Produkte mit einem Debitorenauftrag verkaufen

Dieser Artikel bietet Hilfestellungen dazu, wann ein Debitorenauftrag zusätzlich zu einer Rechnung verwendet werden sollte. Wenn der Verkaufsprozess erfordert, dass Sie nur Teile einer Bestellmenge liefern, weil beispielsweise die vollständige Menge nicht sofort verfügbar ist, müssen Sie diesen Verkauf mittels eines Verkaufsauftrags verarbeiten.

Sie müssen auch Verkaufsaufträge verwenden, wenn Sie Artikel als Direktlieferung verkaufen, indem Sie direkt von Ihrem Kreditor an Ihren Debitor versenden. Wechseln Sie zu Direktlieferungen machen, um mehr zu erfahren. In allen anderen Aspekten ist das Vorgehen bei Verkaufsaufträgen gleich wie bei Verkaufsrechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Verkäufe fakturieren.

Wenn Sie die Produkte teilweise oder gesamthaft liefern, buchen Sie die Verkaufsrechnung oder den Verkaufsauftrag als geliefert oder als geliefert und fakturiert, um den zugehörigen Artikel und die Debitorenposten im System zu erfassen. Wenn Sie den Verkaufsauftrag, können Sie ihn als PDF-Dateianhang auch senden. Sie können den E-Mail-Text mit einer Zusammenfassung des Auftrags und der Zahlungsinformationen, wie ein Link zu PayPal automatisch ausfüllen lassen. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Artikel versenden und Dokumente per E-Mail versenden.

In Geschäftsumgebungen, wo Debitoren sofort bezahlen, beispielsweise mit PayPal oder bar, erfasst wird Business Central die Zahlung, wenn Sie die Verkaufsrechnung buchen. Die gebuchte Verkaufsrechnung wird als vollständig ausgeglichen geschlossen. Sie wählen die Methode im Feld Zahlungsformcode auf dem Verkaufsauftrag aus. Für elektronischen Zahlungsverkehr wie PayPal müssen Sie das Feld Zahlungsverkehr ausfüllen. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Aktivieren von Debitoren-Zahlungen durch Zahlungsverkehr.

Sie können direkt gezahlte Rechnungen für nicht registrierte Debitoren auch erstellen, indem Sie eine Bargelddebitoren-Karte einrichten, auf der Sie auf die Verkaufsrechnung hinweisen. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Barkunden einrichten.

Einen Verkaufsauftrag erstellen

Notiz

Beim nachfolgenden Verfahren wird davon ausgegangen aus, dass der Debitor bereits eingerichtet ist. Weitere Informationen zum Einrichten von Debitoren finden Sie unter Neue Debitoren registrieren.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Verkaufsaufträge ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Wählen Sie Neu aus, um einen neuen Posten zu erstellen.

3. Geben Sie in das Feld Debitorenname den Namen eines bestehenden Debitors ein.

   Andere Felder auf der Seite Verkaufsangebot werden nun mit Informationen zum ausgewählten Debitor ausgefüllt.

4. Füllen Sie auf der Seite Verkaufsauftrag die Felder wie benötigt aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

   Hinweis

   Wenn Sie dem Debitor ermöglichen, sofort mit Kreditkarte oder PayPal zu bezahlen, dann füllen Sie das Feld Zahlungsformcode aus. Die Zahlung wird dann erfasst, sobald Sie die Verkaufsrechnung buchen. Wenn Sie Kasse auswählen, wird die Zahlung in einem angegebenen Gegenkonto erfasst.

   Sie sind nun bereit, die Verkaufsangebotszeilen mit Lagerartikeln oder Services auszufüllen, die Sie an den Debitoren verkaufen möchten.

   Wenn Sie wiederkehrende Verkaufszeilen für den Debitor wie einen Monatsersatzauftrag, eingerichtet haben, können Sie diese auf der Rechnung durch Auswählen der Aktion Wiederkehrende Verkaufszeilen abrufen einfügen.

5. Wählen Sie auf dem Inforegister Zeilen im Feld Typ aus, welche Art von Produkt, Gebühr, Transaktion oder Kommentar Sie für den Kunden mit der Verkaufszeile buchen möchten.

6. Geben Sie im Feld Nr. die Nummer eines Lagerartikels oder Dienstes ein.

   Lassen Sie das Feld Nr. leer, wenn die Zeile für Folgendes vorgesehen ist:

   • Kommentar. Die Bemerkung im Feld Beschreibung enthalten ist.
   • Katalogartikel. Wählen Sie die Aktion Katalogartikel auswählen. Weitere Informationen zu Katalogartikeln finden Sie unter „Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Katalogartikeln“.

7. Geben Sie in dem Feld Menge die Anzahl des Artikels an, der verkauft werden soll.

   Hinweis

   Für Artikel des Typs Ressource oder Service ist die Menge eine Zeiteinheit wie Stunden, wie im Feld Einheitencode der Zeile angegeben. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Artikeleinheiten einrichten.

   Das Feld Zeilenmenge wird aktualisiert, um den Wert im Feld VK-Preis multipliziert ist mit dem Zahl im Feld Menge anzuzeigen.

   Der Preis und der Zeilenbetrag auf den Verkaufsrechnungszeilen werden mit oder ohne MwSt. angezeigt je nachdem, was Sie im Feld Preis inklusive Mehrwertsteuer auf der Debitorenkarte ausgewählt haben.

8. Geben Sie im Feld Zeilenrabatt in Prozent einen Prozentsatz ein, wenn Sie dem Debitor einen Rabatt auf das Produkt gewähren möchten. Der Wert im Feld Zeilenbetrag wird entsprechend aktualisiert.

   Wenn Sie bestimmte Artikelpreise auf dem Inforegister Verkaufspreise und Verkaufspreis-Zeilenrabatte auf den Seiten Debitorenkarte oder Artikelkarte eingerichtet haben, werden die Preis- und Betragswerte in der Verkaufszeile automatisch aktualisiert, wenn die Kriterien erfüllt sind. Um mehr über Preise und Rabatte zu erfahren, gehen Sie zu Erfassen von Verkaufspreisen, Skonti und Zahlungsvereinbarungen.

9. Um einen Kommentar über die Bestellzeile hinzuzufügen, den der Debitor auf dem gedruckten Verkaufsauftrag lesen kann, schreiben Sie einen Kommentar in das Feld Beschreibung in eine leere Zeile.

10. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 9 für jedes Element, das Sie an den Kunden verkaufen möchten.

    Die Summenfelder unter den Positionen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Positionen erstellen oder ändern, um die Beträge anzuzeigen, die auf die Sachkonten gebucht werden.

    Notiz

    In seltenen Fällen können die gebuchten Beträge von dem abweichen, was in den Summenfeldern angezeigt wird. Diese Differenz ist in der Regel auf Rundungsrechnungen in Bezug auf Mehrwertsteuer oder Verkaufssteuer zurückzuführen.

    Um die Beträge noch einmal zu überprüfen, verwenden Sie die Seite Statistiken, die die Rundungsberechnungen berücksichtigt. Wenn Sie die Aktion Freigabe auswählen, werden zudem die Summenfelder aktualisiert, sodass sie die Rundungsberechnungen enthalten.

11. Optional geben Sie im Feld Rabattbetrag in Rechnung stellen einen Betrag ein, der vom Wert abgezogen werden soll, der im Feld Total inklusive Mehrwertsteuer im unteren Bereich der Rechnung angezeigt wird.

    Wenn Sie Rechnungsrabatte für den Debitor einrichten, wird das Feld Rechnungsrabatt % automatisch aktualisiert, sofern die Rabattkriterien erfüllt sind. Das Feld Rechnungsbetrag mit Rabatt ohne Mehrwertsteuer zeigt den zugeordneten Betrag. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Erfassen von Verkaufspreisen, Skonti und Zahlungsvereinbarungen.

12. Um nur einen Teil der Auftragsmenge zu liefern, geben Sie die Menge im Feld Menge für Versand ein. Der Wert wird in das Feld Zu fakturierende Menge automatisch kopiert.

    Hinweis

    Wenn das Feld Versandhinweis auf Vollständig im Inforegister Versand und Rechnungsstellung gesetzt ist, können Sie keine Teillieferungen buchen. Erfahren Sie mehr unter Teillieferungen verarbeiten.

13. Um nur einen Teil der Auftragsmenge zu fakturieren, geben Sie die Menge im Feld Menge für Fakturierung ein. Die zu fakturierende Menge kann nicht größer sein, als der Wert im Feld Menge geliefert.

14. Wenn die Verkaufsangebotszeilen ausgeführt werden, wählen Sie die Aktion Buchen und Senden aus.

Wichtig

Wenn Sie einen Verkaufsauftrag buchen, können Sie eine Lieferung und eine Rechnung erstellen. Diese Dokumente können gleichzeitig oder unabhängig voneinander erstellt werden. Sie können auch eine Teillieferung und eine Teilrechnung erzeugen, indem Sie die Felder Menge zu liefern und/oder Menge zu fakturieren in den jeweiligen Zeilen des Verkaufsauftrags ausfüllen, bevor Sie buchen. Beachten Sie, dass Sie keine Rechnung auf der Seite Verkaufsaufträge ausstellen können, solange die entsprechende Lieferung nicht erfolgt ist. Bevor Sie also die Fakturierung durchführen können, müssen Sie einen Lieferschein erstellt oder die Funktion zur gleichzeitigen Lieferung und Fakturierung gewählt haben.

Falls Sie einen Verkauf in Rechnung stellen müssen, ohne eine Sendung in Business Central zu registrieren, erstellen Sie den Beleg auf der Seite Verkaufsrechnungen, oder wählen Sie Rechnung erstellen auf der Seite Verkaufsangebote. Erfahren Sie mehr unter Fakturieren eines Verkaufs.

Das Dialogfeld Buchungs- und Sendebestätigung zeigt die gewünschte Methode des Debitors das Empfangen von Belegen an. Sie können die Sendemethode ändern, indem Sie die Schaltfläche vom Feld Beleg senden an auswählen. Um mehr zu erfahren, wechseln Sie zu Belegsendeprofile einrichten.

Der zugehörige Artikel und die Debitorenposten werden nun erstellt, und der Verkaufsauftrag wird als PDF-Dokument ausgegeben. Wenn der Verkaufsauftrag vollständig gebucht wurde, wird er durch Business Central aus der Liste der Verkaufsaufträge entfernt.

Erstellen eines neuen Verkaufsauftrags auf der Grundlage einer Kopie eines anderen Auftrags

Tipp

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Verkaufsauftrag kopieren, aber die Schritte gelten auch für andere Verkaufsdokumente.

Wenn Sie einen Verkaufsauftrag erstellen, der einem vorherigen ähnlich ist, können Sie Zeit sparen, indem Sie den bereits vorhandenen Auftrag kopieren. Sie können z. B. die Daten des Auftragskopfes, der zugehörigen Zeilen oder beides in den neuen Auftrag kopieren. Im Anschluss können Sie die Informationen für den neuen Auftrag bei Bedarf aktualisieren.

Der Wert einiger Felder in den Zeilen eines Auftrags ist davon abhängig, was Sie im Kopf eingeben. Die Werte in den Betragsfeldern sind beispielsweise von den Rabatten abhängig, die Sie für den Debitor einrichten. Wenn Sie den Kopf beim Kopieren des Auftrags nicht einbeziehen, müssen Sie die Zeilen neu berechnen, damit ihre Werte den Werten des Kopfs entsprechen. Der Schalter Zeilen neu berechnen wird automatisch aktiviert, wenn Sie den Schalter Kopfzeile einschließen deaktivieren.

Notiz

Wenn die Option Rechnungsrab. berechnen auf der Seite Verkaufs- und Forderungseinrichtung ausgewählt ist, wird der Rechnungsrabatt neu berechnet, wenn Sie die neue Belegzeile buchen. Die neue Berechnung kann dazu führen, dass der Betrag in der neuen Zeile vom ursprünglichen Betrag abweicht.

Notiz

Wenn ein Teil der Menge in den Originalzeilen zurückgesendet wurde, erstellt Business Central die neue Zeile nur mit der Menge, die nicht zurückgesendet wurde. Wenn die vollständige Menge zurückgegeben wurde, wird mit Business Central keine neue Zeile erstellt.

So kopieren Sie einen Verkaufsauftrag

Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie einen Verkaufsauftrag kopieren.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Verkaufsaufträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Wählen Sie Neu aus, um einen neuen Beleg zu erstellen, und wählen Sie dann die Aktion Beleg kopieren aus.

   Notiz

   Wenn Sie eine Bestellung kopieren, können Sie wählen, ob Sie nur die Informationen in den Zeilen der Bestellung kopieren möchten und nicht den Bestellkopf. Das Überspringen des Kopfs kann z. B. nützlich sein, wenn Sie dieselben Artikel und Mengen an einen anderen Debitor verkaufen. Wenn Sie den Kopf überspringen, füllen Sie das Feld Debitorenname in Ihrem neuen Auftrag aus, bevor Sie die Aktion Beleg kopieren ausführen.

3. Wählen Sie in dem Feld BelegartBestellung ein.

4. Im Feld Belegnr. wählen Sie den zu kopierenden Auftrag aus.

   Business Central füllt die Felder Belegnr.-Häufigkeit, Versionsnr., Verkauf an Deb.-Nr. und Verk. an Name entsprechend dem von Ihnen gewählten Auftrag aus.

5. Um Informationen in den Auftragskopf zu kopieren, wie z. B. den Debitorennamen und das Fälligkeitsdatum des Auftrags, aktivieren Sie den Schalter Inklusive Kopf.

   Wenn Sie diese Option wählen, kopieren Sie auch die Zeilen. Allerdings müssen Sie die Beträge in den Zeilen des neuen Auftrags neu berechnen.

6. Um die Zeilen aus der ursprünglichen Bestellung in die neue Bestellung zu kopieren und neu zu berechnen, aktivieren Sie den Schalter Zeilen neu berechnen.

   Die Aktion behält die Artikelnummern und die Artikelmengen bei, berechnet jedoch die Beträge auf der Basis der Artikelpreise und Rabatte für den Debitoren auf der neuen Bestellung neu.

7. Wählen Sie OK, um die Kopie zu erstellen.

Externe Belegnummer

Auf Verkaufsbelegen und Buch.-Blättern können Sie eine Belegnummer angeben, die auf das Nummerierungssystem des Debitors verweist. Verwenden Sie dieses Feld, um die Nummer zu erfassen, die der Debitor der Bestellung, Rechnung oder Gutschrift zugewiesen hat. Sie können die Nummer dann später verwenden, wenn Sie aus irgendeinem Grund den gebuchten Posten anhand dieser Nummer suchen müssen.

Das Feld Ext. Belegnr. erforderlich auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. gibt an, ob die Eingabe einer externen Belegnummer im Feld Externe Belegnr. in einem Verkaufskopf und das Feld Externe Belegnr. in einer Fibu Buch.-Blattzeile erforderlich ist.

Wenn Sie dieses Feld auswählen, ist es nicht möglich, eine Rechnung oder eine Fibu Buch.-Blattzeile ohne externe Belegnummer zu buchen.

Die externe Belegnummer ist in gebuchten Belegen enthalten, in denen Sie nach der entsprechenden Nummer suchen können. Sie können bei der Navigation zu Debitorenposten auch über die externe Belegnummer suchen.

Eine andere Möglichkeit, externe Belegnummern zu handhaben, ist die Verwendung des Feldes Ihre Referenz. Wenn Sie das Feld Ihre Referenz verwenden, wird die Nummer in gebuchte Belege aufgenommen und Sie können danach wie nach Werten aus den Feldern Externe Belegnr. suchen. Das Feld ist jedoch in Buchungsblattzeile nicht verfügbar.

Mit Betragsfeldern arbeiten

Die Werte in Feldern, in denen Beträge angezeigt werden, können positiv oder negativ sein, je nachdem, ob es sich bei dem Wert um eine Gutschrift oder eine Belastung handelt. Dieses Video zeigt, wie Sie mit Feldern arbeiten, die Beträge anzeigen.

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