Del via

Opsætte e-dokumenter

Vigtigt

E-dokumenters kernemodul er en ramme. Der er som standard ikke noget felt til Tjenesteintegration. Hvis du finder indstillingerne for dokumentformat som standard, skal du huske, at de tilbydes som eksempler. Lokaliseringsapps skal indeholde formatdetaljer, fordi de er specifikke for lokale krav.

Bemærkning

En standarddokumentformat PEPPOL er et globalt format i feltet Dokumentformat. Husk, at du sandsynligvis ikke kan bruge dette format, som det er. Det er et W1-format, der leveres af Microsoft for at vise, hvordan man bruger denne funktion. Vi anbefaler, at du tester det eksisterende PEPPOL-format, før du begynder at bruge dette format.

Den første trin til konfiguration af elektroniske dokumenter (e-dokumenter) er at konfigurere e-dokumenttjenesten til e-dokumentkommunikation.

Konfigurere tjenesten til e-dokument

Følg disse trin for at konfigurere en e-dokumenttjeneste.

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., angiv E-dokumenttjenester, og vælg derefter det relaterede link.

  2. Vælg Ny, og konfigurer derefter felterne i oversigtspanelet Generelt på siden E-dokumenttjeneste som beskrevet i følgende tabel.

    Felt Beskrivelse
    Kode Vælg opsætningskoden for elektronisk eksport.
    Beskrivelse Angiv en kort beskrivelse af opsætningen af den elektroniske eksport.
    Dokumentformat Eksportformatet for opsætningen af den elektroniske eksport. Der er som standard to indstillinger i dette felt. Du kan vælge PEPPOL BIS 3 som et generisk kodebaseret format eller Data Exchange når du skal konfigurere pre-dokumenter af specifikke formater på oversigtspanelet Data Exchange Definition.
    Serviceintegration Vælg integrationskode for opsætningen af elektronisk eksport. I øjeblikket er den eneste mulighed Ingen integration.

  3. På oversigtspanelet Importerer skal du udfylde felterne som beskrevet i følgende tabel.

    Felt Beskrivelse
    Automatisk indlæsning Angiv, om dokumenter skal indlæses automatisk fra tjenesten.
    Automatisk behandling Angiv, om Business Central bruger din e-dokumentopsætning til automatisk at oprette et købsdokument baseret på det modtagne e-dokument. Hvis du vælger Nej, oprettes e-dokumentet i Business Central, men du skal gennemgå oplysningerne, før du opretter købsdokumentet.
    Valider modtagende virksomhed Angiv, om modtagende virksomhedsoplysninger skal valideres under indlæsning.
    Løs enhed Angiv, om enheden skal løses under indlæsning.
    Opslagsvarereference Angiv, om der skal søges efter en vare efter varereferencen under indlæsning.
    Slå GTIN for vare op Angiv, om der skal søges efter varer efter GTIN (Global Trade Item Number) under indlæsning.
    Slå kontotilknytning op Angiv, om der skal søges efter konti i kontotilknytning efter den indgående tekst under indlæsning.
    Godkend linjerabat Angiv, om en linjerabat skal valideres under indlæsning.
    Anvend fakturarabat Angiv, om der skal anvendes en fakturarabat under indlæsning.
    Bekræft totaler Angiv, om der skal godkendes total for fakturaer under indlæsning.
    Opret kladdelinjer Angiv, om der skal oprettes kladdelinje i stedet for købsdokument. Vælg denne indstilling, hvis du vil bruge kladder som destination for dine fakturaer.
    Finanskladdetypenavn Angiv navnet på finanskladdeskabelonen, der bruges til oprettelse af kladdelinjer. Feltet kan anvendes, hvis du vil bruge kladder som destination for dine fakturaer.
    Finanskladdenavn Angiv navnet på den finanskladdebatch, der bruges til oprettelse af kladdelinjer. Feltet kan anvendes, hvis du vil bruge kladder som destination for dine fakturaer.
    Batchens starttidspunkt Angiv starttidspunktet for importsager.
    Minutter mellem kørsler Angiv antallet af minutter mellem kørsel af indlæsningsjobs.

  4. Hvis du valgte Dataudveksling i feltet Dokumentformat på oversigtspanelet Generelt, brug Dataudvekslingsdefinitionen-oversigtspanelet til at indstille følgende felter.

    Felt Beskrivelse
    Dokumenttype Angiv den dokumenttype, der bruger dataudveksling til import og eksport af dataene. Eksempler omfatter salgsfaktura, salgskreditnota og Købsfaktura.
    Definitionskode for indlæsning af dataudveksling Angiv den dataudvekslingskode, der bruges til import af dataene. Brug kun dette felt til at modtage et dokument i købsprocessen.
    Definitionskode for udlæsning af dataudveksling Angiv den dataudvekslingskode, der bruges til eksport af dataene. Brug kun dette felt til at levere dokumenter i salgsprocessen.

Bemærkning

Der er dataudvekslingsdefinitioner for PEPPOL-formatet, der er relateret til standard salgs- og købsdokumenter. Du kan dog sandsynligvis ikke bruge disse definitioner, som de er. De er alle W1-formater, der leveres for at vise, hvordan man bruger denne funktion. Vi anbefaler, at du tester det eksisterende PEPPOL-format, før du begynder at bruge dem.

Hvis du har konfigureret formatet Dataudvekslingsdefinition i lokaliseringen, kan du tilføje en linje for hver dokumenttype, du har brug for. Tilføj linjer, der matcher standarddataudvekslingseksemplet for W1 PEPPOL-formatet. Du skal først vælge indstillingen Dokumenttype for hver linje, du har brug for. For hver datatype skal du vælge værdien Import Data Exchange Def. Code eller Export Data Exchange Def. Code, som du vil bruge.

Hvis du ikke bruger Data Exchange Definition-formatet, kan du oprette og konfigurere formater ved at bruge grænsefladen. Juster oplysningerne på linjerne Eksportér kortlægning og Importér kortlægning, hvor du kan finde de tabeller og felter, der skal konfigureres transformationsregler. I dette tilfælde skal du tilføje en ny mulighed for dit format i feltet Dokumentformat.

  1. På oversigtspanelet Eksporterer skal du udfylde felterne som beskrevet i følgende tabel:

    Felt Beskrivelse
    Batcheksport Angiv, om tjenesten bruger batchbehandling til eksport af e-dokumenter.
    Integrer dokument-PDF til eksport Angiv, om der skal integreres en PDF-version af e-dokumentet i e-dokumentfilen, når du eksporterer.

    Bemærkning

    Indstillingen Integrer dokument PDF til eksport kan gøre livet lidt lettere. Når du lægger et dokument op, opretter Business Central en PDF-fil og integrerer den som en vedhæftet PDF-fil i e-dokumentet. PDF-filen er en menneskeligt læsbar version, der er lettere at forstå end den fulde XML i PEPPOL-formatet.

Understøttede dokumenttyper

Understøttede dokumenttyper er baseret på det valgte dokumentformat. For at kontrollere, hvilke dokumenttyper der understøttes, skal du på E-dokumenttjenester siden vælge handlingen Understøttede dokumenttyper . E-Document Service Understøttede kildedokumenttyper åbnes. I kolonnen Kildedokumenttype kan du vælge forskellige dokumenttyper til det format, du vil bruge. Brug kun dokumenttypen, hvis det pågældende dokument er markeret.

Konfigurere dokumentafsendelsesprofil

Du kan konfigurere en foretrukken metode til afsendelse af salgsdokumenter for hver debitor. På denne måde behøver du ikke at vælge en afsendelsesindstilling, hver gang du vælger handlingen Bogfør og send. På siden Profiler for afsendelse af dokumenter kan du oprette forskellige afsendelsesprofiler, som du kan vælge i feltet Dokumentafsendelsesprofil på et debitorkort. Du kan markere afkrydsningsfeltet Standard for at angive, at dokumentafsendelsesprofilen er standardprofilen for alle debitorer, hvis profil ikke er angivet i feltet Dokumentafsendelsesprofil.

Denne funktion bruges til at konfigurere automatisering af elektronisk fakturering. Når du vælger Bogfør og send i et salgsdokument, viser dialogboksen Bekræftelse af bogføring og afsendelse den anvendte afsendelsesprofil. Det er enten den profil, der er oprettet for kunden, eller standardprofilen for alle kunder.

Følg disse trin for at oprette en dokumentafsendelsesprofil.

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., angiv Dokumentafsendelsesprofil, og vælg derefter det relaterede link.

  2. På siden Dokumentafsendelsesprofil skal du vælge Ny.

  3. Udfyld de obligatoriske felter i Generelt-oversigtspanel.

  4. I oversigtspanelet Sender indstillinger skal du udfylde felterne som beskrevet i følgende tabel.

    Felt Beskrivelse
    Elektronisk dokument Angiv, om dokumentet sendes som et e-dokument, som kunden kan importere i sit system, når du vælger Bogfør og send. Hvis du vil bruge denne indstilling, skal du også angive feltet Format eller Elektronisk serviceflowkode for elektroniske dokumenter. Alternativt kan du gemme filen på computeren.
    Format Angiv det format, der skal bruges til at sende et e-dokument. Dette felt skal bruges, hvis du vælger Via dokumentudveksling i feltet Elektronisk dokument.
    Flowkode for elektronisk dokumenttjeneste Angiv det elektroniske tjenesteflow, der bruges til afsendelse af dokumenter. Dette felt skal bruges, hvis du vælger Udvidet e-dokumenttjenesteflow i feltet Elektronisk dokument.

    Bemærkning

    Hvis du vælger Udvidet e-dokumentserviceflow i feltet Elektronisk dokument , skal arbejdsprocessen allerede være konfigureret for dine e-dokumenter.

Konfigurere workflowet

Følg disse trin for at oprette en arbejdsgang til e-dokumenter.

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., angiv Workflowskabeloner, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Hvis du ikke kan finde Skabeloner til e-dokumentworkflow på siden Arbejdsprocesskabeloner, skal du vælge Nulstil Microsoft-skabeloner. Derefter vises skabeloner til e-dokumentarbejdsgange. Luk siden.
  3. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., angiv Workflows, og vælg derefter det relaterede link.
  4. Vælg handlingen Nyt workflow fra skabelon for at vælge en skabelon til e-dokumentprocessen. De tilgængelige skabeloner er Send til én tjeneste og Send til flere tjenester.
  5. Vælg OK for at fuldføre opsætningen af workflowet.
  6. I feltet Derefter svar skal du vælge Send e-dokument ved hjælp af opsætning for at konfigurere arbejdsgangssvarene.
  7. Vælg den E-dokumenttjeneste, du har oprettet, som en indstilling, vælg OK, og aktivér derefter arbejdsgangen.

Bemærkning

Du kan oprette din egen arbejdsgang til e-dokumenter uden at bruge foruddefinerede arbejdsgangsskabeloner. Hvis du har flere tjenester, kan du bruge forskellige arbejdsgange.

For at bruge flere arbejdsgange skal du konfigurere dem gennem dokumentafsendelsesprofilerne for forskellige kunder. Når du konfigurerer arbejdsgangen, skal du angive dokumentafsendelsesprofilen i kolonnen On Condition på oversigtspanelet Workflow Steps, fordi du ikke kan have to tjenester, der bruger den samme dokumentafsendelsesprofil i arbejdsgange.

Når du konfigurerer dit workflow på Workflows siden, skal du pege på feltet På betingelse på oversigtspanelet Workflow-trin. På siden Begivenhedsbetingelser i feltet Filter skal du vælge den dokumentafsendelsesprofil, du vil bruge.

Oprette en opbevaringspolitik for e-dokumenter

E-dokumenter kan være underlagt lokal lovgivning, der angiver den periode, hvor du skal opbevare e-dokumenter. For at administrere dette kan administratorer definere opbevaringspolitikker, der styrer, hvor ofte Business Central sletter poster. Du kan få mere at vide om opbevaringspolitikker i Definere opbevaringspolitikker.

Følg disse trin for at konfigurere opbevaringspolitikker til e-dokumenter.

  1. På siden E-dokumenttjenester skal du vælge handlingen Opbevaringspolitik.

  2. Når handlingen er fuldført, skal du vælge en af følgende opbevaringspolitikker, der skal konfigureres:

    • Log over e-dokument
    • Log over integration af e-dokumenter
    • Log over tilknytning af e-dokument
    • Lagring af e-dokumentdata

Demodata til e-dokumenter

Bemærkning

Fra Business Central version 24.0 er det muligt at opsætte demodata til E-dokumenter.

For at give lettere måder at teste og demonstrere e-dokumenter tilbyder Microsoft et demomodul. Følg trinene for at aktivere dette modul:

  1. Vælg ikonet Lyspæreikon, der åbner funktionen Fortæl mig., angiv Contoso-demoværktøj, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Før du aktiverer modulet E-dokument Contoso, skal du først aktivere Fælles modul og Lagermodul.
  3. Når du har aktiveret disse moduler, skal du vælge Contoso-modulets E-dokumenter og derefter vælge handlingen Generer.
  4. Følge trinene.
  5. Luk siden.

Når du har aktiveret modulet, har du demoelementer, seks elektroniske dokumenter (baseret på Peppol BIS 3) og allerede konfigureret E-dokumenttjenester med oprettede arbejdsgange.

Sådan bruges e-dokumenter i salg
Sådan bruges e-dokumenter i køb
Sådan udvides e-dokumenter i Business Central
Økonomistyring
Fakturasalg
Registrere køb med købsfakturaer og ordrer
Arbejde med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her