将共享邮箱分配给 Exchange Online Plan 2 许可证。 具有Exchange Online Archiving附加许可证的Exchange Online计划 1 许可证只会增加存档邮箱的大小。 这还允许启用自动扩展存档，以增加存档存储容量。 同样，如果要将共享邮箱置于诉讼保留状态，共享邮箱必须具有 Exchange Online 计划 2 许可证或 Exchange Online 计划 1 许可证以及 Exchange Online Archiving 附加设备许可证。

如果要应用高级功能（如Microsoft Defender for Office 365、电子数据展示 (高级版) 或保留策略），可能需要许可证。 有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 安全 & 合规性许可指南。

注意

在 2018 年 7 月之前，所有未授权的共享邮箱都预配了大小为 100 GB。 有关详细信息，请参阅 更正共享邮箱预配和大小调整。

排查共享邮箱问题

创建共享邮箱时出错

如果看到错误消息，则代理地址“smtp：<共享邮箱名称>”已被代理地址或“name>”<的 LegacyExchangeDN 使用。请选择另一个代理地址，这意味着你正在尝试为共享邮箱提供一个已在使用的名称。 例如，假设希望共享邮箱命名为 info@domain1 和 info@domain2。 可以通过两种方式来执行此操作：

  • 使用 Exchange Online PowerShell。 有关说明，请参阅此博客文章： 在不同域中创建具有相同别名的共享邮箱

  • 将第二个共享邮箱命名为与开头不同的名称，以绕过错误。 然后在管理中心中，将共享邮箱重命名为所需的邮箱。

使用共享邮箱时没有发送权限的错误

如果创建了共享邮箱，然后尝试从该邮箱发送邮件，可能会收到以下消息：

无法发送此消息。 您没有代表指定用户发送邮件的权限。

当 Microsoft 365 遇到复制延迟问题时，将显示此消息。 当跨所有数据中心复制有关新共享邮箱 (或添加的用户) 的信息时，它会在大约一小时内消失。 请等待一小时，然后重试发送消息。

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