Onboarding neuer Mitarbeiter in Ihre Organisation

Machen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter (manchmal auch als NEO bezeichnet) zu einer großartigen Erfahrung, indem Sie eine hybride All-in-One-Arbeitsumgebung fördern, in der neue Mitarbeiter wichtige Ressourcen finden, Menschen in ihrer Organisation treffen und sich darauf vorbereiten können, in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein.

Wenn Sie in eine neue Organisation eintreten, hilft es neuen Mitarbeitern, wenn sie wissen, wo sich Ressourcen befinden, an wen sie sich wenden können, und wie sie Schulungsmaterialien in einer organisierten und personalisierten Umgebung finden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe der modernen Arbeitstools von Microsoft eine ansprechende Onboarding-Umgebung für neue Mitarbeiter schaffen.

Erstellen Sie ein virtuelles Onboarding durch:

• Planung und Implementierung einer End-to-End-Erfahrung basierend auf den Tools,Ressourcen und Initiativen Ihrer Organisation
• Hosten einer virtuellen Willkommensveranstaltung, um Ressourcen zu teilen und Onboarding-Buddies vorzustellen
• Verwendung einer SharePoint-Websitevorlage als Basis für neue Teammitglieder
• Erstellen einer personalisierten Onboarding-Checkliste mithilfe der Listenvorlage für die Onboarding-Checkliste
• Zusammenstellen einer Trainingsumgebung für neue Teammitglieder mithilfe von Viva Learning
  

Übersicht über das Erstellen einer Onboarding-Erfahrung

Symbol	Phase	Aufgaben
	Planen	Legen Sie Ihre Zielgruppe fest Zuordnen der Onboarding-Erfahrung von Mitarbeitern Überprüfen Sie die Onboarding-Tools von Microsoft 365 – Erwägen Sie das Erstellen einer neuen Mitarbeitersupportcommunity in Viva Engage
	Build	Ziehen Sie in Erwägung, ein Liveereignisses zu nutzen, um neue Teammitglieder willkommen zu heißen und zu orientieren - Partner wie Personalverantwortliche, Geschäftsinhaber und Personal in den Planungsprozess einbeziehen Planen Sie, NEO-Inhalte im Laufe der Zeit zu pflegen Erstellen Sie eine Onboarding-Website mithilfe der Onboarding-Vorlage „Neue Mitarbeiter“ Passen Sie eine Onboarding-Checklistenvorlage in Microsoft 365-Listen an Bereiten Sie eine Umfrage vor, um am Ende des Onboardings um Feedback zu bitten
	Einführung	– Versenden Sie Einladungen, Anweisungen und Ressourcen mithilfe von Outlook Mail und Kalender. - Sammeln Sie Einblicke von jeder Plattform, die verwendet wird, um die Gesamtleistung des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter zu messen – Verwenden Sie Feedback, um die nächste Onboardings-Sitzung zu informieren.

Planen Sie die Benutzererfahrung

Schritt 1: Legen Sie den Umfang Ihrer Zielgruppe und Ziele fest	Schritt 2: Passen Sie die Onboarding-Erfahrung an	Schritt 3: Überprüfen Sie Microsoft 365 Tools
–Ermitteln Sie die Bedürfnisse und die Größe Ihrer Zielgruppe. Definieren Sie Zwischenaufgaben und gewünschten Ergebnisse der Onboarding-Erfahrung -Legen Sie den Ton und die Botschaft fest	-Richten Sie eine Onboarding-Zeitachse ein -Definieren Sie welche Onboarding-Aufgaben abgeschlossen werden müssen – Priorisieren Sie Onboarding-Aufgaben - Stellen Sie Lernmaterialien zusammen - Fragen Sie häufig nach Feedback	– Wählen Sie Onboarding-Tools aus, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Planungsaspekte:

• Bereits vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters benötigt dieser bereits vor der Veranstaltung einige Informationen zu NEO. Ziehen Sie eine SharePoint-Website vor dem Onboarding in Erwägung, die neuen Mitarbeitern helfen kann, die richtigen Dokumente zusammenzustellen, und sich auf die NEO-Veranstaltung vorzubereiten, sobald sie ihr Angebotsschreiben unterschreiben.
• Einige neue Mitarbeiter können nicht persönlich an der NEO-Veranstaltung teilnehmen. Ziehen Sie es in Erwägung, ein Ereignis vorab aufzuzeichnen, das Personen gezeigt werden kann, die nicht persönlich teilnehmen können, oder ob Sie das persönliche Ereignis live streamen können und neue Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, online teilnehmen können.
• Unabhängig davon, ob die Teilnahme an der NEO-Veranstaltung persönlich oder aus der Ferne stattfindet, benötigt die NEO-Zielgruppe Zugriff auf dieselben Ressourcen auf Desktop- und Mobilgerät.

Schritt 1: Bestimmen Sie zunächst Ihr Zielgruppenprofil und die Größe

Neue Mitarbeiter haben unterschiedliche Hintergründe, Rollen und Berufliche Erfahrung. Einige neue Mitarbeiter können persönlich an einer Veranstaltung teilnehmen, während andere nur aus der Ferne teilnehmen können. Auf einige Tools und Ressourcen muss von einem mobilen Gerät aus zugegriffen werden können. Unabhängig von der neuen Methode der Mitarbeiterorientierung müssen dieselben Ressourcen zur Verfügung stehen.

Die Größe Ihrer Onboarding-Gruppe bestimmt die von Ihnen verwendeten Plattformen und Ressourcen. Erfahren Sie mehr über das Definieren Ihres Zielgruppenprofils und das Eingrenzen der Zielgruppengröße.

Gruppen von 1 bis 19	Gruppen von 20 oder mehr
Office (PowerPoint, Wort) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint-Räume	Office (PowerPoint, Wort) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint-Räume Viva Engage

Definieren des gewünschten Ergebnis und die Prioritätsinhalte

Nehmen Sie sich Zeit, um zu definieren, wie Erfolg aussieht, wenn die Orientierung abgeschlossen ist. In vielen Organisationen erfolgt das Onboarding für mehr als einen Teil derselben. Ziehen Sie in Betracht, eine Onboarding-Struktur anzubieten, die es neuen Mitarbeitern ermöglicht, sich mit der Organisation und dem Team, mit dem sie zusammenarbeiten werden, vertraut zu machen. Erwägen Sie die Einrichtung von Modulen, die Mitarbeiter durch das Onboarding führen und sie über ihre Fortschritte informieren.

Berücksichtigen Sie den Ton und die Botschaft für Ihren Onboarding-Prozess

Geben Sie neuen Mitarbeitern das Gefühl, willkommen zu sein und sich darauf zu freuen, Ihrer Organisation beizutreten. Verwenden Sie PowerPoint, um eine gut durchdachte Nachricht vorzubereiten, die die verschiedenen Vorteile und Ressourcen auflistet, die Ihre neuen Mitarbeiter als Mitglieder Ihrer Organisation nutzen können. Führen Sie sie in die Kultur Ihrer Organisation ein, indem Sie die Organisationsgeschichte, lustige Fakten und mehr darlegen.

Schritt 2: Abbildung der idealen Onboarding-Erfahrung für Mitarbeiter

Von der Einführung über die Orientierung bis zum ersten Arbeitstag hat die Neue-Mitarbeiter-Reise einen großen Einfluss auf den Erfolg dieses Mitarbeiters. Stellen Sie sicher, dass dem neuen Mitarbeiter die besten Tools für den Einstieg zur Verfügung gestellt werden, indem Sie die Onboarding-Erfahrung des neuen Mitarbeiters darstellen.

A: Einrichten einer Onboarding-Zeitachse

Legen Sie fest, wie lange der Einarbeitungsprozess je nach Funktion und Berufserfahrung dauern soll. Überlegen Sie, wie oft neue Teammitglieder an Schulungen und Veranstaltungen teilnehmen sollten, die sie mit der Führungsebene und dem Rest des Unternehmens in Kontakt bringen.

B. Abgrenzung und Definition der wichtigsten Inhalte und Aufgaben

Erstellen Sie Zwischenaufgaben, die Ihnen mitteilen, dass jeder Mitarbeiter die volle Kompetenz in einem bestimmten Thema erreicht hat, die für die Stelle wichtig ist. Dabei kann es sich um Informationen über das Unternehmen selbst, spezifische Tools, organisatorische Erwartungen und mehr handeln.

C. Sammeln, Priorisieren und Organisieren Sie Ressourcen und Inhalte

Beim Betreten einer neuen Umgebung kann es für neue Mitarbeiter schwierig sein, die Reihenfolge zu verstehen, in der die Zwischenaufgaben abgeschlossen werden sollten. Helfen Sie ihnen dabei, die Onboarding-Zwischenaufgaben zu priorisieren, indem Sie sie so gestalten, dass Priorität signalisiert wird. Dies kann so einfach sein, wie sie für sie auszuschreiben oder Microsoft Listen zu integrieren. Erfahren Sie, wie Sie Microsoft Listen zum Onboarding von Mitarbeitern verwenden.

D. Erstellen einer personalisierten Schulungsoberfläche

Welche Lernmaterialien werden benötigt, damit der neue Mitarbeiter erfolgreich ist? Stellen Sie Lernmodule für jeden Mitarbeiter zusammen, die ihnen helfen, sich an den organisatorischen Anforderungen, den Anforderungen des Teams und den Tools, mit denen sie täglich arbeiten werden, zu orientieren. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Viva Learning.

E. Erhalten Sie Feedback auf dem Weg

Das Ziel jedes Onboarding-Prozesses ist es, sicherzustellen, dass sich jeder neue Mitarbeiter bestens gerüstet fühlt, um in seinem neuen Job erfolgreich zu sein. Ehrliches Feedback zu erhalten, wenn Mitarbeiter mit dem Onboarding-Prozess fertig sind, ist der beste Weg, um die Lücken zu schließen und das Onboarding für neue Mitarbeiter zu verbessern. Finden Sie heraus, was funktioniert hat und was verbessert werden könnte, indem Sie einfache und durchdachte Umfragen erstellen. Erfahren Sie mehr über Das Erhalten von Feedback mithilfe von Microsoft Forms.

Schritt 3: Überprüfen Sie Microsoft 365 Onboarding-Tools

Eine großartige Option ist die Verwendung von Teams-Live-Meetings, Live-Ereignissen und Chat-Funktionen, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und ein ansprechendes Erlebnis für diejenigen zu bieten, die sowohl persönlich als auch aus der Ferne teilnehmen können. Leiten Sie Benutzer zu Informationen und Kontakten auf einer SharePoint-Kommunikationswebsite. Erwägen Sie die Verwendung eines NEO Viva Engage Kanals, in dem neue Personen Fragen stellen und Antworten erhalten können. Sie können sogar in Erwägung ziehen, SharePoint-Räume für virtuelle Schulungen oder Betriebsbesichtigungen zu verwenden. Bringen Sie dann alles zusammen, indem Sie Viva Connections verwenden, der SharePoint-Inhalte in Microsoft Teams integriert.

• Microsoft Teams Besprechung: Besprechungen in Teams umfassen Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe und eignen sich hervorragend für die Kommunikation mit Gruppen von weniger als 300 Personen. Teams können für Besprechungen verwendet werden, die persönlich, aus der Ferne oder eine Kombination aus beidem stattfinden. Darüber hinaus kann die Besprechung aufgezeichnet und mit neuen Mitarbeitern geteilt werden, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

• SharePoint Kommunikationswebsite : Erstellen Sie eine SharePoint Kommunikationswebsite mithilfe der Websitevorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Verwenden Sie die Website, um neue Mitarbeiter an relevante Ressourcen, Kontakte und Unterhaltungen in neuen Mitarbeiter-Viva Engage-Communitys zu leiten.

• Viva Engage Kanal: Erstellen Sie einen Viva Engage Kanal nur für neue Mitarbeiter. Wählen Sie einen NEO-Kanal für die gesamte Organisation oder Region oder erstellen Sie Kanäle für jede neue Gruppe neuer Mitarbeiter. Verwenden Sie dann das Viva Engage-Webpart auf der SharePoint NEO-Website, um die Konversation mit anderen Ressourcen und Kontakten zu integrieren.

• Microsoft Viva – Viva Module sind personalisierte Mitarbeitererfahrungen, die als Apps in Microsoft Teams angezeigt werden. Verwenden Sie Viva Connections, um Onboardingressourcen und -tools an einem Ort zu integrieren. Inhalte im Viva Connections können auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet werden. Verwenden Sie Viva Learning, um Lernmodule für jeden Mitarbeiter zu zusammengestellt, die ihnen helfen, sich an den Anforderungen der Organisation, den Anforderungen des Teams und den Tools zu orientieren, mit denen er täglich arbeiten wird.

• SharePoint Spaces – Nutzen Sie SharePoint Spaces, um eine immersive Plattform zu schaffen, die es neuen Mitarbeitern ermöglicht, einen virtuellen Rundgang über den Campus zu machen.

Erstellen Sie die Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeiter

Bauen Sie die Onboarding-Erfahrung der Mitarbeiter auf einer Plattform nach der anderen aus. Die hier aufgeführten Tools können miteinander verbunden werden, um dem neuen Mitarbeiter eine gründliche und vernetzte Onboarding-Reise zu ermöglichen.

Erstellen Sie eine Onboarding-Website mithilfe von SharePoint

Erstellen Sie eine interne Kommunikationswebsite, die als Ausgangspunkt für neue Mitarbeiter dient. Diese Website sollte Ressourcen, Zwischenaufgaben und Organisationsinformationen auf geordnete Weise bereitstellen. Diese Website sollte auch die aktuellsten Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter über alles verfügt, was erforderlich ist, um erfolgreich zu sein. Versuchen Sie, Aktionselemente auf dieser Website so zu organisieren, dass Priorität signalisiert wird. Listen Sie die Dinge auf, die zuerst fertig gestellt werden müssen. Dies hilft Mitarbeitern, ihre Arbeit im Onboarding so zu organisieren, wie sie es können, und bietet jedem neuen Mitarbeiter den gleichen Ausgangspunkt.

Microsoft bietet eine neue anpassbare Vorlage für die SharePoint-Kommunikationswebsite für das Mitarbeiter-Onboarding, die Ihnen den Einstieg erleichtern kann. Erste Schritte mit SharePoint-Websitevorlagen

Nutzen Sie Live-Meetings, um eine virtuelle Mitarbeiterorientierung zu verwalten

Mit dem Aufkommen der virtuellen Arbeit ist es immer noch wichtig, Zeit mit anderen Personen im Unternehmen zu verbringen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit Führungskräften und Kollegen kommunizieren und aktuelle Fragen stellen können. Verwenden Sie Microsoft Teams, um die virtuelle Mitarbeiterorientierung zu verwalten.

Gestalten Sie diese Live-Veranstaltung unterhaltsam und ansprechend, indem Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, im Teams-Chatfeld miteinander zu kommunizieren oder es Mitarbeitern ermöglichen, Fragen vor der Kamera oder durch die moderierten Fragen und Antworten in Teams-Live-Ereignissen zu stellen. Erfahren Sie mehr über Teams-Liveereignisse.

Bereitstellen einer Tour durch den Campus mithilfe von SharePoint-Räume

SharePoint-Räume ist ein Tool, das immersive Online-Oberflächen mithilfe von 2D- und 3D-Webparts bereitstellt. Führen Sie neue Mitarbeiter durch einen virtuellen 360-Grad-Rundgang über den Campus. Integrieren Sie hilfreiche Links und Webparts, die wichtige Informationen bereitstellen und den Mitarbeitern helfen, Onboardingaufgaben abzuschließen. Weitere Informationen zu SharePoint Spaces.

Helfen Sie den neuen Mitarbeitern bei der Priorisierung von Zwischenaufgaben mit Microsoft Listen

Beim Eintritt in eine neue Umgebung ist es wichtig, die Reihenfolge zu verstehen, in der Onboardingaufgaben abgeschlossen werden sollen. Helfen Sie ihnen dabei, die Onboarding-Zwischenaufgaben zu priorisieren, indem Sie sie so gestalten, dass Priorität signalisiert wird. Erwägen Sie die Verwendung von Microsoft Lists und Listenvorlagen, und fügen Sie sie als Registerkarten im Teams-Kanal für neue Mitarbeiter hinzu, um einfachen Zugriff zu erhalten. Sie können List auch mithilfe des List-Webparts in die SharePoint-Site für das Onboarding neuer Mitarbeiter integrieren.

Verwenden von Viva Connections und Integration in andere Microsoft Viva Erfahrungen

Helfen Sie neuen Mitarbeitern bei der Orientierung, indem Sie sie regelmäßig mit den wichtigsten Unternehmensinformationen, Ressourcen und Updates versorgen. Viva Connections ist eine digitale Plattform, die auf den vorhandenen Funktionen von Microsoft 365 basiert und es Organisationen ermöglicht, die Mitarbeitererfahrung anzupassen und Zugriff auf die wichtigsten Informationen der am häufigsten verwendeten Tools und Ressourcen sowohl auf Desktop- als auch auf mobilen Geräten zu erhalten. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Onboarding-Umgebungen mit Microsoft Viva.

Integrieren mehrerer Viva Module, um ein umfassendes Onboarding zu schaffen

In der obigen Abbildung wird Viva Connections verwendet, um Karten anzuzeigen, die in andere Viva Integriert sind. Erstellen Sie eine Karte, die mit Viva Insights verknüpft ist, um neuen Teammitgliedern zu helfen, zu verstehen, wie Sie Zeit produktiv verbringen können, und um Vorgesetzten dabei zu helfen, eine bessere Anleitung zum Zeitmanagement bereitzustellen. Erfahren Sie mehr über Viva Insights und wie sie die Work-Life-Balance schützt und organisiert.

Ein separates Karte in Topics integriert, was dazu beiträgt, ein zentrales Geschäftsproblem in vielen Unternehmen zu lösen und die Informationen für Benutzer bereitzustellen, wenn sie sie benötigen. Beispielsweise müssen neue Mitarbeiter schnell viele neue Informationen lernen und beim Lesen von Unternehmensinformationen auf Begriffe stoßen, über die sie nichts wissen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Topics beim Wissensmanagement helfen können.

Viva Learning ist eine Anwendung für Microsoft Teams, die es Benutzern ermöglicht, Lernmodule von verschiedenen Plattformen zu entdecken, zu empfehlen und darauf zuzugreifen, um Benutzern dabei zu helfen, Wissen in einem bestimmten Schwerpunktbereich zu erlangen. Viva Learning pullt Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training und anderen Partnern. Verwenden Sie Viva Learning, um Lernmodule für jeden Mitarbeiter zu zusammengestellt, die ihnen helfen, sich an den Anforderungen der Organisation, den Anforderungen des Teams und den Tools zu orientieren, mit denen er täglich arbeiten wird.

In Viva Learning können Manager eines organization oder Teams Lernen zuweisen und den Lernfortschritt jedes Moduls nachverfolgen. Die Viva Learning Home-Ansicht aggregiert eine Vielzahl von Informationen, einschließlich zugewiesener Inhalte aus Lernverwaltungssystemen, empfohlenen Erkenntnissen, beliebten Inhalten und Inhaltsbibliotheken von Lernanbietern. Erfahren Sie mehr über Viva Learning.

Weitere Informationen zu Viva Modulen:

Viva Learning	Themen	Viva Insights	Viva Connections
Zielspezifische Schulungen für neue Mitarbeiter.	Neue Teammitglieder können sich über beliebte Begriffe, Akronyme, Projekte und mehr informieren.	Helfen Sie neuen Teammitgliedern, ihre Zeit produktiv zu verbringen.	Bieten Sie einfachen Zugriff auf Vorteile, Schulungsmaterialien und Ressourcen.

Erstellen virtueller Communitys für neue Mitarbeiter in Viva Engage

Geben Sie neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich miteinander zu verbinden und eine unterstützende virtuelle Community in Viva Engage aufzubauen. Viva Engage ist eine Plattform, die Führungskräfte, Kommunikatoren und Mitarbeiter verbindet, um Communitys aufzubauen, Wissen auszutauschen und sich über die organization zu engagieren. Viva Engage ermöglicht es Ihnen, eine Community speziell für neue Mitarbeiter innerhalb der Organisationsplattform einzurichten.

Natürlich stoßen Mitarbeiter in ihrem Onboarding-Prozess zu unterschiedlichen Zeiten auf Informationen. Die Erstellung eines Raums, in dem neue Mitarbeiter eine Gemeinschaft für sich selbst aufbauen können, gibt ihnen die Möglichkeit, Informationen auszutauschen, wenn sie darauf stoßen. In diesem virtuellen Raum können neue Mitarbeiter Ressourcen teilen, Ideen austauschen und sich gegenseitig kennenlernen. Es hilft ihnen auch, interne Bindungen aufzubauen, die im Laufe ihrer Karriere anhalten können. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Communitys in Viva Engage.

Bitten Sie um Feedback mithilfe von Microsoft Forms

Die beste Möglichkeit, die Onboarding-Erfahrung neuer Mitarbeiter zu verbessern, besteht darin, um Feedback zu bitten. Verstehen Sie, was am besten funktioniert hat und was verbessert werden könnte, indem Sie um Feedback bitten, nachdem alle Zwischenaufgaben von neuen Mitarbeitern fertiggestellt wurden.

Verwenden Sie Microsoft Forms, um kurze Umfragen zu erstellen, die die Fragen beantworten, die die Onboarding-Erfahrung in Zukunft beeinflussen könnten. Weitere Informationen zu Microsoft Forms.

Starten Sie die Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeiter

Verwenden Sie Outlook, um alle neuen Mitarbeiter zur Orientierung einzuladen. Legen Sie in dieser E-Mail alle Ressourcen vor, beginnend mit der Viva Connections Homepage, die Links zur SharePoint-Website "Neuer Mitarbeiter", dem Beitrag zur Livebesprechung "Neue Mitarbeiter", lernziele und mehr enthält. Geben Sie unbedingt alle notwendigen Informationen und wichtigen direkten Kontakt an.

Sammeln Sie auf dem Weg Einblicke von jeder Plattform. Nutzen Sie diese Einblicke, um Manager, Teamleiter und andere Stakeholder zu informieren. Suchen Sie nach Einblicken wie der Teilnahme an Live-Events, der Zielgruppenreichweite, dem Website-Traffic und mehr. Nutzen Sie das Feedback aus jedem Onboarding-Zyklus, um den nächsten Onboarding-Zyklus zu informieren.

Weitere Ressourcen

Überprüfen Microsoft 365 Kommunikationstools und -methoden

Übersicht der Unternehmenskommunikation

Verwenden der Websitevorlage für das Onboarding neuer SharePoint-Mitarbeiter