建立記錄的資訊管理原則
「資訊管理原則」**是一組內容類型的規則。資訊管理原則能夠讓組織控制及追蹤一些事務，例如內容保留多久，或者使用者可以對內容採取的動作。如需內容類型的詳細資訊，請參閱＜建立記錄的內容類型＞。
資訊管理原則可以幫助組織遵守法律或政府法規，或者單純地實施內部商務程序。例如，組織若要自動遵循政府法規，需要展示其能適當控管財務報表。若要執行這項操作，組織可能會為某一財務報表內容類型建立資訊管理原則，以執行下列作業：
稽核與財務報表相關之所有文件的製作與核准程序中的特定動作。
管理財務報表的保留期限。
資訊管理原則中的每一條個別規則，都是一項「原則功能」**。Office SharePoint Server 2007 包含數個預先定義的原則功能，組織可以使用個別的功能，或結合使用，以定義網站的資訊管理原則。Office SharePoint Server 2007 中包含的原則功能如下：
稽核 稽核原則功能可協助組織分析使用內容管理系統的方式。啟用時，稽核會記錄在文件與清單項目上執行的事件與作業。組織可以設定稽核原則功能以記錄事件，例如進行文件或項目的編輯、檢視、存回、取出、刪除或變更權限時。所有的稽核資訊都會儲存在伺服器的單一稽核記錄中，網站集合管理員可以進而執行稽核報表。組織也可以使用 Windows SharePoint Services 3.0 物件模型來編寫自訂事件，並新增自訂事件至稽核記錄。
注意
當文件傳送到記錄中心網站時，文件的稽核記錄會隨文件傳送，並與文件一起儲存在記錄中心網站的 XML 檔案中。
到期 到期原則功能可協助組織以一致且可檢閱的方式，從網站刪除過期的內容。這項原則功能可以幫助組織管理保留過期內容的相關成本和風險。組織可以設定到期原則，指定某些內容類型與相關的日期欄的日期為到期日，或者在某一文件活動 (例如建立或編輯) 後計算的時間量內到期。
條碼 條碼原則功能可讓組織追蹤已從網站列印之文件或清單項目的實體複本。條碼原則功能會建立唯一的識別碼值。使用者可以接著將該值的條碼圖像插入所建立的項目或 Microsoft Office System 文件中。使用者也可以在文件的實體複本上使用條碼，以便在伺服器上搜尋該文件的原始複本。根據預設，條碼均遵守通用 Code 39 標準 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)。組織可以使用 Office SharePoint Server 2007 物件模型，來安裝其他條碼提供者。
注意
將文件新增至文件庫時，即會產生條碼。如果將此原則新增至已有文件的文件庫，現有的文件將不會顯示條碼。您必須更新文件或其內容，才可使 Office SharePoint Server 2007 產生條碼。
標籤 標籤原則功能可讓組織追蹤已從網站列印之文件或清單項目的實體複本。標籤原則功能會根據網站擁有者或清單管理員指定的文件內容及格式，自動產生文字標籤。使用者將標籤插入 Microsoft Office System 文件中時，會以文件內容中的資訊自動更新標籤。
注意
將文件新增至文件庫時，即會產生標籤。如果將此原則新增至已有文件的文件庫，現有的文件將不會顯示標籤。您必須更新文件或其內容，才可使 Office SharePoint Server 2007 產生標籤。
記錄管理員應設定資訊管理原則，以符合檔案計劃中所包含的需求
有兩種建議方法，可實作記錄的資訊管理原則：
為各種內容類型建立個別原則。
如果記錄中心網站上的文件庫內容是該文件庫特有的內容，請為文件庫建立個別原則。
注意
您也可以建立網站集合資訊管理原則，以涵蓋整組記錄類型，並將其套用至多個文件庫。但是，建議您僅在多個內容類型重複使用一個原則的情況下，才這麼做。
在文件庫中，您可以將單一原則套用至整個文件庫，或將不同原則套用至各種內容類型。請設定文件庫以允許多種內容類型。
工作需求
若要建立記錄的資訊管理原則，請執行下列程序：
另請參閱
概念
建立記錄中心網站
設定管理記錄的工作流程
建立記錄的內容類型
建立用以保存記錄的文件庫
管理記錄中心權限
設定記錄路由清單
發展檔案計劃 (Office SharePoint Server)