Del via

Synkroniseringslogik til aftaler, kontakter og opgaver

I denne artikel udforskes det, hvordan aftaler, kontakter og opgaver synkroniseres mellem Dynamics 365 og Exchange. E-mail synkroniseres separat.

Aftaler, kontakter og opgaver synkroniseres som standard begge veje mellem Dynamics 365 og Exchange. Synkronisering på serversiden, også kendt som Exchange-synkronisering, er den foretrukne synkroniseringsmetode. Synkronisering sker forskelligt, afhængigt af det element, der synkroniseres, og synkroniseringsretningen.

Krav til synkroniseringskonfiguration

Før du kan synkronisere aftaler, kontakter og opgaver, skal den tilsvarende postkassepost i Dynamics 365 opfylde følgende krav. Bemærk, at køpostkasser ikke understøtter aftale-, kontakt- eller opgavesynkronisering.

  • Brugerens e-mailadresse er godkendt.
  • Postkassen er testet og aktiveret.
  • Møder, kontakter og opgaver er indstillet til at bruge synkronisering på serversiden.

Du kan få flere oplysninger under Opret forbindelse til Exchange Online og Synkronisering påserversiden.

Synkroniser fra Dynamics 365 til Exchange

Når et element er synkroniseret med Exchange, oprettes der et link. Synkronisering er altid tovejs. Enhver ændring på den ene side afspejles på den anden.

Om synkroniseringsfiltre

Synkroniseringsfiltre bestemmer de poster, der synkroniseres fra Dynamics 365 til Exchange ved hjælp af synkronisering på serversiden. Synkroniseringsfiltre er følsomme over for brugerens sikkerhedsrettigheder for hver posttype.

Når en Dynamics 365 post opfylder en brugers filterkriterier for synkronisering første gang, synkroniseres posten som en Opret handling til destinationsbrugerens Exchange-postkasse. Efterfølgende opdateringer af posten i Dynamics 365 synkroniseres med det tilsvarende Exchange-element som en Update handling. Når en Dynamics 365 post, der tidligere er synkroniseret til Exchange, ikke længere opfylder brugerens filterkriterier for synkronisering, synkroniseres den Dynamics 365 post som en Delete handling til Exchange. Dette kan ske for Dynamics 365 poster, der slettes fysisk, og dem, der logisk slettes. En logisk slettet post er enhver post, der stadig findes i Dynamics 365, men som ikke længere returneres af brugerens synkroniseringsfilter. Få mere at vide om fysiske og logiske sletninger i Ignorer logisk slettede elementer under synkronisering for at få flere oplysninger om fysiske og logiske sletninger.

Som en hjælp til at illustrere disse forskellige synkroniseringshandlinger skal du overveje følgende scenarie:

Paul Cannon og Laura Norman er konfigureret til at bruge synkroniseringsfilteret Mine aktive kontakter , der som standard synkroniserer kontakter, der ejes af brugeren. En kontakt Linda Mitchell ejes i første omgang af Paul og synkroniseres med Pauls postkasse i Exchange som opret under Pauls første synkroniseringscyklus. Senere tildeler Paul rækken med kontakter i Dynamics 365 til Laura igen. Under Pauls næste synkroniseringscyklus synkroniseres kontakten som en Slet til Pauls postkasse, da kontaktrækken ikke længere opfylder Pauls filterkriterier for synkronisering. På samme måde synkroniseres kontakten med Lauras postkasse som opret under Lauras næste synkroniseringscyklus, da posten nu opfylder Lauras filterkriterier for synkronisering. Opdateringer til kontakten i Dynamics 365 fortsætte med at synkronisere med Lauras Exchange-postkasse som en Update så længe den Dynamics 365 post fortsat opfylder Lauras synkroniseringsfilterkriterier.

Du kan få flere oplysninger ved at gå til Vælg de poster, der skal synkroniseres mellem customer engagement-apps og Exchange.

Bemærk

Opret, Update og Delete handlinger i Dynamics 365 og deres tilknyttede synkroniseringsfunktionsmåder til Exchange varierer efter posttype. Se følgende afsnit for hver posttype for at forstå, hvordan disse handlinger påvirker synkronisering mellem Dynamics og Exchange.

Synkroniser fra Exchange til Dynamics 365

Aftaler, kontakter og opgaver synkroniseres kun fra Exchange til Dynamics 365, når følgende krav er opfyldt:

  • Elementet blev oprettet i Dynamics 365 til Outlook app.
  • Elementet spores til Dynamics 365 i Dynamics 365 for Outlook.
  • Kategorien Sporet til kategorien Dynamics 365 anvendes i Outlook eller en anden mailklient, ikke Dynamics 365 for Outlook.

Bemærk

Synkronisering på serversiden synkroniserer aftaler med Sporet til Dynamics 365 kategori, hvis aftalen er i den primære kalendermappe eller dens undermapper. Elementer i andre kalendermapper synkroniseres ikke.

Skærmbilledet af en postkasse i Outlook, der viser aftaler, der kan synkroniseres fra hovedmappen Kalender.

Når disse krav er opfyldt, opretter synkronisering på serversiden elementet i Dynamics 365 og opretter et link. Synkronisering er altid tovejs. Ændringer på den ene side afspejles på den anden side.

Du kan finde flere oplysninger i:

Synkronisering af aftaler

Den måde, aftaler synkroniseres mellem Dynamics 365 og Exchange på, afhænger af synkroniseringsretningen og aftalens egenskaber.

Aftalearrangør

Aftalearrangøren er et nøglefelt til synkronisering af aftaler. Det driver forskellige synkroniseringsfunktionsmåder. Det er f.eks. kun Dynamics 365 aftalearrangør, der kan synkronisere og distribuere aftaler fra Dynamics 365 til Exchange-deltagere. Når du opretter aftaler ved hjælp af tilpasninger, f.eks. Power Automate eller brugerdefineret kode, skal du sørge for, at arrangøren er angivet korrekt. Arrangør-feltet vises ikke på aftaleformularen som standard. Du kan føje den til formularer, visninger eller forespørgsler i avanceret søgning efter behov for at bekræfte, at værdien er til stede og korrekt.

Hvis en aftalearrangør ændres i Dynamics 365, når den er synkroniseret til Exchange, kan det medføre, at den oprindelige arrangør udsteder en annullering. Dette kan ske, fordi aftalen ikke længere opfylder betingelserne for brugerens synkroniseringsfiltre. Desuden kan den nye arrangør synkronisere aftalen som et nyt møde i Exchange. Funktionsmåden for afsendelse af en annullering fra den tidligere arrangør kan ændres ved hjælp af OrgDBOrgSetting med navnet DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Bemærk

En aftale, der er oprettet i Dynamics 365 vises som oprettet af SYSTEM, hvis følgende betingelser er opfyldt:

  • Den bruger, der sporede aftalen, er ikke arrangøren
  • OrgDBOrgSetting med navnet DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities er angivet til standardværdien False.

Hvis arrangøren af det Outlook møde er en Dynamics 365 bruger, er ejeren arrangøren. Hvis arrangøren ikke er en Dynamics 365 bruger, er ejeren den bruger, der sporede den.

Synkroniserer aftaler fra Dynamics 365 til Exchange

  • Mapping: Aftaler i Dynamics 365 synkroniser til Exchange som møder.

  • Appointment status: Hvis aftalestatus i Dynamics 365 er Fuldførelse, Canceled eller Free (Open) synkroniseres aftalestatus til Exchange som Free. Hvis aftalestatussen i Dynamics 365 er Busy (Planlagt), synkroniseres aftalen til Exchange som Busy.

  • Påmindelse: Der indstilles ingen påmindelse, hvis aftalen er længere end syv dage tidligere, eller hvis status for aftalen er Ledig (Åben).

  • Invitationer: Der sendes ingen invitation, hvis:

    • Aftalen er fortid.
    • Ingen deltagere er inviteret.
    • Den bruger, der synkroniserer aftalen, ikke er arrangøren.
    • Ingen af følgende egenskaber er ændret: Emne, Brødtekst, Placering, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Bemærk

Systemet kontrollerer ikke, om der er planlægningskonflikter i Exchange, før aftaler synkroniseres fra Dynamics 365. Du kan bruge Planlægningsværktøjer i Dynamics 365 til at administrere reservationer af aftaler centralt for at forhindre konflikter.

Synkronisering af annullerede og slettede aftaler fra Dynamics 365 til Exchange

Exchange sender en aftaleaflysning til deltagerne, når aftalen slettes i arrangørens postkasse.

Hvis aftalen slettes i Dynamics 365, sendes der ingen annullering, hvis:

  • Aftalen er fortid.
  • Den bruger, der synkroniserer aftalen, er ikke aftalearrangøren.
  • Der er ingen deltagere til aftalen.

Aftaler, der annulleres i Dynamics 365 synkroniseres som standard ikke til Exchange som Canceled. Du kan ændre denne funktionsmåde ved at slå SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange til i OrgDbOrgSettings. Når denne indstilling er aktiveret, annulleres en aftale i Dynamics 365 mødet i Exchange, hvilket sender aflysningen til deltagerne.

Når en aftale slettes i Dynamics 365 og synkroniseres med Exchange, slettes aftalen kun i Exchange, hvis alle følgende betingelser er opfyldt:

  • Aftalen er forbundet.
  • Synkroniseringsbrugeren er aftalearrangøren.
  • Aftalen ligger i fremtiden.
  • Aftalen er ikke blevet logisk slettet.

Hvis alle disse betingelser ikke opfyldes, findes aftalen stadig i Exchange, men der er ingen tilknytning.

Når du sporer et tilbagevendende møde, sender Dynamics 365 ikke nye invitationer til deltagerne, hvis:

  • Alle forekomster af serien findes stadig i Outlook og Exchange.
  • Der er ikke tilføjet eller slettet deltagere.

Hvis arrangøren har slettet tidligere forekomster af serien, ser Dynamics 365 dem som manglende i Exchange. De oprettes igen, og deltagerne får en ny invitation.

Synkroniserer aftaler fra Exchange til Dynamics 365

  • Mapping: Møder i Exchange synkroniseres med Dynamics 365 som aftaler. Tilbagevendende møder synkroniseres med Dynamics 365 som en primær tilbagevendende aftale og dens forekomster. Hvis individuelle forekomster af et tilbagevendende møde ændres i Exchange, synkroniseres de med Dynamics 365 som undtagelsesaftaleposter.

  • Punktstatus og ledig/optaget-tilstand: Hvis aftaletilstanden i Exchange er Free, synkroniseres aftaletilstanden med Dynamics 365 som Free. Hvis tilstanden er Completed eller Canceled i Dynamics 365, angives aftalestatus i Dynamics 365 til Fuldgjort. Hvis tilstanden er Åbn i Dynamics 365, angives aftalestatus til Free. Hvis Exchange-aftalens Free/Busy er status angivet til Arbejde et andet sted, den Dynamics 365 aftale er angivet til tilstanden Open og statussen er Free. Hvis aftalestatussen for Exchange er Busy, indstilles den Dynamics 365 aftale til Busy (Planlagt).

  • Appointments med tilstanden Fuldført eller Annulleret i tilstanden Dynamics 365: Hvis aftaletilstanden i Dynamics 365 er Completed eller Canceled, synkroniseres ændringer af mødet i Exchange ikke med Dynamics 365.

  • Appointment-reservation og konflikthåndtering: Når en aftale spores til Dynamics 365, bruger serversynkronisering booking-API'en til at sikre, at deltagerne er tilgængelige på det angivne tidspunkt. Hvis arrangørens kalender i Dynamics 365 f.eks. har en anden aftale på samme tid, mislykkes reservationen, og aftalen synkroniseres ikke. Brugeren kan løse planlægningskonflikter, vælge at ignorere den og lade aftalen synkronisere alligevel. Booking fra Dynamics 365 i Outlook undertrykker automatisk planlægningskonflikten. Du kan finde flere oplysninger under Der blev fundet en planlægningskonflikt under lagring af aftalen [aftaleemne] fra Exchange til Microsoft Dynamics 365.

Synkronisering af annullerede og slettede aftaler fra Exchange til Dynamics 365

Når en sporet aftale eller en undtagelsesaftale slettes i Exchange, slettes aftalen ikke i Dynamics 365 under synkronisering, hvis:

  • Tilstanden er Fuldført eller Annulleret.
  • Aftalen er fortid.
  • Den bruger, der synkroniserer aftalen, er ikke aftalearrangøren.

(En undtagelsesaftale er en bestemt forekomst af en tilbagevendende aftale, der er blevet ændret individuelt.)

Synkronisering af serviceaftaler

  • Mapping: Serviceaftaler i Dynamics 365 synkroniser til Exchange som møder.

  • Invitationer og annulleringer: Invitationer og annulleringer sendes aldrig til serviceaftaler.

  • Kopier: Under synkroniseringen får brugerne deres egen kopi af serviceaftale i deres postkasser. Der er ingen central arrangør af serviceaftaler.

Synkronisering af kontakter

  • Mapping: Kontakter i Dynamics 365 synkroniser til Exchange som kontakter.

  • Synkronisering af adresser: Se Synkronisering af adresser for kontakter.

  • Valgte kontakter:

    • Kontakter, der slettes i Dynamics 365, slettes kun i Exchange, hvis den synkroniserende bruger ikke ejer kontakten.
    • Kontakter, der slettes i Exchange, slettes kun i Dynamics 365, hvis den synkroniserende bruger er ejeren af kontakten.

Synkroniseringsopgaver

Den måde, opgaver synkroniseres mellem Dynamics 365 og Exchange på, afhænger af synkroniseringsretningen og opgavens egenskaber.

Synkroniserer opgaver fra Dynamics 365 til Exchange

  • Mapping: Faxer, breve, telefonopkald og opgaver i Dynamics 365 synkroniser til Exchange som opgaver.

  • Reminder: Hvis opgavens forfaldsdato er mere end en dag siden, og opgavetilstanden i Dynamics 365 er Åbn eller Planlagt, angives der en påmindelse under synkronisering.

  • Due date: Opgavens planlagte slutdato i Dynamics 365 synkroniseres til Exchange som opgavens forfaldsdato.

  • Opgavestatus: Når fuldført procentdel ikke er angivet:

    • En åben opgave synkroniseres til Exchange som Ikke startet.
    • En fuldført eller annulleret opgave synkroniseres til Exchange som Fuldført.

  • Slutdato: Opgavens faktiske slutdato synkroniseres til Exchange som opgavens slutdato.

  • Deleted tasks: Opgaver, der slettes i Dynamics 365, slettes kun i Exchange, hvis deres status i Exchange ikke er Fuldførelse.

  • Opgaves automatiske fuldførelse: Opgaver, der er markeret som Fuldførelse i Dynamics 365 har en værdi i feltet actualEnd. Hvis feltet actualEnd for en opgave udfyldes, og datoen er tidligere, synkroniseres opgaven automatisk til Exchange som Fuldført. Hvis du bruger tilpasninger til at genaktivere en opgave, skal du sørge for at rydde datoen actualEnd for at undgå, at synkroniseringen automatisk fuldføres på serversiden.

Synkroniserer opgaver fra Exchange til Dynamics 365

  • Mapping: Opgaver i Exchange synkroniseres med Dynamics 365 som opgaver.

  • Opgavestatus: Opgaver, der ikke er startet i Exchange-synkronisering til Dynamics 365 som Ikke startet.

  • Opgaves faktiske start: Når en opgave, der er oprettet i Exchange, synkroniseres med Dynamics 365, angives feltet aktuelStart til det aktuelle tidsstempel.

  • Deleted tasks: Faxer, breve, telefonopkald og opgaver, der slettes i Exchange, slettes som standard også i Dynamics 365. Denne funktionsmåde kan ændres ved at ændre indstillingen for OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Percent Complete: Opgaver, der er angivet som 100% fuldstændig synkronisering til Dynamics 365 som Fuldført.

Avancerede synkroniseringsindstillinger

Ignorer logisk slettede elementer under synkronisering

Når et element ikke længere stemmer overens med synkroniseringsfiltrene, skyldes det som regel en af to årsager:

  • Posten findes ikke længere i Dynamics 365, fordi den er slettet fysisk.
  • Posten findes stadig i Dynamics 365, men der er ikke længere adgang til den. Enten den bruger, der er tilknyttet postkassen, har mistet adgang til elementet, eller elementets egenskaber er ændret, og det stemmer ikke længere overens med synkroniseringsfiltrene. Denne betingelse kaldes logisk sletning.

Synkronisering på serversiden sender som standard en sletning til Exchange i begge tilfælde. Hvis du vil ændre denne funktionsmåde og ignorere logiske sletninger, skal du slå DistinctChangsicalAndLogicalDeletesForExchangeSync til i OrgDbOrgSettings.

Du kan finde flere oplysninger om synkroniseringsfiltre i:

Tillad kopierede elementer

Når et tilknyttet element kopieres i Exchange, ignorerer synkronisering på serversiden kopihandlingen som standard. Denne funktionsmåde forhindrer oprettelse af dubletoplysninger i Dynamics 365. Du kan ændre denne funktionsmåde og hente dubletelementer ind fra Exchange ved at slå IgnoreCopiedItemsInSSForMailbox fra i indstillingen OrgDbOrgSettings.

Synkroniserer vedhæftede filer i aftaler, kontaktadresser og opgaver i Outlook

Følgende afsnit gælder for synkronisering, der udføres via Dynamics 365 for Outlook eller synkronisering på serversiden. Du kan finde flere oplysninger under Integration af e-mail-systemet.

Skærmbilledet af fanen Synkronisering af systemindstillinger i Dynamics 365 til Outlook.

Synkronisering af vedhæftede filer til aftaler

Brugerne kan vedhæfte dokumenter, billeder, optagelser og andre filer til aftaler, som de opretter i Dynamics 365 eller i Dynamics 365 til Outlook app. Vedhæftede filer medtages som standard ikke, når aftaler synkroniseres. Sådan medtages de:

  1. I Dynamics 365 til Outlook skal du gå til Indstillinger>Administration>Systemindstillinger.
  2. På fanen Synchronization skal du vælge Synkroniser vedhæftede filer med Outlook eller Exchange.
Overvejelser, når vedhæftede filer synkroniseres
  • Hvis du slår synkronisering af vedhæftede filer fra, vises vedhæftede filer ikke i aftaler i Dynamics 365. De vises stadig i aftaler i Dynamics 365 for Outlook.
  • Vedhæftede filer i tilbagevendende aftaler eller i serviceaftaler kan ikke synkroniseres.
  • Vedhæftede filer kan øge synkroniseringstiderne. Det kan være en god ide at bruge vedhæftede filer med begrænset båndbredde, hvis du bruger et netværk med lav båndbredde.

Synkronisering af kontaktadresser

Under fanen Synchronization i Dynamics 365 for Outlook skal du vælge en af følgende indstillinger for at vælge, hvordan kontaktadresser synkroniseres:

  • Synkroniser kun adresse i Outlook kontakt: Én adresse synkroniseres mellem Dynamics 365 og Outlook. Dette er tilstrækkeligt for de fleste organisationer, og det er standard.

  • Synkroniser alle tre adresser (Business, Home, Other) i Outlook contact: Alle tre Outlook postadresser (Business, Home og Other) synkroniseres mellem Dynamics 365 og Outlook.

Advarsel!

Hvis du har eksisterende data, kan det medføre tab af data, hvis du ændrer indstillingen til synkronisering af alle tre adresser. Attributter for eksisterende registrerede kontakter gentilknyttes, når denne indstilling aktiveres. Vi anbefaler, at du tester denne indstilling før implementering for at forstå, hvordan omlægning påvirker dit miljø og dine data. I de fleste tilfælde skal du have de fulde data på den ene side (normalt Dynamics 365) og synkronisere med den anden side (normalt Outlook eller Exchange).

Du kan få flere oplysninger under Hvilket felter kan synkroniseres mellem Dynamics 365 apps og Outlook?

Synkroniserer opgaver, der er tildelt i Outlook

Opgaver, der er oprettet i Dynamics 365 til Outlook synkroniseres som standard ikke med Dynamics 365. Hvis du vil synkronisere dem, skal du på fanen Synchronization i Dynamics 365 for Outlook vælge Synkroniser opgaver, der er tildelt i Outlook.

Overvejelser ved synkronisering af opgaver
  • Tilbagevendende opgaver kan ikke synkroniseres.
  • Den person, der tildeler opgaven, og den person, opgaven er tildelt, skal være i samme organisation.
  • Opgaver kan ikke synkroniseres til flere e-mailadresser.

Se også

  • Last updated on