Σχεδιασμός υλοποίησης Power BI: Σχεδιασμός χώρου εργασίας σε επίπεδο μισθωτή

Σημείωμα

Αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος της σειράς άρθρων σχεδιασμού υλοποίησης Power BI. Αυτή η σειρά εστιάζει κυρίως στον φόρτο εργασίας Power BI στο Microsoft Fabric. Για μια εισαγωγή στη σειρά, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδιασμός υλοποίησης Power BI.

Αυτό το άρθρο καλύπτει τον σχεδιασμό χώρου εργασίας Fabric σε επίπεδο μισθωτή, με έμφαση στην εμπειρία Power BI. Απευθύνεται κυρίως στα εξής:

• Διαχειριστές Fabric: Οι διαχειριστές που είναι υπεύθυνοι για την επίβλεψη του Fabric στον οργανισμό.
• Κέντρο αριστείας, ομάδα IT και BI: Οι ομάδες που είναι επίσης υπεύθυνες για την επίβλεψη δεδομένων και BI και την υποστήριξη χρηστών αυτοεξυπηρέτησης σε όλο τον οργανισμό.

Δεύτερον, αυτό το άρθρο μπορεί επίσης να ενδιαφέρει τους δημιουργούς αυτοεξυπηρέτησης που χρειάζεται να δημιουργούν, να δημοσιεύουν και να διαχειρίζονται περιεχόμενο σε χώρους εργασίας.

Επειδή οι χώροι εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διαφορετικούς τρόπους, οι περισσότερες τακτικές αποφάσεις θα ληφθούν σε επίπεδο χώρου εργασίας (περιγράφεται στο επόμενο άρθρο). Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες αποφάσεις στρατηγικού σχεδιασμού που πρέπει να ληφθούν και σε επίπεδο μισθωτή.

Συνιστούμε να λάβετε τις αποφάσεις χώρου εργασίας σε επίπεδο μισθωτή το συντομότερο δυνατό, καθώς θα επηρεάσουν οτιδήποτε άλλο. Επίσης, είναι πιο εύκολο να λάβετε μεμονωμένες αποφάσεις για τον χώρο εργασίας όταν έχετε σαφήνεια σχετικά με τους συνολικούς στόχους και τους στόχους του χώρου εργασίας σας.

Σημείωμα

Η έννοια ενός χώρου εργασίας προέρχεται από το Power BI. Με το Fabric, ο σκοπός ενός χώρου εργασίας έχει γίνει ευρύτερος. Το αποτέλεσμα είναι ότι ένας χώρος εργασίας μπορεί τώρα να περιέχει στοιχεία από μία ή περισσότερες διαφορετικές εμπειρίες Fabric (γνωστό και ως φόρτοι εργασίας). Παρόλο που η εμβέλεια του περιεχομένου έχει γίνει ευρύτερη από το Power BI, οι περισσότερες από τις δραστηριότητες σχεδιασμού χώρου εργασίας που περιγράφονται σε αυτά τα άρθρα μπορούν να εφαρμοστούν στον σχεδιασμό του χώρου εργασίας Fabric.

Δικαιώματα δημιουργίας χώρου εργασίας

Η απόφαση σχετικά με το ποιος επιτρέπεται να δημιουργεί χώρους εργασίας στον Υπηρεσία Power BI είναι μια απόφαση κουλτούρας δεδομένων και διακυβέρνησης. Γενικά, υπάρχουν δύο τρόποι προσέγγισης αυτής της απόφασης:

• Όλοι (ή οι περισσότεροι) χρήστες επιτρέπεται να δημιουργούν νέους χώρους εργασίας: Αυτή η προσέγγιση συνήθως συμβαδίζει με τις υπάρχουσες αποφάσεις για άλλες εφαρμογές. Για παράδειγμα, όταν οι χρήστες επιτρέπεται να δημιουργούν τις δικές τους τοποθεσίες SharePoint ή κανάλια Teams, είναι λογικό το Fabric να υιοθετεί την ίδια πολιτική.
• Περιορίζεται σε ένα επιλεκτικό σύνολο χρηστών που επιτρέπεται να δημιουργήσουν νέους χώρους εργασίας: Αυτή η προσέγγιση συνήθως υποδεικνύει ότι υπάρχει ή έχει προγραμματιστεί ένα σχέδιο διαχείρισης. Η διαχείριση αυτής της διαδικασίας μπορεί να είναι πλήρως συγκεντρωτική (για παράδειγμα, μόνο το IT επιτρέπεται να δημιουργήσει έναν χώρο εργασίας). Μια πιο ευέλικτη και πρακτική προσέγγιση είναι όταν είναι ένας συνδυασμός κεντρικών και αποκεντρωμένων ατόμων. Στην περίπτωση αυτή, ορισμένα δορυφορικά μέλη του Κέντρου αριστείας (COE), πρωταθλητές ή αξιόπιστοι χρήστες έχουν εκπαιδευτεί για να δημιουργούν και να διαχειρίζονται χώρους εργασίας για λογαριασμό της επιχειρηματικής τους μονάδας.

Θα πρέπει να ρυθμίσετε τη ρύθμιση μισθωτή Δημιουργία χώρων εργασίας στην πύλη διαχείρισης Fabric, σύμφωνα με την απόφασή σας σχετικά με το ποιος επιτρέπεται να δημιουργεί χώρους εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση χώρων εργασίας.

Λίστα ελέγχου - Κατά την εξέταση δικαιωμάτων για άτομα που μπορούν να δημιουργήσουν χώρους εργασίας, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν τα εξής:

• Προσδιορίστε και επικυρώστε τις ανάγκες των χρηστών: Προγραμματίστε συζητήσεις συνεργασίας με τους σχετικούς ενδιαφερόμενους και τα ενδιαφερόμενα μέρη για να μάθετε πώς λειτουργούν επί του παρόντος οι χρήστες. Ο στόχος είναι να εξασφαλίσετε ότι έχετε μια σαφή κατανόηση των αναγκών του χρήστη.
• Αποφασίστε ποιος επιτρέπεται να δημιουργεί χώρους εργασίας: Προσδιορίστε εάν όλοι οι χρήστες, μόνο μια κεντρική ομάδα ή ορισμένοι κεντρικοί και αποκεντρωμένοι χρήστες θα επιτρέπεται να δημιουργήσουν έναν νέο χώρο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι αυτή η απόφαση εναρμονίζεται σκόπιμα με τους στόχους της κουλτούρας δεδομένων σας. Φροντίστε να λάβετε έγκριση από τον εκτελεστικό χορηγό σας.
• Δημιουργία ομάδας ασφαλείας για όσους επιτρέπεται να δημιουργούν χώρους εργασίας: Εάν ένα υποσύνολο χρηστών θα επιτρέπεται να δημιουργεί χώρους εργασίας, απαιτείται μια ομάδα ασφαλείας. Ονομάστε την ομάδα με σαφήνεια, όπως οι δημιουργοί χώρου εργασίας Fabric. Προσθέστε μέλη που επιτρέπεται να δημιουργούν χώρους εργασίας σε αυτήν την ομάδα ασφαλείας.
• Ενημερώστε τη ρύθμιση μισθωτή: Προσθέστε τη νέα ομάδα ασφαλείας στη ρύθμιση μισθωτή Δημιουργία χώρων εργασίας στην πύλη διαχείρισης. Εκτός από την ομάδα δημιουργών χώρου εργασίας Fabric, άλλες ομάδες που μπορεί επίσης να επιτρέπονται για αυτήν τη ρύθμιση μισθωτή είναι το COE, η υποστήριξη και οι διαχειριστές Fabric.

Κανόνες ονοματοθεσιών χώρου εργασίας

Οι συμβάσεις ονοματοθεσιών χώρων εργασίας είναι ένα συμφωνημένο μοτίβο για τον τρόπο με τον οποίο ονομάζονται οι χώροι εργασίας. Συνήθως, οι κανόνες ονοματοθεσιών είναι περισσότερο απαιτήσεις παρά προτάσεις.

Μπορεί να είναι δύσκολο να επιβάλλετε αυστηρά κανόνες ονομασίας όταν πολλοί χρήστες έχουν το δικαίωμα δημιουργίας χώρων εργασίας. Μπορείτε να μετριάσετε αυτό το ζήτημα με την εκπαίδευση και την εκπαίδευση των χρηστών. Μπορείτε επίσης να διεξάγετε μια διαδικασία ελέγχου για να βρείτε χώρους εργασίας που δεν συμμορφώνονται με τους κανόνες ονομασίας.

Το όνομα του χώρου εργασίας μπορεί να μεταφέρει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τον χώρο εργασίας, όπως:

• Σκοπός: Ένα όνομα χώρου εργασίας πρέπει να περιλαμβάνει πάντα μια περιγραφή του περιεχομένου του. Για παράδειγμα, Παρακολούθηση μπόνους τριμήνου πωλήσεων.
• Τύποι στοιχείων: Ένα όνομα χώρου εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει μια αναφορά στους τύπους στοιχείων που περιέχει. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τα Δεδομένα πωλήσεων για να υποδείξετε ότι ο χώρος εργασίας αποθηκεύει στοιχεία όπως μια λίμνη ή σημασιολογικά μοντέλα (παλαιότερα γνωστά ως σύνολα δεδομένων). Η Ανάλυση πωλήσεων μπορεί να υποδεικνύει ότι ο χώρος εργασίας αποθηκεύει αναλυτικές αναφορές και πίνακες εργαλείων.
• Στάδιο (περιβάλλον): Ένα όνομα χώρου εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει το στάδιό του. Για παράδειγμα, είναι συνηθισμένο να έχετε ξεχωριστούς χώρους εργασίας (ανάπτυξη, δοκιμή και παραγωγή) για τη διαχείριση του κύκλου ζωής.
• Κυριότητα και ευθύνη: Ένα όνομα χώρου εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει μια ένδειξη σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του περιεχομένου. Για παράδειγμα, η χρήση ενός προθέματος ή επιθήματος SLS μπορεί να υποδεικνύει ότι η ομάδα πωλήσεων κατέχει και διαχειρίζεται το περιεχόμενο.

Φιλοδώρημα

Για να διατηρήσετε τα ονόματα χώρων εργασίας σύντομα, μπορείτε να συμπεριλάβετε πρόσθετες λεπτομέρειες στην περιγραφή του χώρου εργασίας. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι οι πιο σχετικές πληροφορίες περιλαμβάνονται στο όνομα του χώρου εργασίας, ειδικά εάν αναμένετε ότι οι χρήστες θα κάνουν αναζήτηση για χώρους εργασίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια εικόνα χώρου εργασίας για να ενισχύσετε το όνομα του χώρου εργασίας. Αυτά τα ζητήματα περιγράφονται περαιτέρω στην ενότητα Ρυθμίσεις χώρου εργασίας στο επόμενο άρθρο.

Η ύπαρξη συνεπών ονομάτων χώρων εργασίας βοηθά όλους τους χρήστες. Η εμπειρία χρήστη έχει βελτιωθεί καθώς οι χρήστες μπορούν να βρίσκουν περιεχόμενο πιο εύκολα. Επίσης, οι διαχειριστές μπορούν να επιβλέπουν το περιεχόμενο πιο εύκολα όταν χρησιμοποιούνται προβλέψιμοι κανόνες ονοματοθεσιών.

Συνιστούμε να συμπεριλάβετε τις συμβάσεις ονομασίας χώρου εργασίας στο κεντρικό σας υλικό πύλης και εκπαίδευσης.

Η παρακάτω λίστα περιγράφει περισσότερα ζητήματα που σχετίζονται με την ονομασία χώρου εργασίας.

• Χρησιμοποιήστε σύντομα αλλά περιγραφικά ονόματα: Το όνομα του χώρου εργασίας θα πρέπει να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τα περιεχόμενά του, με το πιο σημαντικό τμήμα στην αρχή του ονόματος. Στην πύλη Fabric, τα ονόματα μεγάλων χώρων εργασίας μπορούν να περικοπούν σε περιβάλλοντα εργασίας χρήστη, απαιτώντας από τον χρήστη να τοποθετήσει τον δρομέα πάνω από το όνομα του χώρου εργασίας για να αποκαλύψει το πλήρες όνομα σε μια συμβουλή εργαλείου. Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός σύντομου αλλά περιγραφικού ονόματος: Τριμηνιαία οικονομικά.
• Χρησιμοποιήστε ένα τυπικό πρόθημα: Ένα τυπικό πρόθεμα μπορεί να τακτοποιήσει παρόμοιους χώρους εργασίας μαζί κατά την ταξινόμηση. Για παράδειγμα: Χρηματοοικονομικά στοιχεία FIN-Quarterly.
• Χρησιμοποιήστε ένα τυπικό επίθημα: Μπορείτε να προσθέσετε ένα επίθημα για πρόσθετες πληροφορίες, όπως όταν χρησιμοποιείτε διαφορετικούς χώρους εργασίας για ανάπτυξη, δοκιμή και παραγωγή. Συνιστούμε να προσαρτάτε επιθήματα [Dev] ή [Test] , αφήνοντας όμως την παραγωγή ως φιλικό προς τον χρήστη όνομα χωρίς επίθημα. Για παράδειγμα: Οικονομικά στοιχεία FIN-Quarterly [Dev].
• Να είστε συνεπείς με το όνομα της εφαρμογής Power BI: Το όνομα του χώρου εργασίας και η εφαρμογή του Power BI μπορεί να διαφέρουν, ειδικά εάν βελτιώνει τη χρηστικότητα ή την κατανόηση για τους καταναλωτές εφαρμογών. Συνιστούμε να διατηρείτε τα ονόματα παρόμοια για να αποφύγετε τη σύγχυση.
• Παράλειψη περιττών λέξεων: Οι ακόλουθες λέξεις μπορεί να είναι περιττές, επομένως αποφύγετέ τις στα ονόματα του χώρου εργασίας σας:
  • Ο χώρος εργασίας λέξης.
  • Οι λέξεις Fabric ή Power BI. Πολλοί χώροι εργασίας Fabric περιέχουν στοιχεία από διάφορους φόρτους εργασίας. Ωστόσο, μπορεί να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας που προορίζεται για τη στόχευση μόνο ενός συγκεκριμένου φόρτου εργασίας (όπως Power BI, Data Factory ή Synapse Μηχανικός δεδομένων). Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να επιλέξετε ένα σύντομο επίθημα, ώστε να είναι σαφής ο σκοπός του χώρου εργασίας.
  • Το όνομα του οργανισμού. Ωστόσο, όταν το κύριο ακροατήριο είναι εξωτερικοί χρήστες, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του οργανισμού μπορεί να είναι χρήσιμο.

Σημείωμα

Συνιστούμε να ειδοποιείτε τους χρήστες όταν αλλάζει ένα όνομα χώρου εργασίας. Ως επί το πλείστον, είναι ασφαλές να μετονομάσετε έναν χώρο εργασίας στην πύλη Fabric, επειδή το GroupID, το οποίο είναι το μοναδικό αναγνωριστικό ενός χώρου εργασίας, δεν αλλάζει (βρίσκεται στη διεύθυνση URL του χώρου εργασίας). Ωστόσο, οι συνδέσεις XMLA επηρεάζονται καθώς συνδέονται χρησιμοποιώντας το όνομα του χώρου εργασίας αντί για το GroupID.

Λίστα ελέγχου - Κατά την εξέταση της δημιουργίας συμβάσεων ονομασίας χώρου εργασίας, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Καθορίστε τις απαιτήσεις ή τις προτιμήσεις για τα ονόματα χώρων εργασίας: Εξετάστε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να ονομάσετε τους χώρους εργασίας σας. Αποφασίστε αν θέλετε αυστηρές απαιτήσεις σύμβασης ονοματοθεσιών ή πιο ευέλικτες απαιτήσεις με βάση προτάσεις και παραδείγματα.
• Εξέταση υπαρχόντων ονομάτων χώρων εργασίας: Ενημερώστε τα υπάρχοντα ονόματα χώρων εργασίας όπως απαιτείται, ώστε να αποτελούν καλά παραδείγματα που θα ακολουθήσουν οι χρήστες. Όταν οι χρήστες βλέπουν τον υπάρχοντα χώρο εργασίας να μετονομάζεται, θα τον ερμηνεύσουν ως ένα σιωπηρό πρότυπο για υιοθέτηση.
• Δημιουργία τεκμηρίωσης για κανόνες ονοματοθεσιών χώρων εργασίας: Παροχή τεκμηρίωσης αναφοράς σχετικά με τις απαιτήσεις και τις προτιμήσεις της σύμβασης ονοματοθεσιών χώρου εργασίας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε παραδείγματα που δείχνουν τη σωστή χρήση ακρωνυμίων, προθημάτων και επιθημάτων. Καταστήστε τις πληροφορίες διαθέσιμες στο κεντρικό σας υλικό πύλης και εκπαίδευσης.

Τομείς χώρου εργασίας

Είναι πάντα απαραίτητη η διαύγεια σχετικά με τον τρόπο ιδιοκτησίας και διαχείρισης του περιεχομένου. Αυτή η σαφήνεια είναι ιδιαίτερα κρίσιμη όταν οι ευθύνες για τη δημιουργία και τη διαχείριση πόρων δεδομένων είναι αποκεντρωμένες μεταξύ πολλών τμημάτων ή επιχειρηματικών μονάδων. Ορισμένες φορές, αυτή η προσέγγιση αναφέρεται ως μια κατανεμημένη, ομόσπονδη ή αρχιτεκτονική πλέγματος δεδομένων.

Ένας τρόπος υποστήριξης της κατοχής και της διαχείρισης χώρου εργασίας στο Fabric είναι με τους τομείς. Ένας τομέας παρέχει έναν τρόπο λογικής ομαδοποίησης πολλών χώρων εργασίας που έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τομέα για να ομαδοποιήσετε όλους τους χώρους εργασίας πωλήσεών σας και έναν άλλο τομέα για τους οικονομικούς χώρους εργασίας σας.

Ακολουθούν τα βασικά πλεονεκτήματα της χρήσης τομέων.

• Ομαδοποιούν παρόμοιους χώρους εργασίας σε ένα μοναδικό όριο διαχείρισης.
• Επιτρέπουν τη διαχείριση ορισμένων ρυθμίσεων μισθωτή σε επίπεδο τομέα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Παράκαμψη ρυθμίσεων επιπέδου μισθωτή.
• Βοηθούν τους χρήστες να βρουν σχετικά δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορούν να χρησιμοποιήσουν φίλτρα στο κέντρο δεδομένων OneLake.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε να οργανώσετε σχετικούς χώρους εργασίας.

Μέθοδος οργάνωσης χώρων εργασίας	Παράδειγμα τομέα
Κατά περιοχή θέματος/τομέα/τύπο περιεχομένου	Ο τομέας Οικονομικά περιλαμβάνει κάθε χώρο εργασίας που σχετίζεται με χρηματοοικονομικό περιεχόμενο.
Από την ομάδα/το τμήμα που κατέχει και διαχειρίζεται το περιεχόμενο	Ο τομέας Enterprise BI περιλαμβάνει όλους τους χώρους εργασίας που η ομάδα είναι άμεσα υπεύθυνη για τη διαχείριση.
Κατά επιχειρηματική μονάδα οργανισμού ή τμήμα	Ο ευρωπαϊκός τομέας διαίρεσης περιλαμβάνει όλους τους χώρους εργασίας που σχετίζονται απευθείας με τις λειτουργίες στην Ευρώπη.
Ανά έργο	Ο τομέας απόκτησης θυγατρικής περιλαμβάνει όλους τους χώρους εργασίας για ένα εξαιρετικά ευαίσθητο έργο.

Δείτε ορισμένα ζητήματα κατά τον σχεδιασμό για τομείς Fabric στον μισθωτή σας.

• Πώς θα αντιστοιχίζετε κάθε χώρο εργασίας σε έναν τομέα; Κάθε χώρος εργασίας μπορεί να εκχωρηθεί μόνο σε έναν τομέα (αντί για πολλούς τομείς), επομένως, να είστε προετοιμασμένοι να κάνετε κάποιον σχεδιασμό. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα μήτρας με χώρους εργασίας στις γραμμές και τους τομείς στις στήλες, για να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε τον τρόπο ανάθεσης τους. Μπορείτε να αναθέσετε εκ νέου τον τομέα στις ρυθμίσεις χώρου εργασίας ή στην πύλη διαχείρισης, εάν ανακαλύψετε ότι πρέπει να αναδιοργανώσετε χώρους εργασίας.
• Ποιος θα εξουσιοδοτηθεί για τη διαχείριση ενός τομέα; Τα μέλη του ρόλου διαχειριστή τομέα έχουν εξουσιοδότηση για τη διαχείριση ενός υπάρχοντος τομέα. Όποτε είναι εφικτό, αναθέστε στους διαχειριστές τομέα που είναι απευθείας κάτοχοι και διαχειρίζονται το περιεχόμενο για τον τομέα. Οι διαχειριστές τομέων θα πρέπει να είναι ειδικοί που είναι εξοικειωμένοι με τους εσωτερικούς, περιφερειακούς και κυβερνητικούς κανονισμούς για τον θεματικό τομέα. Θα πρέπει επίσης να είναι εξοικειωμένοι με όλες τις απαιτήσεις εσωτερικής διακυβέρνησης και ασφάλειας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρόλοι τομέα.
• Ποιος θα μπορεί να αναθέτει χώρους εργασίας σε έναν τομέα; Τα μέλη του ρόλου Συμβάλλων τομέα ορίζουν ποιοι χρήστες (οι οποίοι είναι επίσης διαχειριστές χώρου εργασίας) μπορούν να αναθέσουν έναν χώρο εργασίας σε έναν τομέα. Εάν επιτρέπετε σε περισσότερους χρήστες να εκχωρούν χώρους εργασίας σε έναν τομέα, θα πρέπει να ελέγχετε συχνά την ακρίβεια των αντιστοιχισμένων ομαδοποιήσεων. Εάν επιτρέπετε μόνο συγκεκριμένες ομάδες χρηστών ή διαχειριστές Fabric και διαχειριστές τομέα, θα έχετε περισσότερο έλεγχο στον τρόπο ανάθεσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρόλοι τομέα.
• Υπάρχουν συγκεκριμένες ανάγκες ή περιορισμοί συμμόρφωσης, όπως γεωγραφική περιοχή; Να θυμάστε ότι η γεωγραφική περιοχή για τον χώρο αποθήκευσης δεδομένων έχει οριστεί για κάθε σύνολο εκχωρημένων πόρων (αντί για τον τομέα). Εξετάστε πώς η ανάθεση ενός χώρου εργασίας σε έναν τομέα και σε ένα σύνολο εκχωρημένων πόρων επηρεάζει τη διαδικασία σχεδιασμού σας.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση τομέων.

Λίστα ελέγχου - Κατά τον σχεδιασμό για τομείς χώρου εργασίας, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Επαληθεύστε τον τρόπο λειτουργίας της κατοχής περιεχομένου: Βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε σε βάθος τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η κατοχή και η διαχείριση του περιεχομένου σε ολόκληρο τον οργανισμό. Υπολογίστε αυτές τις πληροφορίες στα σχέδιά σας για την οργάνωση χώρων εργασίας σε τομείς.
• Σχεδιασμός τομέων χώρου εργασίας: Συζητήστε για να σχεδιάσετε τον καλύτερο τρόπο οργάνωσης των χώρων εργασίας σε τομείς. Επιβεβαιώστε όλες τις σημαντικές αποφάσεις με το Κέντρο αριστείας, καθώς και τον εκτελεστικό χορηγό σας.
• Εκπαίδευση διαχειριστών Fabric: Βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές μισθωτή σας είναι εξοικειωμένοι με τον τρόπο δημιουργίας ενός τομέα και τον τρόπο ανάθεσης και διαχείρισης διαχειριστών τομέα.
• Εκπαίδευση διαχειριστών τομέα: Βεβαιωθείτε ότι οι διαχειριστές τομέα σας κατανοούν τις προσδοκίες για αυτόν τον ρόλο στη διαχείριση ενός τομέα.
• Αποφασίστε πώς θα χειρίζεστε συμβάλλοντες στον τομέα: Εξετάστε ποιοι χρήστες θα πρέπει να έχουν δικαίωμα εκχώρησης χώρων εργασίας σε έναν τομέα.
• Δημιουργήστε μια διαδικασία ελέγχου: Σε τακτική βάση, επαληθεύστε ότι οι ομαδοποιήσεις τομέα που έχουν αντιστοιχιστεί είναι σωστές.

Διαδικασία δημιουργίας χώρου εργασίας

Εάν έχετε αποφασίσει να περιορίσετε ποιος μπορεί να δημιουργεί χώρους εργασίας, τότε ο ευρύτερος πληθυσμός χρηστών θα πρέπει να γνωρίζει ποια είναι η διαδικασία για την αίτηση ενός νέου χώρου εργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να ορίσετε μια διαδικασία αίτησης που είναι εύκολη και βολική για τους χρήστες να την εντοπίζουν και να την ακολουθούν.

Είναι επίσης σημαντικό να απαντήσετε γρήγορα σε μια αίτηση για έναν νέο χώρο εργασίας. Μια σύμβαση παροχής υπηρεσιών (SLA) 2-4 ωρών είναι ιδανική. Εάν η διαδικασία αίτησης για έναν νέο χώρο εργασίας είναι πολύ αργή ή επαχθής, οι χρήστες θα χρησιμοποιούν τους χώρους εργασίας που έχουν, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να μετακινούνται. Εάν επιλέξουν να παραλείψουν τη δημιουργία ενός νέου χώρου εργασίας, αυτό που χρησιμοποιούν μπορεί να είναι μη βελτιστοποιημένο. Μπορεί να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν ξανά έναν υπάρχοντα χώρο εργασίας που δεν είναι κατάλληλος για το νέο περιεχόμενο ή μπορεί να κάνουν κοινή χρήση περιεχομένου από τον προσωπικό χώρο εργασίας τους.

Φιλοδώρημα

Ο στόχος όταν δημιουργείτε μια νέα διαδικασία είναι να διευκολύνετε τους χρήστες να συμμορφώνονται με τη διαδικασία. Όπως και με όλες τις αποφάσεις διαχείρισης δεδομένων, το θέμα είναι να καταστεί εύκολο για τους χρήστες να κάνουν το σωστό.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τις πληροφορίες για συλλογή σε μια αίτηση για έναν νέο χώρο εργασίας.

Πληροφορίες που απαιτούνται	Παράδειγμα	Απαιτείται επικύρωση
Όνομα χώρου εργασίας	Ανάλυση πωλήσεων πεδίου SLS	• Το όνομα συμμορφώνεται με τους κανόνες ονομασίας; • Υπάρχει κάποιος άλλος χώρος εργασίας με το ίδιο όνομα;
Απαιτούμενα στάδια	Ανάλυση πωλήσεων πεδίου SLS [Dev], Ανάλυση πωλήσεων πεδίου SLS [Δοκιμή] και Ανάλυση πωλήσεων πεδίου SLS	• Είναι απαραίτητοι πολλοί χώροι εργασίας για τη σωστή υποστήριξη του περιεχομένου; • Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να δημιουργηθεί επίσης μια διοχέτευση ανάπτυξης;
Περιγραφή	Πωλήσεις πελατών και ιστορικό παραγγελιών για μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια ανάλυση.	• Υπάρχει η προσδοκία ότι θα αποθηκευτούν ευαίσθητα δεδομένα ή ρυθμιζόμενα δεδομένα; • Σε αυτή την περίπτωση, αυτό θα επηρεάσει τον τρόπο διακυβέρνησης του χώρου εργασίας;
Κοινό-στόχος	Καθολικός οργανισμός πωλήσεων πεδίων	• Πόσο ευρύ είναι το εύρος παροχής περιεχομένου; • Πώς θα επηρεάσει αυτό τον τρόπο διακυβέρνησης του χώρου εργασίας;
Λειτουργία άδειας χρήσης που έχει εκχωρηθεί στον χώρο εργασίας	Απαιτείται χωρητικότητα Fabric για την ομάδα πωλήσεων, επειδή ένας μεγάλος αριθμός πωλητών είναι μόνο θεατές και έχουν δωρεάν άδεια χρήσης	• Ποιο επίπεδο χωρητικότητας Fabric απαιτείται;
Απαιτήσεις αποθήκευσης δεδομένων	Χώρος αποθήκευσης δεδομένων στον Καναδά	• Υπάρχουν ανάγκες αποθήκευσης δεδομένων που θα απαιτούν Multi-Geo; • Ποιοι είναι οι αναμενόμενοι όγκοι δεδομένων;
Διαχειριστές χώρου εργασίας	Περιεχόμενο Fabric Διαχείριση s-FieldSalesAnalytics	• Είναι ο διαχειριστής (κατά προτίμηση) μια ομάδα; • Υπάρχουν τουλάχιστον δύο διαχειριστές;
Το άτομο που υποβάλλει την αίτηση	requestor@contoso.com	• Το άτομο που υποβάλλει την αίτηση εργάζεται σε ρόλο ή επιχειρηματική γραμμή που σχετίζεται με τις παρεχόμενες πληροφορίες;

Ο παραπάνω πίνακας περιλαμβάνει τον ελάχιστο όγκο πληροφοριών που απαιτούνται για τη ρύθμιση ενός χώρου εργασίας. Ωστόσο, δεν περιλαμβάνει όλες τις πιθανές ρυθμίσεις παραμέτρων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής χώρου εργασίας θα αναλάβει την ευθύνη για την ολοκλήρωση της εγκατάστασης μετά τη δημιουργία του χώρου εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Ρυθμίσεις επιπέδου χώρου εργασίας.

Υπάρχουν πολλές επιλογές τεχνολογίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια ηλεκτρονική φόρμα για την αίτηση δημιουργίας χώρου εργασίας. Εξετάστε τη χρήση του Microsoft Power Apps, το οποίο είναι μια επιλογή λογισμικού χαμηλού κώδικα που είναι ιδανική για τη δημιουργία απλών φορμών και εφαρμογών που βασίζονται στο web. Η τεχνολογία που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία μιας φόρμας που βασίζεται στο web εξαρτάται από το ποιος θα είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία και διατήρηση της φόρμας.

Φιλοδώρημα

Για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια, εξετάστε την αυτοματοποίηση της διαδικασίας χρησιμοποιώντας το Power BI REST API για να δημιουργήσετε ή να ενημερώσετε έναν χώρο εργασίας μέσω προγραμματισμού. Σε αυτή την περίπτωση, συνιστούμε να συμπεριλάβετε διαδικασίες ελέγχου και έγκρισης αντί να επεξεργάζεστε αυτόματα κάθε αίτηση.

Λίστα ελέγχου - Κατά την εξέταση της διαδικασίας αίτησης ενός νέου χώρου εργασίας, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Δημιουργήστε μια διαδικασία για την αίτηση ενός νέου χώρου εργασίας: Αποφασίστε ποια είναι η συγκεκριμένη διαδικασία για την αίτηση ενός νέου χώρου εργασίας. Εξετάστε τις πληροφορίες που θα χρειαστείτε, τον τρόπο καταγραφής των πληροφοριών και ποιος θα επεξεργαστεί την αίτηση.
• Δημιουργήστε μια τυπική φόρμα για την αίτηση ενός νέου χώρου εργασίας: Αποφασίστε ποιες πληροφορίες θα συμπεριληφθούν στη φόρμα για έναν νέο χώρο εργασίας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Power Apps για τη συλλογή των πληροφοριών από τον χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι οι συνδέσεις προς τη φόρμα είναι ευρέως διαθέσιμες και εύκολες στην εύρεση στην κεντρική πύλη σας και σε άλλες συνήθεις θέσεις. Συμπεριλάβετε μια σύνδεση προς τη φόρμα και στις τρέχουσες επικοινωνίες.
• Αποφασίστε ποιος θα ανταποκριθεί σε αιτήσεις που υποβλήθηκαν και πόσο γρήγορα: Προσδιορίστε ποιος θα επεξεργάζεται αιτήσεις. Σκεφτείτε ποιος είναι ο αναμενόμενος χρόνος απόκρισης για τον χειρισμό μιας αίτησης για έναν νέο χώρο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να χειριστείτε τις αιτήσεις γρήγορα, έτσι ώστε οι χρήστες από τον χρήστη να μην αντιμετωπίζουν καθυστερήσεις.
• Διεξαγωγή περιόδου λειτουργίας μεταφοράς γνώσεων: Εάν μια άλλη ομάδα θα υποστηρίξει τη διαδικασία αίτησης χώρου εργασίας, διεξάγετε μια περίοδο λειτουργίας μεταφοράς γνώσεων μαζί τους, ώστε να έχουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται.
• Δημιουργία τεκμηρίωσης για τον τρόπο έγκρισης ή απόρριψης μιας αίτησης: Δημιουργήστε τεκμηρίωση σχετικά με τον τρόπο έγκρισης μιας αίτησης, η οποία απευθύνεται σε εκείνους που θα εξετάζουν ή θα επεξεργάζονται αιτήσεις. Συμπεριλάβετε επίσης τους λόγους για τους οποίους μπορεί να απορριφθεί μια αίτηση και ποια ενέργεια πρέπει να ληφθεί.
• Δημιουργία τεκμηρίωσης για τον τρόπο αίτησης ενός χώρου εργασίας: Δημιουργήστε τεκμηρίωση σχετικά με τον τρόπο αίτησης ενός νέου χώρου εργασίας, που απευθύνεται σε χρήστες που δεν μπορούν να δημιουργήσουν τους δικούς τους χώρους εργασίας. Συμπεριλάβετε τις πληροφορίες που απαιτούνται και τις προσδοκίες για μια απάντηση. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες στην κεντρική πύλη σας και στο εκπαιδευτικό υλικό.

Επίπεδο διαχείρισης χώρου εργασίας

Δεν χρειάζονται όλοι οι χώροι εργασίας το ίδιο επίπεδο εποπτείας. Ορισμένοι χώροι εργασίας μπορεί να θεωρούνται ότι διέπονται. Ένας κυβερνώμενος χώρος εργασίας σημαίνει ότι υπάρχουν περισσότερες απαιτήσεις και προσδοκίες για το περιεχόμενό του. Ορισμένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν τον όρο διαχειριζόμενος αντί για τον υπό διαχείριση.

Υπάρχουν τέσσερα βασικά κριτήρια απόφασης για τον προσδιορισμό του επιπέδου διακυβέρνησης:

• Ποιος κατέχει και διαχειρίζεται το περιεχόμενο BI;
• Ποιο είναι το πεδίο εφαρμογής για την παράδοση του περιεχομένου BI;
• Τι είναι η περιοχή του υποκειμένου των δεδομένων;
• Θεωρούνται κρίσιμα τα δεδομένα ή/και η λύση BI;

Σημείωμα

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα τέσσερα βασικά κριτήρια απόφασης, ανατρέξτε στο άρθρο διαχείρισης που αποτελεί μέρος του χάρτη υιοθέτησης του Fabric.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με δύο επίπεδα χώρων εργασίας: με διαχείριση και ακυβέρνηση. Συνιστούμε να διατηρείτε τα επίπεδα διαχείρισης όσο το δυνατόν απλούστερα. Ωστόσο, ανάλογα με τις συγκεκριμένες περιστάσεις σας, ίσως χρειαστεί να υποτροπιάσετε τη διέπεται από ταξινόμηση. Για παράδειγμα, το κρίσιμο περιεχόμενο που διαχειρίζεται η ομάδα επιχειρηματικής ευφυϊας μπορεί να έχει ένα σύνολο απαιτήσεων διαχείρισης. Ενώ το κρίσιμο περιεχόμενο που κατέχεται και διαχειρίζεται απευθείας από επιχειρηματικές μονάδες μπορεί να υπόκειται σε ένα ελαφρώς διαφορετικό σύνολο απαιτήσεων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι αποφάσεις θα προσαρμόζονται σε μεμονωμένες επιχειρηματικές μονάδες.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει ορισμένες από τις πιο συνήθεις απαιτήσεις όταν ένας χώρος εργασίας θεωρείται υπό τον έλεγχο.

Κατηγορία	Ενδεχόμενη απαίτηση διαχείρισης
Κυριότητα και υποστήριξη	• Η ιδιοκτησία ανατίθεται με σαφή ευθύνη για τον κάτοχο του τεχνικού περιεχομένου ή/και τον ειδικό επί του θέματος. • Εκχωρείται ομάδα/άτομο υποστήριξης χρηστών και οι χρήστες κατανοούν πώς μπορούν να ζητήσουν βοήθεια ή να υποβάλουν ζητήματα. • Υπάρχει ένας μηχανισμός για σχόλια χρηστών, ερωτήσεις και αιτήσεις βελτίωσης. • Υπάρχει ένα σχέδιο επικοινωνίας για την ανακοίνωση σημαντικών αλλαγών στο περιεχόμενο του χώρου εργασίας.
Ρύθμιση χώρου εργασίας	• Ο χώρος εργασίας είναι καλά οργανωμένος με σαφώς καθορισμένο σκοπό. • Χρησιμοποιείται μια συγκεκριμένη σύμβαση ονομασίας. • Ο χώρος εργασίας ανατίθεται σε έναν συγκεκριμένο τομέα. • Απαιτείται περιγραφή χώρου εργασίας, εικόνα και επαφές.
Ακρίβεια	• Όλο το περιεχόμενο είναι πιστοποιημένο. • Οι επικυρώσεις δεδομένων είναι αυτοματοποιημένες, έτσι ώστε οι κάτοχοι περιεχομένου να γνωρίζουν τα ζητήματα ποιότητας των δεδομένων εγκαίρως.
Κατανομή	• Μια εφαρμογή Power BI χρησιμοποιείται για τη διανομή αναφορών και πινάκων εργαλείων.
Ασφάλεια και προστασία δεδομένων	• Χρησιμοποιούνται ομάδες ασφαλείας (αντί για μεμονωμένους λογαριασμούς) για τη διαχείριση ρόλων χώρου εργασίας. • Οι ετικέτες ευαισθησίας χρησιμοποιούνται για την προστασία πληροφοριών. • Επιτρέπονται μόνο εγκεκριμένες (ή εγκεκριμένες) προελεύσεις δεδομένων. • Όλα τα αρχεία προέλευσης βρίσκονται σε μια ασφαλή θέση που έχει δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας.
Διαχείριση αλλαγών	• Χρησιμοποιούνται ξεχωριστοί χώροι εργασίας ανάπτυξης, δοκιμής και παραγωγής. • Ο έλεγχος προέλευσης (όπως ενοποίηση Git) χρησιμοποιείται για όλα τα αρχεία και τα στοιχεία του Power BI Desktop στην πύλη Fabric. • Χρησιμοποιείται διαχείριση εκδόσεων ή στοιχείο ελέγχου προέλευσης για όλα τα αρχεία προέλευσης δεδομένων. • Ακολουθούνται διαδικασίες διαχείρισης κύκλου ζωής και διαχείρισης αλλαγών, συμπεριλαμβανομένων διοχετεύσεων ανάπτυξης ή/και διαδικασιών DevOps.
Χωρητικότητα	• Ο χώρος εργασίας ανατίθεται σε ένα κατάλληλο επίπεδο εκχωρημένων πόρων Fabric. • Η διαχείριση και παρακολούθηση των εκχωρημένων πόρων Fabric.
Πύλη	• Χρησιμοποιείται μια πύλη δεδομένων σε τυπική λειτουργία (μη προσωπική). • Όλα τα διαπιστευτήρια προέλευσης δεδομένων πύλης χρησιμοποιούν εγκεκριμένα διαπιστευτήρια.
Έλεγχος και παρακολούθηση	• Υπάρχουν ενεργές διαδικασίες ελέγχου και παρακολούθησης για την παρακολούθηση της υιοθέτησης, των μοτίβων χρήσης και των επιδόσεων.

Φιλοδώρημα

Οι απαιτήσεις διαχείρισης συνήθως δεν είναι προαιρετικές. Για τον λόγο αυτό, ο έγκαιρος έλεγχος είναι σημαντικός και η επιβολή καθίσταται απαραίτητη σε ορισμένες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, εάν οι χώροι εργασίας που διέπονται απαιτούν όλα τα αρχεία να βρίσκονται σε ασφαλή θέση και εντοπίζεται μια μη εγκεκριμένη θέση αρχείου κατά τον έλεγχο, θα πρέπει να ληφθούν ενέργειες για την ενημέρωση της θέσης του αρχείου.

Λίστα ελέγχου - Κατά την εξέταση του επιπέδου διαχείρισης χώρου εργασίας, βασικές αποφάσεις και ενέργειες περιλαμβάνουν:

• Αποφασίστε για τα επίπεδα διαχείρισης χώρου εργασίας: Προσδιορίστε τα επίπεδα διαχείρισης που θα χρειαστείτε. Προσπαθήστε να το διατηρήσετε όσο το δυνατόν απλούστερο.
• Αποφασίστε για τα κριτήρια ταξινόμησης ενός χώρου εργασίας: Προσδιορίστε ποια θα είναι τα κριτήρια απόφασης για την ταξινόμηση των χώρων εργασίας σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο διαχείρισης.
• Αποφασίστε ποιες είναι οι απαιτήσεις διαχείρισης χώρου εργασίας: Για κάθε επίπεδο διαχείρισης, καθορίστε ποιες θα είναι οι συγκεκριμένες απαιτήσεις.
• Αποφασίστε πώς θα ορίζετε το επίπεδο διαχείρισης χώρου εργασίας: Βρείτε τον απλούστερο τρόπο για να προσδιορίσετε το επίπεδο διαχείρισης για έναν χώρο εργασίας. Μπορείτε να την καταγράψετε ως μέρος του ονόματός της, μέρος της περιγραφής της ή αποθηκευμένη κάπου αλλού (για παράδειγμα, μια λίστα του SharePoint που περιέχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε χώρο εργασίας).
• Δημιουργία τεκμηρίωσης για απαιτήσεις διαχείρισης χώρου εργασίας: Δημιουργήστε χρήσιμη τεκμηρίωση που απευθύνεται σε δημιουργούς περιεχομένου, η οποία περιλαμβάνει τις ευθύνες τους για τη διαχείριση περιεχομένου σε έναν καθορισμένο χώρο εργασίας. Καταστήστε τις πληροφορίες διαθέσιμες στο κεντρικό σας υλικό πύλης και εκπαίδευσης.
• Δημιουργία διαδικασιών ελέγχου χώρου εργασίας: Για τους χώρους εργασίας που θεωρούνται υπό τον έλεγχο, δημιουργήστε μια διαδικασία ελέγχου για τον προσδιορισμό περιοχών μη συμμόρφωσης με τις πλέον σημαντικές απαιτήσεις. Βεβαιωθείτε ότι κάποιος είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους κατόχους περιεχομένου για την αντιμετώπιση προβλημάτων συμμόρφωσης.

Σχετικό περιεχόμενο

Στο επόμενο άρθρο αυτής της σειράς, μάθετε σχετικά με τον σχεδιασμό σε επίπεδο χώρου εργασίας.