檢閱主旨權利要求的資料

  • 發行項

針對主體權利要求收集資料之後，下一個階段是檢閱內容專案、決定要包含或排除哪些專案做為要求的一部分，並視需要轉述資訊。

完成資料檢閱的工作

[ 檢閱] 資料 階段是在共同作業者檢查 [收集的資料] 索引 標籤上 的內容專案時。系統會自動設定 Teams 頻道，以促進所有專案關係人檢閱內容。 如需詳細資料，請參閱下方 的共同作業以進行資料檢閱 。 資料檢閱步驟的基本工作如下所列：

注意事項

刪除要求會在檢閱資料步驟中涉及額外的核准子階段。 如需詳細資料，請參閱 建立及管理刪除要求。

匯入檔案

履行 存取 或 匯出 要求時，您可能會想要將其他內容專案納入要求中，以合併您的檢閱和資料主體輸出。 例如，儲存在貴組織 Microsoft 365 環境外部的檔案，或是您認為相關但並未在搜尋範圍範圍中的其他專案。 您可以將檔案匯入個別要求的 [收集 的資料] 索引標籤，以便與其他專案一起檢閱和處理。 匯入的檔案會與從搜尋中擷取的其他內容專案，新增至相同的Azure Blob 儲存體容器。

請依照下列步驟匯入檔案：

  1. 在主旨權利要求的 [收集 的資料] 索引標籤中，選取專案清單上方命令列 (紙張和鉛筆圖示) 的 [ 清單動作 ] 命令。 [清單動作] 飛出視窗窗格隨即出現。

  2. 在 [ 匯入檔案]底下， 選取 [選擇檔案]。

  3. 畫面上會出現 [ 匯入檔案] 方塊。 選 取 [選擇檔案]，然後從檔案總管檢視中選擇一或多個要匯入的檔案。

  4. 您會回到 [匯入 檔案] 方塊，其中會列出您選擇的檔案。 您可以再次選 取 [選擇檔案] ，將更多專案新增到清單中。 若要移除任何檔案，請選取 [ 清除]，以移除所有檔案，然後再次選擇檔案。

  5. 當所有想要的檔案列在 [匯入 檔案 ] 方塊中時，選取 [ 匯入]。 若要結束而不上傳，請選取 [取消匯入]。

當匯入開始時，系統會將您取回要求的 [ 收集的資料 ] 索引標籤。索引標籤上方的訊息表示您的上傳正在進行中。 如果上傳發生問題，訊息會告訴您，並提供重試選項。

匯入完成時，您會在 [ 收集的資料 ] 索引標籤上方看到確認訊息。

有關匯入檔案的詳細資料：

  • 匯入的檔案大小上限為 500 MB。 如果檔案超過限制，您會在 [ 匯入檔案 ] 方塊上看到警告訊息。

  • 匯入的檔案最多可能需要 20 分鐘，才能在 [收集的資料] 索引標籤中 取得 。

  • 如果某個使用者的匯入作業已經在進行中，在上傳程式完成之前，同一個使用者將無法上傳更多檔案。 多位使用者可以同時將檔案上傳到相同的要求。 不過，進行中的上傳越多，完成的時間就越長。 要求上的狀態訊息會在上傳完成且檔案可供檢閱時通知。

從優先級專案開始

要求概觀頁面上的 [ 優先順序專案要檢閱 ] 磚會顯示標幟為潛在衝突的內容專案數量。 我們建議您先查看這些優先順序專案，以開始您的資料檢閱。 瞭解 優先順序專案的詳細資料，以及如何 在專案清單中找到這些專案。

衝突的範例是您決定應在刪除要求中刪除的專案，但該專案有 保留標籤，因此無法刪除該專案。 在此案例中，如果您將 專案標示為 [包含]，您會在 [ 包含專案 ] 飛出窗格中看到衝突，並顯示有關衝突的警告訊息。

篩選項目清單

檢閱資料有兩個篩選選項：預設的[基本] 篩選和 [進階篩選] (預覽) ，只要切換 [收集的資料] 索引標籤下方 [基本] 篩選標籤旁的切換開關即可開啟此選項。

基本篩選

[ 收集 的資料] 索引標籤上專案清單上方有一組靜態篩選選項，例如關鍵字、檢閱狀態和標籤。 若要套用任何這些篩選，請選取篩選名稱旁邊的向下箭號，然後輸入要求的篩選準則。

提示

依 關鍵字 篩選非常有助於識別與資料主體相關聯的特定專案子集。 您可以輸入多個關鍵字，並以分號分隔。 支援關鍵字文字欄位;您可以在單字的前面或結尾加上萬用字元 (*) ，以尋找該單字的變化。

選取專案清單上方的 [新增篩選 ] 命令，以尋找更多基本篩選。 [新增篩選]功能表隨即出現，其中包含可用篩選的清單。 核取您要套用至專案清單的篩選集旁邊的方塊。 網站/路徑篩選器就像關鍵字篩選一樣，也支援萬用字元。 選擇篩選之後，選取 [ 新增]。 您的專案清單現在會根據您的選擇進行篩選。

如果您套用篩選，然後離開 [ 收集 的資料] 索引標籤，篩選準則會重設。 當您回到 [ 收集 的資料] 索引標籤時，您必須重新套用任何想要的篩選。

注意事項

若要使用 [重複的專案 ] 篩選，您必須先執行程式來識別重複專案。 如需詳細資訊，請參閱 使用重複專案 。

進階篩選 (預覽)

切換 [ 基本] 篩選 標籤旁的切換開關，開啟 [ 進階篩選]。 您可以使用進階篩選建立具有特定條件的查詢，以更精細地篩選搜尋。 接著，您可以儲存該篩選集，以便在重設篩選時重新套用。

請依照下列步驟設定進階篩選：

  1. 當您選取 [ 進階篩選] 時，會出現篩選選取方塊。
  2. 選取藍色 選取 [選取篩選 ] 標籤，其中會顯示可用篩選器的清單。 選取您想要的篩選 (您一次只能選取一個) 。
  3. 在 [選取運算子]中，選擇您慣用的選項。 選項會根據您選取的篩選而有所變更。
  4. 在 Any中，選取該篩選所提供的參數。 選 取 [套 用] 以完成篩選的建立。
  5. 如果您要新增其他篩選到此篩選集，請選取 [ 新增篩選 ]，然後重複上述步驟。

現在會根據您選擇的進階篩選準則填入專案清單。 如果您要新增其他篩選到此篩選集，請選取 [ 新增篩選 ]，然後重複上述步驟。

選取 [新增子群組 ] 命令會在篩選中建立一或一個條件。 當您選取 [新增子群組] 時， 就會出現 OR 篩選選取器。 從清單中選擇另一個篩選，然後選取 [ 選取運算子 ] 和 [ 任何]。

注意事項

如果您將進階篩選切換到關閉位置，檢視會重設為基本篩選。 您可以儲存進階篩選檢視，然後從 [儲存的 篩選] 查詢 中選取它， (查看下方) 的指示。

儲存進階篩選集

若要儲存篩選集，請選取 [進階篩選] 旁的 [儲存 ] 命令切換 開關。 快顯視窗，提示您提供篩選查詢的名稱。 在文字方塊中輸入名稱，然後選取 [ 儲存]。 當您選取 [儲存的 篩選查詢 ] 下拉式功能表時，會顯示已儲存的篩選集。 您可以從 [儲存的篩選] 查詢中選取篩選集，以編輯或刪除篩選集的名稱，然後選取名稱旁邊的箭號，您可以在此選取 [編輯名稱 ] 或 [ 刪除]。

如果您將篩選集的名稱變更為已存在的名稱，系統會要求您選擇不同的名稱或刪除現有的查詢。

將專案標示為 [包含] 或 [排除]

檢閱要求的 [ 收集 的資料] 索引標籤上列出的專案，以判斷這些專案是否包含資料主體的個人資料。 若要檢閱每個專案中的內容，請選取專案清單上的專案名稱。 內容會顯示在表格右側的內容檢閱區域中。 如果內容未顯示，您可以使用 這些指示下載專案來檢閱。

提示

內容檢閱區域的 [純文字] 索引標籤會醒目提示符合您建立要求時所提供之資料主體識別碼的文字， (查看 建立要求) 之引導程式 的步驟 4。 識別碼會在顯示在電子郵件、檔或其他內容專案的本文中時醒目提示。 當識別碼出現在電子郵件或檔標題中時，不會醒目提示。

如果您決定將專案納入最終報告的一部分，並回到資料主體 ，請選 取專案清單頂端的命令列上的 [包含]。 您也可以選取專案清單右側內容檢閱區域中的藍色 [ 包含 ] 按鈕。 當您選取 [ 包含] 時，會出現一個含有新增筆記選項的飛出窗格。 完成後，選取 [ 提交 ]，將專案的檢閱狀態儲存為 [ 包含]。

如果專案不屬於要求的一部分，您可以選取命令列上的 [排除 ] 或內容檢閱區域中的 [ 排除 ] 按鈕。 內部記錄通常需要明確地將專案標示為 [排除 ]。

根據預設，只有您標 示為「 包含」的專案會包含在 針對資料主體產生之最終報告中。

注意事項

如果您將專案標示為 [排除]，則必須新增附注，以做為其不與主旨權利要求相關的理由。 附注是供內部使用，不會包含在最終報表中。

如果內容對您的搜尋查詢顯示為誤判，請選取 [不相符 ]，然後在飛出窗格中選取 [確認]。 此動作會將專案標幟為搜尋中不應偵測到的專案。

使用重複 (預覽)

如果您在 [ 收集 的資料] 索引標籤中的專案清單很大，很可能清單包含重複的專案。 [資料收集] 索引標籤上專案清單上方的 [重複專案] 篩選，可讓您選擇在清單專案檢視中顯示或隱藏重複專案。 當您選取篩選時，會顯示切換開關以隱藏重複專案。 以隱藏的重複專案檢視專案清單，可讓您只檢閱內容專案一次，以簡化資料檢閱程式，即使這些專案可能會出現在您環境中的多個位置。

重要

在您可以隱藏重複專案之前，您必須先啟動識別重複專案的程式， (預覽) 。 當您第一次來到 [ 收集 的資料] 索引標籤時，當您選取 [重複的專案 ] 篩選時，隱藏重複專案的切換開關會處於非作用中狀態，直到您執行此程式來識別重複專案為止。 請參閱 下列指示。

什麼是重複的？

我們會將重複的專案定義為具有相同內容的專案。 其中一個專案會選擇為 代表 專案，而包含與代表專案相同內容的專案會視為 重複專案。 以下是幾個範例，說明哪些專案被偵測為重複：

  1. 假設Word檔已建立並儲存至 SharePoint 網站。 此Word檔會複製到其他 SharePoint 網站以及組織內的各種商務用 OneDrive位置。 部分複本可能會重新命名，但所有複本都會保留完全相同的內容。 如果這些檔是針對主體權利要求所收集，則在識別重複專案的程式期間，系統會選取其中一個Word檔做為代表，其餘的Word檔複本 (是否重新命名) 會視為重複專案。

  2. 假設 Excel 檔案已儲存至 SharePoint 網站。 Excel 檔案附加至電子郵件的使用者，並傳送給另一個使用者。 如果將這些專案收集為要求的一部分，識別重複專案的程式會選取其中一個 Excel 檔案作為 代表，而另一個具有相同內容的複本會視為 重複 專案。

  3. 假設使用者已將Word檔儲存至 SharePoint。 他們會將相同的Word檔新增至 .zip 封存檔案。 如果這兩個專案 (SharePoint 中未壓縮Word檔，而包含複本) 的 .zip 封存會作為要求的一部分加以收集，識別重複專案的程式會選取一份Word檔做為代表，而其他包含相同內容的Word檔會視為重複專案。

注意事項

專案可能有難以以視覺方式偵測的差異。 例如，如果您複製專案，然後編輯複本以在內容本文中新增額外空間或空白行，這兩個專案的內容就會不同。 這些專案不被視為重複專案，而且當您從檢視中隱藏重複專案時，您會在專案清單中看到這兩個專案。

執行程式以識別重複專案

請依照下列指示來識別重複 (預覽) 讓您可以啟用篩選來隱藏重複專案。 在您開始識別重複專案的程式之後，可能需要幾分鐘到 24 小時才能完成程式，視專案數量而定。 不過，您仍然可以檢閱專案，並將它們標示為 [包含] 或 [排除]，或是在執行重複識別程式時套用標籤。

重要

您可能會想要在開始檢閱 之前 識別並隱藏重複專案，並針對收集的資料採取動作。 這是因為如果您採取動作，例如 [ 包含 ] 或 [ 排除 ] 或 [重現稍後標示為重複的專案]，然後在檢視中隱藏重複專案，您就不會在專案清單中看到您已採取動作的專案。 如果已檢閱隱藏的檔案，這可能會導致其他或衝突動作。 當您識別並使用代表專案時，您將有機會將 相同的動作套用至所有重複 專案，並可從一個常見的檢視輕鬆地與重複專案互動。

  1. 在要求的 [ 收集的資料 ] 索引標籤中，選取 [ 清單動作] 命令 (顯示在專案清單上方的紙張和鉛筆圖示) 。 [清單動作] 飛出視窗窗格隨即出現。

  2. 在 [專案重複專案 (預覽) ] 底下，選 取 [識別重複專案]。

  3. 進行中狀態訊息表示程式正在進行中。 視要求中收集的專案數量而定，最多可能需要幾分鐘到 24 小時才能完成識別重複專案。

當重複的身分識別程式完成時，您會在 [清單動作] 飛出視窗窗格上看到 [專案重複 (預覽) 下方有 [已完成] 字樣的核取記號。 在 [ 收集的資料] 索引 標籤上，專案清單上方的綠色訊息列也表示程式已完成。

專案清單檢視中的 [重複] 欄

識別重複專案之後，專案清單檢視現在會顯示 [重複] 欄。 如果專案在此欄中有數位，表示此專案是 代表 專案，而數位代表為此代表專案找到的重複專案數目。 此數位已超連結。 選取數位以檢視列出重複專案的面板、其檢閱狀態、資料檢閱標籤和內容擁有者。 選取要檢閱的專案，並與內容互動，就像您對 [收集的資料] 索 引標籤上列出的專案一樣。

在 [重複] 欄中有[複製] 字樣的專案是代表專案的複本。 當 [ 重複 的專案] 篩選設定為 [ 顯示]時，這類專案會顯示在內容清單中。

沒有重複專案或本身沒有重複的唯一專案，在 [ 重複 ] 欄中不會顯示任何值。

從專案清單檢視中隱藏重複專案

從專案清單上方的篩選列中，選取 [重複的專案]。 篩選預設會顯示重複的專案。 若要隱藏重複專案，請將開關切換為 [ 隱藏]，然後選取 [ 套用]。 您的專案清單現在會顯示已偵測到重複專案的所有唯一專案和 代表 專案，但不會顯示這些代表專案的重複專案。 若要將重複專案放回專案清單檢視，請選取篩選並切換回 [ 顯示]，然後選取 [ 套用]。

對所有重複專案套用動作

當您對重複的專案採取動作，例如選取 [ 包含]、[ 排除] 或 [ 不相符]，您會收到將相同動作套用至所有專案重複專案的選項。

例如，假設您的專案清單已篩選以隱藏重複專案，而您會選取一個代表專案，該專案在 [重複 ] 欄中 顯示 10 個重複專案，並將該專案標示為 [ 包含]。 出現 [ 包含專案 ] 飛出窗格時，[ 備忘稿 ] 方塊下方的訊息表示已偵測到重複專案。 重複的專案會列在郵件下方，而且您可以選擇核取方塊，將相同的動作套用 (在此案例中包含) 至重複專案。 您也可以從下拉式功能表中選取標籤，勾選核取方塊以將資料檢閱標籤套用至重複專案。

下載檔案

如果專案內容無法顯示在內容檢閱區域中，您可以將專案下載到本機電腦以檢閱並進行任何必要的轉述。 若要下載專案，請從專案清單中選取其名稱，然後選取專案清單上方搜尋方塊左側的 [ 下載 ] 命令。 如果您需要對專案進行重現，請將變更儲存在本機電腦上，然後依照匯入 指示重新匯入專案。

套用標籤

資料檢閱標籤可用來協助您識別並標記可能需要進一步注意的專案。 例如，若要要求共同作業者檢閱一組特定的檔案，套用標籤可能會很有用。 資料檢閱標籤不會對內容專案執行或啟動任何動作。

總計有 23 個數據檢閱標籤。 其中兩個預設標籤名稱為 [待處理] 和 [ 更新]，您可以為此設定描述。 其他 21 個則是您可以命名及描述的自訂標籤。

瞭解如何在 [隱私權設定] 中管理您的標籤。 標籤設定會套用至您所有的主旨權利要求。

若要新增或移除單一專案的標籤：

  • 從要求的 [ 收集的資料 ] 索引標籤上的清單中選取專案。
  • 在清單右側的專案預覽區域中，選取底部列的 [ 套用標籤 ] 按鈕。 您也可以選取專案名稱右邊的三個點，然後選取 [套用 標籤 ] 選項，或選取專案清單上方命令列中的標籤圖示。
  • 隨即會出現含有標籤清單的飛出視窗窗格。 核取您要套用至該專案之任何標籤旁邊的方塊。 取消核取已選取的方塊將會移除標籤。
  • 當您 完成時，選取 [儲存]，便會儲存標籤選取範圍並關閉飛出視窗窗格。

若要新增或移除多個專案的標籤：

  • 從要求的 [收集 的資料 ] 索引標籤上的清單中選取第一個專案。
  • 選取清單中其他專案旁的核取方塊，以執行相同的標籤變更。
  • 在專案清單正上方的區域中，選取 [ 套用標籤] 命令。
  • 在出現的下拉式清單中，選取 [ 新增 ] 或 [ 移除]。
  • 隨即會出現含有標籤清單的飛出視窗窗格。 核取您要新增或移除之任何標籤旁邊的方塊。
  • 如有需要，請在每個選取的檔案中新增附注。 附注僅供內部參考，資料主體無法看到。
  • 選 取 [儲存 ] 以儲存您的選取專案，並關閉飛出窗格。

若要新增自訂標籤或更新標籤描述：

  • 從 [主體權利要求] 頁面，選取畫面右上角的 [ 設定 ] 以移至您的 [隱私權] 設定。
  • 移至 [ 資料檢閱標籤 ] 頁面，然後選取標籤以輸入描述，並為自訂標籤輸入名稱。 深入瞭解 標籤設定。

若要匯出標記的項目的清單：

  • 移至主旨權利要求中的 [收集 的資料] 頁面。
  • 在專案清單上方，選取 [ 匯出 ] 命令。
  • Excel 檔案將會下載，其中會顯示搜尋要求所收集之所有專案的屬性。 尋找 [ 標籤] 欄來識別專案，並依標籤排序專案。

重現內容

當您包含要求的專案時，請務必確保其他個人的個人資料不會出現在提供給資料主體的內容中。 也可能有與貴組織相關的機密資訊，或其他您想要封鎖的不相關資訊。您可以移至專案內容檢閱區域中的 [ 重現 ] 索引標籤來重現內容。

如何套用重現

有幾種不同的方式可供您尋找及套用重現：

注意事項

檢閱目前 取消減法限制的清單。

套用重現時，專案會發生什麼情況

當您將轉譯套用到專案時，系統會建立專案的 PDF 版本，以視覺化的方式呈現在 PDF 中。 原始檔案會維持不變，並儲存在其原始位置。 已轉譯的專案是 資料套 件中包含的版本，可讓您針對 Access 或匯出要求提供回資料主體。

提示

本節所用字詞的實用說明：

  • 個人資料類型：遵循模式的個人資料類別，也稱為敏感資訊類型。 範例：全名、位址、信用卡號碼或護照號碼。
  • 值：個人資料類型中的唯一值。 範例：Jane Doe、111 Main Street 等
  • 實例：每一個值出現一次。 例如，一個專案可能有 10 個個人資料實例，而 「Jane Doe」 的值會出現五次，而 「111 Main Street」 的值會出現五次。

含建議的輔助重新 ()

注意事項

建議的輔助重新執行已預覽。 若要使用此功能，客戶需要使用中的試用版或付費可用授權才能Priva 主體權利要求。 深入瞭解 Priva 訂閱和授權。

預覽功能可讓 Microsoft 和客戶有機會在新功能進入 GA) (一般可用性之前評估並瞭解新功能。 此預覽是自願性的，且使用條款受限於 Microsoft 產品條款和 Microsoft產品與服務資料保護增 補 (「DPA」) 的《線上服務通用授權條款》一節中所述的「預覽」相關條款。 在預覽期間，我們會繼續縮小功能範圍。 預覽完成後，通常會在正式支援下提供。

注意事項

預覽功能不適用於美國政府社群 (GCC) 中等、GCC High，以及美國商務部 (DoD) 客戶。

在內容檢閱區域中的 [ 重現 ] 索引標籤上，未顯示為屬於資料主體的資料會以黃色醒目提示。 建議使用這些醒目提示的值來進行轉述。 這些建議是我們偵測到的個人資料類型，與您針對要求提供的資料主體識別碼不相符。

重要

重新執行建議仰賴Microsoft Purview 資訊保護功能。 內容專案必須套用一些分類，才能偵測機密資訊。 如果分類專案包含的個人資料不符合您針對資料主體所提供的值，它會以建議的轉述方式醒目提示這些值。 瞭解 Microsoft 資料分類 的運作方式。

[建議的重現] 計數器會反映與資料主體不相符的個人資料的實例總數。 如果沒有建議的轉述，將不會醒目提示任何專案， 建議的轉述 計數器會讀取零。 不過，您仍然可以 輸入搜尋值 來尋找可能需要重新編號的內容，而且您可以 手動在 內容檢閱區域內重新編號內容。

您可以使用專案預覽區域上方的 [ 顯示 ] 下拉式功能表，在兩種不同的檢視之間切換：

  1. 建議事項和搜尋結果 會顯示建議的重複專案以及任何 搜尋和點字 相符專案所醒目提示的值。
  2. 檔案匯出預覽 會顯示當您將專案匯出為 最終資料封裝的一部分時，套用的轉述外觀。

提示

當您第一次來到 [ 重現 ] 索引標籤時，您可能會在建議的重現出現之前看到更新 ... 狀態訊息幾秒鐘。

檢閱建議並套用轉述

請依照下列步驟詳細檢閱所有建議的轉述，並套用或移除轉述。 以這種方式套用轉帳將會封鎖您選擇要進行轉帳的所有值實例。 您可以在完成資料檢閱階段之前，返回並移除所有或個別的重複實例。

  1. 在要求的 [ 收集的資料] 索引 標籤上，從清單中選取內容專案。 在專案清單右側的內容檢閱區域，移至 [ 重現] 索引 標籤。任何建議的重複專案都會醒目提示。

  2. 在 [建議的編輯 ] 計數器底下，選 取 [檢視建議]。 [ 檢視建議] 飛出視窗窗格隨即開啟。 它會在可折迭的群組中列出每個個人資料類型。 展開群組以查看專案中偵測到的每一個值。 例如，展開 [所有全名 ] 會顯示每個找到與您提供的資料主體名稱不符的名稱，做為要求的資料主體識別碼。

  3. 若要套用重現，請核取您要轉帳之每個值左側的圓圈。 檢查個人資料類型旁的圓圈會選取該類型中的所有值。 選取清單頂端的 [重現] 命令。 值的所有實例都會進行轉接，且該值的 Redaction 狀態 會從 [未重現 ] 變更為 [ 已編輯]。

  4. 在 [檢視建議]飛出視窗窗格中選取 [關閉]，這會帶您回到 [重現] 索引標籤。您現在會在內容預覽區域中看到已封鎖的「已編輯」方塊，而 [總計] 轉帳計數器會反映您套用的轉帳次數。 除非 [ 顯示 ] 設定設為 [檔案匯出 預覽]，否則您未重複的任何建議仍會以黃色醒目提示顯示。

提示

您可以套用透明度檢視來查看重新執行，而不需要移除該重作。 在注釋命令列上，選取最右側的工具，工具會以暫留方式 讀出以切換注釋透明度。

移除重現

  • 若要移除值之所有實例的重現：選 取 [檢視建議]。 檢查要清除之轉帳之值旁邊的圓圈，選 取 [移除重做]，然後選取 [ 關閉]。 封鎖的文字現在會從該值的所有實例中移除。

  • 若要一次移除一個個別的重現：在內容預覽區域中，選取您要清除的重新編輯方塊，然後選取方塊右上角的 x 。

提示

如果某個值有多個實例，而您並未對所有實例進行編輯，則該值的 [重作] 狀態 會讀出 [ 部分]。 將游標停留在 [部分 狀態] 上，以查看已從總數中轉帳的實例數目。

新增注釋至重寫

[檢視建議] 飛出視窗窗格上的 [標注] 命令可讓您新增簡短的附注或描述來轉譯實例。 您輸入的文字會顯示在取消復原的封鎖區域 (預設文字會顯示為「已編輯」) 。

若要新增注釋，請選 取 [檢視建議 ] 以開啟飛出窗格。 選取已重現的值，然後選取 [注釋] 命令。 在 [ 注釋 ] 對話方塊中輸入文字，然後選取 [ 套用]。 飛出視窗窗格上的 [ 注釋 ] 欄會顯示為注釋輸入的文字。 選取飛出窗格上的 [ 關閉 ]。

如果您移除重做，也會移除任何與其相關聯的注釋。

(預覽) 搜尋及編輯

注意事項

搜尋和編輯功能為預覽。 若要使用此功能，客戶需要使用中的試用版或付費可用授權才能Priva 主體權利要求。 深入瞭解 Priva 訂閱和授權。

預覽功能可讓 Microsoft 和客戶有機會在新功能進入 GA) (一般可用性之前評估並瞭解新功能。 此預覽是自願性的，且使用條款受限於 Microsoft 產品條款和 Microsoft產品與服務資料保護增 補 (「DPA」) 的《線上服務通用授權條款》一節中所述的「預覽」相關條款。 在預覽期間，我們會繼續縮小功能範圍。 預覽完成後，通常會在正式支援下提供。

注意事項

預覽功能不適用於美國政府社群 (GCC) 中等、GCC High，以及美國商務部 (DoD) 客戶。

當您在 [收集的資料] 索引 標籤上 選取支援重新執行的專案時，專案清單旁邊的內容檢閱區域中會有一個 [重現 ] 索引標籤。 在 [重現] 索引標籤上，使用 [搜尋實例] 計數器下方的[搜尋及編輯]命令，在專案中搜尋您選擇的自訂值。 如果找到任何相符專案，您可以將它們標示為重作。 [重現] 索引標籤上的 [搜尋實例] 計數器會反映搜尋值的相符專案總數。

若要搜尋自訂值並套用重現：

  1. 在 [ 重現] 索引 標籤上，選 取 [搜尋並重現]。

  2. 在 [ 搜尋及編輯飛 出視窗] 窗格中，在搜尋方塊中輸入值，然後選取 [ 新增]。 您可以輸入一或多個字詞來代表要搜尋的個別值。 若要搜尋其他值，請針對每個值重複此程式。 搜尋不區分大小寫。

  3. 如果找到相符專案，它會列在 [ 值 ] 欄底下，專案中的實例數目會反映在 [搜尋的實 例] 計數器中 。

  4. 核取清單中值旁邊的圓圈，然後選取搜尋方塊下方的 [ 重現] 命令。 此動作會重現專案中該值的所有實例。 值的 [狀態 ] 欄會從 [未轉接 ] 變更為 [ 已編輯]。 窗格上的 [重現] 計數器現在會反映已轉寄的實例總數。

  5. 選取飛出窗格上的 [ 關閉 ]，這會帶您回到 [ 重現] 索引 標籤。您會看到專案內容檢閱區域中套用的轉錄，而 [ 總計] 重現 計數會因您套用的轉錄數量而增加。

提示

視找到的實例數目而定，在 [ 搜尋] 和 [重現 飛出視窗] 窗格上完成動作可能需要幾秒鐘。 動態載入清單示正在執行動作，且 [ 關閉 ] 按鈕已停用。 動作完成時，您可以選取 [關閉]。」

若要移除值之所有實例的重現：

  1. 在 [ 重現] 索引 標籤上，選 取 [搜尋並重現]。

  2. 在 [ 搜尋及編輯] 飛出視窗窗格中，核取值旁邊的圓圈，然後選 取 [移除重做] 命令。 [重現] 計數器會減少未進行驗證的實例數目。

  3. 選取 [關閉]。

若要從清單中移除值，該值也會移除該值所有實例的重現：

  1. 在 [ 重現] 索引 標籤上，選 取 [搜尋並重現]。

  2. 在 [ 搜尋及編輯飛 出視窗] 窗格中，核取值旁邊的圓圈，然後選取 [刪除] 命令。 搜尋 的實例 計數將會減少該值的實例數。 如果執行了重現， [轉真 ] 計數器也會因未執行的實例數目而減少。

  3. 選取 [關閉]。

提示

如果某個值有多個實例，而您並未對所有實例進行編輯，則該值的 [重作] 狀態 會讀出 [ 部分]。 將游標停留在 [部分 狀態] 上，以查看已從總數中轉帳的實例數目。

您也可以移除個別的重現。 在內容檢閱區域中，選取 [重新編輯] 方塊，然後選取方塊右上角的 x 。

編輯重新編輯方塊上的文字

根據預設，「已編輯」一詞會顯示在 [重現] 方塊的上方。 資料主體會在最終資料套件中，于提供給這些專案的專案上看到此文字。 您可以依照下列步驟，編輯顯示在 [重新編輯] 方塊上的文字。

若要針對您已轉接的自訂值變更重作方塊上的文字：

  1. 在 [ 重現] 索引 標籤上，選 取 [搜尋並重現]。

  2. 在 [ 搜尋及編輯] 飛出視窗窗格中，針對 [狀態 ] 設定為 [ 部分 ] 或 [ 已編輯] 的任何值，檢查您要更新的值旁邊的圓圈。

  3. 選取 [注釋] 命令，然後選擇 [更新注釋]。

  4. 在快顯視窗中，輸入值。 我們建議您使用簡短的值，以更適於較小的重新執行方塊。

  5. 選取 套用。 注釋欄會隨著您的選取專案一起更新。

  6. 選取飛出窗格上的 [ 關閉 ]，這會帶您回到 [ 重現] 索引 標籤。如果可以的話，您現在會在方塊上看到該值的重現文字。

若要將值重設回預設的重現實例，請依照上述步驟 1 和 2 進行，然後在步驟 3 選擇 [移除注釋]。

提示

您可以套用透明度檢視來查看重新執行，而不需要移除該重作。 在注釋命令列上，選取最右側的工具，工具會以暫留方式 讀出以切換注釋透明度。

手動重現

您可以使用 [重現] 索引 標籤上 [內容檢閱] 區域正上方的注釋命令，手動建立內嵌標記並進行編輯。

提示

使用 [搜尋 ] 命令 (內容檢閱區域底部附近的放大鏡圖示) ，以快速找到您要重現的文字。 在搜尋文字方塊中輸入您要尋找的文字，然後選取搜尋方塊右側的 [下一個] 和 [上一個] 箭號來流覽到下一個實例。

  • 若要重現文字區域：請移至命令列中的 [繪圖 ] 工具， (從左邊) 到第三個，然後從其下拉式功能表中選取 [ 區域重作]。 然後使用游標繪製涵蓋您要封鎖之文字區域的文字方塊。當您完成繪製方塊時，您會看到文字區域被封鎖。

  • 若要移除頁面上或整個專案中的所有重現：從 [ 繪圖 ] 工具中，選 取 [移除目前頁面上的繪圖 ]，以移除專案中目前頁面上的所有重現文字，或選取 [移除檔中的所有繪圖 ] 以移除專案中的所有重複專案。

  • 若要移除個別的重新執行：使用 [ 選取注釋 ] 工具 (命令列最左側) 上的指標圖示，選取您要移除的重新執行方塊，然後選取方塊右上角的 x 。 系統會移除該取消復原。

提示

您可以套用透明度檢視來查看重新執行，而不需要移除該重作。 在注釋命令列上，選取最右側的工具，工具會以暫留方式 讀出以切換注釋透明度。

取消減法限制

以下將說明擷取或顯示重現方式的限制。

每頁都會偵測到搜尋：這表示如果值從一個頁面跨越到下一個 (，例如，您的搜尋值是人員的名字和姓氏，名字會出現在一頁的結尾，而姓氏會出現在下一頁) 的開頭。 此實例中不會偵測到該值。

超過 50 頁之專案的搜尋時間較長：對於長度超過 50 頁的任何內容專案，搜尋重複的值可能需要較長的時間。

每個專案最多 500 個注釋：注釋包含 (醒目提示但尚未重新編輯) 、任何已套用的重複專案，以及任何手動套用的繪圖所找到的任何 搜尋和重 現實例。 通知表示您已超過注釋限制，而且您將無法再新增任何注釋。 我們建議您移除任何您不想要重現的 搜尋和重現 醒目提示。

個人資料類型的唯一值限制 (輔助的) ：在內容專案中，只有特定個人資料類型的前 500 個唯一值會醒目提示為建議。 例如，如果您搜尋信用卡號碼，我們只會醒目提示信用卡號碼的前 500 個唯一值。 即使在專案中偵測到其他唯一值，也不會醒目提示。

輔助) 的文字擷取文字限制為 2MB (：每個專案可搜尋以建議重現的文字數量為 2MB (此大小限制僅適用于文字，而非影像) 。

輸入有關檔案的筆記

若要新增或檢閱專案的筆記，請從其列中選取專案，然後移至右側內容檢閱區域中的 [ 檔案筆記 ] 索引標籤。 您也可以使用 [新增檔案筆記] 選項來建立新批註。 若要檢閱或新增整體大小寫層級的筆記，請移至上方的主要 [ 記事 ] 索引標籤，然後使用 [新增大小寫記事]。 處理要求的使用者將會看到這些附注，但不會包含在最終報告中，也不會與資料主體共用。

資料檢閱的共同作業

主體權利要求系統管理員可以檢視所有要求。 您可以將其他使用者新增為要求共同作業者。 當使用者新增為共同作業者時，該使用者會自動獲授與隱私權 管理參與者 角色，讓他們能夠檢視該要求，並使用其中所收集的資料，協助將要求移至完成 (深入瞭解 Priva 角色) 。

[要求詳細資料] 頁面上的 [ 共同作業者 ] 索引標籤會顯示所有共同作業者，他們可以檢視要求並參與任何相關聯的 Teams 頻道。 若要將共同作業者新增至要求：

  1. 在要求的詳細資料頁面上，移至 [ 共同作業者] 索引卷 標。
  2. 選取索引標籤底下的 [新增共同作業者 ] 命令。
  3. 在 [ 新增共同作業者 ] 視窗中，開始輸入使用者的名稱，一旦出現該名稱，然後選取 [ 新增]。

重要

新增共同作業者之後，您必須傳送直接連結給他們，才能存取 reqeust 的詳細資料頁面。 選取要求詳細資料頁面右上角的 [ 共用 ]，然後選取 [ 複製連結]，以取得連結。

當您建立要求時，系統會自動為共同作業者建立專用的 Teams 頻道，以討論要求並安全地共用意見。 若要開始 Teams 聊天，任何共同作業者都可以選取要求詳細資料頁面右上角的 [ 與共同作業者 聊天]。 此動作會開啟 Teams，並將您放在主旨權利要求的小組網站的 [ 一般 ] 頻道中。

若要移除共同作業者，請從共同作業者清單中選取其名稱，然後選 取 [移除共同作業者] 命令。 移除共同作業者會將使用者從共同作業 者 清單以及從要求的 Teams 頻道中移除。 建立要求的使用者無法以共同作業者身分移除。

您可以移至 [主旨權利要求] 右上角的 [隱私權 設定 ]，變更為主旨權利要求建立 Teams 頻道的預設行為。 選 取 [Teams 共同作業]，然後取消核取頁面上的方塊，以關閉所有主旨權利要求的 Teams 功能。

完成檢閱

當已檢閱所有專案，且您將其狀態設為 [ 包含]、[ 排除] 或 [ 不相符] 時， 就可以關閉檢閱步驟。 任何要求共同作業者都可以完成檢閱。

選取要求右上角的 [ 完成檢閱 ] 按鈕。 飛出窗格會顯示資料摘要，並新增任何相關的附注。 這些記事適用于內部記錄保留，不會與資料主體共用。

選取飛出窗格上的 [ 完成檢閱 ] 以完成檢閱步驟。 此動作會準備程式最終階段的要求：產生報告和關閉要求。 稍後將會在 [報告] 索引 標籤下 提供您決定的摘要。

後續步驟

若要瞭解如何產生最終報告，並努力完成要求，請參閱 產生報告和關閉要求。

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