Microsoft Dynamics GP 中总账本的年终关闭过程

本文概述了Microsoft Dynamics GP 的建议年终结束过程。 本文包含过程中步骤的清单、每个步骤的详细信息以及一系列常见问题。

适用于： Microsoft Dynamics GP
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总结

在执行任何步骤之前阅读本文，并确保拥有公司数据库和 Dynamics 数据库的当前备份。 有关总账本年终结束过程的技术支持的信息，Microsoft合作伙伴可以访问Microsoft 支持部门企业来打开支持事件。

注意

在年终结束例程中，将移动的所有记录都放在临时表中，然后再将其移动到GL30000表中。 必须具有等于GL20000表大小的可用磁盘空间才能执行例程。

年终结束清单

1. 完成其他模块的发布过程和结束过程。

   注意

   仅当常规账本与其他模块集成时，才需要此步骤。

2. 在总账本中发布最终调整条目。

3. 打印帐户列表以验证每个帐户的发布类型。

4. 关闭会计年度的最后一个周期。

   注意

   此步骤是可选的。

5. 可选：对财务系列模块组执行文件维护。

6. 在“常规账本设置”窗口中验证设置。

7. 进行备份。

8. 打印最终的详细试用余额报表。

9. 打印年终财务表。

10. 设置新的会计年度。

11. 关闭会计年度。

12. 关闭所有系列的所有会计周期。

    注意

    此步骤是可选的。

13. 调整新年的预算数字，然后打印财务表。

14. 进行备份。

步骤 1：完成其他模块的发布过程和结束过程。 （请参阅下面的建议顺序。

仅当常规账本与其他模块集成时，才遵循此步骤。 如果常规账本未与其他模块集成，请跳过此步骤。

1. 请在除总账之外的所有模块中登记最终事务。

2. 完成除总账以外的所有模块的月末手续和季度末过程。

3. 按以下顺序完成每个模块的年终结束过程：

   1. 库存

      有关详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中的库存控制中的年终关闭过程。

   2. 应收账款管理

      有关详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中应收账款管理的年终结束过程。

   3. 应付管理

      有关详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中“应付管理”模块的年终结束过程。

   4. 固定资产管理

      有关详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中固定资产管理模块的年终结束过程。

   5. 分析会计

      添加了功能以合并分析会计中维度的余额（返回 GP 10.0 SP2）。 查看 Microsoft Dynamics GP 中分析会计的年终关闭过程，以确保你已正确标记要在年终过程中合并的维度。 （因此，AA 维度代码与结转余额条目相关联。）

      注意

      无需在分析会计模块中运行单独的年终过程。 ** 当运行总账的年终关闭过程时，它将自动合并余额，并将标记正确的维度的事务转移到分析会计中（将 AA 代码链接到 AA 表中的 BBF 条目而不是 GL 表）。

      有关详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中分析会计的年终关闭过程。

步骤 2：在总账本中发布最终调整条目

调整项包括更正记录事务时发生的错误的所有条目。 调整分录还包括用于将收入或支出分配到收入已确认或费用已发生的时期的会计分录。

如果必须进行任何调整条目，以便将收入、支出或折旧值分配给您关闭的年份，请使用“事务输入”窗口或“快速日记输入”窗口在“常规账本”中调整条目。

如果必须跟踪与其他会计周期分开的初始调整条目或发布审核条目，则可以在总账本中设置审核周期。 此功能允许单独跟踪在年度结算完成后进行的调整分录。 有关如何创建审核周期的详细信息，请参阅 如何在 Microsoft Dynamics GP 中设置常规账本中的调整周期。

注意

如果使用结束期并协调，则事务将全部移动到第一个周期，并显示开始日期。

步骤 3：打印帐户列表以验证每个帐户的发布类型

发布类型确定帐户是对保留收益帐户关闭，还是帐户将余额提前到下一个会计年度。 如果帐户余额将在年底提出，则发布类型必须设置为 资产负债表。 如果帐户余额将在年底转入保留收益帐户，则过账类型必须设置为损益。 如果必须更改帐户的发布类型，请使用“帐户维护”窗口。

按照以下步骤打印帐户列表：

1. 在“报表”菜单上，指向“财务”，然后选择“帐户”。

2. 在“ 报表 ”列表中，选择“ 所有帐户”，然后选择“ 新建”。

3. 在 “选项” 框中，键入所有帐户。

4. 选中“非活动帐户”复选框。

   注意

   年终关闭过程旨在删除没有当前年份活动的非活动常规账本帐户。 有关详细信息，请参阅常见问题解答部分中的 Q17。

5. 选择“目标”以指定报表目标，然后选择“确定”。

6. 选择“打印” 。

步骤 4：（可选） 关闭会计年度的最后一个周期

关闭会计年度的最后一个周期（在 工具 | 设置下 | 公司 |会计期）以防止用户在关闭前一年并滚动前滚余额时发布到上一年。

可以使用“会计周期设置”窗口关闭该年度仍处于打开状态的所有会计周期。 它阻止将事务发布到错误的时间段或错误的年份。

注意

在关闭会计周期之前，请确保已发布所有模块的期间及全年所有事务。 稍后，如果必须将事务发布到已关闭的会计周期，则必须返回到“会计周期设置”窗口才能重新打开该周期。

步骤 5：（可选） 对财务系列模块组执行文件维护

在财务系列模块组上运行检查链接过程。 （为此，请选择Microsoft Dynamics GP>财务系列。请注意，检查链接不能反转，因此应始终先在测试公司中运行它，并查看报告，以确保你同意它所做的所有更改，并且没有任何意外。

步骤 6：验证“常规账本设置”窗口中的设置

如果要保留历史记录，则必须选中“帐户”复选框和“常规账本设置”窗口中“维护历史记录”区域中的“事务”复选框。 使用帐户历史记录，可以从历史信息打印财务报表和计算预算。 使用交易历史记录可以打印详细的历史试用余额。 通过事务历史记录，还可以查看事务详细信息。 如果选择了这些复选框，则帐户历史记录和交易历史记录将在年底结束例程期间更新。

步骤 7：进行备份

创建所有公司数据的备份，然后将备份置于安全的永久存储中。 备份提供了公司年底财务状况的永久记录。 然后，如果需要备份，可以稍后还原备份。

步骤 8：打印最终的详细试用余额报表

使用“试用余额报告”窗口打印年终详细试用余额报表。

注意

建议在打印详细试用余额报表之前，为所有模块发布期间和年份的所有交易。 如果稍后发布其他交易，建议打印新的详细试用余额报表。

步骤 9：打印年终财务报表

打印所需的任何年终财务表。 最常见的财务状况包括以下陈述：

• 资产负债表
• 利润和亏损声明
• 现金流表
• 保留收益声明

步骤 10：设置新的会计年度

在完成年终结束例程之前，必须使用＜c0＞会计期间设置＜c9＞窗口（在＜c1＞Microsoft Dynamics GP＜c2＞＜c3＞工具＜c4＞＜c5＞设置＜c6＞＜c7＞公司＜c8＞＜c9＞会计期间下）设置下一个会计年度。

步骤 11：关闭年份

若要关闭会计年度，请执行以下步骤：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>工具>例程>财务>年终结算。

2. 在 “保留收益帐户”框中指定帐户 。

   在“保留收益帐户”框中指定的帐户是关闭年度利润和亏损帐户的帐户。 默认帐户是在“总账设置”窗口中指定的帐户（在Microsoft Dynamics GP工具>财务总账下）。

   所有当前年度收益或本年度亏损都将转移到你在 “保留收益帐户”框中指定的帐户 。 如果要将年度的保留收益分配到多个帐户，可以指定一个分配帐户，以将保留收益金额分配给相应的帐户。 例如，可以设置一个分配帐户，以在业务中的多个部门之间划分收益。

   或者，可以将年份的利润或损失转移到包含特定帐户细分的帐户。 此过程称为关闭分部留存收益账户。 有关详细信息，请参阅 如何在 Microsoft Dynamics GP 的总账中使用部门保留盈余账户。

   有关如何结算部门未分配利润账户的信息，请参阅 常见问题解答 部分。

3. 在“起始日记输入”框中，指定要用作下一个会计年度 的第一个日记条目 编号的数字。

   可以接受默认号码。 默认数字是比当前年度已记录的最高日记条目编号多一个。 或者，可以指定一个新数字。 指定的日记条目编号用作“年终结束”报表的日记条目编号。

4. 若要启动例程，请选择“ 关闭年份”。

   重要

   选择关闭年度一次。 如果您选择多个时间段，那么在此过程中将关闭多于一年。 此外，如果进度窗口显示停在50%，请不要重启程序。 只要硬盘正在处理，就让进程继续。

如果要维护帐户历史记录，则年终结束例程会将帐户图表中每个帐户的所有当前年份信息转移到帐户历史记录。 如果要维护交易历史记录，则年终结束例程还会将帐户图表中每个帐户的所有当前年份信息传输到交易历史记录。 然后，该过程为新的会计年度准备会计系统。 除了将当年数字转移到交易历史记录和帐户历史记录之外，年终收盘例程还执行以下步骤：

• 年终收盘例程调和并汇总了全年积累的一般账本余额。
• 如果帐户符合删除发布帐户的条件，则年终结束例程将删除标记为非活动状态的帐户。 如果已设置为预算帐户的非活动帐户，则当年没有活动时，也可以删除这些帐户。 即使过去几年的预算金额与这些帐户相关联，也可以删除这些帐户。
• 年终收盘例程将所有利亏账户余额转移到保留收益账户。
• 年终结算流程总结了资产负债表的账户，并将其余额结转为新会计年度账户的期初余额。
• 年终结算程序打印年终结算报告。

当年底结束例程完成时，将打印“年终结束”报告。 此报表列出已关闭的帐户和创建以关闭这些帐户的事务。 年终结算报告是审计记录的一部分。 保存此报表以获取公司的永久记录。 不能重新打印“年终结算”报告。

步骤 12：（可选）关闭所有系列的所有会计周期。 （工具 | 设置 | 公司 |会计周期）

完成所有模块的结束过程后，请使用“会计周期设置”窗口将所有系列的所有周期标记为已关闭。 建议执行此操作，以防止事务从任何模块发布到关闭的任何时间段。 一个时间段标记为关闭后，除非重新打开该时间段，否则无法将事务发布到该时间段。 稍后，如果必须将事务发布到关闭期，请返回到“会计周期设置”窗口以重新打开该周期。

步骤 13：调整新年的预算数字，然后打印财务表

使用以下窗口之一调整预算数字：

• 基于 Excel 的预算（选择卡>财务>预算>选择预算 ID > 选择使用 Excel 打开）>
• 预算维护（选择卡>财务>选择使用 Microsoft Dynamics GP 打开>的预算 ID）>
• 单帐户预算维护

打印“利润和亏损”声明，以验证利润和亏损帐户是否已关闭到保留收益帐户。 打印资产负债表以验证资产负债表账户是否显示余额已结转。

如果使用高级财务分析（AFA）打印财务报表，则必须更新报表布局以反映当前会计年度。 要执行此操作，请执行以下步骤：

1. 在“报表”菜单上，指向“财务”，然后选择“高级财务”。
2. 在“ 报表 ”列表中，选择“财务表”，选择“ 打开”，然后选择“ 布局”。
3. 双击每个列按钮，以验证列定义。 例如，双击 C1 按钮或 C2 按钮。
4. 如果列类型设置为“周期范围”、“年份到日期”或“可变年份到日期”，请在“年份”列表中选择当前会计年度，然后选择“确定”。
5. 对每个报表的每个列重复步骤 13-1 到 13-4。

步骤 14：进行备份

创建所有公司数据的备份，然后将备份置于安全的永久存储中。 备份提供公司新年初财务状况的永久记录。 如果需要，以后可以还原此备份。

常见问题

问1：我是否需要在下一个财政年度的第一天之前关闭会计年度？

A1：总账本的年终结束例程不必在开始下一个会计年度之前完成。 但是，我们建议你尽快结束今年的事务。

问 2：是否可以在关闭年份后调整条目？

A2：如果在 “常规账本设置”窗口中选中了“发布到历史记录”复选框，则可以将条目发布到最近的历史 年份。 你可以再发布一个历史年份。 如果在关闭的年度中发布记录，则会自动创建第二个记录，以更新当前财务年度的期初余额。

下表显示了一个调整条目，以及条目在常规发布日记中的显示方式。 在此示例中，调整分录被记入最近一个已结账年度的 P&L 账户。 （20XX 代表您发布的最近关闭年度。）您可以看到，原始条目列在“总账过账日记账”上，还有一个截至12月31日的“保留收益账户”的单独条目。

调整条目

20XX年12月20日	管理费用	$500	-
-	现金	-	$500

常规发布日记

20XX/12/20	管理费用	$500	-
-	现金	-	$500
20XX/12/31	留存收益	$500	-
-	现金	-	$500

问3：完成年终收盘后，我的一些销售和费用账户的开始余额被提出。 我的一些资产帐户也已关闭到保留收益帐户。 为什么会出现此问题，我该怎么办来纠正此问题？

A3：在帐户的“帐户维护”窗口中指定的发布类型确定是向帐户提出余额，还是将帐户关闭到保留收益帐户。 使用 资产负债表 发帖类型的帐户前移余额。 使用 利润和亏损 发布类型的帐户接近保留收益帐户。 若要解决此问题，请使用适当的方法：

方法 1：从备份还原，更正发布类型，然后再次运行“年结束结束”例程。

方法 2：有关在不恢复备份的情况下更正具有错误过账类型的帐户的更多信息，请参阅 在 Microsoft Dynamics GP 总账中结账后更改帐户过账类型。

方法 3：对于 Microsoft Dynamics GP 2013 R2（12.00.1745）及更高版本，可以打开“年终结账程序”窗口，然后选择“反向历史年份”按钮，验证显示的要开启的年份并选择“处理”。 这一年份将被重新打开，就好像它从未关闭过一样，这样你可以更改账户上的发布类型，然后再次运行“年终结算”程序。

问4：我尝试使用部门保留收益帐户运行年终收盘例程，但收到以下错误消息：

找不到保留收益帐户。

如何解决导致此错误消息的问题？

A4：在例行公事可以继续之前，年终结束例程必须验证所有必需的部门保留收益账户是否存在。 例如，Fabrikam, Inc. 演示公司使用nnn-nnnn-nn的账户格式。 第一个部分表示部门。 每个部门必须存在一个有利润和亏损帐户的保留收益帐户。 例如，如果销售帐户 400-4100-00 存在，但不存在 400- nn-nn-nn 保留收益帐户，则会收到此错误消息。 有关如何接近部门保留收益账户的详细信息，请参阅：

• 如何在 Microsoft Dynamics GP 中使用总账本中的部门保留收益帐户

• 尝试在 Microsoft Dynamics GP 中执行总账本中的年终结束过程时出现错误消息：“找不到保留收益帐户”

问 5：在年底结束例程期间单位帐户会发生什么情况？

A5：单位帐户被视为资产负债表帐户。 单位账户的余额在结账年度结束时结转。 有关如何清除单位帐户的开始余额的详细信息，请参阅 如何在 Microsoft Dynamics GP 中清除总账本中单位帐户的开始余额。

问6：我准备在总账本中结算本年度。 在完成年终例行公事之前，每个人都必须退出Microsoft Dynamics GP 吗？

A6：建议客户端计算机用户在处理年终关闭例程时停止在 Microsoft Dynamics GP 中工作。 如果用户继续在程序中工作，若年终关闭例程出现问题并需要还原到最后一个备份，他们的工作可能会丢失。

问7：我想每月将净利润分配给保留收益帐户或资本账户。 此外，净利润应分配给三个保留收益账户或资本账户。 我能做到吗？

答：不，你不能这样做。 但是，可以在“帐户维护”窗口中指定非财务帐户。 使用一个不属于您当前账户编号方案的数字。 此帐户充当净收入或净亏损的悬念帐户。 每个月，都可以向要调整的三个资本帐户发布调整条目。 对于抵消账户，请使用暂记账户。 完成年度结算例程后，使用暂记账户作为留存收益账户。 这抵消了你在一年内对暂记账所进行的所有手动调整。 确保暂记账户不会出现在报表上。

如果将高级财务分析用于财务报表，则设置资产负债表的格式时，请将 NP 行作为高级财务分析报表的最后一行。 然后，在NP行之前插入分页符。 资产负债表必须具有 NP 行。 然而，这条线使净收入或净亏损出现两次。 因此，设置 NP 行的格式，使其不显示在财务报表上。 你还可以使用其他报表类型。

问8：为什么我的一些财务报告的状态设置为“无效” ？

A8：如果报表配置为使用快捷键文件，则以下任一窗口中对帐户所做的任何更改都会导致财务报表打印选项的状态更改为 “无效” ：

• 帐户维护
• 单元帐户维护
• 批量修改帐户图表
• 年终收盘

在打印财务报表之前，必须更新加速器文件。 要执行此操作，请执行以下步骤：

1. 在“ 报表 ”菜单上，指向 “财务”，然后选择“ 更新财务加速器”。
2. 选择“更新”，然后选择“继续”。
3. 关闭“更新财务加速器信息”窗口。

问9：如何在年底收盘过程中关闭非财务账户？

A9：如果将非财务帐户配置为使用 资产负债表 过账类型，则帐户余额将在年终结账流程中结转到下一年度。 如果非财务帐户配置为使用 “利润和亏损” 过账类型，则在年终结算过程中，将账户余额结转到留存收益账户。

问 10：当我尝试在常规账本模块中发布批时，我会收到以下消息：

当“年终关闭”正在进行时，批次无法发布。

年终结算例程没有在总分类账中执行。 我该怎么办？

A10：若要解决此问题，请让所有用户关闭所有事务输入窗口。 然后，如果要运行 Microsoft SQL Server 数据库，请删除SY00800文件。 为此，请在 DYNAMICS 数据库上运行以下语句。

delete SY00800 where BACHNUMB = 'GL_Close'

有关详细信息，请参阅“年终关闭仍在处理中，批次无法过账”错误，即在年份关闭后于总账中过账事务时出现的错误。

问题11：当我尝试在总账中关闭年度时，会收到以下信息：

很抱歉，另一个用户正在结算年度。

没有人试图结束这一年。 我该怎么办?

A11：若要解决此问题，如果使用的是 Microsoft SQL Server 数据库，请删除SY00800文件。 为此，请在 SQL Server Management Studio 中针对 DYNAMICS 数据库运行以下语句。

delete SY00800 where BACHNUMB = 'GL_Close'

问12：我在总账中进行年终结算例程，这个过程似乎停在了50%。 我的工作站似乎已经停止了响应。 我该怎么办？

A12：如果年初至今的交易打开文件（GL20000）很大，年终结算流程可能需要很长时间才能完成。 如果硬盘仍在处理，则年终关闭例程尚未停止响应。 我们建议允许例程运行。 如果硬盘未处理，建议从备份还原。 然后，再次按照本文中的步骤操作，从步骤 5 开始。

问 13：如果调整条目已登记至已经关闭的年份，是否可以打印该年度更正的试算表？

A13：是的，您可以打印已结账年度的已更正试算平衡表。 要执行此操作，请执行以下步骤：

1. 在 “报表 ”菜单上，指向 “财务”，选择“ 试用余额”，然后选择“ 新建”。
2. 在 “选项” 字段中，键入“有调整”。
3. 在 “包括 ”区域中，选中“ 发布帐户 ”复选框。
4. 在 “年份 ”区域中，选中“ 历史记录 ”复选框，然后在“ 年份”列表中选择历史年份 。
5. 选择“目标”以指定报表目标，然后选择“确定”。
6. 选择“打印” 。

问 14：Microsoft Dynamics GP 如何确定为我正在添加的帐户打印的财务报表？

A14：类别确定在对要添加的帐户使用快速财务报表时打印的财务状况类型。 类别是“资产负债表”类别或“利润和损失”类别。 必须设置报表的格式才能打印高级财务分析中所需的帐户。 发布类型用于在年终结束例程中确定接近保留收益帐户的帐户，并确定预支余额的帐户。 发布类型不会影响财务表。

问 15：当我尝试执行年终结算流程时，我收到了一条错误消息，提示一次性批次或快速日记事务未过账。 此错误消息的含义是什么？

A15：尝试执行年终结束例程时，可能会收到以下错误消息：

尚未记录单次使用批处理或快速日记事务。 你是否要继续关闭？

如果常规账本中存在未发布的单用批处理或未发布快速日记事务，则会收到此错误消息。 此错误消息不会阻止你继续执行年终结束例程。 如果不想发布单用批处理或快速日记事务，请继续执行年终结束例程。

问 16：当我尝试在总账本中执行年终结束例程时，为什么会收到以下错误消息：

[Microsoft][ODBC SQL Server 驱动程序][SQL Server]违反 PRIMARY KEY 约束“PK##0671112”。 无法在对象“##0671112”中插入重复键

A16：年终收盘交易包含未分配给帐户的货币。 有关如何解决此问题的详细信息，请参阅在总账中执行年终结算例程时出现“违反 PRIMARY KEY 约束 'PK##0671112'”错误。

问17：为什么年底关闭过程会删除一些可能与预算相关的 GL 帐户？

A17：在“年终关闭”窗口中添加了功能（GP 2015 及更高版本），其中包含“维护非活动帐户”复选框。 标记此选项后，可以选择是想要维护所有非活动帐户，还是仅包含预算金额的帐户。 如果未标记此选项，则在年底关闭过程中，将从系统中删除所有非活动帐户。

有关非活动 GL 帐户和年终关闭过程的详细信息，请参阅 Microsoft Dynamics GP 中常规账本的“年终关闭”过程中删除的非活动 GL 帐户。

问18：如果我的年终结算失败，我可以在 Microsoft Dynamics GP 2013 R2（及更高版本）的“年终结算”窗口中使用“历史年份反转”复选框来尝试修复或撤销吗？

如果年终结算过程失败，建议立即恢复到之前的备份，这是推荐和支持的处理方式。 反向 历史年 过程旨在重新开放已成功关闭的 GL 年。 话说来，它适用于某些情况（但并非全部）。 所以，你真的是自己尝试它。 如果愿意，在测试公司进行当前备份并对其进行测试，以验证它是否正常工作，因为它可能不适用于所有数据方案。 如果年终关闭过程失败，建议的做法是截取错误信息的屏幕截图，然后还原到关闭前创建的备份。