Einschränken der Ermittlung von SharePoint-Websites und -Inhalten

Organisationen, die sich auf Microsoft Copilot vorbereiten, benötigen häufig Zeit, um SharePoint-Websites zu überprüfen, Berechtigungen zu überprüfen und Governancekontrollen zu implementieren, bevor sie Inhalte allgemein auffindbar machen. Restricted Content Discovery (RCD) hilft Ihnen, die Erkennung von Inhalten auf bestimmten SharePoint-Websites, einschließlich kürzlich interagierter Dateien, in organization-weiten Suchergebnissen und Microsoft Copilot-Antworten einzuschränken, während diese Überprüfungen stattfinden.

RCD entfernt auch KI-gestützte Einstiegspunkte von diesen SharePoint-Websites. Benutzern werden keine Einstiegspunkte wie die Copilot-Schaltfläche, KI-Aktionsmenüs (einschließlich der Erstellung von Agents) oder das Erstellen von Seiten mit KI angezeigt. Diese Einschränkung trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit eines versehentlichen Entdeckens von Inhalten zu verringern, während Berechtigungen und Governancekontrollen ausgewertet werden.

Wenn auf eine Website eine Richtlinie für die eingeschränkte Inhaltsermittlung angewendet wurde, wird ein eingeschränktes Tag angezeigt, wie im folgenden Screenshot dargestellt:

Screenshot mit der Markierung

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ist als vorübergehende Governancekontrolle konzipiert, die Organisationen Zeit gibt, den Zugriff zu überprüfen und anzupassen, während sie ihre Copilot-Bereitstellung fortsetzen.

Hinweis

  • Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ändert keine bestehenden Berechtigungen. Benutzer, die bereits Zugriff auf Inhalte haben, können weiterhin direkt auf diese Inhalte zugreifen.
  • Sie können dieses Feature nur auf SharePoint-Websites anwenden. Es wird für OneDrive-Websites nicht unterstützt.
  • Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich nicht auf Suchvorgänge aus, die aus dem Websitekontext oder anderen intelligenten Erfahrungen wie Microsoft 365 Feed und Empfehlungen stammen.

Achtung

Verwenden Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung selektiv. Eine übermäßige Nutzung kann die Menge der verfügbaren Inhalte für die organization-weite Suche und die Microsoft Copilot-Erfahrung verringern, was sich auf die Vollständigkeit und Relevanz von Suchergebnissen und KI-generierten Antworten auswirken kann.

Wann sollte die eingeschränkte Inhaltsermittlung verwendet werden?

Verwenden Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung für Websites, die möglicherweise einer weiteren Überprüfung bedürfen, bevor sie über die organizationweite Suche und Microsoft Copilot-Erfahrungen allgemein auffindbar sind.

Zu den gängigen Szenarien gehören:

  • Websites mit einem hohen Risiko der Überfreigabe.
  • Websites, die einer Berechtigungsprüfung unterzogen werden.
  • Stufenweise Microsoft Copilot-Rollouts.
  • Governanceinitiativen, die vor einer umfassenderen Ermittlung eine Inhaltsüberprüfung erfordern.

Sie können beispielsweise vorübergehend die eingeschränkte Inhaltsermittlung auf eine Gruppe von Finanz- oder Personalwebsites anwenden, während Websitebesitzer die Berechtigungen und den Zugriff überprüfen. Nach Abschluss der Überprüfung können Sie die Einschränkung aufheben und zulassen, dass die Websites wieder auffindbar werden.

Bevor Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung aktivieren, sollten Sie eines oder mehrere der folgenden Tools und Berichte verwenden, um Websites zu identifizieren, die überprüft werden müssen:

Funktionsweise der eingeschränkten Inhaltsermittlung

Bei der eingeschränkten Inhaltsermittlung handelt es sich um eine Einstellung auf Websiteebene. Wenn Sie die Einstellung aktivieren, wird sie von Microsoft 365-Suchsystemen weitergegeben, sodass Inhalte von der Website nicht in organization weiten Ermittlungserfahrungen angezeigt werden.

Auch wenn die eingeschränkte Inhaltsermittlung aktiviert ist:

  • Die Websiteberechtigungen bleiben unverändert.
  • Benutzer können weiterhin auf Inhalte zugreifen, für die sie bereits eine Zugriffsberechtigung haben.
  • Das Feature entfernt keine Inhalte aus dem Microsoft 365-Suchindex.

Da die Einstellung über Indizierungssysteme hinweg weitergegeben werden muss, kann es einige Zeit dauern, bis Updates vollständig wirksam werden. Die Dauer hängt von der Größe der Website und der Anzahl der gleichzeitig verarbeiteten Updates ab.

Voraussetzungen

Vor dem Konfigurieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung:

  1. Überprüfen Sie die Voraussetzungen für die erweiterte SharePoint-Verwaltung, einschließlich:

  2. Stellen Sie sicher, dass Ihre organization über eine Microsoft Copilot-Lizenz verfügt. Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ist für Bereitstellungs- und Governanceszenarien von Microsoft Copilot vorgesehen.

Aktivieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung für eine Website

Sie können die eingeschränkte Inhaltsermittlung über das SharePoint Admin Center oder mithilfe von PowerShell aktivieren.

Hinweis

Es kann einige Zeit dauern, bis Updates in der Suche und in Microsoft Copilot verteilt werden.

Verwenden des SharePoint Admin Centers

  1. Erweitern Sie im SharePoint Admin Center die Option "Websites ", und wählen Sie "Aktive Websites" aus.

  2. Wählen Sie die Website aus, die Sie konfigurieren möchten.

  3. Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen, und aktivieren Sie dann Inhalt von Microsoft Copilot einschränken.

    Screenshot der Registerkarte

  4. Klicken Sie auf Speichern.

PowerShell verwenden

Öffnen Sie PowerShell als Administrator und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $true

Entfernen der eingeschränkten Inhaltsermittlung von einer Website

Wenn Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung für eine Website deaktivieren möchten, öffnen Sie PowerShell als Administrator, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $false

Delegieren der Verwaltung an die Websiteadministratoren

Standardmäßig können nur SharePoint-Administratoren die Restricted Content Discovery verwalten.

Wenn Websiteadministratoren die Einstellung für ihre eigenen Websites verwalten sollen, aktivieren Sie die Delegierung mithilfe des folgenden PowerShell-Befehls:

Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true

Führen Sie zum Überprüfen des Delegierungs-Status Folgendes aus:

Get-SPOTenant | Select-Object DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement

Wenn die Delegierung aktiviert ist, können Websiteadministratoren die Ermittlung eingeschränkter Inhalte für ihre Websites verwalten.

Screenshot der Einstellung

Wenn ein Websiteadministrator eine Änderung an den Einstellungen für die eingeschränkte Inhaltsermittlung vornimmt, muss er die Änderung begründen.

Screenshot des Dialogfelds

Überprüfen des Status der eingeschränkten Inhaltsermittlung für eine Website

Öffnen Sie PowerShell als Administrator und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Get-SPOSite -Identity <site-url> | Select RestrictContentOrgWideSearch

Überwachung der eingeschränkten Inhaltsermittlung in Ihrem Mandanten

Administratoren können PowerShell verwenden, um Berichte zu erstellen, die Websites identifizieren, für die die eingeschränkte Inhaltsermittlung aktiviert ist.

Generieren eines Berichts

Öffnen Sie PowerShell als Administrator und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Start-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Status des Berichts anzeigen

Öffnen Sie PowerShell als Administrator und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Herunterladen eines Berichts

Öffnen Sie PowerShell als Administrator und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport -Action Download -ReportId <ReportGUID>

Tipp

Wenn eine Website für die eingeschränkte Inhaltsermittlung konfiguriert ist, aber weiterhin in den Suchergebnissen angezeigt wird, sollten Sie Zeit für die Indexweitergabe zulassen und die Anzahl der auf der Website gespeicherten Elemente überprüfen. Große Websites können zusätzliche Verarbeitungszeit benötigen, bevor Änderungen vollständig widergespiegelt werden.

Überwachung

Überwachungsereignisse sind über Microsoft Purview-Überwachungsprotokollaktivitäten für Aktivitäten verfügbar, die die Restricted Content Discovery beinhalten.

Dazu gehören:

  • Aktivieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung.
  • Deaktivieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung.
  • Begründungen für die Aktualisierungen der Einstellung.

Häufig gestellte Fragen

Ist meine organization berechtigt, Restricted Content Discovery zu verwenden?

Kunden, die für Copilot lizenziert sind und über die erweiterte SharePoint-Verwaltung verfügen, können die Erkennung eingeschränkter Inhalte konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen für die erweiterte SharePoint-Verwaltung.

Ändert die eingeschränkte Inhaltsermittlung Benutzerberechtigungen?

Nein Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich auf die Auffindbarkeit aus, nicht auf die Zugriffsberechtigungen. Benutzer, die bereits Zugriff auf Inhalte haben, können weiterhin darauf zugreifen.

Welche Sucherfahrungen sind betroffen?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich auf organization weite Sucherfahrungen (SharePoint Home, Office.com, Bing) und Microsoft Copilot Ermittlungsszenarien aus, einschließlich Anwendungen, die auf einer mandantenweiten Inhaltsermittlung basieren. Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich auch nicht auf Erfahrungen aus, die mit Inhalten arbeiten, die bereits vom Benutzer verwendet werden, z. B. das Zusammenfassen eines geöffneten Dokuments.

Wie wirkt sich die eingeschränkte Inhaltsermittlung auf die Endbenutzererfahrung in SharePoint aus?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung schränkt die Verwendung von KI-gestützten Features in SharePoint ein. Benutzern werden keine Einstiegspunkte wie die Copilot-Schaltfläche, KI-Aktionsmenüs (einschließlich der Erstellung von Agents) oder das Erstellen von Seiten mit KI angezeigt.

Wirkt sich die eingeschränkte Inhaltsermittlung auf Microsoft Purview-Funktionen aus?

Nein Bei der eingeschränkten Inhaltsermittlung werden keine Inhalte aus dem Suchindex entfernt. Microsoft Purview-Funktionen wie eDiscovery und automatische Bezeichnungen funktionieren weiterhin.

Wie lange dauert es, bis Updates für die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirksam werden?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ist eine Eigenschaft auf Websiteebene. Die Indexaktualisierungslatenz ist stark abhängig von der Anzahl der Elemente auf der Website und der Anzahl der Websites, die gleichzeitig aktualisiert werden. Bei Websites mit mehr als 500.000 Elementen kann es mehr als eine Woche dauern, bis ein Update der eingeschränkten Inhaltsermittlung vollständig verarbeitet und in Such- und Copilot-Erfahrungen widergespiegelt wird.

Wie passt die eingeschränkte Inhaltsermittlung in eine Copilot-Bereitschaftsstrategie?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung hilft Organisationen, die Erkennung ausgewählter Websites vorübergehend einzuschränken, während Berechtigungen, Besitz und Governancekontrollen überprüft werden. Es ist eine Komponente einer umfassenderen SharePoint-Governance und Copilot-Bereitschaftsstrategie. Informationen finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Nächste Schritte

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