與同事和其他人員共用 Power BI 報表和儀表板

適用于:❌✔️ Power BI Desktop Power BI 服務

共用是讓使用者存取Power BI 服務中報表和儀表板的最簡單方式。 您可以與組織內部或外部人員共用。

當您共用報表或儀表板時,您與其共用的人員可以檢視報表和與其互動,但無法加以編輯。 收件者會看到您在報表和儀表板中看到的相同資料。 它們也可以存取整個基礎資料集,除非套用資料列層級安全性 (RLS) 。 如果您允許同事,您與其共用的同事可以與同事重新共用。

報表的共用圖示。

Power BI 服務也提供其他方式來共同作業和散發報表和儀表板。 請參閱在 Power BI 中共同作業及共用的方式,以查看哪種方式最適合您的情況。

影片

Sujata 示範如何在Power BI 服務中共用。

必要條件

  • 無論您在組織內部或外部共用內容,都需要Power BI Pro 或 Premium Per User (PPU) 授權
  • 您的收件者也需要Power BI Pro或 Premium Per User (PPU) 授權,除非內容位於Premium 容量中。
  • 如果您想要允許收件者編輯共用報表,您必須將允許編輯的工作區角色指派給使用者。 若要深入瞭解角色層級許可權以及如何指派角色,請參閱 工作區中的角色

您可以在其中共用

在報表清單中,或在開啟的報表中,選取[共用 ]。

然後在 [傳送連結] 對話方塊中,您會看到複製共用連結或透過 Outlook、PowerPoint 和 Teams 共用連結的選項,以在組織中人員

[共用連結] 對話方塊。

您也可以變更共用此報表的方式。 選取組織中具有連結的人員可檢視和共用,然後選擇最適合的選項。 如需詳細資訊,請參閱 下方的連結設定

[共用連結選項] 對話方塊。

注意

您的組織可能不允許您在組織中建立人員的可共用連結。 在管理入口網站檔中深入瞭解此 租使用者設定

選取 [複製] 連結 會自動產生並將共用連結複製到剪貼簿:

複製的連結。

您也可以選擇直接將連結傳送至特定 人員 或群組, (通訊群組或安全性群組) 。 只要輸入其名稱或電子郵件地址,選擇性地輸入訊息,然後選取 [ 傳送]。

傳送連結給特定人員

選取 [ 傳送] 之後,Power BI 會透過電子郵件傳送連結給您的收件者。

已傳送連結的螢幕擷取畫面。

當您的收件者收到電子郵件時,他們可以選取 [ 開啟此報表 ],並透過可共用連結自動取得報表的存取權。

具有共用連結的Email

您可以選擇共用連結提供存取權的人員,以及他們如何使用報表和相關聯的資料:

連結設定的螢幕擷取畫面。

組織中的人員

這種類型的連結可讓組織中的人員存取報告。 此連結不適用於外部使用者或來賓使用者。 當下列情況下,請使用此連結類型:

  • 您想要與組織中的某人共用,
  • 您熟悉與組織內其他人共用的連結。
  • 而且您想要確保連結不適用於外部或來賓使用者。

具有現有存取權的人員

這種類型的連結會產生報表的 URL,但不會授與報表的任何存取權。 如果您只想傳送連結給已經擁有存取權的人員,請使用此連結類型。

特定人員

這種類型的連結可讓特定人員或群組存取報表。 如果您選取此選項,請輸入您想要共用之人員的名稱或電子郵件地址。 此連結類型可讓您在組織的 Azure Active Directory (Azure AD) 中與來賓使用者共用。 您無法與非組織中來賓的外部使用者共用。

設定

授與貴組織或特定人員人員存取權的連結,一律會包含至少讀取權限。 不過,您也可以指定是否要包含或排除下列許可權的連結:

  • 依預設) 包含 (重新共用許可權 – 可讓收件者將報表共用給其他人
  • 預設) 排除 (建置許可權 – 可讓收件者根據與報表相關聯的資料,在其他工作區中建置自己的報表。 深入了解以不同工作區的資料集為基礎建立報表

具有現有存取權之人員的連結沒有任何其他設定,因為這些連結不會授與報表的任何存取權。

其他考量

  • 使用者無法使用未直接與他們共用的連結來存取報表。 不過,報表可能會透過不同的連結與使用者共用,或者他們可能透過工作區角色直接存取報表。
  • 如果您的 Power BI 系統管理員已停用組織中人員的可共用連結,您只能複製並共用特定人員的連結,或使用現有存取權人員
  • 如果您有報表的重新共用許可權,但您沒有重新共用報表基礎資料的許可權,則您的共用連結不會授與基礎資料的存取權。
  • 如果您沒有報表的重新共用許可權,您只能複製和共用連結,以使用現有存取權人員
  • 此外,如果您沒有Power BI Pro授權,您只能複製連結並共用與現有存取權人員

管理報表的許可權

若要管理許可權和管理提供報表存取權的連結,請選取 [共用] 對話方塊右上方的 [ 更多選項 (...) ],然後選取 [ 管理許可權]:

管理許可權的螢幕擷取畫面。

[ 管理許可權] 窗格隨即開啟,您可以在其中複製或修改現有的連結,或授與使用者直接存取權。 若要修改指定的連結,請選取 [ 其他選項 (...) ]。

[管理許可權] 窗格的螢幕擷取畫面。

若要將報表的直接存取權授與使用者,請選取加號圖示 (+) 、輸入其名稱或電子郵件地址、選擇性輸入訊息,然後選取 [ 授與存取權]。

[授與人員報表存取權] 對話方塊的螢幕擷取畫面。

如需更多存取管理功能,請在 [管理許可權] 窗格的頁尾選取 [進階] 選項。 在開啟的管理頁面上,您可以:

  • 檢視、管理及建立 連結
  • 檢視和管理具有 直接存取 權的人員,並授與人員直接存取權。
  • 檢視和管理 擱置 的存取要求和邀請。
  • 檢視和管理 相關內容
  • 套用 篩選搜尋 特定連結或人員。

[管理許可權] 頁面的螢幕擷取畫面。

注意

每個報表不能有超過 1,000 個共用連結。 如果您的報表達到此上限,建議您移除提供 特定人員 存取權的連結,並改為授與這些使用者直接存取權。

共用儀表板

在儀表板清單中,或在開啟的儀表板中,選取[共用 ]。

然後在 [ 共用儀表板 ] 對話方塊中,您會看到授與使用者或群組直接存取儀表板的選項:

[共用儀表板] 對話方塊的螢幕擷取畫面

輸入使用者或群組的名稱或電子郵件地址,選擇性地輸入訊息,然後選取 [ 授與存取權]。

授與儀表板存取權給人員

類似于報表共用,您也可以指定是否要授與使用者下列許可權:

  • 預設) 包含 (重新共用許可權 – 可讓收件者將儀表板共用給其他人
  • 預設) 包含的建置許可權 (– 可讓收件者使用與儀表板相關聯的資料來建置內容

您可以與位址位於組織外部的來賓使用者共用儀表板,但來賓使用者無法重新共用儀表板。 請參閱本文中的在組織外共用以深入了解。

注意

輸入方塊最多支援 100 個不同的使用者或群組。 如需與更多人共用的方式,請參閱本文中的與超過 100 個使用者共用

管理儀表板的許可權

若要管理儀表板的許可權,請選取 [ 更多選項 ] 功能表 (。.) 在 [共用儀表板 ] 對話方塊右上方,然後選取 [ 管理許可權]:

[管理許可權] 儀表板的螢幕擷取畫面。

[ 管理許可權] 窗格隨即開啟,您可以在其中查看誰具有直接存取權。 選取加號圖示 (+) ,以授與更多使用者直接存取儀表板的許可權。

[管理儀表板許可權] 窗格的螢幕擷取畫面。

如需更多存取管理功能,請在 [管理許可權] 窗格的頁尾選取 [進階] 選項。 在開啟的管理頁面上,您可以:

  • 檢視和管理具有 直接存取 權的人員,並授與人員直接存取權
  • 檢視和管理 擱置 的存取要求和邀請
  • 檢視和管理 相關內容
  • 套用篩選或搜尋特定人員

[管理儀表板許可權] 進階頁面的螢幕擷取畫面。

若要移除使用者對儀表板的存取權,請選取該使用者許可權旁的省略號 (...) ,然後選取 [ 移除存取權]:

[更多選項]、[移除存取儀表板] 的螢幕擷取畫面。

在 [ 移除存取權 ] 對話方塊中,決定是否也想要移除相關內容的存取權,例如報表和資料集。 最好也移除相關內容的存取權;否則,相關內容可能無法正確顯示。

[移除存取權] 對話方塊的螢幕擷取畫面。

在組織外部共用

當您與組織外部的人員共用時,他們會收到包含共用報表或儀表板連結的電子郵件。 收件者必須登入 Power BI,才能查看您共用的內容。 如果沒有 Power BI Pro 或 Premium Per User (PPU) 授權,他們可以在選取連結時註冊授權。

在人員登入之後,他們會在自己的瀏覽器視窗中看到共用報表或儀表板,而不是在一般的 Power BI 入口網站中。 外部收件者應將連結加入書簽,以便稍後返回此報表或儀表板。

組織外部人員無法編輯共用報表或儀表板中的任何內容。 他們可以與圖表互動,並變更篩選或交叉分析篩選器,但不會儲存變更。

只有您的直接收件者會看到共用報表或儀表板。 例如,如果您傳送電子郵件給 Vicki@contoso.com,則只有 Vicki 看得到儀表板。 沒有人可以看到儀表板,即使 Vicki 轉寄連結給組織外部人員也一樣。 Vicki 必須使用相同的電子郵件地址才能存取儀表板;如果 Vicki 以任何其他電子郵件地址登入,則 Vicki 將無法存取儀表板。

如果內部部署的 Analysis Services 表格式模型實作角色或資料列層級安全性,則組織外部人員就完全看不到任何資料。

使用安全性群組與包含具有外部電子郵件地址人員的群組共用,不要使用通訊群組。 人員通訊群組中的外部電子郵件看不到您共用的內容,除非它們是 Azure Active Directory (Azure AD) B2B 來賓使用者。 深入了解 Azure AD B2B 來賓使用者

如果您從 Power BI 行動裝置應用程式傳送連結給組織外部的人員,按一下連結便會在瀏覽器中開啟儀表板,而不是在 Power BI 行動裝置應用程式中開啟。

允許外部使用者編輯內容

Power BI 系統管理員可以允許外部來賓使用者編輯和管理組織中的內容。 若是如此,您的外部使用者就不僅限於取用。 組織外部人員可以編輯和管理您組織內的內容。 深入了解使用 Azure AD B2B 將 Power BI 內容散發給外部來賓使用者

與超過 100 個不同的使用者共用

在單一的共用動作中,您最多可以與 100 個使用者或群組共用。 不過,您可以讓超過 500 個使用者存取某個項目。 以下為一些建議:

  • 個別指定使用者來多次共用。
  • 與包含所有使用者的使用者群組共用。
  • 在工作區中建立報表或儀表板,然後從工作區建立應用程式。 您可以與其他更多人共用應用程式。 深入了解如何在 Power BI 中發佈應用程式

考量與限制

共用報表和儀表板時要記住的事項:

  • 您可以透過直接存取將報表和儀表板共用給使用者;不過,只有報表可以透過提供報表和基礎資料存取權的連結來共用。
  • 如果您有重新共用基礎資料集的許可權,當您與同事共用報表或儀表板時,您也會共用基礎資料集。 除非您利用資料列層級安全性 (RLS) 來限制同事的存取權,不然他們可以存取整個資料集。 報表作者可以在檢視或與報表互動時自訂使用者體驗。 例如,作者可能會隱藏資料行或限制視覺效果上的動作。 這些自訂使用者體驗不會限制使用者可以在資料集中存取的資料。 您可以在資料集內使用資料列層級安全性 (RLS),根據每個人的認證來判斷其可存取哪些資料。
  • 您成功共用儀表板的每個人都可以看到儀表板,並與 [閱讀檢視] 中的相關報表互動。 一般來說,組織外部人員無法建立報表,或在現有的報表中儲存變更。 不過,如果您選取 [允許收件者使用此儀表板相關聯的資料來建置內容],他們可以根據此儀表板的資料集,在其他工作區中建立自己的報表。
  • 雖然沒有人可以看到或下載資料集,但他們可以使用 [在 Excel 中進行分析] 功能直接存取資料集。 系統管理員可以限制群組中的每個人能否使用 [在 Excel 中進行分析]。 不過,此限制適用於該群組中的每個人,以及群組所屬的每個工作區。
  • 每個人都可以手動重新整理資料
  • 您無法在應用程式中共用散發給您的報表。 要求應用程式擁有者新增您想要與共享報表的人員,並重新發佈應用程式。
  • 如果您使用電子郵件Microsoft Exchange Online,您可以輸入通訊群組的電子郵件地址以與其成員共用。
  • 您無法使用 Microsoft 365 整合群組進行直接共用。 如果您不想指定個人,您可以使用安全性群組與多個使用者共用。
  • 與您共用電子郵件網域的同事,以及與不同網域但在相同租用戶中註冊的同事,可以與其他人共用儀表板。 例如,假設網域 contoso.com 和 contoso2.com 都註冊在相同的租用戶中,而您的電子郵件地址為 konrads@contoso.com。 ravali@contoso.com 和 gustav@contoso2.com 都可以共用您的儀表板,只要您將共用的權限授與這兩個電子郵件地址即可。
  • 如果您的同事已經有特定報表或儀表板的存取權,您可以在儀表板或報表上複製 URL 來傳送直接連結。 例如:https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx

後續步驟