Používejte Business Central jako svou podnikovou poštu v Outlooku

Business Central nabízí doplněk, který vám umožní spravovat obchodní interakce s vašimi zákazníky a dodavateli přímo v Microsoft Outlook. S doplňkem Business Central pro Outlook můžete vidět finanční data související se zákazníky a dodavateli a vytvářet a odesílat finanční dokumenty, jako jsou nabídky a faktury.

Doplněk Business Central se skládá ze dvou samostatných doplňků, které poskytují následující funkce:

• Statistiky kontaktů

  Tento doplněk vám umožňuje vyhledávat informace o zákaznících nebo dodavatelích Business Central v e-mailech aplikace Outlook a schůzkách v kalendáři. Umožňuje také vytvářet a odesílat obchodní dokumenty Business Central, jako je prodejní nabídka nebo faktura, kontaktu.

• Zobrazení dokumentu

  Když je obchodní dokument odeslán e-mailem, doplněk poskytuje přímý odkaz z e-mailu na skutečný obchodní dokument v Business Central.

Začněte

1. První věc, kterou musíte udělat, je nainstalovat doplněk Business Central do aplikace Outlook. Je možné, že váš správce již doplněk nainstaloval za vás. Pokud si tedy nejste jisti, zeptejte se svého správce nebo se podívejte na další krok a ověřte, zda je nainstalován.

   Pokud vám doplněk nebyl nainstalován, přečtěte si část Instalace doplňku pro vlastní použití.

2. S nainstalovaným doplňkem můžete přistupovat k doplňku Business Central z jakékoli nové nebo existující e-mailové zprávy nebo události kalendáře v aplikaci Outlook.

   Začněte přihlášením do aplikace Outlook a otevřením e-mailové zprávy. Pak, pokud používáte aplikaci Outlook, přejděte na pás karet a vyhledejte Business Central. Nebo pokud používáte Outlook na webu, v horní části e-mailové zprávy vyberte Aplikace>Business Central nebo přejděte na další akce .

   

   Pokud jste si doplněk nainstalovali sami a rozhodli jste se obdržet vzorový e-mail, zkontrolujte, zda jste ve své doručené poště nenašli uvítací e-mail. Tento e-mail poskytuje informace, které vám pomohou začít.

Při prvním použití doplňku v podokně doplňku Business Central můžete být požádáni o přihlášení. V tomto případě zvolte přihlásit se nyní a podle pokynů na obrazovce se přihlaste do Business Central pomocí svého účtu.

Tip

Pokud používáte nový Outlook na webu, můžete jej připnout Business Central , aby byl vždy okamžitě viditelný, místo abyste museli přecházet na tlačítko více akcí. pohodlné prohlížení statistik kontaktů při procházení různých e-mailů.

Další informace najdete v části Použití doplňků v Outlooku na webu.

Pracujte s kontakty a dokumenty pomocí doplňku Contact Insights

Řekněme, že dostanete e-mail od zákazníka, který chce získat cenovou nabídku na některé položky. Přímo v Outlooku otevřete doplněk Business Central, který rozpozná odesílatele jako zákazníka a otevře zákazníka karta pro danou společnost. Na tomto řídicím panelu vidíte souhrnné informace pro zákazníka a podrobnější informace o konkrétních dokumentech. Můžete se také ponořit do historie prodeje pro zákazníka. Pokud se jedná o nový kontakt, můžete jej vytvořit jako nového zákazníka v Business Central, aniž byste opustili Outlook.

V doplňku můžete vytvořit prodejní nabídku a odeslat ji zpět tomuto zákazníkovi, aniž byste opustili Outlook. Všechny informace, které potřebujete k odeslání prodejní nabídky, jsou k dispozici ve vaší firemní schránce v aplikaci Outlook. Po zadání údajů zašlete cenovou nabídku a zašlete ji e-mailem. Business Central vygeneruje soubor .PDF s prodejní nabídkou a připojí jej k e-mailové zprávě, kterou vytvoříte v doplňku.

Podobně, pokud obdržíte e-mail od dodavatele, můžete doplněk použít k práci s dodavateli a nákupním fakturám.

Někdy chcete vidět více polí, než můžete vidět v doplňku, například když chcete vyplnit řádky ve faktuře. Chcete-li získat trochu více prostoru pro práci, můžete doplněk vysunout na samostatnou stránku. Stále je součástí Outlooku, ale máte více místa. Jakmile zadáte data pro dokument do rozbalovacího zobrazení, změny se automaticky uloží. Následující části vás provedou některými základními úkoly, které vám poskytnou obecné pochopení, jak jej používat.

Tip

Úkoly vysvětlují, jak používat doplněk z e-mailové zprávy. Ale totéž můžete udělat ze schůzky v kalendáři v Outlooku.

Při psaní e-mailu vyhledejte obchodní kontakt

1. Vytvořte novou e-mailovou zprávu.

2. Na pásu karet přejděte do Business Central a vyberte Kontaktní statistiky. Nebo pokud používáte Outlook na webu, v horní části zprávy vyberte Aplikace>Business Central>Contact Insights.

3. V podokně doplňků Business Central , které se otevře, vyhledejte a vyberte požadovaný kontakt.

   V podokně se zobrazí přehled kontaktu a kontakt se přidá do Na řádek e-mailu.

Zobrazit a změnit kontaktní údaje nebo změnit společnost

Panel akcí v horní části podokna doplňku Business Central obsahuje několik akcí, které vám umožní proniknout hlouběji do podrobností o kontaktu a změnit věci.

Můžete například otevřít úplné kontaktní údaje tak, jak byste je viděli v Business Central. Pokud spolupracujete s více než jednou společností Business Central, můžete mezi společnostmi snadno přecházet.

Sledujte příchozí dokumenty

Možná používáte seznam Došlé dokumenty v Business Central ke sledování dokumentů ke zpracování, které vám dodavatelé zasílají, jako je nákupní faktura, kterou je třeba zaplatit. Pokud tak učiníte, můžete snadno vytvořit záznamy Došlé dokumenty z doplňku Outlook a zahrnout e-mailové přílohy.

1. Když obdržíte e-mail od dodavatele, který má přílohu, zvolte Business Central>Kontaktovat statistiky.

2. Na panelu akcí doplňku vyberte Zobrazit další akce a poté vyberte možnost Odeslat do příchozích dokumentů… akce.

Vytvořte a odešlete nový dokument kontaktu

1. Na pásu karet nebo ve spodní části e-mailové zprávy vyberte Business Central>Nový a poté vyberte typ dokumentu, který chcete vytvořit, např. jako Nabídka prodeje.
2. Proveďte změny v dokumentu v podokně doplňků Business Central .
3. Když je dokument připraven k odeslání kontaktu, na panelu akcí vyberte Zobrazit další akce a poté vyberte možnost Odeslat e-mailem akce.

Připojte soubory k záznamům

Vaše e-mailová schránka často slouží jako zdroj příchozích souborů, které zahajují nebo odblokují pracovní postupy. Soubory mohou obsahovat věci, jako jsou platby faktur ve formátu PDF, fotografie zboží nebo požadavky v dokumentu aplikace Word. Při práci v Outlooku se záznamy Business Central, jako jsou dodavatelé, zákazníci, nákupní faktury nebo prodejní objednávky, můžete tyto soubory připojit k záznamům.

Soubory můžete připojit několika způsoby. Jedním ze způsobů je nahrát soubory z vašeho zařízení. Druhým způsobem je nahrát soubory, které jsou připojeny k e-mailu. Předpokládejme například, že dostanete e-mail se soubory od kontaktu. Doplněk automaticky zobrazí záznam kontaktu, který odpovídá odesílateli e-mailu. Odtud můžete přejít na dokument pro daný kontakt, jako je nejnovější prodejní objednávka. Jakmile identifikujete objednávku, ke které se e-mail vztahuje, rychle nahrajete soubory z e-mailu do této objednávky.

Po připojení souboru mohou spolupracovníci soubor okamžitě stáhnout a zobrazit z Přílohy FactBox v libovolném ze svých klientů Business Central. Nebo mohou soubor otevřít v OneDrive a sdílet a spolupracovat se svým oddělením.

Jak připojit soubor

1. Otevřete e-mail a vyberte Business Central>Kontaktovat statistiky.

2. Na liště akcí doplňku vyberte Zobrazit další akce>Přílohy.

   Otevře se stránka Přiložené dokumenty , na které jsou uvedeny všechny dokumenty, které jsou již připojeny k záznamu.

3. Vyberte Připojené soubory... a poté vyberte jednu z následujících možností:

   • Chcete-li nahrát všechny nebo vybrané soubory, které jsou připojeny k e-mailu, vyberte Připojit z e-mailu .
   • Vyberte Nahrát ze souboru , chcete-li nahrát jeden nebo soubory ze svého zařízení.

Poznámka

Soubory nelze připojit ke všem záznamům. Tato funkce je dostupná pro záznamy, které používají Přílohy FactBox, jako je dodavatel, zákazník, nákupní faktura nebo prodejní objednávka.

Zobrazte dokument z e-mailu pomocí doplňku Zobrazení dokumentu

Ať už se jedná o e-mail, který jste odeslali nebo přijali, můžete zobrazit jakýkoli dokument Business Central, jako je prodejní nabídka, přímo v aplikaci Outlook. Odtud můžete provádět změny a přecházet na související informace – stejně jako v Business Central.

Pokud používáte aplikaci Outlook, stačí vybrat Odkaz na dokument v horní části e-mailové zprávy. V případě Outlooku na webu vyhledejte v e-mailové zprávě odkaz na odkaz na dokument. Text odkazu reference bude obsahovat číslo dokumentu, které vychází z číselné řady používané v Business Central. Například odkaz na prodejní nabídku by byl něco jako nabídka prodeje S-QUO1000.

Tip

Počínaje první vlnou vydání v roce 2022 se dokumenty otevírají v novém okně prohlížeče se všemi funkcemi, které znáte z Business Central. Můžete procházet z dokumentu do seznamu a zpět, otevírat seznamy v Excelu, odesílat dokumenty k tisku a spouštět nebo Preview související sestavy. Při otevírání dokumentů z aplikace Outlook máte také k dispozici všechny známé klávesové zkratky.

Viz také

Příprava na podnikání
Získání Business Central na mém mobilním zařízení
Posílejte dokumenty e-mailem
Finance
Prodej
Nákup
Minimální požadavky na aplikaci Outlook
Používejte doplňky v Outlooku na webu

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central