Modtage og konvertere elektroniske dokumenter

Bemærk

Indholdet i denne artikel gælder kun for versioner af Dynamics 365 Business Central, der blev udgivet før udgivelsesbølge 2 i 2023. I udgivelsesbølge 2 i 2023 er ny funktionalitet til E-dokumenter inkluderet. Du kan få mere at vide under Konfiguration af e-dokumenter.

Den generiske version af Business Central understøtter modtagelse af elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL-formatet, som understøttes af de største udbydere af dokumentudvekslingstjenester. For at modtage en faktura fra en kreditor som et elektronisk PEPPOL-dokument, skal du behandle dokumentet på siden Indgående bilag for at konvertere det til en købsfaktura eller finanskladdelinje i Business Central.

Ud over at modtage elektroniske dokumenter direkte fra handelspartnere kan du modtage elektroniske dokumenter fra en OCR-tjeneste, der har omdannet dine PDF- eller billedfiler til elektroniske dokumenter.

Før du kan modtage elektroniske dokumenter via dokumentudvekslingstjenesten, skal du konfigurere forskellige stamdata, som firmaoplysninger, kreditorer, varer og måleenheder. Disse bruges til at identificere forretningspartnere og varer ved konvertering af data i elementerne i den indgående bilagsfil til felter i Business Central. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere en dokumentudvekslingstjeneste.

Før du kan modtage elektroniske dokumenter via OCR-tjenesten, skal du konfigurere og aktivere den forudkonfigurerede tjenesteforbindelse. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere indgående bilag.

Trafikken af elektroniske dokumenter ind og ud af Business Central styres af opgavekøfunktionen. Før du kan modtage elektroniske dokumenter, skal den relevante opgavekø startes.

Kan du enten starte konverteringen af elektroniske dokumenter manuelt som beskrevet i denne fremgangsmåde, eller du kan aktivere et workflow for at konvertere elektroniske dokumenter automatisk, når de er modtaget. Den generiske version af Business Central indeholder workflowskabelonen Fra indgående elektronik via OCR til at åbent købsfakturaworkflow, som er klar til at blive kopieret til et workflow og aktiveret. Du kan finde flere oplysninger i Workflow.

Bemærk

Når du konverterer elektroniske dokumenter, der er modtaget fra tjenesten OCR til dokumenter eller kladdelinjer i Business Central, lægges flere linjer i kildedokumentet sammen på én linje. Den enkelte linje er af typen Finanskonto og felterne Beskrivelse og Finanskonto Nr. er tomme. Værdien i feltet Beløb vil være lig med det samlede beløb uden moms for alle linjer i kildedokumentet.

For at sikre at felterne Beskrivelse og Nummer felter udfyldes, og du kan vælge knappen Knyt tekst til konto på siden Indgående bilag for at angive, at en bestemt fakturatekst altid skal knyttes til en bestemt debet- eller kreditkonto i finans. Fremover udfyldes feltet Beskrivelse i dokument- eller kladdelinjer, der er oprettet på grundlag af et elektronisk dokument for den pågældende kreditor eller debitor, med den relevante tekst og feltet Nummer på finanskontoen med den aktuelle konto.

I stedet for tilknytning til en finanskonto kan du også knytte til en bankkonto. Dette er nyttigt, f.eks. ved elektroniske dokumenter for udgifter, der allerede er betalt, hvor du vil oprette en finanskladdelinje, der er klar til at blive bogført på en bankkonto.

Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du modtager en kreditorfaktura og konvertere den til en købsfaktura i Business Central. Fremgangsmåden er den samme, når du konverterer en kreditorfaktura til en finanskladdelinje.

Sådan modtages og konverteres en elektronisk faktura til en købsfaktura

1. Vælg ikon, angiv Indgående bilag og derefter vælge det relaterede link.

2. Vælg linjen med den indgående bilagspost, der repræsenterer en ny indgående elektronisk faktura, og vælg derefter handlingen Rediger.

   På siden Indgående bilagskort tilknyttes den relaterede XML-fil, og de fleste felter er udfyldt med oplysninger fra den elektroniske faktura. Du kan finde flere oplysninger i Oprette indgående bilagsposter.

3. I feltet Dataudvekslingstype skal du vælge PEPPOL – faktura eller OCR – faktura afhængigt af kilden til det elektroniske dokument.

4. Du kan knytte tekst på kreditorfakturaen til en bestemt debetkonto ved at vælge Knyt tekst til konto i gruppen Generelt under fanen Handlinger og derefter udfylde siden Kladde til tilknytning af tekst til konto.

5. Vælg handlingen Opret bilag.

   Der oprettes en købsfaktura i Business Central baseret på oplysningerne i det elektronisk dokument.

   Valideringsfejl, der typisk vedrører forkerte eller manglende stamdata i Business Central, vises i oversigtspanelet Fejlmeddelelser.

Se også

Administrere skyldige beløb
Indgående bilag
Konfigurere afsendelse og modtagelse af elektroniske dokumenter
Udveksle data elektronisk
Generelle forretningsfunktioner

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her