Gennemgang: Opsæt og brug godkendelsesworkflow af køb
Du kan automatisere processen med at godkende nye eller ændrede poster, f.eks dokumenter, kladdelinjer og debitorkort, ved at oprette arbejdsgange med fremgangsmåder for de pågældende godkendelser.
Før du opretter godkendelsesarbejdsgange, skal du oprette en godkender og erstatte godkenderen for hver godkendelsesbruger. Du kan angive beløbsgrænser for godkendere for at definere, hvilke salgs- og købsposter, som de er kvalificerede til at godkende. Godkendelsesanmodninger og andre meddelelser kan sendes som mail eller intern note. For hver godkendelsesbrugeropsætning kan du også angive, hvornår der skal modtages notifikationer.
Bemærkning
Ud over arbejdsgangsfunktionaliteten i Business Central kan du bruge Power Automate til at definere arbejdsgange for hændelser i Business Central. Bemærk, at selvom de er to separate arbejdsgangssystemer, føjes alle flowskabeloner, du opretter med Power Automate , til listen over arbejdsgangsskabeloner i Business Central. Flere oplysninger i Bruge Business Central i et automatisk workflow.
Du kan oprette og bruge arbejdsgange, der forbinder forretningsprocesopgaver, der udføres af forskellige brugere. Systemopgaver, f.eks automatisk bogføring, kan medtages som trin i arbejdsgange, med forudgående eller efterfølgende brugeropgaver. Anmodning om og tildeling af tilladelse til at oprette nye poster er typiske arbejdsgangstrin. Flere oplysninger i Workflow.
Om denne gennemgang
Denne gennemgang er et scenarie, der illustrerer følgende opgaver:
- Angive indstillinger for godkendelsesbrugere
- Oprette notifikationer til godkendelsesbrugere
- Ændre og aktivere en godkendelsesarbejdsgang
- Anmoder om godkendelse af en købsordre (som Alicia)
- Modtager en besked og godkender derefter anmodningen (som Sean)
Historie
Sean er superbruger hos CRONUS og opretter to godkendelsesbrugere. Den ene er Anna, der repræsenterer en indkøber. Den anden er Sean selv, som repræsenterer Annas godkender. Sean giver derefter sig selv ubegrænsede indkøbsgodkendelsesrettigheder og angiver, at han skal modtage notifikationer via intern note, så snart en relevant hændelse finder sted. Til sidst opretter Sean den krævede godkendelsesarbejdsgang som en kopi af den eksisterende arbejdsgangskabelon Workflow for godkendelse af købsordre, lader alle eksisterende hændelsesbetingelser og svarmuligheder være uændrede og aktiverer arbejdsprocessen.
For at kontrollere godkendelsesworkflowet logger Sean på Business Central som Anna og anmoder derefter om godkendelse af en købsordre. Derefter logger Sean på som sig selv, ser noten i sit Rollecenter, følger linket til godkendelsesanmodningen for købsordren og godkender derefter anmodningen.
Brugere
Før du kan konfigurere godkendelsesbrugere og deres notifikationsmetode, skal du kontrollere, at disse brugere findes i Business Central: en bruger, der repræsenterer Alicia. Den anden bruger, dig selv, repræsenterer Søren. Flere oplysninger i Oprette brugere ifølge licenser.
Opsætte godkendelsesbrugere
Når du er logget på som dig selv, skal du indstille Alicia som godkendelsesbruger, og hendes godkender er dig selv. Indstil dine godkendelsesrettigheder, og angiv, hvordan og hvornår du skal have besked om godkendelsesanmodninger.
Sådan opretter du dig selv og Anna som godkendelsesbrugere
Vælg ikonet, angiv
Brugeropsætning af godkendelser, og vælg derefter de relaterede sammenkæde.På siden Brugeropsætning af godkendelser skal du vælge handlingen Ny.
Bemærkning
Du skal oprette en godkender, før du kan konfigurere brugere, der kræver denne godkenders godkendelse. Det betyder, at du skal oprette dig selv, før du opretter Alicia.
Oprette de to godkendelsesbrugere ved at udfylde felterne som beskrevet i følgende tabel.
Bruger-id Godkender-id Ubegrænset godkendelse af køb DIG Valgt ANNA DIG
Opsætning af notifikationer.
I denne gennemgang får brugeren en besked i form af en intern note om anmodninger, der skal godkendes. Godkendelsesnotifikationer kan også sendes via mail, og du kan tilføje et trin i arbejdsgangs svaret, som giver afsenderen besked, når en anmodning godkendes eller afvises. Flere oplysninger Angive, hvornår og hvordan notifikationer modtages.
Sådan angiver du, hvordan og hvornår du skal have besked
- På siden Brugeropsætning af godkendelser skal du vælge linjen til dig selv og derefter vælge handlingen Konfiguration af notifikation.
- På siden Konfiguration af notifikation i feltet Notifikationstype skal du vælge Godkendelse.
- I feltet Notifikationsmetode skal du vælge Note.
- På siden Konfiguration af notifikation skal du vælge handlingen Notifikationsplan.
- I feltet Gentagelse på siden Notifikationsplan skal du vælge Øjeblikkeligt.
Oprette godkendelsesworkflow
Opret godkendelsesarbejdsgangen for købsordren ved at kopiere trinnene fra skabelonen Godkendelsesworkflow for købsordre. Lad de eksisterende trin i arbejdsgangen være uændrede, og aktiver derefter arbejdsgangen.
Tip
Alternativ kan du tilføje et trin i arbejdsgangs svaret for at give afsenderen besked, når anmodningen er godkendt eller afvist. Flere oplysninger Angive, hvornår og hvordan notifikationer modtages.
Sådan oprettes og aktiveres en godkendelsesarbejdsgang for en købsordre
Vælg ikonet
, indtast Arbejdsprocesser, og vælg derefter det relaterede sammenkæde.Vælg Handlinger på siden arbejdsprocesser, vælg Ny, og vælg derefter den nye arbejdsgang fra skabelon-handling.
På siden Workflowskabeloner skal du vælge workflowskabelonen Workflow for godkendelse af købsordre.
Siden Workflow åbnes for et nyt workflow, der indeholder alle oplysninger fra den valgte skabelon. Værdien i feltet Kode er udvidet med -01 for at angive, at dette er det første workflow, som oprettes ud fra skabelonen Godkendelsesworkflow for købsordre.
I hovedet af siden Workflow skal du markere afkrydsningsfeltet Aktiveret.
Bruge godkendelsesworkflow
Brug det nye workflow Godkendelsesworkflow for købsordre ved først at logge på Business Central som Alicia for at anmode om godkendelse af en købsordre. Log derefter ind som dig selv, åbn noten i rollecenteret, følg linket til godkendelsesanmodningen, godkend derefter anmodningen.
Sådan anmoder du om godkendelse af en købsordre, som Anna
- Log ind som Anna.
- Vælg ikonet , angiv Købsordrer, og vælg derefter den relaterede sammenkæde.
- Marker linjen for at åbne indkøbsordre 106001.
- Vælg Handlinger på siden Indkøbsordre, derefter Anmod om godkendelse, og vælg derefter handlingen Send godkendelsesanmodning.
Bemærk, at værdien i feltet Status er ændret til Afventer godkendelse.
Sådan godkender du købsordren, som Søren
- Log ind som Søren.
- Vælg feltet Anmodninger til godkendelse i rollecenteret i området Selvbetjening.
- På siden Anmodninger til godkendelse skal du markere linjen om købsordren fra Alicia og derefter vælge handlingen Godkend.
Værdien i feltet Status i Annas købsordre ændres til Frigivet.
Du har nu oprettet og testet en simpel godkendelsesarbejdsgang baseret på de to første trin i Godkendelsesworkflow for godkendelse af købsordre. Du kan nemt udvide denne arbejdsgang for at bogføre Annas købsordre automatisk, når Søren har godkendt den. For at gøre dette skal du aktivere arbejdsgangen Købsfakturaworkflow, så svaret på en frigivet købsfaktura er at bogføre den. Først skal du ændre hændelsesbetingelsen i det første trin i arbejdsgangen fra (køb) Faktura til Ordre.
Den generelle version af Business Central indeholder mange workflowskabeloner til scenarier, der understøttes af programkoden. De fleste af disse skabeloner er til godkendelsesworkflows.
Du definerer arbejdsgangsvariationer ved at udfylde felter om arbejdsganglinjer fra faste lister over hændelses- og svarværdier, der repræsenterer scenarier, der understøttes af programkoden. Flere oplysninger i Oprette workflows.
Note
Hvis et virksomhedsscenarie kræver en arbejdsgangs hændelse eller-svar, som ikke understøttes i standardversionen, skal du tilmelde dig Power Automate. Du kan finde flere oplysninger i Bruge Business Central i Power Automate Flows. Alternativt kan du få en app på AppSource eller arbejde med en Microsoft-partner for at tilpasse programkoden.
Se også
Konfigurere godkendelsesbrugere
Konfigurere arbejdsgangsmeddelelser
Oprette godkendelsesarbejdsgange
Bruge godkendelsesarbejdsgange
Arbejdsproces
Bruge Business Central i en automatiseret arbejdsgang