Del via

A1 Inteligência em Viagens øger teamets effektivitet og kundeoplevelsen med Power Automate og Copilot Studio

A1 Inteligência em Viagens, et brasiliansk rejsebureau, brugte styrken i Microsoft Power Automate og Microsoft Copilot Studio til at transformere rejsekoordinering for både sine kunder og teamsamarbejdet.

A1 blev grundlagt for over 30 år siden af Daniel Schaurich de Oliveira, der i øjeblikket fungerer som virksomhedens administrerende direktør (CEO). Det har specialiseret sig i at koordinere internationale rejser og luksusferier for sin kundebase med ledere. Fordi det har et globalt partnernetværk af flyselskaber og hoteller, som det kan trække på for at personliggøre hver rejsendes oplevelse, er rejseplaner sjældent de samme.

Under COVID-19-pandemien rejste A1s kunder mindre. Derfor brugte Daniel tiden på at forbedre forretningsprocesser gennem automatisering. Han startede med den forskning og koordinering, der kræves for internationale rejser. Adgang til realtidsinformation er afgørende for et rejsebureau. Selv under normale omstændigheder er forsknings- og koordineringsprocessen tidskrævende, fordi rejsebureauer skal søge på flere offentlige websteder og ringe til ambassader for de nyeste rejseretningslinjer. De hurtige og hyppige ændringer af rejsereglerne og grænselukningerne under pandemien gjorde denne proces mere udfordrende.

Virksomheden udviklede Fifi, en brugerdefineret agent, der har karakteren af en klog ældre kvinde, der ved alt om virksomheden og rejsebranchen. Fifi er indlejret i A1's hjemmeside for at yde øjeblikkelig kundesupport. Fifi er også tilgængelig i Microsoft Teams, så der er nem adgang for medarbejdere, der tænker på hende som en kollega, ikke kun en chatrobot.

Power Platform ændrede vores forretning på måder, vi aldrig havde forventet. Før Power Platform og Copilot Studio troede vi aldrig, det ville være muligt for os at oprette software. Power Platform gav os styrken til at realisere vores ideer, let og til en rimelig pris for en lille virksomhed.

– Daniel Schaurich de Oliveira, administrerende direktør

Casestudie

I dette tekniske casestudie lærer du, hvordan:

  • A1 Inteligência em Viagens transformerede digitalt rejsebookingprocessen ved hjælp af Power Automate og Copilot Studio.
  • Power Automate kan erstatte tidskrævende og fejlbehæftede manuelle dataindsamlingsopgaver.
  • Du kan bygge videre på en eksisterende automatisering for at oprette flere forretningsløsninger.
  • Du kan oprette en brugerdefineret agent, der bruger generativ AI til at forbedre kundeoplevelsen.
  • Du kan oprette en brugerdefineret agent som en central del af dit team.

Scenariet

Daniels team hos A1 Inteligência em Viagens koordinerer rejsebookinger med virksomhedens erhvervskunder. Disse kunder rejser ofte til internationale destinationer, der har forskellige visum-, dokumentations- og vaccinationskrav. Derudover kan rejserisikostatus for disse destinationer ændre sig. Alle disse oplysninger skal meddeles kunderne inden afrejsen for at sikre, at rejsen forløber uden problemer.

Daniel så Power Automates potentiale til at hjælpe rejseagenter i hans team med at identificere og samordne rejsekrav fra forskellige nationale myndigheder i realtid. Følgende rejsebekræftelse er f.eks. automatiseret:

Skærmbillede af en automatisk bekræftelse af en rejsebooking.

En sådan automatisering af rutinemæssige, manuelle datakontrol- og sorteringsprocesser øger ikke kun teamets produktivitet. Det har også potentiale til at forbedre fuldstændigheden, aktualiteten og pålideligheden af de oplysninger, der leveres. For Daniel og hans team reducerede automatiseringen målbart den tid, der kræves til rejsekoordinering. Resultatet var et effektivitetsløft på 55 %. Automatiseringen inspirerede også mange forretningsforbedringer.

Derudover udvidede Daniel rejsebookingprocessen til automatisk at udstede kundefakturaer. Fifi hjælper teammedlemmer og kunder med komplekse spørgsmål, og sparer derfor rejsebureauer betydelig tid.

Det meste af trafikken på A1's blog er fra kunder, der ser rejsepolitikker. Derfor bruger Daniel også Power Automate og Copilot Studio til at hjælpe Fifi med at hjælpe kunder med at oprette tilpassede rejsepolitikker for deres organisationer.

Skærmbillede af Fifi-botten på A1's websted.

Hvad fungerer godt

Power Automate og Copilot Studio hjælper A1 med at:

  • Planlægge tid hver uge til forretningsforbedringer gennem Microsoft Power Platform og AI.
  • Inspirer og advoker for nye ideer fra medlemmer af ledelsesteamet.
  • Identificer en veldefineret, gentagelig proces, der kan automatiseres.
  • Fokuser på, hvordan automatisering forbedrer kunde- eller brugeroplevelsen.
  • Oprette en karakter, der hjælper med at oprette den brugerdefinerede agent som et værdifuldt teammedlem.

Strømline rejsebookinger med Power Automate

Daniel identificerede den ofte anvendte rejsebookingproces som en, der kunne automatiseres for at maksimere tidsbesparelser for rejseagenter i hans team. Tidligere skulle teamet manuelt kontrollere og samle rejseoplysninger fra flere kilder.

I forbindelse med rejsereservationsprocessen skal følgende trin udføres konsekvent:

  1. Få reservationsbekræftelsen, som indeholder fly- og destinationsoplysninger, der blev bekræftet af klienten.
  2. Hent de seneste rejsekrav før afrejse fra relevante myndigheder og offentlige websteder.
  3. Identificer den seneste rejserisikostatus for destinationslandet.
  4. Saml alle oplysningerne i en e-mail, og send dem til klienten.

Diagram, der viser den manuelle rejsereservationsproces.

Power Automate-processen

Power Automate-løsningen analyserer automatisk mailen med bookingbekræftelsen og henter destinationsland og lufthavnskoder fra Dataverse. Det bruger derefter disse oplysninger til at anmode om de nyeste rejsekrav i realtid gennem API'er fra forskellige myndigheder.

Manuel sortering af data er ikke længere påkrævet. Derudover oversættes oplysninger automatisk fra engelsk til kundens modersmål portugisisk, før de sendes ud.

Den automatiserede rejsebookingproces har følgende trin:

  1. Reservationssystemet sender en mail med reservationsbekræftelsen til en delt Outlook-postkasse.
  2. Power Automate udløses og søger efter rejsedestinationen i den PDF-fil, der er vedhæftet mailen med bookingbekræftelsen.
  3. Destinationsland og tilsvarende lufthavnskoder hentes fra en Dataverse-liste.
  4. Destinationsoplysningerne sendes til forskellige API'er, som bruger brugerdefinerede connectorer til at hente rejsekrav.
  5. Microsoft Oversætter bruges til at oversætte information fra engelsk til portugisisk, det nationale sprog i Brasilien.
  6. Data formateres i en e-mail og sendes til rejsebureauet og kunden.

Diagram, der viser trinnene i den automatiske rejsereservationsproces.

Opbygge automatiseringen af rejsereservationsprocessen

Modtagelse af en mail fungerer som udløseren for arbejdsprocessen. Der køres en tekstfunktion for at identificere relevante detaljer i mailen. Derefter henter en HTTP-handling oplysninger fra eksterne kilder via API'er. Endelig samler og formaterer en joinhandling det indsamlede indhold.

App Handling Description
Ikon for Outlook. 1. En ny mail ankommer i en delt postkasse. Outlook-connectoren bruges til at vælge en delt postkasse, der udløser arbejdsprocessen.
Ikon for tekstfunktion. 2. Find rejsedestinationen. En tekstfunktion bruges til at identificere detaljer (parametre) i den e-mail, der automatisk læses.
Ikon for variabler. 3. Identificer de rejsekrav, der skal indsamles. Variabler fungerer som pladsholdere til indsamling af data under arbejdsprocessen.
Ikon for Dataverse. 4. Find destinationsland og lufthavnskoder. Dataverse- eller SQL-connectoren bruges til at slå destinationsdetaljer op på en liste.
Http-ikon. 5. Indsaml rejsekravene. Opret forbindelse til API'er for at hente oplysninger fra eksterne kilder. En brugerdefineret connector udfylder data (f.eks. legitimationsoplysninger) til API'en.
Ikon for joinforbindelse. 6. Saml rejsekravene. Joinhandlingen bruges til at samle oplysninger fra forskellige kilder og formater, så de kan bruges som input til en mail.
Ikonet Betingelse. 7. Bekræft, at rejsekravene er komplette. En betingelse bruges til at bekræfte, at alle de modtagne oplysninger er fuldstændige. Hvis yes, skal afsendelse af mailen forberedes. Hvis no, skal der udstedes en fejl.
Ikon for Outlook. 8. Send e-mailen til rejsebureauet og kunden. Outlook-connectoren bruges til at sende mailen til modtagerne.

Tekniske overvejelser

  • Beskyttelse via forebyggelse af datatab (DLP) i dine Microsoft Power Platform-miljøer bestemmer, hvilke connectorer der er tilgængelige, f.eks. brugerdefinerede connectorer til eksterne API'er.

  • PDF-analyse kan kræve AI Builder, som har licenskrav, der skal overvejes.

  • Hvis automatiseringen skal udløses, kræver det muligvis konfiguration af tilknyttede systemer eller en ny arbejdsinstruktion til teammedlemmer. Efter behov opdateres reservationssystemet for at sende rejsebekræftelsen til en e-mail-adresse.

  • Dataverse, som er en del af Microsoft Power Platform, forenkler styring af ændringer:

    • En Microsoft Power Platform-løsning kan indeholde en Dataverse-liste.
    • Pakkekomponenter kan gøre det muligt at bruge pipelines til at administrere programmets livscyklus.

Andre mulige anvendelser af løsningsarkitekturen og designmønsteret

Daniel oprettede en automatisering til at hente, samle og sende de nyeste rejsekrav til kunder. Du kan bruge den samme løsningsarkitektur og det samme designmønster til lignende use cases i din organisation. Her er nogle eksempler:

  • Saml automatisk organisationens rejsepolitik og dokumentationskrav i en mail, når et teammedlem sender en rejseanmodning.
  • Vurder inspektions- eller overvågningsresultater i forhold til en ekstern standard, og send resultaterne til et delt Teams-arbejdsområde.
  • Identificer et testresultat, der kan sammenlignes med en målscore, og send resultaterne til gennemsyn hos et teammedlem.

Kreativitet er det vigtigste – at have ideer – så er [automatisering] let at gøre.

– Daniel Schaurich de Oliveira, administrerende direktør

Automatisk fakturering

Hver rejsebestilling genererer en faktura, der skal sendes til kunden. Fakturering er en anden rutinemæssig, manuel opgave. Derfor udvidede Daniel designmønsteret for automatisering af rejsekoordinering, så Power Automate bruges til at administrere fakturering.

Den automatiske faktureringsproces har følgende trin:

  1. Teammedlemmer gemmer PDF-fakturaer i en OneDrive-mappe.
  2. Azure AI Document Intelligence udtrækker salgsdata.
  3. Skatteoplysninger, der er relateret til fakturaen, kommer fra en offentlig API.
  4. Fakturaen sendes til kunden via mail.

Diagram, der viser trinnene i den automatiserede faktureringsproces.

Besvare kundespørgsmål med Copilot Studio

Daniel oprettede en brugerdefineret agent for at hjælpe rejsebureauer med at besvare komplekse spørgsmål og hjælpe kunderne med selv at finde oplysninger på virksomhedens websted. Automatisering af disse opgaver sparer rejsebureauer tid og giver dem masser af information.

Ved at navngive den tilpassede agent Fifi hjalp Daniel den med at blive en integreret og accepteret del af teamet.

Opret en karakter til [brugerdefineret agent]. Fifi er ikke kun en bot, hun er en arbejdskollega, der hjælper teamet med at acceptere og assimilere hendes bidrag hurtigere.

– Daniel Schaurich de Oliveira, administrerende direktør

Fifi bruger brugerdefinerede emner til at generere menneskelignende svar på ofte stillede spørgsmål. Hvert emne er baseret på definerede videnkilder, der bruges til generative svar. Fifi bruger Bing Custom Search til at indsamle resultater fra eksterne websteder.

Tidligere samlede Daniel ofte stillede spørgsmål fra teamet for at skabe internt SharePoint-onlineindhold, som Fifi kunne bruge. Nu planlægger og registrerer teamet træningssessioner for at gøre den løbende indholdsudvikling hurtigere. Fifi bruger mødeafskriften til at oprette et selvstudium. Dette selvstudium uploades derefter til SharePoint Online, så det kan bruges via Copilot Studio.

Fifi bruger funktionen til generative svar i Copilot Studio til at finde oplysninger på tværs af flere interne og eksterne videnkilder. Derfor kan Fifi give øjeblikkelige svar på forskellige og ofte uforudsigelige kundespørgsmål.

Daniel konfigurerede Fifi til at bruge Bing Custom Search til at generere svar baseret på oplysninger fra websteder for udvalgte partnerflyselskaber og -hoteller. Denne fremgangsmåde sikrer, at de hentede oplysninger er autoritative og pålidelige.

Diagram, der viser Fifi-robotoplevelsen, når en bruger stiller et spørgsmål.

Som et resultat giver Fifi svar, der kan være svære at finde gennem en manuel søgning:

  • Fordelene ved rejser på første klasse
  • Den lufthavn, der er tættest på et konferencested
  • Det bedst vurderede hotel i et bestemt kvarter

Skærmbillede, der viser Fifi-botten, der besvarer en kundes spørgsmål om rejser på første klasse.

Fifis hurtige svar og evne til at komme med anbefalinger hjælper med at forbedre kundeoplevelsen.

Design din brugerdefinerede agent til at kommunikere med brugere på tværs af forskellige kanaler

Daniel designede Fifi til at interagere med brugere på tværs af forskellige kanaler. Fifi kan yde øjeblikkelig support til kunder på A1 Inteligência em Viagens-webstedet og til medarbejdere i Teams.

Skærmbillede, der viser Fifi-robotten, der er integreret i Teams.

Da de spørgsmål, som rejsebureauer typisk stiller, adskiller sig fra de spørgsmål, som kunderne stiller via webstedet, defineres brugerdefinerede emner og tilknyttede videnkilder for hver kanal.

Diagram, der viser, hvordan Fifi-robotten kommunikerer med brugere i forskellige kanaler ved hjælp af brugerdefinerede emner og tilknyttede videnkilder, der er defineret for hver kanal.

Bruge Power Automate og Copilot Studio til at oprette en rejsepolitik

Fifi hjælper kunder, der besøger webstedet A1 Inteligência em Viagens, med at generere et rejsepolitikdokument til deres organisation.

Daniel bemærkede, at rejsearrangører rutinemæssigt søger måder at forbedre deres politikdokumentation på. Derfor er Fifi konfigureret til at give vejledning om bedste praksis. Eksempler omfatter vejledning om antallet af dage i forvejen, som en rejsende bør booke en rejse, eller den bedste måde at håndtere rejseudgifter såsom måltider og taxaafgifter.

Med denne funktion samles Power Automate og Copilot Studio om at oprette en Word-dokumentskabelon ud fra svar, der leveres gennem Fifis interaktion med kunden.

Sådan fungerer rejsepolitikfunktionen:

  1. Et brugerdefineret emne udløses i Copilot Studio, når en kunde fremsætter en relevant anmodning, f.eks. "Jeg vil oprette en rejsepolitik."
  2. Fifi beder klienten om at besvare en række foruddefinerede spørgsmål, der bruges til at udfylde politikskabelonen. For eksempel bliver klienten bedt om deres navn, deres firma, det varsel, som medarbejderne skal give for indenlandske eller internationale rejser, og eventuelle refusioner, som virksomheden betaler til medarbejderne. På hvert trin konfigureres chatten til at give anbefalinger til understøttelse af datainput.
  3. Copilot Studio udløser Power Automate til at udfylde pladsholdere i Word-dokumentskabelonen med data, der findes i kundens chatsvar.
  4. Power Automate gemmer det nye dokument med rejsepolitikker og sender filen til kunden via mail.
  5. Fifi fuldender chatinteraktionen med klienten.

Diagram, der viser trinnene i den automatiske proces til oprettelse af rejsepolitik.

Opbygge automatiseringen af skabelonen for rejsepolitik

Processen med at opbygge automatiseringen af skabelonen for rejsepolitik har tre indbyrdes forbundne trin:

  1. Opret en Word-skabelon, der indeholder pladsholdere. Brug indholdskontrolelementer af typen ikke-formateret tekst til at indsætte felterne til pladsholdere. Gem den udfyldte skabelonfil i et SharePoint-onlinebibliotek.
  2. Byg et Power Automate-flow, der udfylder skabelonfilen, gemmer den i SharePoint og sender den til kunden via mail.
  3. Konfigurer den brugerdefinerede agent med et brugerdefineret emne, der beder kunden om de nødvendige input og udløser Power Automate-flowet.

Tip

  • Slå udviklerfunktionerne til i Word. På denne måde kan du konfigurere indholdskontrolelementer som pladsholderfelter, der udfyldes med input fra den brugerdefinerede agents chat med en bruger.
  • Giv hvert indholdskontrolelement et logisk navn for at gøre det nemmere at identificere, hvornår du konfigurerer automatiseringen.
  • Gem skabelonen i et SharePoint-onlinebibliotek, som automatiseringen kan bruge.

På følgende skærmbillede vises et eksempel på en skabelon til en rejsepolitik, der oprettes til denne automatisering. Overskriften øverst på første side indeholder et kontrolelement af typen almindeligt tekstindhold, der fungerer som pladsholder for firmanavnet.

Skærmbillede, der viser en skabelon til rejsepolitik, som er ved at blive oprettet.

Automatiseringstrin

Power Automate gennemgår flere trin:

  1. Brug udløseren Kør et flow fra Copilot.

  2. Brug handlingen Udfyld en Word-skabelon til at hente den skabelon, der blev oprettet.

  3. Brug handlingen Opret til at generere et entydigt filnavn, hver gang der oprettes et dokument for en kunde.

  4. Gem dokumentoutputtet.

    Du kan konfigurere SharePoint-onlinebiblioteket til at gemme dokumentoutputtet, hver gang flowet kører.

  5. Brug Outlook-connectoren til at sende det nye dokument til brugeren via mail.

  6. Brug handlingen Svar til Copilot til at angive, at dokumentet er fuldført og sendt.

App Handling Description
Ikon for Copilot. 1. Kør et flow fra Copilot Studio. Vælg hvert enkelt input, der skal komme fra den brugerdefinerede agents interaktion med brugeren, og udfyld skabelonpladsholderne.
Word-ikon. 2. Udfyld Word-dokumentskabelonen. Vælg det websted, det bibliotek og den fil, der skal bruges til skabelonen.
Generer ikon. 3. Generer et unikt filnavn. Brug handlingen Opret til at generere et entydigt filnavn, der f.eks. foranstiller titlen med navnet på kundens virksomhed.
Ikon for SharePoint Online. 4. Opret en fil med rejsepolitik. Vælg den mappesti og det filnavn, hvor du vil gemme det nye dokumentoutput.
Ikon for Outlook. 5. Send en mail med politikdokumentet til klienten. Brug Outlook-connectoren til at sende det tilpassede dokument til klienten via mail.
Ikon for Copilot. 6. Svar på den brugerdefinerede agent. Når dokumentet er sendt via mail til kunden, skal du give den brugerdefinerede agent besked.

Oprette den brugerdefinerede agent

Du kan konfigurere en brugerdefineret agent til indstille Copilot-komponenten i automatiseringsflowet.

  1. Oprette en ny brugerdefineret agent i Copilot Studio
  2. Opret et nyt emne. I beskrivelsen af, hvad emnet gør, skal du medtage nøgleord, som den brugerdefinerede agent kan bruge til at registrere og udløse de næste trin.
  3. Tilføj en række spørgsmål, der. Den brugerdefinerede agent stiller brugeren disse spørgsmål for at indsamle de input, der er nødvendige for at udfylde pladsholderne for indholdskontrolelementet i Word-skabelonen. (Der skal være ét spørgsmål pr. pladsholder).
  4. Vælg Kald en handling for at udløse den Power Automate-automatisering, du har oprettet til at oprette, gemme og sende det nye dokument via mail.
  5. Tilføj en meddelelse sidst i samtalen, så den brugerdefinerede agent kan lukke interaktionen med brugeren. Helpdesk-medarbejderens sidste meddelelse kan f.eks. give brugeren besked om, at dokumentet er sendt til brugeren via mail.

I følgende rutediagram vises, hvordan udløsere, spørgsmål, handlinger og en endelig meddelelse kan arbejde sammen i et emne.

Diagram, der viser trinnene i flowet til oprettelse af et nyt emne.

Andre mulige anvendelser af løsningsarkitekturen og designmønsteret

Daniel oprettede et Copilot Studio-emne og en tilhørende Power Automate-automatisering, så kunderne kan generere et brugerdefineret rejsepolitikdokument baseret på deres svar på foruddefinerede spørgsmål. Du kan bruge den samme løsningsarkitektur og det samme designmønster til lignende use cases i din organisation. Her er nogle eksempler:

  • Websitekunder genererer en politik eller et retningslinjedokument, der er relevant for din branche.
  • Et tilpasset konferenceprogram genereres baseret på sessioner eller emner, som en deltager vælger.
  • Invitationer til en forretningsbegivenhed tilpasses med hver deltagers navn, stilling, titel og virksomhed.