建立用以保存記錄的文件庫
文件庫提供記錄在記錄中心網站中的存放區。而建立用來保留記錄之文件庫的建議方式是為您檔案計劃中的每種記錄類型都建立一個文件庫。使用者只要使用 [傳送至] 功能表上的功能表項目，就可以將記錄送出至記錄中心。而檔案會根據 [記錄路由] 清單中設定的設定來自動路由傳送至適當的文件庫。如需 [記錄路由] 清單的詳細資訊，請參閱＜設定記錄路由清單＞。
注意
基於使用路由時的效能考量，當文件庫的記錄數目超過 2000 筆記錄時，會在文件庫中自動建立資料夾以保留記錄。
建立文件庫以保留記錄時，並不需要啟用版本控制。記錄路由器會在送出記錄時自動建立記錄的新版本。而且會在記錄名稱的後面附加隨機產生的識別碼，用以區別版本。不過，如果使用者擁有編輯記錄中心中之項目的權限，則您可以啟用版本控制。如果啟用版本控制，則會保留整個版本歷程。
若要建立文件庫以保留記錄，請依列出的順序執行下列程序：
重要
至少要有記錄中心網站「記錄擁有者」群組的成員資格，才可完成此程序。
建立記錄的文件庫
在記錄中心最上層網站的 [網站動作] 功能表上，按一下 [建立]。****
在 [程式庫] 欄中，按一下 [文件庫]****。
在 [名稱] 方塊中，輸入文件庫的名稱。文件庫名稱是必要項目。
名稱會出現在文件庫頁面上的最上方，變成文件庫頁面位址的一部分，並出現在導覽元素中，協助使用者尋找及開啟文件庫。您也可以使用文件庫的名稱，將文件庫與提交給記錄中心網站的記錄類型建立關聯。
在 [描述]**** 方塊中，輸入文件庫目的的描述。描述是選用項目。
若要將此文件庫的連結新增至 [快速啟動]，請確定已經選取 [導覽] 區段中的 [是]****。
若要在每次檔案存回文件庫時建立一個版本，請按一下 [文件版本歷程記錄] 區段中的 [是]，以在每次檔案存回文件庫時建立一個版本。
重要
為了保護記錄，請一定要在記錄中心網站中設定文件庫，以在每次存回檔案時建立一個版本。這樣可以保護在編輯及存回記錄時不會覆寫到原始記錄。若要確保文件的先前版本 (包括記錄的原始版本) 不會遭到刪除，則請確定可以使用文件庫的人員都沒有 [刪除版本] 權限。
略過 [文件範本] 方塊。會使用網站的 [記錄路由] 清單，將文件庫中的記錄新增至文件庫。
按一下 [建立]****。
在文件庫之任何檢視的 [設定] 功能表上，按一下 [文件庫設定]****。
在 [自訂] 頁面上的 [內容類型] 區段中，按一下 [從現有的網站內容類型新增]****。
如果清單或文件庫並未設定成允許多種內容類型，[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。在這種情況下，請執行下列步驟：
按一下 [一般設定]**** 欄中的 [進階設定]。
在 [文件庫進階設定] 頁面上的 [內容類型]**** 區段中，選取 [是] 允許內容類型的管理。
按一下 [確定]****。
在 [新增內容類型] 頁面上，於 [選取內容類型] 區段的 [從下列位置選取網站內容類型]**** 清單中，按一下您要從其中選取的網站內容類型群組名稱。
在 [可用的網站內容類型] 清單中，按一下您要的內容類型，然後按一下 [新增]**** 將選取的內容類型移至 [要新增的內容類型] 清單。
選取想要新增的內容類型之後，請按一下 [確定]****。
按一下 [設定] 功能表上的 [文件庫設定]****。
按一下 [權限與管理] 欄中的 [資訊管理原則設定]****。
在 [指定原則] 區段中，選取下列其中一項：
無：這是預設的設定。
定義原則：選取時，您可以建立或編輯資訊管理原則。如需建立資訊管理原則的詳細資訊，請參閱＜新增資訊管理原則至內容類型＞。
使用網站集合原則：選取時，您可以從預先定義的資訊管理原則清單中進行選取。
按一下 [確定]。
關聯記錄內容類型與文件庫
在記錄中心首頁的 [快速啟動] 上，按一下 [記錄路由]****。
在 [記錄路由] 頁面上的 [新增] 功能表上，選取 [新增項目]****。
在 [記錄路由：新增項目] 頁面上的 [標題] 方塊中，輸入記錄內容類型的標題。這是必要值。
重要
記錄內容類型的標題代表要路由傳送之內容類型的名稱。此名稱應該對應至現有的文件內容類型。
可選擇性地在 [描述] 方塊中輸入記錄內容類型的描述。
在 [位置]****方塊中，輸入應該在其中儲存符合此記錄路由項目之記錄的文件庫名稱。
注意
無法刪除用來儲存送出記錄的文件庫。
可選擇性地在 [別名] 方塊中輸入以 "/" 分隔且代表記錄路由項目的替代名稱清單。
可隨意將傳送至記錄中心且未含內容類型的所有項目傳送至此文件庫 (選取 [預設]**** 方塊)。
按一下 [確定]。
另請參閱
概念
記錄管理
建立記錄中心網站
設定管理記錄的工作流程
建立記錄的資訊管理原則
建立記錄的內容類型
管理記錄中心權限
設定記錄路由清單