Příchozí dokumenty

Externí obchodní dokumenty mohou do vaší společnosti přijít jako příloha e-mailu nebo papírová kopie, kterou naskenujete do souboru. Tento scénář je typický pro nákupy, kde takové soubory příchozích dokumentů představují potvrzení o platbě za výdaje nebo malé nákupy.

Na stránce Došlé doklady můžete používat různé funkce ke kontrole účtenek, správě úloh OCR a převodu souborů příchozích dokumentů, ručně nebo automaticky, na příslušné dokumenty nebo deník. linky. Externí soubory lze připojit v jakékoli fázi procesu, včetně zaúčtovaných dokumentů a výsledných položek dodavatele, zákazníka a hlavní kniha.

Scénář použití

V Business Central můžete registrovat soubory nebo papírové kopie přijaté od vašich obchodních partnerů a vytvořit záznam dokumentu. Například nákupní nebo prodejní faktura, dobropis nebo řádek deníku.

Nahrajte přijaté soubory – nebo použijte fotoaparát zařízení k pořízení fotografie – a vytvořte položky, které budou reprezentovat externí dokumenty. U souborů PDF nebo obrázků můžete volitelně nechat externí službu optického rozpoznávání znaků (OCR) generovat elektronické dokumenty, které lze následně převést na záznamy v Business Central.

Poznámka

Funkci OCR poskytují externí poskytovatelé. Vyberte si balíček služeb, který je vhodný pro vaši organizaci a/nebo zemi/oblast. Služby kompatibilní s Business Central a podrobnosti o dostupných funkcích najdete na AppSource.microsoft.com.

Když například od dodavatele obdržíte fakturu ve formátu PDF, můžete ji odeslat službě OCR ze stránky Došlé dokumenty . Alternativně někteří poskytovatelé OCR nabízejí možnost zpracování souborů předávaných na vyhrazenou e-mailovou adresu, která pak automaticky vytvoří související záznam příchozího dokumentu. Po několika sekundách obdržíte soubor zpět od služby OCR jako elektronickou fakturu, kterou lze převést na nákupní fakturu pro dodavatele.

Tip

Vytvářejte záznamy příchozích dokumentů v Business Central přímo z e-mailů odeslaných dodavateli pomocí doplňku Outlook. Další informace najdete v části Použití Business Central jako podnikové schránky v Outlooku.

Funkce příchozího dokumentu

Proces příchozího dokumentu se může skládat z následujících hlavních činností:

• Zaznamenejte externí dokumenty v Business Central vytvořením řádků na stránce Příchozí dokumenty následujícími způsoby:
  • Ručně, buď z počítače, nebo z mobilního zařízení, jedním z následujících způsobů:
    • Použijte tlačítko Vytvořit ze souboru , nahrajte soubor a poté vyplňte příslušná pole na stránce Příchozí dokument .
    • Použijte tlačítko Nový , vyplňte příslušná pole na stránce Příchozí dokument a ručně připojte související soubor.
    • Z tabletu nebo telefonu pomocí tlačítka Vytvořit z fotoaparátu vytvořte nový záznam příchozího dokumentu pomocí vestavěné kamery zařízení.
  • Automaticky přijetím dokumentu ze služby OCR jako elektronického dokumentu poté, co nahrajete nebo odešlete e-mailem související soubor PDF nebo obrázek do služby OCR. Na stránce Příchozí doklad se automaticky vyplní rychlá záložka Finanční informace .
• Pomocí externí služby OCR převeďte soubory PDF nebo obrázky na elektronické dokumenty, které lze převést na záznamy dokumentů v Business Central.
• Vytvořte nové dokumenty nebo řádky obecného deníku pro záznamy příchozích dokumentů zadáním informací tak, jak je čtete z příchozích souborů dokumentů.
• Připojte soubory příchozích dokumentů k nákupním a prodejním dokumentům jakéhokoli stavu, včetně položek dodavatele, zákazníka a hlavní kniha, které jsou výsledkem zaúčtování.
• Prohlédněte si záznamy příchozích dokumentů a jejich přílohy z jakéhokoli nákupního a prodejního dokladu nebo položky nebo vyhledejte všechny hlavní kniha záznamy bez záznamů příchozích dokumentů na stránce Účtový diagram .

Poznámka

Soubory připojené k Karty a dokumenty na kartě Přílohy nejsou zahrnuty na stránce Příchozí dokumenty . Další informace najdete v části Správa příloh, odkazů a poznámek na Karty a dokumenty.

Na	Vidět
Nastavte funkci Příchozí dokumenty a nastavte službu OCR.	Nastavení příchozích dokumentů
Vytvářejte záznamy došlých dokumentů ručně nebo automaticky vyfocením papírové účtenky.	Vytvářejte záznamy příchozích dokumentů
Pomocí služby OCR přeměňte soubory PDF a obrázky na elektronické dokumenty, které lze například v Business Central převést na nákupní faktury. Vyškolte službu OCR, aby se příště vyhnula chybám při zpracování podobných dat.	Použijte OCR k přeměně souborů PDF a obrázků na elektronické dokumenty
Připojte nebo odeberte záznamy příchozích dokumentů pro jakýkoli nezaúčtovaný prodejní nebo nákupní doklad a pro kteréhokoli zákazníka, dodavatele nebo hlavní kniha položku z dokumentu nebo položky.	Vytvářejte záznamy příchozích dokumentů přímo z dokumentů a záznamů
z Účtová osnova a hlavní kniha Záznamy stránky, použijte funkci vyhledávání k nalezení hlavní kniha záznamů pro odeslané dokumenty, které nemají záznamy o příchozích dokumentech, a poté centrálně propojte existující záznamy nebo vytvořte nové s připojenými soubory dokumentů.	Najděte odeslané dokumenty bez záznamů příchozích dokumentů
Získejte lepší přehled nastavením záznamů příchozích dokumentů na Zpracováno a odeberte je z výchozího zobrazení.	Správa mnoha záznamů příchozích dokumentů

Viz také

Nákup
Úprava zaúčtovaných dokumentů
Elektronická výměna dat
Business Central a OneDrive pro obchodní integraci
Použijte Business Central jako svou podnikovou schránku v Outlooku
Odesílejte dokumenty a e-maily
Spolupracujte s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central