Přehled správy hotovosti

Tento článek poskytuje přehled funkcí správy hotovosti v pokladním místě Microsoft Dynamics 365 Commerce (POS). Poskytuje také pokyny pro nastavení funkcí sledovatelnosti hotovosti pro oboustranné transakce.

Note

Základní informace o možnostech správy hotovosti v Commerce naleznete v části Správa směn a zásuvky s hotovostí.

Řízení hotovosti je klíčovou funkcí pro maloobchodní prodejce ve fyzických prodejnách. Maloobchodníci chtějí, aby jejich prodejny měly systémy, které pomáhají zajistit úplnou sledovatelnost a odpovědnost za hotovost a jejich pohyb v různých registrech a pokladnách v obchodě. Musí být schopni odsouhlasit všechny rozdíly a určit zodpovědnosti.

Dynamics 365 Commerce poskytuje funkce správy hotovosti v aplikaci POS. Maloobchodníci mají dvě možnosti správy hotovosti:

• Jednostranné hotovostní transakce – Tato možnost umožňuje maloobchodníkům odsouhlasovat hotovost pro obchod, ale neumožňuje jim přesně určit odpovědnost v případě nesrovnalosti v hotovosti. Po provedení jednostranné hotovostní transakce již není potřeba žádná další akce, protože je považována za dokončenou.
• Oboustranné hotovostní transakce – Tato možnost umožňuje sledovatelnost hotovosti, která vynucuje oboustranné hotovostní transakce a pomáhá určit odpovědnost za všechny pohyby hotovosti. Když pokladník provede operaci (například odebrání platidla), druhý pokladník, který obdrží peníze, musí tuto akci odsouhlasit, aby zajistil, že částka transakce je správná.

Nastavení funkce sledovatelnosti hotovosti

Pokud chcete nastavit funkci sledovatelnosti hotovosti tak, že nakonfigurujete profil funkčnosti pro obchody, postupujte takto:

1. V centrále Commerce přejděte na Maloobchodní a velkoobchodní prodej > Instalace kanálu > Nastavení POS > Profily POS > Funkční profily.
2. Vyberte profil funkčnosti propojený s obchody, pro které chcete nastavit funkci sledovatelnosti hotovosti.
3. V části Funkce funkčního profilu v nabídce Rozšířené řízení hotovosti nastavte možnost Zapnout sledovatelnost hotovosti na Ano.

Note

Chcete-li používat funkci sledovatelnosti hotovosti, musíte nejprve nastavit jeden nebo více trezorů pro obchod. Toto nastavení je vyžadováno, protože systém očekává, že bude vybrán trezor pro operace Deklarovat počáteční částku a Odvoz do trezoru.

Nastavení trezoru

Lze definovat a udržovat více trezorů pro obchod.

Pokud chcete nastavit bezpečný trezor v ústředí commerce, postupujte takto:

1. Přejděte na Retail a Commerce > Kanály > Obchody > Všechny obchody.
2. V poli ID maloobchodního kanálu vyberte ID maloobchodního kanálu obchodu, pro který chcete nastavit trezor.
3. V podokně Akce na kartě Nastavení ve skupině Nastavení zvolte Trezory.
4. Na stránce Deklarace trezoru zvolte Nový.
5. Do pole Název zadejte název trezoru.
6. Opakujte kroky 4 a 5 pro každý další trezor, který chcete přidat.
7. Spusťte úlohu distribučního plánu 1070 Konfigurace kanálu, aby se synchronizovaly konfigurace trezoru s databází kanálu.

Jak je zpracována správa hotovosti, když je zapnutá funkce sledování hotovosti

Správa hotovosti je řešena následujícími způsoby, když je zapnutá funkce sledování hotovosti:

• Uživatel, který spouští operaci Deklarace počáteční částky, musí zadat zdroj hotovosti. Uživatel může vyhledat dostupné trezory, které jsou definovány v obchodě. Pak mohou vybrat trezor, ze kterého hotovost pochází, aby se dostala do registru.
• Uživatel, který spustí operaci Odstranění úhrady, je vyzván k výběru ze seznamu otevřených transakcí s plovoucím vstupem. Pokud odpovídající položka float v systému neexistuje, může uživatel vytvořit nepropojenou transakci odebrání nabídek.
• Uživatel, který spustí operaci Zadání plovoucího zůstatku, je vyzván k výběru ze seznamu otevřených transakcí odstranění úhrady. Pokud v systému neexistuje odpovídající odebrání úhrady, uživatel může vytvořit nepropojenou transakci plovoucího zůstatku.
• Uživatel, který spouští operaci Odvod do trezoru, je vyzván k výběru trezoru, do kterého se odvádí hotovost.

Odsouhlasení transakce

Když se uživatel rozhodne uzavřít směnu, systém ověří, zda ve směně neexistují žádné neodsouhlasené transakce řízení hotovosti. Směnu nelze uzavřít, pokud existují transakce, u nichž bylo zrušeno odsouhlasení.

Transakce mohou být odsouhlaseny buď automaticky systémem, nebo manuálně uživatelem.

Automatické odsouhlasení transakce

Automatické odsouhlasení transakcí nastane, když systém automaticky srovná transakce po konkrétních akcích.

Uživatel například provádí operaci řízení hotovosti (například odstranění nabídek) ve směně A, aby odeslal 20 USD na směnu B. Když uživatel ve směně B provede operaci záznam o plovoucím stavu a vybere transakci, tyto dvě transakce se automaticky sloučí.

Ruční odsouhlasení transakce

Pokud se automatické odsouhlasení transakcí nestane, potřebujete ruční odsouhlasení transakcí.

V předchozím příkladu, pokud uživatel ve směně B neprovede operaci Zadání plovoucího zůstatku nebo nevybere správnou transakci během operace Zadání plovoucího zůstatku, akce odebrání úhrady zůstane neodsouhlasená a vyžaduje ruční odsouhlasení.

Pokud chcete ručně sloučit směnu nebo mezi směnami, můžou uživatelé s potřebnými oprávněními provádět operaci Spravovat směny . Zobrazení Správa směn usnadňuje zobrazení směn, které mají neodsouhlasené transakce. Uživatel může vybrat směnu a poté vybrat Odsouhlasit pro zobrazení seznamu odsouhlasených a neodsouhlasených transakcí na samostatných kartách. Uživatel pak může buď vybrat neodsouhlasené transakce a odsouhlasit je, nebo vybrat dříve odsouhlasené transakce a zrušit jejich odsouhlasení. Pokud se při odsouhlasení nevyrovnává vybraná transakce, uživatel musí zadat popis důvodu nevyrovnaného odsouhlasení. Uživatel může pokračovat v odsouhlasení a zrušení odsouhlasení transakcí, dokud není směna uzavřena. Po uzavření směny však nelze zrušit odsouhlasení transakcí.

Správa trezoru

V Dynamics 365 Commerce můžete provést vyrovnání hotovosti pouze na úrovni směny. Chcete-li spravovat hotovost v trezoru, musíte trezor obsluhovat prostřednictvím směny.

Important

Správa trezoru vyžaduje vyhrazenou pokladnu, která se nepoužívá pro žádné prodejní transakce.

Příklad obchodního procesu pro správu hotovosti pomocí trezoru

Následující příklad popisuje obchodní proces pro správu hotovosti, který využívá trezor.

Na začátku dne vedoucí prodejny deklaruje počáteční částku v trezoru. Zde jsou kroky, které musí vedoucí prodejny dodržovat.

1. Otevře směnu na vyhrazené pokladně pro trezor.
2. Přejde do operace Správa trezoru, vyberte trezor a poté vyberte Deklarovat počáteční částku.
3. Zadá částku a poté vybere Uložit.

Když je pokladní připraven začít den, otevře směnu a přes vedoucího prodejny dostane z trezoru počáteční částku. Zde jsou kroky, které musí pokladní a vedoucí prodejny dodržovat.

1. Pokladní otevře směnu na pokladně (například směna A).
2. Vedoucí prodejny přejde na operaci Správa trezoru ve vyhrazené pokladně pro trezor, provede operaci Odstranění úhrady a vybere správné množství a směnu pro odstranění. Směna musí být otevřena v pokladně, do které se peníze z trezoru převádějí.
3. Pokladník vezme peníze, provede operaci Deklarovat počáteční částku ve své pokladně a vybere transakci, která byla vytvořena dříve, aby odrážela počáteční částku. Tyto akce spustí automatické odsouhlasení dvou transakcí.

Pokladní pak provádí pravidelné prodejní transakce po celý den.

Když je hotovost v pokladní zásuvce nad definovaným limitem, je pokladník upozorněn na přebytečnou hotovost a provede bezpečný odvod. Zde jsou kroky, které musí pokladní a vedoucí prodejny dodržovat.

1. Pokladní předá peníze vedoucímu prodejny. Případně pokladník odvede peníze do trezoru tak, že vybere Odvod do trezoru, zadá částku a vybere trezor, do kterého mají peníze odvést.
2. Vedoucí prodejny spočítá peníze a poté přejde k operaci Správa trezoru ve vyhrazené pokladně pro trezor.
3. Vedoucí prodejny vybere trezor, vybere Zadání plovoucího zůstatku a poté vybere transakci, která byla vytvořena dříve. Tyto akce spustí automatické odsouhlasení dvou transakcí.

Pokladní na konci dne odvede celou hotovost v pokladní zásuvce do trezoru, deklaruje hotovost a naslepo zavře směnu. Zde jsou kroky, které musí pokladní dodržovat.

1. Vybrat Odvod do trezoru, zadat částku a vybrat trezor, do které chce peníze odvést.
2. Vybrat Deklarace úhrad a poté jako částku vyberte 0 (nula).
3. Výběrem možnosti Zavřít bez zadání částky zavřete směnu bez zadání částky.
4. Předat peníze vedoucímu prodejny nebo je odvést do trezoru.

Manažer odsouhlasí poslední transakci odvodu do trezoru, provede odvod do banky a uzavře obě směny (pokladní směnu a směnu pro trezor). Zde jsou kroky, které musí vedoucí prodejny dodržovat.

1. Přejde na operaci Správa trezoru ve vyhrazené pokladně pro trezor.
2. Vybere trezor, vybere Zadání plovoucího zůstatku a poté vybere transakci, která byla vytvořena dříve. Tyto akce spustí automatické odsouhlasení dvou transakcí.
3. U vybraného trezoru vybere Odvod do banky a poté vybere peníze, které je třeba odvést do banky.
4. Ukončí operaci Správa trezoru a poté vybere Deklarace úhrad pro deklarování zůstatku v trezoru.
5. Přejde do operace Správa směn, vyberte směnu zavřenou bez zadání částky pro pokladníka a poté směnu zavře. Záznam na vyhrazeném registru pro trezor ukazuje jednu nesouladnou transakci (Deklarace počáteční částky), kterou jste provedli pro trezor. Protože se očekává, že peníze budou přidány z externího zdroje (jako je banka), nelze tuto transakci automaticky odsouhlasit. Je nutné ji odsouhlasit ručně. Vedoucí prodejny vybere neodsouhlasenou transakci a poté směnu uzavře.

Důležité poznámky ke správě trezoru

• Peníze, které zůstávají v bezpečí na konci dne, se automaticky nepřenesou na další den. Vedoucí prodejny musí deklarovat počáteční částku v trezoru následující den.
• Pro všechny akce související s trezorem musí uživatel použít operaci Správa trezoru. Neexistuje žádný jiný způsob, jak vybrat trezor, do kterého se zaznamenávají hotovostní transakce. Operace Deklarovat počáteční částku, Zadání plovoucího zůstatku, Odebrání úhrady a Odvod do banky musí být prováděny v kontextu operace Správa trezoru.
• Před uzavřením směny spojené s trezorem musí uživatel provést operaci Deklarace zůstatku ve vyhrazené pokladně pro trezor. Tato operace je jediná, která se nevyskytuje v kontextu trezoru. Proto není k dispozici v operaci Spravovat trezor. Pokud se stejná pokladna používá ke správě více trezorů, deklarace zůstatku musí být součtem peněz ve všech těchto trezorech.
• Operace Deklarovat počáteční částku na trezoru není automaticky odsouhlasena. Je nutné ji odsouhlasit ručně.
• Operace Deklarovat počáteční částku je k dispozici na dvou úrovních v operaci Správa trezoru: úroveň směny a úroveň trezoru. Chcete-li deklarovat počáteční částku pro trezor ve vyhrazené pokladně pro tento trezor, musí uživatel spustit operaci Deklarovat počáteční částku v operaci Správa trezoru. Operaci Deklarovat počáteční částku na úrovni směny lze použít, pokud jsou v pokladní zásuvce, která je spojena s danou pokladnou, nějaké další peníze.
• Chcete-li převádět peníze v obou směrech mezi trezorem a směnou, směna musí být otevřena v pokladně, která peníze odesílá nebo přijímá. V předchozím příkladu pro správu trezoru musí být směna A otevřena, než mohou být peníze převedeny z trezoru do této směny.
• Pokud je povolena funkce sledovatelnosti hotovosti, může uživatel provést odvod do trezoru výběrem jednoho typu zůstatku v jedné transakci. Pokud zásuvka na peníze obsahuje více druhů úhrad (například hotovost v amerických dolarech [USD], hotovost v kanadských dolarech [CAD] a šek), musí uživatel provést jeden bezpečný odvod na každý typ úhrady.
• Systém podporuje zaúčtování odvodů do trezoru a odvodů do banky na příslušné účty hlavní knihy (GL), jak je definováno na stránce Úhrady v Commerce headquarters (Prodejna > Způsoby platby > Úhrada). Když se operace Odvod do banky použije k přesunu peněz z trezoru do banky, peníze se odečtou z hlavní knihy odvodu do trezoru a přičtou se v hlavní knize odvodu do banky. Přestože částky odvedené do trezoru jsou zaznamenány v hlavní knize odvodu do trezoru, peníze, které jsou přesunuty z trezoru, neaktualizují tuto hlavní knihu. Jiné transakce správy hotovosti (například Zadání plovoucí částky a Odstranění úhrady) nejsou zaznamenány v žádné konkrétní hlavní knize.

Finanční odsouhlasení v obchodě

Když jsou transakce správy hotovosti zpracovány v ústředí, systém používá parametry, které definujete v části Výpis/uzavření stránky Všechny obchody k ověření těchto transakcí. Pokud však aktivujete funkci finančního vyrovnání v ústředí, uživatel POS uvidí výsledek těchto ověření při pokusu o uzavření směny v POS.

Pokud chcete nastavit funkci finančního vyrovnání v ústředí, postupujte takto:

1. V pracovním prostoru Správa funkcí zapněte funkci Výkazy maloobchodu – Postupné.
2. V profilu funkcí POS příslušného obchodu nastavte u možnosti Povolit finanční odsouhlasení v obchodě hodnotu Ano.

Další informace o funkci finančního odsouhlasení naleznete v části Finanční odsouhlasení v obchodě.

Správa hotovosti pro více měn

Maloobchodníci můžou nakonfigurovat poS tak, aby jako platbu za transakci přijímali více měn, ale za normálních okolností je možné vrácenou změnu zadat pouze ve výchozí měně obchodu.

Prodejce například nakonfiguruje obchod v USA s americkými dolary (USD) jako výchozí měnu, ale zákazník platí za transakci pomocí eur (EUR). Drobné za transakci může obchodník vrátit pouze ve výchozí měně obchodu USD. V tomto scénáři na začátku pracovního dne hotovostní zásuvka obsahuje pouze USD, ale na konci pracovního dne hotovostní zásuvka obsahuje více měn (USD a EUR).

Někteří maloobchodníci se rozhodnou vylepšit své POS, aby umožnili pokladníkům vracet peníze v uhrazené měně, ale k tomu jsou zapotřebí operace pro správu hotovosti, jako je Počáteční částka výkazu, Plovoucí úhrada a Odebrat úhradu, aby také podporovala cizí měny a maloobchodníci mohli zaúčtovat pohyby měn v rámci různých transakcí.

S Commerce verze 10.0.38 podporují všechny operace pro správu hotovosti kromě výchozí měny obchodu i cizí měny.

Pokud chcete nakonfigurovat správu hotovosti napříč několika měnami, abyste mohli sledovat pohyby měn napříč různými transakcemi, postupujte takto:

1. V Commerce headquarters přejděte na možnost Maloobchod a obchodování > Kanály > Obchody > Všechny obchody.
2. Vyberte obchod, pro který chcete povolit správu hotovosti ve více měnách.
3. Vyberte kartu Nastavení a poté vyberte Výkaz hotovosti pro otevření podporovaných nominálních hodnot v různých měnách pro obchod, jak je znázorněno na následujícím ukázkovém obrázku.
4. Přidejte požadované nominální hodnoty pro měny, které chcete sledovat, spolu s výchozí měnou obchodu.
5. Přejděte do formuláře podrobností obchodu a nastavte konfiguraci Výpočet počáteční částky na Součet, jak je znázorněno na následujícím ukázkovém obrázku.
6. Spusťte úlohu 1070 – Konfigurace kanálu.
7. Přejděte do nákupního systému pro obchod, kde chcete povolit správu hotovosti v několika měnách.
8. Spusťte operaci Počáteční částka výkazu.
9. Volbou Počet otevřete podporované nominální hodnoty.
10. Vyberte symbol filtru, vyberte požadovanou měnu, zadejte počáteční částku a poté vyberte Uložit.
11. Opakujte předchozí postup a přidejte počáteční částku pro všechny požadované měny. Konfigurace popsaná v kroku 5 zajišťuje, že se pro výpočet počáteční částky sčítají různé částky ve více měnách. Na transakci lze přidat pouze jednu částku měny, takže pokus o přidání počátečních částek pro více měn v jedné transakci způsobí chybu. Podobné zkušenosti lze použít pro operace Plovoucí úhrada a Odebrat úhradu.
12. Během pracovního dne můžete odebrat zůstatek měny z pokladen pomocí operací Odvod do trezoru a Odvod do banky.
13. Na konci pracovního dne můžete pomocí operace Deklarovat úhradu zaznamenat součty ve všech měnách. Operace Deklarovat úhradu podporuje záznam dat ve více měnách v jedné transakci, takže není nutné zaznamenávat součty po jedné měně.