Πώς η ασφάλεια πεδίου επηρεάζει τον συγχρονισμό με το Outlook

Η προστασία ενός πεδίου με ασφάλεια σε επίπεδο πεδίου μπορεί να επηρεάσει το συγχρονισμό μεταξύ εφαρμογών δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 εξυπηρέτηση πελατών, Dynamics 365 Field Service Dynamics 365 Marketing και) και Dynamics 365 Project Service Automation Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Σκεφτείτε το ακόλουθο σενάριο.

Σημείωμα

Δεν συνιστάται η ασφάλιση ενός πεδίου όταν το πεδίο έχει οριστεί σε συγχρονισμό. Η βέλτιστη πρακτική είναι να ΜΗΝ ασφαλίζετε τα πεδία συγχρονισμού. Εάν αποφασίσετε να ασφαλίσετε πεδία συγχρονισμού, θα πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Ασφαλίστε το πεδίο χρησιμοποιώντας ασφάλεια επιπέδου πεδίου. Περισσότερες πληροφορίες: δείτε "Ορισμός ασφάλειας σε επίπεδο πεδίου" παρακάτω.
2. Αλλάξτε την κατεύθυνση συγχρονισμού ώστε ο συγχρονισμός να μην επιχειρεί να ενημερώσει ή να γράψει το πεδίο κατά το συγχρονισμό. Περισσότερες πληροφορίες: Συγχρονισμός πεδίου ελέγχου μεταξύ των εφαρμογών δέσμευσης πελατών και του Outlook ή του Exchange

Σενάριο: Περιορισμός χρηστών από την αλλαγή τίτλου εργασίας

Η εταιρεία Contoso θέλει να προωθήσει τη συνεπή καταχώριση δεδομένων. Ενώ το προσωπικό πωλήσεων είναι εκτός του πεδίου, είναι εύκολο να δημιουργήσει διαφορετικές καταχωρήσεις δεδομένων για να περιγράψει το ίδιο πράγμα. Για παράδειγμα, ο ίδιος τίτλος θέσης εργασίας πρέπει να καταχωρηθεί ως "Διαχειριστής κατασκευής", "Επιστάτης" ή "Διαχειριστής τοποθεσίας". Για να αποτραπεί αυτό, το πεδίο "Τίτλος θέσης εργασίας" είναι ασφαλές. Αυτό έχει συνέπειες για το συγχρονισμό.

Ορισμός ασφάλειας επιπέδου πεδίου

Ο Γιάννης, ο διαχειριστής για την Contoso, ορίζει την ασφάλεια σε περισσότερα από ένα πεδία.

Ο John έκανε τα ακόλουθα βήματα:

1. Στην εφαρμογή web, μεταβείτε στην επιλογή Ρυθμίσεις () >Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

2. Μεταβείτε στην επιλογή Ρυθμίσεις>Προσαρμογές.

3. Επιλέξτε Προσαρμογή του συστήματος.

4. Αναπτύξτε τις Οντότητες>Επαφή.

5. Επιλέξτε Πεδία και επιλέξτε Τίτλος εργασίας. Υπάρχουν πολλά πεδία επαφής, επομένως θα χρειαστεί να προχωρήσετε πολλές σελίδες.

6. Επιλέξτε Επεξεργασία.

7. Για την ασφάλεια πεδίου, επιλέξτε Ενεργοποίηση>Αποθήκευση και κλείσιμο.

8. Επιλέξτε Δημοσίευση όλων των προσαρμογών.

   Ο Γιάννης ασφάλισε επίσης τα παρακάτω πεδία επαφής, ώστε να μην εμφανίζονται σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών: ftpsiteurl, governmentid

Δημιουργία και ρύθμιση παραμέτρων προφίλ ασφαλείας πεδίων

Ο Γιάννης δημιουργεί ένα προφίλ ασφαλείας πεδίων και αντιστοιχίζει τα μέλη της ομάδας πωλήσεων στο προφίλ.

Ο John έκανε τα ακόλουθα για να δημιουργήσει το προφίλ ασφαλείας πεδίων:

1. Στην εφαρμογή web, μεταβείτε στην επιλογή Ρυθμίσεις () >Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις>Ασφάλεια.

3. Επιλέξτε Προφίλ ασφαλείας πεδίων.

4. Δημιουργία προφίλ. Επιλέξτε Νέο και πληκτρολογήστε ένα όνομα.

5. Επιλέξτε Αποθήκευση και κλείσιμο.

6. Επιλέξτε το νέο προφίλ >Χρήστες>Προσθήκη

7. Επιλέξτε χρήστες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογή>προσθήκης.

Ορισμός δικαιωμάτων πεδίου

Με ένα προφίλ ασφαλείας πεδίου που δημιουργήθηκε και χρήστες που προστέθηκαν στο προφίλ, ο Γιάννης τώρα μπορεί να ορίσει τα δικαιώματα στα πεδία για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του οργανισμού.

1. Στην εφαρμογή web, μεταβείτε στην επιλογή Ρυθμίσεις () >Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις>Ασφάλεια.

3. Επιλέξτε Προφίλ ασφαλείας πεδίου> το προφίλ σας.

4. Επιλέξτε Δικαιώματα πεδίων> το πεδίο για να ασφαλίσετε >Επεξεργασία

5. Αλλαγή των ρυθμίσεων ασφαλείας για να ταιριάζουν με απαιτήσεις της εταιρείας σας και στη συνέχεια επιλέξτε ΟΚ>Αποθήκευση και κλείσιμο.

Τι βλέπει ο χρήστης

Η Δήμητρα, πωλήτρια της Contoso, χρησιμοποιεί το Dynamics 365 for Outlook και δημιουργεί μια νέα επαφή και την παρακολουθεί σε εφαρμογές Dynamics 365.

Όταν η Nancy συγχρονίζει με εφαρμογές δέσμευσης πελατών, παρατηρεί ότι το πεδίο "Τίτλος θέσης εργασίας" έχει φύγει από την επαφή. Αυτό συμβαίνει επειδή η Αλεξάνδρα δεν έχει δικαιώματα ενημέρωσης για το πεδίο "Τίτλος θέσης εργασίας".

Η προϊσταμένη της Αλεξάνδρας με δικαιώματα ενημέρωσης στο πεδίο "Τίτλος θέσης εργασίας", συμπληρώνει το πεδίο με τον σωστό τίτλο εργασίας: Διαχειριστής κατασκευής.

Η Αλεξάνδρα συγχρονίζει ξανά με εφαρμογές δέσμευσης πελατών και το πεδίο «Τίτλος θέσης εργασίας» είναι τώρα στην επαφή με τον σωστό τίτλο.

Δείτε επίσης

Ασφάλεια σε επίπεδο πεδίου