Microsoft 365 內數據的主體權利要求工作流程

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注意事項

本文針對貴組織 Microsoft 365 環境中的數據提供履行主體權利要求的指導方針。 若要深入瞭解 Microsoft 365 以外數據的主體權利要求，請參閱 瞭解 Microsoft 365 之外之數據的主體權利要求 (預覽) 。

Microsoft 365 內數據的主體權利要求包含自動化和強大的工作流程工具，可在每個要求完成階段協助您。 一旦您在系統中建立要求，我們就會負責識別和收集數據，並提供有助於共同作業分析的工具。

當您 建立要求時，您提供的資訊會用來尋找貴組織 Microsoft 365 環境中數據主體的相符專案。 相符的專案符合您的要求，可讓您檢閱、選擇要包含的專案，以及視需要轉譯資訊。 多位使用者可以在 [主體權利要求] 介面中共同作業這些步驟。 每個要求的詳細數據頁面會提供進度階段的狀態，以及接下來要採取之步驟的指導方針。

主要功能

立即啟動數據評估

Priva 使用 Microsoft 365 的基礎功能來識別貴組織數據中的個人資料類型。 當您建立要求時，解決方案會立即開始識別包含數據主體個人資料的檔案、電子郵件、網站和聊天。 內容專案會在幾個小時內擷取，視數據量而定。 如果我們預期會找到高磁碟區，我們會讓您有機會在收集數據之前先精簡您的搜尋參數。

排定要檢閱之內容的優先順序的說明

您可能需要檢閱針對數據主體的要求所收集的大量數據。 我們會針對每個要求的詳細數據畫面提供深入解析，並建議要優先檢閱哪些專案。 優先順序專案包括可能為機密的檔案，或包含多人個人資料的專案。 這些專案會醒目提示可能需要重新執行的內容或其他特殊處理考慮。

內建的 Teams 共同作業和編輯工具，以促進數據檢閱

當您建立要求時，系統會自動為該要求設定專用的Teams頻道。 將相關的項目關係人新增為要求共同作業者邀請他們加入聊天，以協助分析所擷取專案的相關決策。 在要求內使用內建的重新編輯工具，共同作業者可以在專案清單旁的檢閱畫面中標記檔案。 如果某些內容需要進一步的後續動作，您可以套用貴組織定義的標籤，以協助識別專案並稍後採取動作。

自動產生的報表

在您檢閱完數據並決定要包含哪些要求之後，我們會為您產生報告。 報告包括您要傳送給數據主體的任何相關數據套件、稽核記錄，以及已標記檔案的摘要，以便您完成任何必要的後續動作。

延伸並整合您的主旨要求策略

使用其中一個內建的Power Automate 樣本來設定一般工作的流程，例如在ServiceNow 中設定行事曆提醒或建立要求記錄，以擴充自動化功能。 您也可以使用 Microsoft 365 主體權利要求 API，將自動化引入您現有的主體權利策略。

要求的進度階段

每個要求都會經歷多個階段。 某些階段會自動進行，而其他階段會在完成某些步驟之後手動進階，例如檢閱檔案。

  • 數據預估：擷取數據之前，Priva 會先估計預期要尋找的數據量。 視數據量而定，要求可能會或可能不會自動移至數據擷取的下一個階段。 您可以將要求設定為暫停在估計階段，然後再收集數據;若要深入瞭解，請參閱 數據估計和擷取。

  • 擷取數據：所有檔案、電子郵件、聊天、影像及其他內容項目都會整合在一起。 當此階段完成時，要求會自動移至檢閱數據的下一個階段。 若要深入瞭解，請參閱 數據估計和擷取。

  • 檢閱數據：共同作業者會檢閱所有收集的數據、決定哪些數據與要求有關，以及執行像是轉述內容和新增案例筆記等工作。 深入瞭解 檢閱主體權利要求的數據。 完成數據檢閱之後，您會手動進入下一個階段以產生報告。

    注意事項

    刪除要求會在檢閱數據步驟中涉及額外的核准子階段。 如需詳細數據，請參閱 建立及管理刪除要求。

  • 產生報告：完成數據檢閱后，使用者會手動進入此步驟。 Priva 會產生最終報告，包括要與數據主體共享的數據套件，以及貴組織記錄的內部報表。 深入了解 產生報表。

  • 關閉要求：完成所有工作后，請關閉要求以表示該要求已視為已完成。 深入瞭解如何 產生報 表，以便您完成並關閉要求。

瞭解要求詳細數據頁面

根據您使用的入口網站，瀏覽至下列其中一個位置來開啟要求的詳細數據頁面：

  • 登入 Microsoft Priva 入口網站 (預覽) ，然後選取 [主體權利要求]。 在左側導覽 的 [Microsoft 365 內的數據 ] 底下，選取 [Microsoft 365 要求]，然後從清單中選取要求以開啟其詳細數據頁面。

  • 登入 Microsoft Purview 合規性入口網站，然後在左側導覽上選取 [主旨權利要求]。 從清單中選取要求名稱以開啟其詳細數據頁面。

[要求詳細數據] 頁面會提供關於要求內容、搜尋結果和要求狀態的詳細數據。 [詳細數據] 頁面是您的中心，可在管理找到的檔案、建立報告和匯出，以及完成要求方面共同作業。 尋找頁面每個索引標籤的詳細資料：

[概觀] 索引標籤

[要求詳細數據] 頁面的 [ 概觀 ] 索引標籤提供有關要求的詳細數據、顯示您目前步驟的進度指標，以及找到的數據相關重要資訊。 本頁說明下方的個別狀態卡。

詳細資料

[ 詳細數據 ] 卡片會顯示基本資訊，以引導您前往要求，例如期限、建立日期、描述，以及相關的隱私權規定。

進展

進度卡片會列出程式中的每個步驟：[數據預估]、[擷取數據]、[檢閱數據]、[產生報告]，以及 [關閉要求]。 步驟旁的填滿藍色圓圈表示您目前正在執行的步驟。 藍色圓圈內的複選標記表示步驟已完成。 空白的空白圓圈表示該步驟尚未開始。

數據預估摘要

當要求暫停在數據預估階段時，會顯示 [數據預估摘要] 卡片。 它會顯示搜尋預期要擷取的位置和項目數量。

找到的項目總數

找到的卡片項目總數會顯示在 Microsoft 365 中找到的內容項目數量及其位置。

要檢閱的優先順序專案

[ 要檢閱的優先順序專案 ] 磚會顯示您在 開始數據檢閱時可能會想要排列優先順序的專案。 磚會顯示屬於下列類別的項目計數：

如何找出您的優先順序專案：

首先，請遵循下列步驟，確保您已啟用您在收集之 項目數據表 中的檢視：

  • 在 [ 收集的數據] 索引 標籤上，選取專案清單頂端的 [自定義欄 ]。
  • 在 [ 編輯欄] 飛出視窗窗格中，將檢查放在 [優先順序類型] 旁邊。
  • 選取 套用。 您的專案清單現在會有 [ 優先順序類型] 欄。

現在您可以識別優先順序專案，並排序 [優先順序類型 ] 欄來將類似的類型組成群組，以尋找它們。

[收集的數據] 索引標籤

當已識別出符合搜尋設定的所有專案時，系統會在 [收集的數據] 索引 標籤上 收集並呈現這些專案。專案清單旁有一個預覽畫面，用於檢閱每個專案、進行轉述，以及將項目標示為包含或排除。 閱讀更多有關 數據檢閱和共同作業步驟的詳細數據。

[備忘稿] 索引卷

[ 記事 ] 索引標籤可讓共同作業者輸入有關在要求上完成之工作的筆記。 所有處理要求的人都能看到這些附註，但不會包含在最終報告中，也不會與數據主體共用。

[共同作業者] 索引標籤

[共同作業者] 索引標籤會顯示已受邀共同處理所收集數據的所有使用者，以及要求的任何相關 Teams 頻道。 要求的建立者會自動列為共同作業者。 選取 [ 新增共同 作業者] 命令並輸入使用者名稱，從清單中選取使用者，以邀請新的共同作業者。 深入了解 數據檢閱的共同作業詳細數據。

[報表] 索引標籤

[ 報告] 索引標籤會顯示當您進入 [產生的報告] 階段時自動產生的所有 報 表。 報表分為兩種類別：供您與數據主體共享的報表，以及供貴組織內部使用的報表。 取得有關 使用報表的詳細數據。

[歷程記錄] 索引標籤

[ 歷程記錄] 索引標籤標會針對要求摘要列出最上層事件，包括進度階段變更，以及包含、排除、編輯和標記的項目數目匯總。

後續步驟

請流覽 建立主旨權利要求 ，以瞭解如何在您的第一個要求中陳述。

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