週期性會議稽核報告

  • 發行項

週期性會議稽核 Power BI 報告會使用 Viva Insights 數據填入的範本，協助您了解貴組織中昂貴且冗長的週期性會議是否值得其成本。

使用此報告來：

  • 檢查最耗費資源的週期性會議品質。
  • 瞭解您可以採取的動作來改善或移除這些昂貴的會議。

報表包含建議的動作和計量定義。

若要在 Power BI 中填入報表，您必須在 Viva Insights 中設定並成功執行預先定義的週期性會議稽核查詢。

示範

下列示範使用只代表此報告的範例資料，而且可能不完全如您在組織特定唯一資料的即時報告中看到的資料。

必要條件

在 Power BI 中執行查詢並填入報告之前，您必須：

  • 在 Viva Insights 中獲指派深入解析分析師的角色。
  • 安裝 2022 年 12 月 (或更新) 版的 Power BI Desktop。 如果您已安裝舊版 Power BI，請先將它解除安裝，再安裝新的版本。 然後移至 [取得 Power BI Desktop] 下載並安裝最新版本。

報告設定

執行查詢

  1. 在 Viva Insights 分析師體驗中，選取 [分析]。
  2. 在 Power BI 範本覽至 [週期性會議稽核 ]，然後選取 [ 開始分析]。

  1. 在 [查詢設定] 下：

    1. 輸入查詢名稱。
    2. 選取 [時間週期]。 將 [時間週期] 預設為過去 3 個月。
    3. 設定 [自動重新整理] (選用)。 您可以檢查 [自動重新整理] 方塊，將查詢設定為自動更新。 當您選取[自動重新整理] 選項時，每次Viva Insights取得授權人員的共同作業資料更新時，您的查詢就會自動執行並計算新的結果。

      注意事項

      如果自動重新整理查詢中使用的組織資料變更 (例如，更改屬性名稱或移除屬性)，則查詢可能會停止自動重新整理。

    4. 輸入描述 (選用)。
    5. 變更計量規則 (選用)。 若要設定新的計量規則，請選取 [更多設定]。 然後，從清單中挑選新的規則。 如需計量規則的詳細資訊，請參閱 [計量規則]。

      注意事項

      [更多設定] 窗格也包含 [分組依據] 設定。 Power BI 查詢會設定為 [依週分組]，而且您無法編輯此欄位。

  2. 在 [預先定義的範本計量] 底下，檢視預先選取的計量清單，這些計量會以灰色標籤顯示。 需要這些計量才能設定 Power BI 報告，而且您無法移除它們。 您可以選取 [新增計量] 來新增其他計量。 包括預先選取的計量，查詢中最多可以有七個計量。

    重要事項

    低品質或遺失的組織資料可能會影響您的計量，並導致警告或錯誤。 於 [在分析師體驗中的資料品質] 中深入了解資料品質通知。

  3. 在 [選取要包括在查詢中的員工] 中，新增篩選條件以縮小報告內的員工範圍。 請勿移除我們在此處新增的任何預先定義篩選。 如需篩選和計量選項的詳細資訊，請參閱 [篩選]。 如果您注意到標示為黃色警告的屬性，則該屬性為低品質。 如果您注意到標示為紅色的屬性，且查詢的 [執行] 按鈕已停用，則您的組織資料會遺失該屬性。 於 [在分析師體驗中的資料品質] 中深入了解屬性和資料品質。

  4. 在 [選取您要包括在查詢中的員工屬性] 下，新增最多七個組織屬性。 查詢執行之後，您可以使用這些屬性來分組和篩選報告。

    重要事項

    需要某些員工屬性才能設定此 Power BI 範本，而我們已在查詢中為您預先選取這些屬性。 您無法移除這些預先選取的屬性。

    如果您注意到以紅色標示的屬性，且查詢的 [ 執行 ] 按鈕已停用，這表示這些屬性是必要的，而且您的組織數據中遺漏了這些屬性。 請連絡您的系統管理員以上傳。

    如果您的組織隱藏所有電子郵件主旨行和會議標題， Subject 屬性可能會顯示警告。 您仍然可以執行查詢，並使用此警告來設定範本，但您將無法在報表中看到會議標題。 如果您需要檢視會議標題，請連絡 Insights 系統管理員。

  5. 選取畫面右上方的 [執行]。 可能需要幾分鐘的時間才能執行查詢。

  6. 當您的查詢結果準備就緒時，請移至 [查詢結果] 頁面 ，然後選取 Power BI 圖示。 下載 Power BI 範本並取得資料分割和查詢識別項。 您稍後會用到這些識別項。

  1. 開啟下載的範本。
  2. 如果系統提示您選取程式，請選取 [Power BI]。
  3. 當 Power BI 提示您時：
    1. 貼上資料分割和查詢識別碼。
    2. 依據貴公司對於檢視 Viva Insights 資料的原則，設定報告視覺化中資料彙總的 [最小群組大小]。
    3. 選取 [載入]，將查詢結果匯入 Power BI。
  4. 如果 Power BI 出現提示，請使用您的組織帳戶登入。 Power BI 接著會載入並準備資料。 對於大型檔案，此程式可能需要幾分鐘的時間。

    重要事項

    您必須使用您用於存取 Viva Insights 的相同帳戶來登錄 Power BI。 如果有的話，請從左側選取 [組織帳戶]。 您可能必須登入一次以上。 顯示在 [組織帳戶] 索引標籤上登入 Power BI 的螢幕擷取畫面。

關於報表設定

在 Power BI 中設定並填入 Viva Insights 資料的週期性會議稽核報告之後，您可以檢視和設定每個頁面內的特定參數。 我們會在下方的 關於報 表中討論特定設定。 如需設定及其用途的完整清單，請跳至 [ 參考] 區段。

關於報告

概觀

哪些群組正在排程最大的會議負載？

使用此頁面來檢視公司中的群組，以及：

  • 這些群組正在排程的會議數目。
  • 這些會議的平均出席率和持續時間。
  • 這些會議的總成本，以及該成本隨著時間的變化。

查看所有群組之後，請使用此頁面上的信息來調查哪些群組對整體會議成本有最大貢獻，或是有大量平均出席或持續時間的群組。 檢視整體會議成本的最大參與者很有説明。 不過，找出整體成本較低但傾向於排程大型和冗長會議的群組可能也是值得的。

注意事項

若要變更此報表的日期範圍，請使用 [開始和結束日期] 字 段。 此欄位是頁面頂端右側的第一個篩選條件。

挑選一些您想要深入瞭解的群組。 您將在下一頁的 [會議檢視] 中深入瞭解。

會議檢視

我們需要讓哪些週期性會議系列變得更精簡？

使用此頁面來篩選您在 [ 概觀 ] 頁面上識別的群組。 例如，如果您想要深入瞭解營銷組織中的週期性會議，您會將 [ 篩選值 ] 下拉式清單設定為 [行銷]。 當您設定此篩選條件時，您會取得已排定群組的會議清單。 此清單顯示成本最高的會議系列，依成本排序。

注意事項

[依 排程器 篩選] 下拉式清單的預設值為 [組織]。 若要依其他組織屬性進行篩選，也就是會議排程器的描述性資訊片段，您必須在建置查詢時將這些屬性新增至 。 請參閱上述步驟 6。

設定篩選之後，請探索每個會議系列的質量與數量計量。 除了會議計數和成本之外，所有計量都是在 開始和結束日期之間發生的會議平均值。

當您將滑鼠停留在 排程器上方時，您會看到已排程會議的個人組織屬性，但不會看到該個人的組織屬性。 此資訊可協助您連絡排程組織，以便變更會議系列，或提供相關建議。

關於空白或「未知」值

如果您的組織隱藏所有電子郵件主旨行和會議標題，[ 會議系列標題 ] 字段可能會空白。 如果 會議系列標題 空白，您仍然可以看到其他欄位，例如 排程器 和相關聯的計量。 如果您需要檢視 會議系列標題，請連絡 Insights 系統管理員。

如果「未知」顯示為 排程器，排程器就不會有組織屬性。 這可能是因為系統管理員上傳的組織數據檔有不完整的數據，或排程器沒有 Viva Insights 授權。

採取行動

尋找貴組織的機會區域。 此頁面包含最佳做法、建議，以及有關如何修改這些昂貴會議的組織方式來回收時間的相關文章連結。

詞彙

檢視報表中各種概念的定義。

參考

報告設定

若要尋找 [ 設定] 頁面，請選取任何報表頁面右上角的 [ 設定 ] 連結。 在 [設定] 中，您可以變更下列參數：

設定名稱 () 描述
選取報表的開始和結束日期 使用行事曆選擇器來設定報表的日期範圍。 您的報表只會包含在開始日期之後和結束日期之前發生的會議。
依排程器檢視報表... 默認值為「組織」，因此所有報表頁面都會依排程器的組織分組。 若要依其他組織屬性分組，也就是會議排程器的描述性資訊片段，您必須在建置查詢時新增這些屬性。 請參閱執行查詢中的步驟 6。
  • 依排程器篩選...
  • 篩選值
 根據會議排程器的特定屬性，設定篩選條件以排除或包含會議。 例如，如果您只想要檢視 Sales 組織中人員排程的會議，您會將 [依排程器篩選] 設定為 [組織]，並將 [篩選值] 設定為 [銷售]。

如果您使用這些篩選條件，您會注意到位於頁面右側的測量會議計數會反映減少的數位。
員工小時的平均成本 設定員工小時的平均成本。 默認值為 75，但您可以將其設定為 0 – 1,000，以計算跨報表的會議時數更精確的值。
  • 依平均會議系列持續時間篩選
  • 依會議系列平均出席率篩選
 設定平均持續時間和出席時間，以篩選報表中出現的會議。 報表會從您稍早設定的兩個日期之間發生的週期性會議所有實例取得這些平均值。

例如，如果您只想要讓報表包含平均介於 30 分鐘到 60 分鐘之間的會議，您會將滑桿的低端設定為 “30”，並將滑桿的結尾設為 “60”。同樣地，如果您只想要讓報表包含 2 到 10 人之間的會議，您會將滑桿的低端設定為 “2”，並將滑桿的結尾設為 “10”。
搜尋會議系列名稱 根據會議標題中的關鍵詞，篩選哪些會議出現在報表中。 例如，如果您只想要在標題中包含具有“monthly” 的會議，您會在這裡的搜尋列中新增 “monthly” 作為關鍵詞。

如果會議召集人修改標題，報表會使用會議系列名稱的最新標題。 報表一次允許一個關鍵詞。
不要包含在報表中 選取複選框以排除可能封鎖在人們行事曆上的會議。 這些區塊可能是人員接受邀請的無會議天數或類似活動，但在整個系列的Teams上沒有人加入會議。 取消選取此方塊以包含所有會議。

Power BI 提示、常見問題集和疑難排解

如需如何共用報告和其他 Power BI 提示、針對任何問題進行疑難排解，或檢閱常見問題集的詳細資訊，請參閱 Power BI 提示、常見問題集和疑難排解。

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