Crear i enviar un missatge de correu electrònic

En general, pots enviar missatges de correu electrònic directament als teus clients des de Dynamics 365 Sales. Tanmateix, quan actives la funció d'interacció per correu electrònic, tens més opcions per als correus, com ara seguir o deixar de seguir, quan redactes un correu.

Poseu-vos en contacte amb l'administrador si no veieu les característiques d'interacció amb el correu electrònic que es descriuen aquí. Més informació: Configurar la interacció amb el correu electrònic.

Consideració

Abans d'utilitzar funcions d'interacció per correu electrònic, assegura't que la zona horària personal de la teva aplicació de vendes coincideixi amb la teva zona horària actual. Aquesta configuració s'utilitza quan programes l'hora de lliurament del correu electrònic i els recordatoris de seguiment. Si no configures aquest valor, l'aplicació utilitza la zona horària personal de la teva aplicació, que pot no coincidir amb la teva zona horària real. Per exemple, si la teva zona horària personal a l'aplicació està configurada a IST (hora estàndard de l'Índia) i la teva hora actual a GMT (Hora mitjana de Greenwich), programar un correu electrònic a les 10:00 AM GMT fixa l'hora de lliurament a les 3:30 PM IST, que pot no ser l'hora prevista de lliurament.
Per establir la teva zona horària personal, ves a la configuració de personalització i canvia Configura la zona horària on et trobes a la teva zona horària actual. Per a més informació, vegeu Defineix les teves opcions personals.

Crear un missatge

Les funcions de l'interacció per correu electrònic s'apliquen a cada correu que envies a través de Dynamics 365 Sales. Quan envieu un correu electrònic, s'afegeix automàticament una activitat de correu electrònic al registre i aquest registre es defineix com el valor Referent al missatge. A més, la funció d'interacció amb el correu electrònic recull indicadors clau de rendiment (KPI) i determina on es mostra el correu electrònic en funció dels destinataris (adreces de destinació, de i còpia a).

Nota

• No pots fer el seguiment dels correus electrònics si un destinatari decideix bloquejar el seguiment. Per a més informació, vegeu els missatges de blocs seguits.
• No s'admet la interacció amb el correu electrònic quan envieu correus electrònics massius.
• Només pots seguir correus electrònics i adjunts que s'envien a través del correu de Dynamics 365. No pots seguir el correu electrònic i els arxius adjunts enviats pel client d'Outlook, tot i que estan marcats com a seguits a Dynamics 365 Sales.

Abans de crear el correu electrònic, entén les diferents opcions disponibles en el formulari de correu:

1. Fitxer adjunt: llista de fitxers adjunts al correu electrònic juntament amb controls per afegir, suprimir i modificar els fitxers adjunts.
2. Segueix o no segueixis: activa el seguiment per fer un seguiment de la interacció del client amb el missatge o desactiva-la per aturar-lo. Altres controls i enllaços apareixen segons sigui necessari, com ara quan un destinatari no permet seguir. Per a més informació, vegeu Seguir o deixar de seguir un missatge.
3. Envia més tard: defineix l'hora de lliurament del missatge si no vols enviar-lo immediatament. Els horaris de lliurament recomanats poden aparèixer aquí, depenent de la zona horària del destinatari.
4. Definir un recordatori: configura un recordatori per fer un seguiment en un moment concret. Per exemple, és possible que vulgueu rebre un avís si el missatge no s'obre durant tres dies.
5. Insereix plantilla: insereix text estàndard que pots revisar segons sigui necessari. La vostra organització pot tenir diverses plantilles en funció dels requisits empresarials, com ara un seguiment de la reunió o una introducció. La interacció amb el correu electrònic suggereix una plantilla basada en el rendiment anterior.

Per crear i enviar un correu electrònic:

1. Obriu el registre que voleu afegir a l'activitat (normalment un contacte, una oportunitat, un client potencial o un compte).
2. A la secció Cronologia , seleccioneu + (Crea un registre de cronologia) >Correu electrònic.
3. Seleccioneu un destinatari i introduïu l'assumpte del missatge.
4. Introduïu el cos del missatge o inseriu una plantilla de correu electrònic.
5. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Propina

Per afegir un enllaç al missatge, seleccioneu el text al qual voleu afegir l'enllaç, premeu Ctrl+K i escriviu o enganxeu l'adreça de l'enllaç.

Utilitzar una plantilla de correu electrònic

Les plantilles de correu electrònic són missatges estàndard que envieu habitualment, com ara presentacions, confirmacions, missatges d'agraïment i recordatoris. Poden incloure valors dinàmics que el sistema omple automàticament, com el nom del destinatari o un número de comanda. Us ofereixen una forma ràpida de començar quan esteu escrivint missatges habituals.

El compromís per correu electrònic analitza el rendiment de tots els missatges que el teu equip de vendes envia des de Dynamics 365 Sales i identifica les plantilles més exitoses. Mostra totes les plantilles disponibles, però destaca les que generen més obertures, respostes o vendes.

1. Crea un missatge.
2. A la barra d'ordres, seleccioneu Insereix plantilla.
3. A la finestra Plantilles de correu electrònic, seleccioneu la llengua si cal i, a continuació, cerqueu i seleccioneu una plantilla.
4. Seleccioneu Aplica la plantilla.
   El contingut de la plantilla s'insereix al cos del missatge.
5. Personalitzeu el contingut de la plantilla segons sigui necessari.
6. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Afegir fitxers adjunts

Quan adjunteu documents, fulls de càlcul o imatges als vostres correus electrònics, podeu seguir aquests fitxers adjunts per saber si el destinatari els va obrir. Pots incloure fitxers adjunts seguits i no seguits al mateix correu electrònic.
Per defecte, no es segueixen els fitxers adjunts. Has de seguir manualment cada adjunt que vulguis controlar. A més, no pots seguir els adjunts quan els destinataris dels missatges no permeten seguir-los.

1. Crea un missatge.

2. A la secció Fitxer adjunt , seleccioneu +.

3. Localitzeu i seleccioneu el fitxer que voleu adjuntar.

4. Seleccioneu Obre.
   Depenent de la mida del fitxer, la connexió pot trigar uns quants segons.

5. Seleccioneu el fitxer adjunt per fer el seguiment i, a continuació, seleccioneu més opcions >Seguir.
   Ara se segueix el fitxer adjunt i la columna Seguit mostra Sí.

   Nota

   L'opció Segueix només està disponible quan la funció de fitxer adjunt millorat està desactivada. Poseu-vos en contacte amb l'administrador per desactivar la característica de fitxers adjunts millorats.

6. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Seguir o deixar de seguir un missatge

Quan seguiu un correu electrònic, la interacció amb el correu electrònic us pot indicar si el destinatari l'ha obert, hi ha respost, ha obert un fitxer adjunt o hi ha seleccionat un enllaç. Per a més informació, vegeu Veure interaccions de missatges amb interacció per correu electrònic.

La secció Interacció amb el correu electrònic inclou els indicadors i controls següents:

Indicador o control	Descripció
	Indica que esteu seguint el correu electrònic actual, inclosos els enllaços que incloeu, i teniu l'opció de seguir els fitxers que adjunteu. Seleccioneu No segueixis per deixar de fer el seguiment del missatge. Aquest estat és el per defecte per als missatges nous quan la teva organització activa la interacció per correu electrònic i tots els destinataris permeten seguir-lo.
	Indica que no seguiu el correu electrònic actual, inclosos els enllaços que incloeu. Tampoc podeu seguir cap fitxer adjunt. Selecciona Segueix per activar el seguiment si els destinataris ho permeten.
	Indica que un o més destinataris han posat el següent a No permetre. No pots seguir aquest missatge tret que suprimeixis els destinataris que no permeten seguir o canviïs la seva configuració. - Seleccioneu Preferències de visualització per veure els noms dels destinataris i les preferències següents en una finestra nova. Seleccioneu un nom per obrir el registre del destinatari. - Si has suprimit els destinataris que no volen ser seguits o has canviat la configuració per permetre el seguiment, selecciona Torna a provar el seguiment per tornar-ho a provar. - Selecciona No segueixis per deixar de seguir aquest missatge. Al cap d'uns 15 minuts després de l'obertura d'un missatge seguit, el sistema crea una targeta d'acció a l'assistent. La targeta inclou enllaços al missatge i als registres i botons d'acció relacionats per generar una activitat de trucada, posposar l'alerta o descartar-la. Obteniu més informació sobre les comunicacions guiades amb els clients amb l'assistent.

Tria el termini de lliurament més efectiu

És possible que els vostres missatges de correu electrònic rebin més o menys atenció en funció de quan arribin a les safates d'entrada dels destinataris. Per exemple, moltes persones comencen el dia amb una safata d'entrada plena, de manera que els missatges que arriben durant la nit han de competir per l'atenció i poden ser ajornats o fins i tot oblidats. Els correus electrònics que arriben més tard al dia poden ser notats i gestionats immediatament. Amb el compromís per correu electrònic, pots redactar els teus missatges quan et sigui convenient, però deixa que Dynamics 365 Sales els lliuri quan sigui millor per als teus destinataris.

De vegades, el sistema recomana una hora de lliurament en funció de la zona horària del destinatari. Suposa un dia laborable estàndard de 8:00 a 17:00, de dilluns a divendres, i suggereix l'hora comercial més propera si treballeu fora del dia laborable del destinatari. Si el missatge té més d'un destinatari o no es proporciona cap adreça, el sistema no fa cap recomanació.

La vostra organització ha d'activar Bing Maps i el destinatari ha de tenir una adreça física a Vendes per a la interacció per correu electrònic i així determinar el fus horari.

Si no es dóna cap recomanació, o si prefereix utilitzar la seva pròpia lògica, pot especificar l'hora de lliurament que triï.

Nota

L'enviament de correus electrònics pot retardar-se fins a 30 minuts.

La funció de temps de lliurament està disponible tant per als missatges seguits com per als no seguits.

1. Crea un missatge.

2. Quan estigueu a punt per enviar el missatge, mireu a Envia més tard a la secció Interacció amb el correu electrònic.

   Si el sistema pot recomanar un temps de lliurament, en apareix un aquí. Tant si ho fa com si no, podeu retardar el lliurament de totes maneres.

3. Seleccioneu Envia més tard.

   

   Si el sistema ha recomanat una data o hora, aquesta informació s'omple per a tu. Si no, la data està en blanc. En qualsevol cas, utilitza la vostra hora local, no la del destinatari.

4. Al quadre de diàleg Planifica el correu electrònic , seleccioneu la data i l'hora de lliurament.

   

   Nota

   El selector de dates utilitza la zona horària personal de la teva aplicació. Assegura't que estigui configurat a la teva zona horària actual. Per a més informació, consulteu la secció de Consideració.

5. Seleccioneu Planifica el correu electrònic.

   L'indicador d'enviament retardat es torna verd. Seleccioneu Canvia la planificació o Suprimeix el retard si heu de canviar el retard o enviar el missatge immediatament. Podeu canviar el lliurament programat en qualsevol moment abans que s'enviï el missatge.

   

6. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Els missatges planificats apareixen com a tals a la llista Activitats del registre Referent a . Fins que arribi l'hora programada, podeu suprimir o tornar a programar el missatge des d'allà. També podeu editar la data o l'hora del recordatori de seguiment. No pots canviar cap altra configuració després de seleccionar Envia.

Configurar un recordatori de seguiment de missatges

Per assegurar-te que no t'oblidis de fer un seguiment d'un correu important, posa un recordatori. Aquesta funció només està disponible per al correu electrònic enviat.

1. Crea un missatge.

2. Quan estigueu a punt per definir el recordatori, a la secció Interacció amb el correu electrònic, seleccioneu Defineix un recordatori.

   

3. Al quadre de diàleg Defineix el recordatori , empleneu els camps següents.

   • Condició: seleccioneu la condició que activa el recordatori:
     • Si no rebo resposta per: Activa el recordatori si no rep cap resposta per part de la data de recordació . Només disponible per als missatges seguits.
     • Si el correu no s'obre per: Activa el recordatori si el missatge no s'obre abans de la data de Recordar . Només disponible per als missatges seguits.
     • Recorda'm de totes maneres a: Activa el recordatori a l'hora i la data especificades, passi el que passi.
   • Recorda per: especifiqueu la data i l'hora per mostrar el recordatori quan es compleixi la condició .
   • Comentari: opcionalment, afegiu una nota al recordatori.

   

   Nota

   El selector de dates utilitza la zona horària personal de la teva aplicació. Assegura't que estigui configurat a la teva zona horària actual. Per a més informació, consulteu la secció de Consideració.

4. Seleccioneu D'acord per desar la configuració i tancar la finestra.

   L'indicador Defineix el recordatori es torna blau i apareix un breu resum de la configuració del recordatori. Un cop passat el temps de recordatori, el resum s'actualitza per indicar-ho. Selecciona Canvia el recordatori o Suprimeix el recordatori si necessites canviar el recordatori o suprimir-lo.

   

5. Seleccioneu Envia o Desa per desar el missatge com a esborrany i acabar-lo més tard.

Quan s'activa el recordatori, el sistema crea una targeta d'acció a l'assistent. La targeta té una alta prioritat, de manera que hauríeu de veure-la immediatament. La targeta inclou enllaços al missatge i als registres relacionats i botons d'acció per posposar o descartar l'alerta. Obtén més informació sobre la targeta de recordatori per correu electrònic.

No trobes la funció a l'aplicació?

Hi ha algunes possibilitats:

• No teniu la llicència necessària per utilitzar aquesta funció. Consulteu la taula de comparació i la guia de llicències per veure quines funcions estan disponibles amb la vostra llicència.
• No teniu la funció de seguretat necessària per utilitzar aquesta característica.
  • Per configurar o configurar una característica, heu de tenir les funcions d'administració i personalització
  • Per utilitzar les funcions relacionades amb les vendes, heu de tenir les funcions de vendes principals
  • Algunes tasques requereixen funcions funcionals específiques.
• L'administrador no ha activat la funció.
• La vostra organització està utilitzant una aplicació personalitzada. Consulteu a l'administrador els passos exactes. Els passos que es descriuen en aquest article són específics de les aplicacions Centre de vendes i Sales Professional.

Informació relacionada

Activar la interacció amb el correu electrònic
Visualitzar les interaccions dels missatges amb la interacció amb el correu electrònic
Configurar les preferències de privadesa
Crear plantilles per al correu electrònic