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在電子檔探索 (預覽) 中匯出搜尋結果

成功執行與探索 (預覽) 案例相關聯的搜尋之後,您可以匯出搜尋結果。 當您匯出搜尋結果時,信箱項目會下載到 PST 檔案或個別訊息中。 當您從 SharePoint 和 OneDrive 網站匯出內容時,會匯出原生 Office 檔和其他文件的複本。 當您匯出專案時,專案會根據您定義的匯出選項來準備下載。 您可以監視導出的進度,並從 [行程管理員 ] 頁面下載結果。 較大的導出可能需要較長的時間才能完成。

提示

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匯出搜尋結果

提示

您偏好互動式設定指南體驗嗎? 請參閱 匯出數據 指南。

若要匯出搜尋結果,請完成下列步驟:

  1. 移至 Microsoft Purview 入口網站 ,並使用指派電子檔探索許可權之用戶帳戶的認證登入。

  2. 選取 電子檔探索 解決方案卡片,然後選取 [ 案例]

  3. 選取案例,然後選取 [ 搜尋] 索引標籤 。選取要導出的搜尋查詢。

  4. 在搜尋查詢中,選取 [ 導出]

  5. 在 [ 出] 飛出視窗窗格中,設定匯出選項。

  6. 在 [匯出名稱] 中輸入匯出 的名稱。 此欄位為必要欄位。

  7. 在 [ 匯出描述] 中,輸入導出的選擇性描述。

  8. 在 [ 選取要包含在導出的專案] 中,選取下列其中一個選項:

    • 符合搜尋查詢的索引專案:此選項只會匯出符合查詢的索引專案
    • 符合搜尋查詢的索引專案,以及可能不符合查詢的部分索引專案:此選項只會匯出符合查詢的索引專案,以及可能不符合查詢的部分索引或未編製索引的專案
    • 部分編製索引的專案可能不符合查詢:此選項只會匯出部分編製索引或未編製索引的專案,這些專案可能與查詢不完全相符
  9. 在 [ OneDrive 和 SharePoint 專案] 區段中,從下列檔選項中選取:

    • 選取檔版本 指定要匯出的 SharePoint 檔版本數目。 值 僅限最新版本最近 10 個版本最近 100 個版本所有版本
    • 選取資料夾專案:在相符資料夾的子資料夾內匯出專案。 選擇 [只包含符合搜尋查詢的專案 ] 或 [檔案 夾中的所有專案 (即使它們不符合搜尋查詢)
    • 選取清單和附件中的專案 (清單擴充) :匯出附加至 SharePoint 清單的檔案及其子專案。 如果有任何專案符合搜尋查詢,請選擇 [SharePoint 清單中的所有專案]。 如果適用,請選取 [包含清單附件]
  10. 在 [信箱和 Exchange Online 的訊息和相關專案] 區段中,選取下列一或多個選項:

    • 將交談組織成 HTML 文字記錄:內容聊天訊息會線程化為 HTML 文字記錄,以方便檢閱和處理。

    • 包含 Teams 和 Viva Engage 交談:當訊息符合搜尋時,最多收集 12 小時的相關交談。

    • 存取訊息中) (雲端附件的連結:從 SharePoint 或 OneDrive 的連結收集專案

      重要

      包含雲端附件會增加匯出結果的大小和數量。

    • 選取存取連結的版本。 值 僅限最新版本最近 10 個版本最近 100 個版本所有版本

      重要

      如果您已啟用版本作為共用功能,這會在文件共享時擷取檔的版本。

  11. 在 [ 匯出類型] 區段中,選擇下列其中一個選項:

    • 僅匯出專案報表:只會建立摘要和專案報表。 組織數據、資料夾和路徑結構、壓縮路徑和其他結構的各種選項都會隱藏起來。
    • 匯出具有專案報表的專案:專案會隨專案報表一起匯出。 在 [匯出格式] 區段中,此選項提供其他匯出 格式 選項。
  12. 在 [ 匯出格式] 區段中,選擇下列其中一個選項:

    • 建立訊息的PST:此選項會建立訊息的 .pst 檔案。
    • 建立訊息的.msg檔案:此選項會建立訊息的.msg檔案
  13. 選取下列一或多個輸出套件選項:

    • 將不同位置的數據組織成不同的資料夾或PST:此選項會將數據組織成每個資料位置的個別資料夾。
    • 包含來源的資料夾和路徑:此選項包含專案的原始資料夾和資料夾路徑結構。
    • 壓縮路徑以容納 256 個字元:此選項會將每個專案的資料夾路徑壓縮為 259 個字元或更少。
    • 為每個專案指定易記名稱:此選項會為每個專案建立易記名稱。
    • 優化導出套件分割區大小,以提升導出速度效能: 此選項會自動調整匯出套件分割區大小,以優化匯出速度。 數據會分割成更多下載套件,以提升效能。
  14. 選取 [匯出]

  15. 匯出程式啟動時,會顯示確認對話方塊。 選取 [確定 ] 繼續。

如需匯出檔類型、檔案大小和計數,以及專案報表欄位的詳細資訊,請參閱 匯出電子檔探索 (預覽) 的參考

檢視導出程序狀態

若要在行程管理員中檢視導出的進度,請選取 [行程管理員 ] 和 [ 出程式] 以追蹤進程狀態並下載匯出套件。

[ 概觀] 索引標籤會顯示進度列,其中顯示目前狀態、位置數目和匯出項目數目。 預估完成時間和目前經過的時間會以小時、分鐘和秒為單位顯示。 [ 概觀] 索引標籤也包含下列匯出資訊:

  • 名稱:匯出的名稱。
  • 已完成:完成匯出程式的UTC日期和時間。
  • 持續時間:匯出程式的持續時間。
  • 狀態:匯出程式的目前狀態。
  • 進程類型:隨即顯示 [匯 出進程類型] 值。
  • 建立時間:建立導出的UTC日期和時間。
  • 建立者:建立導出的使用者。

[ 設定] 索引標籤 會顯示您為匯出程式選取的匯出選項摘要。

匯出套件

匯出程式完成之後,即可下載匯出套件。 匯出套件會列在 [概] 索引標籤的 [匯出套件] 區段中,並包含套件名稱和大小。 若要下載套件,請選取套件,然後選取 [下載套件]