檢閱主體許可權要求的資料

在本文中:瞭解如何使用修訂工具、檔案卷標,檢閱針對主體許可權要求所收集的資料。 瞭解如何使用共同作業功能,其中包括專用的 Teams 頻道。

收集主體許可權要求的資料之後,下一個階段是檢閱內容專案、決定要在要求中包含或排除哪些專案,以及視需要修訂資訊。

完成資料檢閱的工作

[ 檢閱資料 ] 階段是共同作業者檢查 [收集的資料] 索引 標籤上 的內容專案。Teams 頻道會自動設定,以協助所有專案關係人檢閱內容。 如需詳細資訊,請參閱下面 的資料檢閱 共同作業。 資料檢閱步驟的基本工作如下所列:

注意事項

刪除要求需要在檢閱資料步驟中進行額外的核准子階段。 如需詳細資訊,請參閱 建立和管理刪除要求 (預覽)

匯入其他檔案

完成 存取 出要求時,您可能會想要將其他內容專案帶入要求,以合併資料主體的檢閱和輸出。 例如,儲存在組織 Microsoft 365 環境外部的檔案,或您認為相關的其他專案,但並未在搜尋中設定範圍。 您可以將檔案匯入至個別要求的 [ 資料收集 ] 索引標籤,以供檢閱及處理,以及其他專案。 匯入的檔案會新增至相同的Azure Blob 儲存體容器,以及從搜尋中擷取的其他內容專案。

請遵循下列步驟來匯入檔案:

  1. 從要求詳細資料頁面,從頁面頂端的命令列選取 [匯入 檔案 ]。

  2. 畫面上會出現 [ 匯入檔案 ] 方塊。 選 取 [選擇檔案],然後從檔案總管檢視中選擇一或多個要匯入的檔案。

  3. 系統會將您帶回 [匯入 檔案 ] 方塊,其中會列出您選擇的檔案。 您可以再次選取 [選擇檔案] ,將更多專案新增至清單。 若要移除任何檔案,請選取 [清除],這會移除所有檔案,然後再次選擇檔案。

  4. 當所有所需的檔案都列在 [ 匯入檔案 ] 方塊中時,請選取 [ 匯入]。 若要結束而不上傳,請選取 [取消匯入]

當匯入開始時,系統會將您帶回要求的 [ 收集的資料] 索引 標籤。索引標籤上方的訊息表示您的上傳正在進行中。 如果上傳發生問題,訊息會告訴您並提供重試選項。

匯入完成時,您會在 [ 收集的資料 ] 索引標籤上方看到確認訊息。

匯入檔案的詳細資料:

  • 匯入的檔案大小上限為 500 MB。 如果檔案超過限制,您會在 [ 匯入檔案 ] 方塊上看到警告訊息。

  • 匯入的檔案最多可能需要 20 分鐘的時間,才能在 [ 收集 的資料] 索引標籤中使用。

  • 如果一位使用者的匯入已在進行中,在上一個上傳程式完成之前,相同的使用者將無法上傳更多檔案。 多個使用者可以同時將檔案上傳至相同的要求。 不過,進行中的上傳越多,完成所需的時間就越長。 要求上的狀態訊息會在上傳完成且檔案準備好進行檢閱時通知。

篩選項目清單

[ 收集 的資料] 索引標籤上的專案清單上方有一組靜態篩選選項,例如關鍵字、檢閱狀態和標籤。 若要套用這些篩選,請選取篩選名稱旁邊的向下箭號,然後輸入要求的篩選準則。

提示

關鍵字 篩選有助於識別與資料主體相關聯的特定專案子集。 您可以輸入多個以分號分隔的關鍵字。 支援關鍵字文字欄位;您可以在字組的前面或結尾新增萬用字元 (*) ,以尋找該字組的變化。

選取專案清單上方 的 [篩選 ] 命令,以尋找更多篩選準則。 [ 篩選] 飛出視窗窗格會顯示其他篩選集的清單;例如,專案名稱、個人資料類型或收件者。 核取您要套用至專案清單之篩選集旁邊的方塊。 支援網站/路徑篩選,例如關鍵字篩選器。

當您完成選擇篩選時,請選取 [ 完成]。 您的專案清單現在會根據您的選擇進行篩選。

如果您套用篩選,然後離開 [ 收集的資料 ] 索引標籤,則會重設篩選準則。 當您回到 [ 收集 的資料] 索引標籤時,您必須重新套用任何所需的篩選準則。

將專案標示為 [包含] 或 [排除]

檢閱要求的 [ 收集 的資料] 索引標籤上所列的專案,以判斷它們是否包含資料主體的個人資料。 若要檢閱每個專案中的內容,請選取專案清單上的專案名稱。 內容會出現在資料表右側的內容檢閱區域中。 如果內容未顯示,您可以使用 這些指示下載專案來檢閱它。

提示

內容檢閱區域的 [純文字] 索引標籤會醒目提示與您建立要求時所提供之資料主體識別碼相符的文字 (請參閱 建立要求) 引導式程式 的步驟 4。 當識別碼出現在電子郵件、檔或其他內容專案內文時,會反白顯示。 當識別碼出現在電子郵件或檔標題中時,不會反白顯示。

如果您決定將專案納入做為最後一份報表的一部分,請回到資料主體,請選取專案清單頂端命令列上的 [ 包含 ]。 您也可以選取專案清單右側內容檢閱區域中的藍色 [ 包含 ] 按鈕。 當您選取 [ 包含] 時,飛出視窗窗格隨即出現,其中包含新增附注的選項。 當您完成時,請選取 [提交 ],將專案的檢閱狀態儲存為 [包含]

如果專案不屬於要求的一部分,您可以選取命令列上的 [ 排除 ] 或內容檢閱區域中的 [ 排除 ] 按鈕。 內部記錄通常需要將專案明確標示為 Exclude

根據預設,只有您標示為 Include 的專案才會包含在 為數據主體產生的最終報表中

注意事項

如果您將專案標示為 [排除],則必須新增附注,作為其不與主體許可權要求有關的理由。 附注是供內部使用,不會包含在最終報告中。

如果內容對您的搜尋查詢顯示為誤判,請選取 [ 不相符] ,然後在飛出視窗窗格中選取 [ 確認]。 此動作會將專案標示為不應該在搜尋中偵測到的專案。

下載檔案

如果專案的內容不會顯示在內容檢閱區域中,您可以將專案下載到本機電腦,以檢閱並進行任何必要的修訂。 若要下載專案,請從專案清單中選取其名稱,然後選取專案清單上方搜尋方塊左側的 [ 下載 ] 命令。 如果您需要對專案進行修訂,請將變更儲存到本機電腦上的專案,然後依照匯入 指示重新匯入專案。

套用標籤

資料檢閱標籤不會對內容專案執行或起始任何動作,但可用來協助您識別和標記可能需要進一步注意的專案。 例如,套用標記有助於要求共同作業者檢閱一組特定的檔案。

總共有 23 個數據檢閱標籤。 兩個是名為 Follow-upUpdate的預設標籤,您可以為其設定描述。 其他 21 個則是您可以命名和描述的自訂標籤。

瞭解如何在 [Priva設定] 中管理您的標籤。 標籤設定會套用至您所有的主體許可權要求。

若要新增或移除單一專案的標記:

  • 從要求之 [ 收集 的資料] 索引標籤上的清單中選取專案。
  • 在清單右側的專案預覽區域中,選取底部資料列上的 [ 套用標籤 ] 按鈕。 您也可以選取專案名稱右邊的三個點,然後選取 [套用 標籤 ] 選項,或選取專案清單上方命令列中的標籤圖示。
  • 隨即會出現具有標籤清單的飛出視窗窗格。 核取您要套用至專案的任何標籤旁的方塊。 取消核取核取方塊將會移除標記。
  • 當您完成時,請選取 [ 儲存],這會儲存您的標籤選取專案,並關閉飛出視窗窗格。

若要新增或移除多個專案的標記:

  • 從要求之 [ 收集 的資料] 索引標籤上的清單中選取第一個專案。
  • 選取清單中其他專案旁邊的核取方塊,以執行相同的標記變更。
  • 在專案清單正上方的區域中,選取 [ 套用標籤] 命令。
  • 在出現的下拉式清單中,選取 [ 新增 ] 或 [ 移除]
  • 隨即會出現具有標籤清單的飛出視窗窗格。 核取您要新增或移除的任何標籤旁的方塊。
  • 如有需要,請將附注新增至每個選取的檔案。 附注僅供內部參考,資料主體看不到。
  • 取 [儲存 ] 以儲存您的選取專案,並關閉飛出視窗窗格。

若要新增自訂標籤或更新標籤描述:

  • 從 [主體許可權要求] 頁面,選取畫面右上角的 [ 設定 ],以取得您的 Priva 設定。
  • 移至 [資料檢閱標籤] 頁面,然後選取要輸入描述的標籤,並針對自訂標籤選取名稱。 深入瞭解 標籤設定

若要匯出標記的項目的清單:

  • 移至主體許可權要求中的 [收集 的資料] 頁面。
  • 在專案清單上方,選取 [ 出] 命令。
  • Excel 檔案將會下載,其中顯示搜尋要求所收集之所有專案的屬性。 尋找 [ 標記] 資料行,以依標籤識別和排序專案。

使用 Annotate 命令來修訂文字

內容檢閱區域中的 [批註] 索引標籤是您可以在內容專案內建立內嵌標記和修訂資料的位置。 例如,如果您需要包含也包含不同資料主體個人資訊的個人檔案,您可以在命令列的 [繪圖] 按鈕下使用 [區域修訂 ],以清除與提出要求之人員無關的所有資訊。 當您的編輯完成時,請選取 [ 包含 ] 將已修訂的檔案新增至要求。 批註會建立檔案的複本,該檔案會儲存在您的 Azure Blob 中。 原始檔案會保持不變,並儲存在其原始位置。

提示

使用 [搜尋] 命令 ([ 注內容檢閱] 區域中) 放大鏡圖示,以快速尋找您想要修訂的文字。 在搜尋文字方塊中輸入您要尋找的文字,然後選取搜尋方塊右側的 [下一步] 和 [上一步] 箭號,以流覽至下一個實例。

輸入檔案的相關附注

若要新增或檢閱專案上的附注,請從專案列中選取專案,然後移至右側內容檢閱區域中的 [ 檔案筆記 ] 索引標籤。 您也可以使用 [新增檔案注意事項 ] 選項來建立新的批註。 若要檢閱或新增整體案例層級的附注,請移至上方的主要 [附注] 索引標籤,然後使用 [新增案例附注]。 處理要求的使用者會看到這些附注,但不會包含在最終報表中,或是與資料主體共用。

資料檢閱的共同作業

主體許可權要求系統管理員可以檢視所有要求。 您可以新增其他使用者來共同處理要求,這可讓他們存取檢視該要求,並使用其中收集的資料來協助將要求移至完成。

要求詳細資料頁面上的 [共同 作業者 ] 索引標籤會顯示所有共同作業者,這些共同作業者可以檢視要求並參與任何相關聯的 Teams 頻道。

若要將共同作業者新增至要求:

  1. 在要求的詳細資料頁面上,移至 [ 共同作業者] 索引卷 標。
  2. 選取索引標籤下的 [ 新增共同作業者 ] 命令。
  3. 在 [ 新增共同作業者 ] 視窗中,開始輸入使用者的名稱,選取出現的名稱,然後選取 [ 新增]
  4. 與共同作業者共用要求的連結。 選取要求詳細資料頁面右上角的 [ 共用 ],然後選取 [ 複製連結],以取得連結。

當您建立要求時,系統會自動為共同作業者建立專用的 Teams 頻道,以討論要求並安全地共用輸入。 若要開始 Teams 聊天,任何共同作業者都可以選取要求詳細資料頁面右上方的共同 作業者 聊天。 此動作會開啟 Teams,並將您放在主旨許可權要求小組網站的 [ 一般 ] 頻道中。

若要移除共同作業者,請從共同作業者清單中選取其名稱,然後選 取 [移除共同作業者 ] 命令。 移除共同作業者會從共同 作業者 清單和要求的 Teams 頻道中移除使用者。 建立要求的使用者無法以共同作業者身分移除。

您可以移至 [主體許可權要求] 右上角的 [Priva 設定 ],變更為主體許可權要求建立 Teams 頻道的預設行為。 選 取 [Teams 共同作業],然後取消核取頁面上的方塊,以關閉所有主體許可權要求的 Teams 功能。

收件者

完成檢閱

當所有專案都經過檢閱,且您將其狀態設定為 [ 包含]、[ 排除] 或 [ 不相符 ] 時,即可關閉檢閱步驟。 要求上的任何共同作業者都可以完成檢閱。

選取要求右上角的 [ 完成檢閱 ] 按鈕。 飛出視窗窗格會顯示資料摘要,並新增任何相關的附注。 這些附注適用于內部記錄保留,且不會與資料主體共用。

在飛出視窗窗格上選取 [ 完成檢閱 ],以完成檢閱步驟。 此動作會針對程式的最終階段準備要求:產生報告和關閉要求。 稍後會在 [ 表] 索引標籤下提供您決策的摘要。

後續步驟

瞭解如何產生最終報告,並努力完成要求,請參閱 產生報告並關閉要求

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