Projektmittel verwalten

Die Verwaltung der Projektmittel für Artikel, Services und Ausgaben sollte ein integraler Bestandteil aller Projekte sein. Sie können entweder verfügbaren Lagerbestand verwenden oder projektspezifische Einkäufe mithilfe von Bestellungen und/oder Einkaufsrechnungen durchführen. Wenn zum Beispiel bei der Wartung eines Computers eine neue Festplatte wird, erstellen Sie eine Einkaufsrechnung für den Kauf einer neuen Festplatte und erfassen das Projekt, für das sie verwendet wird.

Falls für den Verkaufsprozess keine separate Erfassung von physischen Transaktionen erforderlich ist, können Sie einen Verkauf auf der Seite Fibu Buch.-Blätter Projekt verarbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter So buchen Sie eine projektbezogene Ausgabe.

Manuelle oder halbautomatische Wiederbeschaffung

Wenn Sie bereits wissen, welche Vorräte Sie für ein Projekt wiederbeschaffen müssen, können Sie eine Bestellung erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelle oder halbautomatische Wiederbeschaffung.

Wenn Sie jedoch nicht sicher sind, was Ihnen fehlt, können Sie einen halbautomatischen Prozess verwenden, bei dem Sie eine Bestellung direkt aus einem Projekt erstellen. Business Central hilft Ihnen dabei, indem es alle Artikel auflistet und anzeigt, ob sie verfügbar sind oder nicht. Sie können die widerzubeschaffenden Mengen in den einzelnen Zeilen anpassen.

Der halbautomatische Prozess erstellt einen Auftrag ist für jeden Kreditor, von dem Sie die Artikel bestellen, einschließlich aller Mengenänderungen, die Sie auf der Seite Einkaufsbestellungen erstellen durchgeführt haben. Sie können damit fortfahren, die Einkaufsbestellungen zu verarbeiten, indem Sie beispielsweise Einkaufsbestellungszeilen bearbeiten oder hinzufügen.

Später können Sie die mit dem Projekt verknüpften Einkaufszeilen entweder auf der Seite Projektkarte oder unter Projektplanungszeilen mit der Aktion Einkaufszeilen überprüfen. Weitere Informationen finden Sie unter Einen halbautomatischen Prozess zur Wiederbeschaffung für ein Projekt verwenden.

Notiz

Wie in anderen Fällen, in denen erweiterte Lagerprozesse wie Reservierung, Lagerhaltung und Auftragsmontage eine Rolle spielen, muss der Status des Projekts Offen sein und der Umschalter Verbrauchslink verwenden muss aktiviert sein.

Einen halbautomatischen Prozess zur Wiederbeschaffung für ein Projekt verwenden

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Projekte ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Öffnen Sie ein Projekt, für das Sie Artikel kaufen möchten.

3. Wählen Sie die Aktion Einkaufsbestellung erstellen.

4. Auf der Seite Bestellungen erstellen wird für jeden Artikel im Projekt eine Zeile angezeigt. Standardmäßig werden Zeilen für verfügbare und nicht verfügbare Mengen angezeigt. Wenn Sie sich nur nicht verfügbare Mengen anzeigen lassen wollen, wählen Sie die Aktion Nicht verfügbare anzeigen aus.

5. Das Feld Einzukaufen Menge enthält die nicht verfügbare Menge. Um eine andere Menge zu kaufen, bearbeiten Sie den Wert im Feld.

   Notiz

   Sie können das Feld Einzukaufen Menge in nicht verfügbaren Zeilen auch ändern, obwohl sie vollständig verfügbare Mengen darstellen.

6. Sie können auch den Umschalter Reservieren aktivieren, wenn Sie die Menge in der Einkaufszeile für einen Bedarf reservieren möchten, anstatt die Felder Projektnr. und Projektaufgabennr. in der Einkaufszeile auszufüllen. Der Umschalter Reservieren ist auf der Seite ausgeblendet. Sie können die Seite personalisieren und so den Umschalter hinzufügen. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Arbeitsbereich personalisieren.

7. Wählen Sie OK aus.

Sie können die mit dem Projekt verknüpften Einkaufszeilen entweder auf der Seite Projektkarte oder unter Projektplanungszeilen mit der Aktion Einkaufszeilen überprüfen.

Manuelle Wiederbeschaffung für ein Projekt

Der folgende Ablauf zeigt, wie eine Einkaufsrechnung zum Kauf von Produkten für ein Projekt verwendet wird. Die gleichen Schritte gelten auch, wenn sie eine Bestellung verwenden.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Bestellung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus, und füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Weitere Informationen finden Sie unter Käufe erfassen.

3. In den Feldern Projektnr. und Projektaufgabennr. wählen Sie die Informationen des Projekts aus, für das Sie Artikel oder Services kaufen möchten. Verwenden Sie die Personalisierungstools, wenn ein Feld nicht sichtbar ist. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Ihren Arbeitsbereich personalisieren.

   Den Wert, den Sie im Feld Projektzeilenart auswählen, definiert, ob eine Planungszeile erstellt wird, wenn Sie den Verbrauch eines Artikels buchen. Wenn das Feld Fakturierbar enthält, dann werden die Projektplanungszeilen erstellt, die bereit sind, um dem Debitoren in Rechnung zu stellen. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Projekte fakturieren.

Wie sich das Buchen von Einkäufen auf Bestand und WIP auswirkt

Wenn Sie einen Wareneingang buchen, geht der Bestand ein und wird umgehend durch einen Artikelposten vom Typ Abgang abgeschrieben. Damit sich dies nicht auf die WIP-Berechnung auswirkt, enthalten die Projektposten keine Bestellzeilen, die nicht den Typ Sachkonto haben.

Projektposten werden wie folgt erstellt:

• Wenn Sie von einer Bestellung aus die Aktion Buchen und dann Rechnung wählen.
• Wählen Sie in einer Einkaufsrechnung im Inforegister Zeilen die Aktion Wareneingangszeilen abrufen und dann die Aktion Buchen auswählen.

So zeigen Sie den Wert eines Kaufes für ein Projekt an

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Projekte ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Öffnen Sie eine relevante Projektkarte.

   Auf dem Inforegister Aufgaben zeigt das Feld Ausstehende Bestellungen den gesamten ausstehenden Betrag in Landeswährung, , den gesamten Lagerbestand und die Services für den Kauf von Dokumenten für die Projektaufgabenzeile.

   Das Feld Nicht fakturierter Lieferbetrag zeigt den Wert der Artikel, die mit Verkaufsbelegen geliefert, aber nicht fakturiert wurden.

3. Klicken Sie auf eines der Felder, um die Seite Verkaufszeilen zu öffnen. Auf dieser Seite können Sie Informationen aus dem Auftrag nachlesen – einschließlich Informationen zu eingegangenen Artikeln oder Services.

Projektbezogene Ausgabe buchen

Wenn Sie außerordentliche oder einmalige Projektausgaben verursachen, können Sie die Seite Projekt Buch.-Blatt verwenden, um diese direkt auf das Konto des entsprechenden Projekts zu buchen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Projekt Fibu Buch.-Blätter ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Erstellen Sie eine neue Zeile, und geben Sie Informationen zur Aufwendung einschließlich Projektnr. und Projektaufgabennr. ein.
3. Wenn der Verkaufsauftrag ausgeführt wurde, wählen Sie die Aktion Buchen aus.

Angenommene Artikel für Projekte mit Wareneingängen oder Einlagerungen

Business Central bietet eine erweiterte Lagerabwicklung für Bestellungen, die mit Projekten verknüpft sind. Sparen Sie Zeit, indem Sie Wareneingänge oder Lagereinlagerungen verwenden, um den Verbrauch von Artikeln für Projekte direkt entgegenzunehmen und zu registrieren.

Verwenden Sie die folgenden Methoden, um Artikel anzunehmen:

• Wareneingang und -verbrauch aus der Auftragszeile buchen.
• Wareneingang und -verbrauch aus einem Lagereinlagerungsbeleg buchen.
• Wareneingang und -verbrauch aus einem Wareneingangsbeleg buchen.

Um Wareneingang und -verbrauch aus einem Lagereinlagerungsbeleg zu buchen

Wenn Ihr Lagerort so eingerichtet wurde, dass er Einlagerungen, aber keinen Wareneingänge verarbeitet, verwenden Sie den Beleg Lagereinlagerung, um die Wareneingangs- und Einlagerungsinformationen für Ihre Bestellungen zu erfassen.

Sie können eine Lagereinlagerung auf drei Arten erstellen:

• Erstellen Sie die Lagereinlagerung direkt aus der Bestellung heraus, indem Sie die Aktion Lagereinlagerung/Kommissionierung erstellen auswählen.
• Erstellen Sie Lagereinlagerungen für mehrere Herkunftsbelege gleichzeitig, indem Sie den Batchauftrag Lagereinlagerung/Kommissionierung/Umlagerung verwenden.
• Legen Sie die Einlagerung in zwei Schritten an, indem Sie zunächst die Bestellungen freigeben, um die Artikel für die Einlagerung verfügbar zu machen. Sie können die Lagereinlagerung basierend auf dem Herkunftsbeleg auf der Seite Lagereinlagerung verwenden.

Notiz

Wenn für den Lagerort Lagerplätze erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass der Lagerplatzcode in den Bestellzeilen ausgefüllt ist.

Um die Lagereinlagerung zu buchen

1. Öffnen Sie auf der Seite Lagereinlagerungen einen zuvor erstellten Einlagerungsbeleg.
2. Geben Sie die eingelagerte Menge im Feld Bewegungsmenge ein.
3. Nachdem Sie die Artikel eingelagert haben, wählen Sie die Aktion Buchen aus.

Das Ergebnis dieser Schritte ist, dass Sie den Wareneingang der Herkunftsbelegzeilen buchen, die eingelagert wurden. Für jede Zeile gibt es zwei Artikelposten. Ein Posten für den Wareneingang und einer für die sofortige Abschreibung der eingegangenen Menge für das Projekt. Es gibt keine Projektposten, bis Sie die Rechnung buchen. Wenn der Lagerort Lagerplätze verwendet, erstellt der Buchungsvorgang darüber hinaus Lagerplatzposten, um die Mengenänderungen in den Lagerplätzen zu buchen.

Um Wareneingang und -verbrauch aus einem Wareneingangsbeleg zu buchen

Sie müssen die Zeilen aus der freigegebenen Bestellung abrufen, für die die Lieferung bestimmt ist. Sie können Wareneingänge auf eine von zwei Arten erstellen:

• Im Push-Verfahren, wenn die Arbeit auftragsbezogen erledigt wird. Wählen Sie die Aktion Wareneingang erstellen auf der Seite Bestellung aus, um einen Wareneingang für einen Herkunftsbeleg zu erstellen.
• In einem Pull-Verfahren, bei dem Sie die Aktion Freigeben auf der Seite Bestellung verwenden, um den Beleg an das Lager freizugeben. Ein Lagermitarbeitender erstellt einen Wareneingang für einen oder mehrere freigegebene Herkunftsbelege.

Notiz

Wenn Sie Lagerplätze verwenden, wird der Vorgabe Lagerplatz vorgeschlagen. Sie können entweder den Standardlagerplatz akzeptieren oder den Lagerplatz angeben, in dem die Artikel abgelegt werden sollen.

Um einen Wareneingang zu buchen

1. Öffnen Sie auf der Seite Wareneingänge den Wareneingang.
2. Das Feld Menge akt. Lieferung enthält die für jede Zeile ausstehende Menge. Sie können die Menge jedoch bei Bedarf ändern.
3. Nachdem Sie die Artikel erhalten haben, wählen Sie die Aktion Buchen aus.

Das Ergebnis dieser Schritte ist, dass Sie den Wareneingang der Herkunftsbelegzeilen buchen. Für jede Wareneingangszeile gibt es zwei Artikelposten. Ein Posten für die Lieferung und einer für die sofortige Abschreibung der eingegangenen Menge für das Projekt.

Es gibt keine Projektposten, bis Sie die Rechnung buchen.

Wenn der Lagerort Lagerplätze verwendet, erstellt der Buchungsvorgang darüber hinaus Lagerplatzposten, um die Mengenänderungen in den Lagerplätzen zu buchen.

Notiz

Einlagerungsbelege werden nicht erstellt, selbst wenn Ihre Lagerprozesse sowohl den Wareneingang als auch die Einlagerung erfordern.

Gut zu wissen

• Reklamationen werden für Lagerorte mit gesteuerter Einlagerung und Kommissionierung nicht unterstützt. Sie müssen den Verbrauch über ein Projektbuchungsblatt rückgängig machen und anschließend eine Retoure für Artikel im Lager erstellen.
• Falls vor der Aktualisierung Einkaufsbelege erstellt wurden, können Sie diese direkt buchen. Wenn Sie den Lagerdurchlauf verwenden möchten, öffnen Sie die Bestellungen erneut und geben Sie sie wieder frei.
• Sie können die Felder Nr., Variantencode, Projektnummer und Projektaufgabennummer auf Bestellzeilen nicht bearbeiten, wenn Wareneingänge oder Lagereinlagerungen vorhanden sind.

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