Crear i enviar un missatge de correu electrònic

Quan la vostra organització activa la interacció amb el correu electrònic, hi ha més opcions disponibles, com ara seguir o deixar de seguir, quan redacteu un correu electrònic.

Requisits de llicència i funció

Tipus de requisit	Has de tenir
Llicència	Dynamics 365 Sales Premium o Dynamics 365 Sales Enterprise
Funcions de seguretat	Qualsevol funció de vendes principal, com ara comercial o director de vendes

Crear un missatge

Les característiques de la interacció amb el correu electrònic s'apliquen a tots els correus electrònics que envieu a través del Dynamics 365 Sales. Quan envieu un correu electrònic, s'afegeix automàticament una activitat de correu electrònic al registre i aquest registre es defineix com el valor Referent al missatge. A més, la funció d'interacció amb el correu electrònic recull indicadors clau de rendiment (KPI) i determina on es mostra el correu electrònic en funció dels destinataris (adreces de destinació, de i còpia a).

Nota

• No es pot fer un seguiment dels correus electrònics si un destinatari decideix bloquejar. Més informació: bloqueja els missatges seguits.
• No s'admet la interacció amb el correu electrònic quan envieu correus electrònics massius.

La llegenda següent explica les diferents opcions disponibles:

1. Fitxer adjunt: llista de fitxers adjunts al correu electrònic juntament amb controls per afegir, suprimir i modificar els fitxers adjunts.

2. Segueix o no segueixis: activa el seguiment per fer un seguiment de la interacció del client amb el missatge o desactiva-la per aturar-lo. Altres controls i enllaços apareixen segons sigui necessari, com ara quan un destinatari no permet seguir.

3. Envia més tard: defineix l'hora de lliurament del missatge si no vols enviar-lo immediatament. Els terminis de lliurament recomanats poden aparèixer aquí, en funció de la zona horària del destinatari.

4. Definir un recordatori: configura un recordatori per fer un seguiment en un moment concret. Per exemple, és possible que vulgueu rebre un avís si el missatge no s'obre durant tres dies.

5. Insereix plantilla: insereix text estàndard que pots revisar segons sigui necessari. La vostra organització pot tenir diverses plantilles en funció dels requisits empresarials, com ara un seguiment de la reunió o una introducció. La interacció amb el correu electrònic suggereix una plantilla basada en el rendiment anterior.

Per crear i enviar un correu electrònic:

1. Obriu el registre que voleu afegir a l'activitat (normalment un contacte, una oportunitat, un client potencial o un compte).

2. A la secció Cronologia , seleccioneu + (Crea un registre de cronologia) >Correu electrònic.

3. Seleccioneu un destinatari i introduïu l'assumpte del missatge.

4. Introduïu el cos del missatge o inseriu una plantilla de correu electrònic.

5. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Propina

Per afegir un enllaç al missatge, seleccioneu el text al qual voleu afegir l'enllaç, premeu Ctrl+K i escriviu o enganxeu l'adreça de l'enllaç.

Utilitzar una plantilla de correu electrònic

Les plantilles de correu electrònic són missatges estàndard que envieu habitualment, com ara presentacions, confirmacions, missatges d'agraïment i recordatoris. Poden incloure valors dinàmics que s'emplenen automàticament, com ara el nom del destinatari o un número de comanda. Us ofereixen una forma ràpida de començar quan esteu escrivint missatges habituals.

La interacció amb el correu electrònic analitza el rendiment de tots els missatges que el vostre equip de vendes ha enviat des del Dynamics 365 Sales i identifica les plantilles més reeixides. Mostra totes les plantilles disponibles, però destaca les que ha trobat que generen més obertures, respostes o vendes.

1. Crea un missatge.

2. A la barra d'ordres, seleccioneu Insereix plantilla.

3. A la finestra Plantilles de correu electrònic, seleccioneu la llengua si cal i, a continuació, cerqueu i seleccioneu una plantilla.

1. Seleccioneu Aplica la plantilla.

2. Personalitzeu el contingut de la plantilla segons sigui necessari.

3. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Seguir o deixar de seguir un missatge

Quan seguiu un correu electrònic, la interacció amb el correu electrònic us pot indicar quan el destinatari l'ha obert, hi ha respost, ha obert un fitxer adjunt o hi ha seleccionat un enllaç.

La secció Interacció amb el correu electrònic inclou els indicadors i controls següents:

• : indica que estàs seguint el correu electrònic actual, inclosos els enllaços que incloguis, i que tens l'opció de seguir els fitxers que adjuntis. Seleccioneu No segueixis per deixar de fer el seguiment del missatge.

  Aquest estat és el predeterminat per als missatges nous quan la vostra organització ha activat la interacció amb el correu electrònic i tots els destinataris permeten seguir-lo.

• : indica que no estàs seguint el correu electrònic actual, inclosos els enllaços que incloguis. Tampoc podeu seguir cap fitxer adjunt. Selecciona Segueix per activar el seguiment si els destinataris ho permeten.

• : indica que un o més destinataris tenen el següent definit com a No permetre. No pots seguir aquest missatge tret que suprimeixis els destinataris que no permeten seguir o canviïs la seva configuració.

  • Seleccioneu Preferències de visualització per veure els noms dels destinataris i les preferències següents en una finestra nova. Seleccioneu un nom per obrir el registre del destinatari.
  • Si has suprimit els destinataris que no volen ser seguits o has canviat la configuració per permetre el seguiment, selecciona Torna a provar per tornar-ho a provar.
  • Seleccioneu No segueixis per deixar d'intentar seguir aquest missatge.

Al cap d'uns 15 minuts després de l'obertura d'un missatge seguit, el sistema crea una targeta d'acció a l'Ajudant. La targeta inclou enllaços al missatge i als registres i botons d'acció relacionats per generar una activitat de trucada, posposar l'alerta o descartar-la. Obteniu més informació sobre les comunicacions guiades amb els clients amb l'Ajudant.

Afegir fitxers adjunts seguits

Quan segueixes un fitxer adjunt, la interacció amb el correu electrònic et pot indicar quan el destinatari l'obre. Per seguir els fitxers adjunts, OneDrive per a empreses ha d'estar disponible al Dynamics 365 i la vostra organització ha d'activar l'administració de documents per al correu electrònic. Pregunteu a l'administrador si l'opció de fitxers adjunts seguits no està disponible per a vosaltres.

No pots afegir fitxers adjunts seguits si els destinataris del missatge no permeten seguir-los. Encara podeu afegir fitxers adjunts que no s'hagin seguit. També podeu barrejar fitxers adjunts seguits i no seguits en qualsevol missatge que seguiu.

1. Crea un missatge.

2. Activa el seguiment del missatge.

3. Seleccioneu Desa a la barra d'eines per desar el missatge i activar la funció de fitxers adjunts.

4. A la secció Fitxer adjunt , seleccioneu Fitxer adjunt nou.

5. Seleccioneu Tria el fitxer i, a continuació, localitzeu i seleccioneu el fitxer.

6. Seleccioneu Adjunta per carregar el fitxer.

   Pot trigar uns quants segons a carregar el fitxer, depenent de la seva mida.

7. Selecciona Segueix per fer el seguiment del fitxer adjunt o selecciona No seguir per deixar de seguir-lo.

8. Seleccioneu Tanca per tancar la finestra de fitxers adjunts.

9. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Tria el termini de lliurament més efectiu

Els missatges de correu electrònic poden rebre més o menys atenció en funció de quan arriben a les safates d'entrada dels destinataris. Per exemple, moltes persones comencen el dia amb una safata d'entrada plena, de manera que els missatges que arriben durant la nit han de competir per l'atenció i poden ajornar-se o fins i tot oblidar-se. Els correus electrònics que arriben més tard al dia poden ser notats i gestionats immediatament. Amb la interacció amb el correu electrònic, podeu redactar els missatges de correu electrònic quan us convingui, però deixeu que el Dynamics 365 Sales els lliuri quan sigui millor per als vostres destinataris.

De vegades, el sistema recomana una hora de lliurament en funció de la zona horària del destinatari. Suposa un dia laborable estàndard de 8:00 a 17:00, de dilluns a divendres, i suggereix l'hora comercial més propera si treballeu fora del dia laborable del destinatari. Si el missatge té més d'un destinatari o no es proporciona cap adreça, el sistema no fa cap recomanació.

La vostra organització ha d'activar els mapes del Bing i el destinatari ha de tenir una adreça física a Sales per a la interacció amb el correu electrònic per determinar la zona horària.

Si no es dóna cap recomanació, o si prefereix utilitzar la seva pròpia lògica, pot especificar l'hora de lliurament que triï.

La funció de temps de lliurament està disponible tant per als missatges seguits com per als no seguits.

1. Crea un missatge.

2. Quan estigueu a punt per enviar el missatge, mireu a Envia més tard a la secció Interacció amb el correu electrònic.

   Si el sistema pot recomanar un temps de lliurament, en apareix un aquí. Tant si ho fa com si no, podeu retardar el lliurament de totes maneres.

3. Seleccioneu Envia més tard.

Si el sistema recomana una hora o una data, aquesta informació s'emplena per a vosaltres. Si no, la data està en blanc. En qualsevol cas, utilitza la vostra hora local, no la del destinatari.

1. Utilitzeu els controls Defineix a per definir la data i l'hora de lliurament preferides.

2. Seleccioneu D'acord per desar la configuració i tancar la finestra.

   L'indicador d'enviament retardat es torna verd. Seleccioneu Canvia la planificació o Suprimeix el retard si heu de canviar el retard o enviar el missatge immediatament. Podeu canviar el lliurament programat en qualsevol moment abans que s'enviï el missatge.

   

3. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Els missatges planificats apareixen com a tals a la llista Activitats del registre Referent a . Fins que arribi l'hora programada, podeu suprimir o tornar a programar el missatge des d'allà. També podeu editar la data o l'hora del recordatori de seguiment. No pots canviar cap altra configuració després de seleccionar Envia.

Configurar un recordatori de seguiment de missatges

Si voleu assegurar-vos que no us oblideu de fer un seguiment d'un correu electrònic important, configureu un recordatori. Aquesta funció només està disponible per al correu electrònic enviat.

1. Crea un missatge.

2. Quan estigueu a punt per configurar el recordatori, seleccioneu Defineix el recordatori a la secció Interacció amb el correu electrònic.

   S'obre la finestra Defineix el recordatori .

   

3. Al quadre Títol , introduïu el text que voleu veure quan s'activi el recordatori.

4. A la llista Condició , seleccioneu la condició que activa el recordatori:

   • Si no rebo cap resposta abans: Activa el recordatori si no s'ha rebut cap resposta abans de la data de recordar. Només disponible per als missatges seguits.

   • Si el correu electrònic no s'obre abre: activa el recordatori si el missatge no s'ha obert abans de la data de recordar . Només disponible per als missatges seguits.

   • Recorda'm de totes maneres a: Activa el recordatori a l'hora i la data especificades, passi el que passi.

5. A Recorda per, especifiqueu la data i l'hora per mostrar el recordatori si es compleix la condició .

6. Seleccioneu D'acord per desar la configuració i tancar la finestra.

   L'indicador Defineix el recordatori es torna blau i apareix un breu resum de la configuració del recordatori. Un cop passat el temps de recordatori, el resum s'actualitza per indicar-ho. Selecciona Canvia el recordatori o Suprimeix el recordatori si necessites canviar el recordatori o suprimir-lo.

   

7. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Quan s'activa el recordatori, el sistema crea una targeta d'acció a l'Ajudant. La targeta té una alta prioritat, de manera que hauríeu de veure-la immediatament. La targeta inclou enllaços al missatge i als registres relacionats i botons d'acció per posposar o descartar l'alerta. Obteniu més informació sobre la targeta de recordatori per correu electrònic.

No trobeu les opcions a l'aplicació?

Hi ha tres possibilitats:

• No teniu la llicència ni la funció necessàries. Consulteu la secció Requisits de llicència i funció a la part superior d'aquesta pàgina.
• L'administrador no ha activat la funció.
• La vostra organització està utilitzant una aplicació personalitzada. Consulteu a l'administrador els passos exactes. Els passos que es descriuen en aquest article són específics de les aplicacions Centre de vendes i Sales Professional.

Informació relacionada

Activar la interacció amb el correu electrònic
Visualitzar les interaccions dels missatges amb la interacció amb el correu electrònic
Configurar les preferències de privadesa
Crear plantilles per al correu electrònic