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Hinzufügen von SharePoint als Inhaltsquelle für Microsoft Viva Learning

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Sie können SharePoint als Lerninhaltsquelle konfigurieren, um die eigenen Inhalte Ihrer Organisation in Viva Learning verfügbar zu machen.

Hinweis

Inhalte, auf die über Viva Learning zugegriffen werden kann, unterliegen anderen Bedingungen als den Microsoft-Produktbedingungen. Alle Inhalte, die Sie Viva Learning hinzufügen, z. B. von SharePoint gehostete Inhalte, unterliegen den Datenschutz- und Dienstbedingungen, die diesen Inhalten zugeordnet sind.

Übersicht

Der Wissensadministrator (oder der globale Administrator) stellt eine Website-URL bereit, zu der der Learning Service einen leeren zentralen Speicherort in Form einer strukturierten SharePoint-Liste erstellen kann. Diese Liste wird als Learning App Content Repository bezeichnet. Ihre Organisation kann diese Liste verwenden, um Links zu unternehmensübergreifenden SharePoint-Ordnern zu speichern, die Lerninhalte enthalten. Administratoren sind für das Sammeln und Zusammenstellen einer Liste von URLs für Ordner verantwortlich. Diese Ordner sollten nur Inhalte enthalten, die in Viva Learning verfügbar gemacht werden können.

Diagramm, das den Prozess zum Abrufen von Inhalten aus Ordnern in eine SharePoint-Liste in Viva Learning zeigt.

Viva Learning unterstützt die folgenden Dokumenttypen:

  • Word, PowerPoint, Excel, PDF
  • Audio (.m4a, .mp3)
  • Videodateien (MOV, MP4, AVI)
  • Verknüpfte Objekte

Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint-Grenzwerte.

Hinweis

Viva Learning kann derzeit den Videodokumenttyp (.avi) in der eigenständigen Web-App aufgrund eines anhaltenden Problems nicht unterstützen. Sobald das Problem behoben ist, wird dieser Dokumenttyp weiterhin unterstützt.

Hinweis

Sie können eine moderne oder klassische SharePoint-Website verwenden. Sie können wählen, ob Sie eine vorhandene Website verwenden oder eine neue SharePoint-Website basierend auf den Anforderungen Ihrer Organisation erstellen möchten.

Hinweis

Obwohl entweder Kommunikations- und Teamswebsites verwendet werden können, empfehlen wir die Verwendung einer Kommunikationswebsite.

Hinweis

Wenn Sie eine benutzerdefinierte SharePoint-Domäne verwenden (z. B. sp.contoso.com), erstellen Sie ein Supportticket beim Viva Learning-Team, um die zulässige URL zu erhalten.

Hinweis

Viva Learning erfasst bis zu 1000 Dateien als Lernobjekte. Eine Viva Suite- oder Viva Learning-Lizenz ist erforderlich, um mehr als 1000 Dateien als Lernobjekte zu erfassen.

Learning Service

Der Learning Service verwendet die bereitgestellten Ordner-URLs, um Metadaten aus allen in diesen Ordnern gespeicherten Inhalten abzurufen. Innerhalb von 24 Stunden nach der Bereitstellung der Ordner-URL im zentralen Repository können Mitarbeiter die Inhalte Ihrer Organisation in Viva Learning suchen und verwenden. Alle Änderungen am Inhalt, einschließlich aktualisierter Metadaten und Berechtigungen, werden innerhalb von 24 Stunden im Learning Service angezeigt.

Konfigurieren von SharePoint als Quelle

Hinweis

Sie müssen ein globaler Microsoft 365-Administrator oder Wissensadministrator sein, um diese Aufgaben ausführen zu können.

  1. Öffnen Sie die Viva Learning-App in Teams, oder wechseln Sie zur Viva Learning-Web-App.

  2. Wechseln Sie in Viva Learning zur Registerkarte Administrator, und wählen Sie im linken Menü Anbieter verwalten aus. Wählen Sie Anbieter hinzufügen aus.

  3. Wählen Sie sharePoint aus der Liste Anbieter und dann Weiter aus.

  4. Geben Sie unter SharePoint die Website-URL der SharePoint-Website an, auf der Viva Learning ein zentrales Repository erstellen soll. Wenn Ihre SharePoint-Website neu ist, warten Sie 1 Stunde nach der Websiteerstellung, um sie hier hinzuzufügen. Sie müssen auch der Besitzer der SharePoint-Website sein.

  5. Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 Multi-Geo verwendet, suchen Sie Ihre Region oder Ihr Land unter Microsoft 365 Multi-Geo-Verfügbarkeit. Im Viva Learning-Panel werden diese Informationen ebenfalls angezeigt.

  6. Aktualisieren Sie den Anzeigenamen im Konfigurationsflow. Der Anzeigename ist standardmäßig der Name der Organisation oder des Mandanten.

    Hinweis

    Nur der Besitzer der hinzugefügten Website-URL kann den Anzeigenamen aktualisieren.

    Hinweis

    Anzeigenamen für bereits erfasste Lernobjekte werden nach 24 Stunden aktualisiert.

    Nach der Konfiguration listen konfigurierte Anbieter SharePoint sofort auf. Sie können den Synchronisierungsstatus nachverfolgen und Synchronisierungsprotokolle exportieren.

    Auf der bereitgestellten SharePoint-Website wird automatisch eine SharePoint-Liste erstellt.

  7. Wählen Sie im linken Navigationsbereich der SharePoint-Website Websiteinhalte>Lern-App-Inhaltsrepository aus.

  8. Füllen Sie auf der Seite Lernapp-Inhaltsrepository die SharePoint-Liste mit URLs für die Lerninhaltsordner auf. Ausführliche Informationen zum Erstellen der Inhaltsordner finden Sie unter Ordner-URL-Dokumentbibliothek .

    1. Wählen Sie Neu aus, um den Bereich Neues Element anzuzeigen.

    2. Fügen Sie im Bereich Neues Element im Feld Titel einen Verzeichnisnamen Ihrer Wahl hinzu. Fügen Sie im Feld Ordner-URL die URL zum Lerninhaltsordner hinzu. Klicken Sie auf Speichern. Erfahren Sie, wie Sie die Ordner-URL erstellen.

      Bereich

    3. Die Seite Lern-App-Inhaltsrepository wird mit den neuen Lerninhalten aktualisiert.

      Seite

      Wenn Probleme mit Inhalten auftreten, finden Sie in der Exportprotokolldatei eine ausführliche Zusammenfassung der erfolgreichen und fehlgeschlagenen Inhaltserfassung.

Hinweis

Um einen umfassenderen Zugriff auf das Inhaltsrepository für Lern-Apps zu ermöglichen, ist in Kürze ein Link zur Liste in der Viva Learning-Benutzeroberfläche verfügbar, auf der Benutzer Zugriff anfordern und letztendlich beim Auffüllen der Liste helfen können. Websitebesitzer und globale Administratoren können Zugriff auf die Liste gewähren. Der Zugriff ist nur für die Liste spezifisch und gilt nicht für die Website, auf der die Liste gespeichert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Bereitstellen der Inhalte Ihrer eigenen Organisation weiter unten in diesem Artikel.

Hinweis

Viva Learning erfasst bis zu 1000 Dateien als Lernobjekte. Eine Viva Suite- oder Viva Learning-Lizenz ist erforderlich, um mehr als 1000 Dateien als Lernobjekte zu erfassen.

Ordner-URL-Dokumentbibliotheks-Zusammenstellung

Erstellen Sie einen Ordner zum Speichern von Lerninhalten für Ihre Organisation.

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Dokumentbibliothek, wählen Sie + Neu und dann Ordner aus.

  2. Geben Sie einen Ordnernamen ein.

  3. Wählen Sie Erstellen aus. Der Ordner wird in Ihrer Dokumentbibliothek angezeigt.

  4. Laden Sie Dateien, die Sie als Lerninhalte veröffentlichen möchten, in diesen Ordner hoch. Wenden Sie Microsoft 365-Berechtigungen auf die Ordner mit Lernobjekten und auf alle Elemente in den Ordnern an, die über eindeutige Berechtigungen verfügen. Erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für Lerninhalte verwenden. ​

  5. Um die Ordner-URL abzurufen, wählen Sie den Ordner und dann Link kopieren aus.

Wichtig

Benutzer können Inhalte in Viva Learning mit den richtigen Berechtigungen anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Berechtigungen für SharePoint-Inhalte .

Hinzufügen verknüpfter Objekte

Fügen Sie Links sowohl zu internen Inhalten von SharePoint als auch zu externen Inhalten von Websites wie YouTube oder Vimeo hinzu, die Viva Learning enthält.

Hinweis

Wenn Benutzer auf die Inhalte von Viva Learning zugreifen, werden sie zur URL des Inhalts in ihrem Browser weitergeleitet.

Hinweis

Für den Zugriff auf verknüpfte Objekte in Viva Learning ist eine Viva Suite- oder Viva Learning-Lizenz erforderlich. Ohne eine Lizenz können Sie verknüpfte Objekte in Viva Learning entdecken, aber nicht nutzen.

  1. Wählen Sie in Ihrem Ordner Neu und dann Link aus.

    Screenshot der Dokumentbibliothek mit ausgewählter Option

  2. Fügen Sie die URL hinzu, und wählen Sie einen Namen aus.

    Screenshot: Bereich

  3. Wählen Sie Erstellen aus.

    • Der Link wird in Ihrer Dokumentbibliothek mit dem von Ihnen ausgewählten Namen angezeigt.

      Screenshot der Dokumentbibliothek mit einer neuen Datei namens

    • Das verknüpfte Objekt wird in der Viva Learning-App angezeigt.

Metadaten

Standardmetadaten (z. B. Änderungsdatum, Erstellungsdatum, Dokumentname, Inhaltstyp und Organisationsname) werden automatisch von der Microsoft-Graph-API in Viva Learning abgerufen.

Verbessern Sie die allgemeine Ermittlung und Such relevanz des Inhalts, indem Sie Spalten für Beschreibung, Miniaturansichts-URL, Dauer, Autor und Tags hinzufügen.

Wenn bereits eine Beschreibungsspalte vorhanden ist, können Sie sie löschen und eine neue hinzufügen, indem Sie die Schritte zum Hinzufügen eines Metadatenfelds ausführen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Metadatenfeld hinzuzufügen:

Wichtig

Sie müssen die Spaltennamen genau so verwenden, wie sie hier angegeben sind, damit die Metadaten das Feld auffüllen. Das Hinzufügen von Metadaten ist optional. Wenn Sie jedoch falsch konfiguriert sind, müssen Sie die Spalte löschen und erneut erstellen.

  1. Wählen Sie den Ordner aus Ihrem Lerninhaltsrepository aus.

  2. Wählen Sie auf der Seite Dokumente die Option Spalte hinzufügen aus. Weitere Informationen zu Spaltentypen

    Screenshot der Seite

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um der Dokumentbibliotheksseite eine Beschreibungsspalte hinzuzufügen:

  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.
  2. Wählen Sie Mehrere Textzeilen aus.
  3. Geben Sie der Spalte ContentDescriptionden Namen .
  4. Fügen Sie benutzerdefinierte Beschreibungen für jedes Element hinzu. Wenn keine Beschreibung angegeben wird, stellt Viva Learning eine Standardmeldung bereit, in der der Inhalt als aus Ihrer eigenen SharePoint-Bibliothek hervorgehoben wird.

Fügen Sie den Inhaltstitel hinzu:

  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.
  2. Wählen Sie Mehrere Textzeilen aus.
  3. Geben Sie der Spalte ContentTitleden Namen .
  4. Fügen Sie einen benutzerdefinierten Titel für jedes Element hinzu. Wenn kein Titel angegeben wird, wählt Viva Learning den Dateinamen als Titel aus.

Fügen Sie das Inhaltsformat hinzu:

  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.
  2. Wählen Sie Mehrere Textzeilen aus.
  3. Geben Sie der Spalte ContentFormatden Namen .
  4. Fügen Sie das Format für jedes Element hinzu. Wenn kein Format angegeben wird, wählt Viva Learning den Dateityp aus der Dateierweiterung aus, z. B. xlsx, docx usw.

Geben Sie eine Miniaturansicht an:

Hinweis

  • Für diesen Prozess funktionieren nur öffentliche URLs.
  • Für ein ordnungsgemäßes Rendern des Bilds in Viva Learning sollte das Minimale Seitenverhältnis 16:9 sein.
  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.
  2. Wählen Sie Link aus.
  3. Geben Sie der Spalte ThumbnailWebUrlden Namen .
  4. Fügen Sie die URLs für jedes Element hinzu.

Sprachmetadaten

  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.

  2. Wählen Sie Einzelne Textzeile aus.

  3. Nennen Sie die Spalte ContentLanguage.

  4. Fügen Sie den ISO-Standard aus zwei Buchstaben Language-Locale Code für jedes Element hinzu. Fügen Sie beispielsweise für Französisch (Frankreich) fr_fr hinzu. Weitere Informationen finden Sie in der Liste der unterstützten Sprachen.

  5. Falls keine Sprache bereitgestellt wird, legt Viva Learning die Sprache des Kurses auf Englisch (USA) oder auf die Standardsprache fest, die vom Administrator für Viva Learning festgelegt wurde. Erfahren Sie mehr über Spracheinstellungen.

Fügen Sie die Dauer des Inhalts hinzu:

  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.
  2. Wählen Sie Zahl aus.
  3. Geben Sie der Spalte ContentDurationden Namen .
  4. Geben Sie die Dauer des Inhalts in Sekunden an.

Tags hinzufügen:

  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.

  2. Wählen Sie Verwaltete Metadaten aus.

  3. Geben Sie der Spalte SkillTagsden Namen .

  4. Wählen Sie Weitere Optionen aus.

  5. Schalten Sie ein, um mehrere Werte zuzulassen.

    Screenshot der Umschaltfläche zum Zulassen mehrerer Werte

  6. Wählen Sie die Verwendung eines vordefinierten Ausdruckssatzes oder eines benutzerdefinierten Ausdruckssatzes aus.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen einer Spalte mit verwalteten Metadaten.

Fügen Sie den Autor hinzu:

  1. Führen Sie die ersten Schritte aus, um eine Spalte zu erstellen.
  2. Wählen Sie Mehrere Textzeilen aus.
  3. Geben Sie der Spalte ContentAuthorden Namen .
  4. Fügen Sie den Oder die Autoren des Inhalts hinzu.

Bereitstellen der Inhalte Ihrer eigenen Organisation

Wissensadministratoren können auf das Inhaltsrepository ihrer Organisation in SharePoint zugreifen, wo sie Verweise auf organisationsübergreifende Dokumentbibliotheken bereitstellen können. Inhalte in diesen Bibliotheken sind Lerninhalte in Viva Learning.

  1. Wählen Sie in Viva Learning die Auslassungspunkte (...) und dann Einstellungen aus.

  2. Wählen Sie unter Einstellungen die Option Berechtigungen aus.

  3. Wählen Sie Zugriff überprüfen aus, um eine Verbindung mit der zentralen Bibliothek Ihrer Organisation herzustellen.

Löschen von Inhalt

  1. Wählen Sie die Inhalte aus, die Sie aus Dem Inhaltsrepository ihrer Lern-App entfernen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Befehlsleiste auf Löschen , oder wählen Sie die Auslassungspunkte und dann Löschen aus.

Hinweis

Viva Learning benötigt ungefähr 24 Stunden, um Inhalte zu entfernen, die Sie aus dem Inhaltsrepository der Lern-App löschen.

Multi-Geo

Microsoft 365 Multi-Geo ist so konzipiert, dass die Anforderungen an die Datenresidenz erfüllt werden.

Die vom Wissensadministrator bereitgestellte Website-URL, in der sich das Lern-App-Inhaltsrepository befindet, muss zu dem zentralen Ort gehören, an dem Ihr Microsoft 365-Abonnement ursprünglich bereitgestellt wurde.

Verknüpfte Ordner, die im Repository verknüpft sind, müssen ebenfalls zum zentralen Speicherort gehören. Diese Einschränkung entspricht den Anforderungen an die Datenresidenz.

Wenn Probleme mit Inhalten auftreten, finden Sie ausführliche Zusammenfassungen zu erfolgreichen und fehlgeschlagenen Inhaltserfassungen im Exportprotokoll zur Konfiguration von Anbietern verwalten .

Weitere Informationen finden Sie unter Multi-Geo-Funktionen in SharePoint Online.

Nächste Schritte

Hinzufügen von Lernverwaltungssystemen für Viva Learning oder Hinzufügen anderer Inhaltsanbieter für Microsoft Viva Learning