會議有效性報告

  • 發行項

會議有效性報告會使用 Viva Insights 資料填入的範本，以識別員工是否具有可增進有效會議的習慣。

這份報告可讓您：

  • 識別可改善會議有效性的行為。
  • 判斷哪些群組有這些行為，那些沒有。
  • 瞭解如何推動可增進有效會議的行為。
  • 追蹤這些行為模式隨著時間的變化。

每個報告頁面都包含為何這很重要的解釋、建議的動作和計量定義。

若要在 Power BI 中填入報表，您必須在 Viva Insights 中設定並成功執行預先定義的 [會議有效性] 查詢。

注意事項

為了改善清楚度並避免混淆，我們已變更此報告中數個深入解析的名稱。 雖然從資料得出的結論相同，但您會注意到深入解析的框架已從被動語調轉換成更主動的語調。 在這裡深入了解這項變更。

示範

下列示範使用只代表此報告的範例資料，而且可能不完全如您在組織特定唯一資料的即時報告中看到的資料。

必要條件

在 Power BI 中執行查詢並填入報告之前，您必須：

  • 在 Viva Insights 中獲指派深入解析分析師的角色。

  • 安裝 2022 年 12 月 (或更新) 版的 Power BI Desktop。 如果您已安裝舊版 Power BI，請先將它解除安裝，再安裝新的版本。 然後移至 [取得 Power BI Desktop] 下載並安裝最新版本。

報告設定

執行查詢

  1. 在 Viva Insights 分析師體驗中，選取 [分析]。

  2. 在 [Power BI 範本] 下，瀏覽至 [會議有效性]，然後選取 [開始分析]。 若要在執行分析之前取得會議有效性範本的詳細資訊，請選取 [深入了解]。

  1. 在 [查詢設定] 下：

    1. 輸入查詢名稱。
    2. 選取 [時間週期]。 將 [時間週期] 預設為過去 3 個月。
    3. 設定 [自動重新整理] (選用)。 您可以檢查 [自動重新整理] 方塊，將查詢設定為自動更新。 當您選取[自動重新整理] 選項時，每次Viva Insights取得授權人員的共同作業資料更新時，您的查詢就會自動執行並計算新的結果。

      注意事項

      如果自動重新整理查詢中使用的組織資料變更 (例如，更改屬性名稱或移除屬性)，則查詢可能會停止自動重新整理。

    4. 輸入描述 (選用)。
    5. 變更計量規則 (選用)。 若要設定新的計量規則，請選取 [更多設定]。 然後，從清單中挑選新的規則。 如需計量規則的詳細資訊，請參閱 [計量規則]。

      注意事項

      [更多設定] 窗格也包含 [分組依據] 設定。 Power BI 查詢會設定為 [依週分組]，而且您無法編輯此欄位。

  2. 在 [預先定義的範本計量] 底下，檢視預先選取的計量清單，這些計量會以灰色標籤顯示。 需要這些計量才能設定 Power BI 報告，而且您無法移除它們。 您可以選取 [新增計量] 來新增其他計量。

    重要事項

    低品質或遺失的組織資料可能會影響您的計量，並導致警告或錯誤。 於 [在分析師體驗中的資料品質] 中深入了解資料品質通知。

  3. 在 [選取要包括在查詢中的員工] 中，新增篩選條件以縮小報告內的員工範圍。 請勿移除預先定義的「作用中」篩選條件。 如需篩選和計量選項的詳細資訊，請參閱 [篩選]。 如果您在這裡注意到警告或錯誤，這是因為您的組織資料遺漏其中一個屬性，或屬性為低品質。

  4. 在 [選取您要包括在查詢中的員工屬性] 下，新增最多 20 個組織屬性。 查詢執行之後，您可以使用這些屬性來分組和篩選報告。

    重要事項

    此 PowerBI 查詢需要一些特定屬性才能執行，我們已為您預先選取這些屬性。 這些屬性會以灰色顯示，而您無法將其移除。 我們也可能包括一些可協助您範本的屬性，但不是執行您的查詢所必需。 這些屬性會以藍色顯示，您可以將其移除。

    如果您注意到標示為黃色警告的屬性，則該屬性為低品質。 如果您注意到標示為紅色的屬性，且查詢的 [執行] 按鈕已停用，則您的組織資料會遺失該屬性。

    於 [在分析師體驗中的資料品質] 中深入了解屬性和資料品質。

  5. 選取畫面右上方的 [執行]。 可能需要幾分鐘的時間才能執行查詢。

存取查詢結果

您可以使用兩種不同的方式存取報告:

  1. 在瀏覽器中檢視報告。 如果您只想要 [檢視] 報表，請使用此選項。
  2. 在 Power BI Desktop 中開啟 Power BI 範本，並連結到您的查詢結果。 如果您想要透過將報告發佈至 Power BI 服務，來自訂報告或與組織中的其他人共用報告，請使用此選項。

在瀏覽器中檢視報告

若要在瀏覽器中檢視報告，請移至 [查詢結果] 頁面，然後選取 [檢視] 資料行中的眼睛圖示。 如果您想要將報告保留在背景中，同時在進階深入解析中執行其他工作，您可以選取 [在新的索引標籤中開啟]。

在 Power BI Desktop 中開啟 Power BI 範本

  1. 移至 [查詢結果] 頁面，然後選取 [動作] 資料行中的 Power BI 圖示，以下載 Power BI 範本並取得查詢和資料分割識別碼。 您稍後會用到這些識別項。
  2. 開啟下載的範本。
  3. 如果系統提示您選取程式，請選取 [Power BI]。
  4. 當 Power BI 提示您時：
    1. 貼上資料分割和查詢識別碼。
    2. 依據貴公司對於檢視 Viva Insights 資料的原則，設定報告視覺化中資料彙總的 [最小群組大小]。
    3. 選取 [載入]，將查詢結果匯入 Power BI。
  5. 如果 Power BI 出現提示，請使用您的組織帳戶登入。 Power BI 接著會載入並準備資料。 對於大型檔案，此程式可能需要幾分鐘的時間。

    重要事項

    您必須使用您用於存取 Viva Insights 的相同帳戶來登錄 Power BI。 如果有的話，請從左側選取 [組織帳戶]。 您可能必須登入一次以上。 顯示在 [組織帳戶] 索引標籤上登入 Power BI 的螢幕擷取畫面。

報告設定

在 Power BI 中使用 Viva Insights 的資料設定並填入會議有效性報告之後:。

設定 描述
選取報告的時間週期 此設定主要會改變趨勢圖中顯示的資料。 不建議將時間週期縮短為八週以下，因為某些深入解析，例如逐月指標，將沒有足夠的資料可計算。
彙總期間 彙總期間會定義報告用來計算所有彙總的深入解析的時間範圍。 例如，如果您選取 [過去 4 週]，深入解析會彙總到結束日期之前的四週期間。 或者，如果您選取 [過去 1 週]，深入解析會彙總到結束日期之前的最後一週期間。
員工會議時數的平均成本 變更此值，以針對整個報告的會議時數計算更精確的值。
排除員工群組的選擇性篩選條件 若要篩選已衡量的員工母體，您可依任何選取的組織屬性進行篩選，然後依這些屬性的任何值進行篩選。 如果您使用這些選用篩選條件，已衡量的員工計數將會反映減少的數目。
檢視報告者 此屬性是所有後續頁面中顯示的主要依屬性分組的屬性。 您可以隨時變更此屬性; 所有後續的報告頁面都會顯示依新屬性分組的值。
選用排除項目 使用核取方塊來：
  • 排除可能是非知識工作者的員工 (也就是每週平均花費在會議、電子郵件和/或 Teams 通話和聊天少於五小時的員工)。
  • 排除可能是假日或有薪休假週的週數，或個人休其他類型假別的週數。
選取報告的慣用語言 變更報告的語言。

注意事項

目前，如果您選擇在瀏覽器中檢視報告，則無法使用上面所列的 [選擇性排除項目]。 只有在您下載 Power BI 範本並在 Power BI Desktop 中開啟它時，才能使用 [選擇性排除項目]。

關於報告

會議有效性報告包含數個報告頁面，可協助您瞭解貴組織是否正在實行良好的會議習慣。

除了前兩個頁面以外，每個報告頁面都遵循類似的格式：計量的全組平均值，然後依選取的組織屬性細分該計量平均值。 這些平均值會在您於 [報告設定] 中選取的彙總期間計算。 您也可以查看從選取的 [開始日期] 到 [結束日期] 的群組平均值趨勢，或選取 [為什麼這很重要]，以瞭解頁面背後目的的說明。 最後，每個頁面的結尾都是 [採取動作] 建議，您可以選擇 [探索更多] 來存取建議動作的其他詳細資料。

概觀

取得包含所有深入解析的高等級概觀之報告: 處理會議時數數量的三個深入解析，以及處理會議時數品質的六個深入解析。

會議時數品質深入資訊

所有顯示會議時數品質的深入解析，例如大型和長時間或臨時通知，都是以具有這些特性之所有人員會議時數的百分比來衡量。 例如，假設有兩個人加入 30 分鐘的會議。 一個人按時加入，另一人加入較晚。 該會議有 60 分鐘的累計會議時間，但其中 30 分鐘的加入時間較晚。 因此，有 50% 的會議時間為較晚加入。

Mover 圖示

[最大增加] 圖示會指出相對於上一個期間，匯總期間內已增加最多的深入解析。 根據增加的大小，這可能值得進行調查。 [最大減少] 圖示會指出相對於上一個期間，匯總期間內已減少最多的深入解析，例如會議加入或結束時間較晚。 這很值得慶祝。

以時間為基礎的比較

根據選取的彙總期間，您預設會看到逐月比較或逐週比較。 如果您選取 [過去 4 週]，則報告會顯示比較過去四週與之前四週的逐月計算。 如果您選取 [過去 1 週]，則報告會顯示比較過去一週與之前一週的逐週計算。

會議生命週期

檢視與概觀頁面類似的深入解析，但根據會議生命週期的階段: 之前、期間和之後。

想要組織有效率的會議，不妨將會議分成以下三個階段來思考:

  • 會議之前，請考慮適當的出席者有誰、您需要多少時間、您需要的專案關係人有誰，以及他們是否有空等等。

  • 會議期間，請確定您可準時開始、完成議程，並讓人員能夠參與其中。

  • 會議之後，請進行評估、詢問意見反應，並傳送會議紀錄和動作項目。

會議時數

有時候，瞭解貴組織在會議中花費多少時間是很令人驚訝的。 一旦您瞭解這項投資，就可以輕鬆地開始詢問關於如何減少非生產力會議時間量的問題。 在此頁面，了解會議中花費的時間值。 如果至餓個值在您的組織中不值得追蹤，您隨時可以瀏覽至 [設定]，並將該值設定為 0。

大型和長時間

探索大型 (包括召集人有九個或以上的邀請者)，以及長時間 (超過一小時) 會議時數百分比。 您可以查看此資料在一段時間内的趨勢，以及小型和短時間、長時間、大型，和大型和長時間會議的分佈百分比。

臨時通知

了解已排程的會議中，有哪些的通知時間較短，也就是召集人排程的會議開始時間前在 24 小時内的會議時數百分比。

衝突

了解重疊會議的普遍性，以及出席者的可用狀況。 此頁面顯示員工在其行事曆上有重疊會議的會議時數百分比。

較晚加入

檢視員工在排程會議開始時間五分鐘後才加入 Teams 會議的會議時數百分比。

較晚結束

檢視員工在排程會議結束時間一分鐘後才結束 Teams 會議的會議時數百分比。

多工處理

了解多工如何影響您的組織。 您可以查看人員在會議期間傳送或讀取電子郵件或聊天的會議時數百分比。 此頁面也會根據共同作業時數和多工傾向，提供多工者的類別。

會議後

即使在您離開會議室後 (實際或虛擬)，會議還未結束。 請確保您一律會發佈清楚的動作項目和後續步驟。 此外，請考慮會議的進行方式，以確定您的下一個會議比上一個會議更有效率。 從此頁面取得一些實用的秘訣，以確保此趨勢保持正面。

詞彙

檢視報告中使用的計量和其他關鍵詞彙。

Power BI 提示、常見問題集與疑難排解

如需如何共用報告和其他 Power BI 提示、針對任何問題進行疑難排解，或檢閱常見問題集的詳細資訊，請參閱 Power BI 提示、常見問題集和疑難排解。

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